伟诚跟单工作管理制度最终版.doc
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1、伟诚实业(深圳)有限公司跟单工作管理制度(最终版)十二月目 录第一章 总则1第二章 跟单员工作管理2第三章 订单评审管理6第四章 外协加工管理9第五章 成品发运管理12第六章 发出商品台账管理14第七章 附则15附件1 业务告知单16附件2 客户订单评审表17附件3 外协加工计划表18附件4 外协加工单19附件5 发出商品台账(样板)20第一章 总则第一条 目的为规范伟诚实业(深圳)有限公司(以下简称公司)的跟单工作,提高跟单工作效率,保证从“客户下单”到“成品发运交货”以及“客户收货付款”的全过程能统一、协调、高效的运转,有效衔接市场与内部生产,实现公司的经营利益,特制定伟诚实业(深圳)有限
2、公司跟单工作管理制度(以下简称本制度)。第二条 合用范围本制度合用于公司的跟单业务,具体合用于营销中心,指导营销总监、跟单主任和跟单员的工作。第三条 跟单体系公司的跟单工作,是在公司总经理办公会的领导下,重要由营销总监来统一领导协调,由跟单主任具体组织实行。公司的跟单工作采用统一的管理方式,营销中心负责从客户下单到成品发运交货以及客户收货付款的全过程主控管理。第四条 重要内容本制度的重要内容涉及:跟单员工作管理、订单评审管理、外协加工管理、成品发运管理、发出商品台账管理等五大部分。第二章 跟单员工作管理第五条 跟单业务种类公司的跟单工作重要分为两大类:印刷类跟单业务和纸品类跟单业务。第六条 跟
3、单流程管理公司的跟单流程重要涉及:接单、订单评审、下单、生产跟进、发货寄样、辅助收款等。(一)接单跟单员接到客户的正式书面订单,若订单为传真件,也可视为下单依据,先行下单,但随后要取得原件;跟单员接到客户的订单后,应积极积极了解客户的具体需求,并记录,并将订单与相关记录呈报跟单主任,跟单主任审核后告知跟单员组织订单评审;无书面订单时,跟单员需请示后再做决定。(二)订单评审依据客户订单,跟单主任组织订单评审,跟单员协助管理,具体见第三章订单评审管理。(三)下单根据订单评审结果,形成业务告知单(见附件1)和客户订单评审表(见附件2),由总经理(常务副总经理)或其授权人员签发后,下达成各相关部门,作
4、为各部门生产协作的重要依据。1、跟单员负责将签发的业务告知单复印,下发到各相关部门,同时将原件留存营销中心建档;2、需要现时派发标样的,应做好派发记录,督促领样者用完后及时归还。(四)生产跟进1、跟单员负责对生产进度跟进:(1)跟单员天天至少上、下午各一次去生产现场了解所负责订单的生产情况。(2)跟单员对发现生产进度有也许影响交货完毕的情况,要记录在跟单日记上,并与生产部门积极协调,协调解决不了的,要上报跟单主任,由跟单主任组织协调,若跟单主任仍协调不了的,上报营销总监组织协调。各层级的协调工作均以解决问题为导向,各相关部门应积极配合跟单工作。(3)跟单员如发现生产进度的滞后将影响到按期交货且
5、确因客户因素无法解决,除记录上报外,同时应通报业务员或客户,积极寻求解决办法。2、跟单员负责对产品质量进行跟进:(1)跟单员在生产跟进中发现产品质量达不到客户规定期,要记录在跟单日记上,并与生产、质量等相关部门积极协调,协调解决不了的,要上报跟单主任,由跟单主任组织协调,若跟单主任仍协调不了的,上报营销总监组织协调。各层级的协调工作均以解决问题为导向,各相关部门应积极配合跟单工作。(2)跟单员如发现质量问题将影响到按规定按期交货且确因客户因素无法解决,除记录上报外,同时通报业务员或客户,积极寻求解决办法。3、跟单员负责对所跟订单在纸品中心和印刷中心之间的业务工作协调。4、跟单主任对影响按规定按
6、期交货的问题,有权召集生产协调会。(五)发货寄样1、生产完毕后,跟单员应再次告知客户或业务员,两次确认到货期,安排第三方物流负责运送交货,具体规定详见第六章成品发运管理。2、打样、设计产品生产出来后,跟单员负责寄送样品,具体规定详见第六章成品发运管理。(六)辅助收款跟单员负责协助业务员催收账款和应收未收账款。第七条 看板录入管理1、跟单员负责对看板进行录入、修改;2、跟单员下单完毕,将订单情况录入到看板;3、跟单员从生产现场跟进回来,应在第一时间内更新进度情况;4、跟单员在货品发出后相应收账款数、未开发票数进行更改;5、跟单员在发票开出后,对未开发票数进行更改;6、跟单员在货款回收后,相应收账
7、款数进行更改;7、跟单主任负责对看板固定项进行更改;8、跟单主任每月对看板进行清洁,更换纸标。第八条 客户投诉解决跟单员接到顾客投诉质量问题后,一方面编制投诉单,交由跟单主任负责贯彻及跟进,具体规定见公司客户投诉解决程序。第九条 资料记录汇总1、跟单员生产现场跟进回来,应及时更新客户订单评审表中的相关内容;2、每周跟单员填写跟单总结,呈跟单主任;3、跟单主任负责填写业务登记表;4、跟单主任负责填写开出发票登记表;5、跟单主任负责填写顾客投诉登记表;6、跟单主任对每个跟单员的发出商品台帐以及业务状况表进行汇总,具体规定见第七章商品台账管理。第十条 样张管理1、跟单员负责样张及资料袋的管理;2、跟
8、单员负责对生产及打样成品留样,并负责保管;3、跟单员负责制作产品样本。第十一条 客户服务1、跟单员负责直接跟进客户的服务;2、跟单员负责客户产品问题的支持服务。第十二条 业务员服务跟单员负责为业务员提供各支持服务工作:1、跟单员负责业务员产品问题的支持服务;2、跟单员负责业务员不在公司期间,其客户来公司期间的接待工作;3、跟单员负责业务员公司行政事务等支持服务;4、跟单员负责业务员出差期间费用报销等方面支持服务。第十三条 跟单检查跟单主任对跟单员工作进行检查,并将情况上报营销总监。第十四条 跟单主任每周历来营销总监、总经理(常务副总经理)呈报上周跟单工作总结与本周跟单工作计划,具体涉及:发货总
9、结与计划、开票总结与计划、收款总结与计划。第三章 订单评审管理第十五条 订单评审的发生当营销中心确认接到客户的有效订单,并决定履行时,即对订单进行评审。第十六条 订单评审组织营销中心为订单评审的主控部门,技术中心、物控部、印刷或纸品制造部、印刷或纸品品质部等为订单评审的辅控部门。订单评审时,由营销中心跟单主任负责组织,跟单员协助管理,各辅控部门重要负责人配合对其负责内容进行评审。第十七条 评审部门职责1、营销中心:(1)负责整个评审的组织管理工作;(2)负责相关信息和资料的收集与准备;(3)负责评审结果的汇总与平衡,拟定交货期;(4)评审结束后,负责配合业务员与客户沟通协调;(5)负责组织执行
10、订单评审结果。2、技术中心:负责客户技术规定和设计时间方面的评审。3、物控部:负责客户物料规定和物料供应时间方面的评审。4、印刷或纸品制造部:负责生产时间方面的评审。5、印刷或纸品品质部:负责客户质量规定与品质检查时间方面的评审。第十八条 订单评审的重要内容评审订单时,重要考虑以下要点衡量是否能依客户规定生产该产品。1、订单条件是否有效。2、产品规定是否得到规定。3、与以前表述不一致的协议或订单规定是否已解决。4、是否有能力满足客户的规定,涉及产品、质量、数量、交货时间等。5、拟定该订单设计、物料、生产、质检等工作的完毕时间。6、是否能满足产品有关的法律、法规规定或其它附加规定。第十九条 订单
11、评审的形式公司订单评审的形式分两种,营销中心根据订单的具体情况来决定采用那一种形式进行订单评审。1、集中式评审:由跟单主任组织订单评审辅控部门的第一负责人,以会议的形式对客户订单进行评审,会上协商解决各项评审内容,并在尽量满足客户需求的前提下拟定交货期。评审时,若辅控部门第一负责人因事不能参与,则由其授权人代理参与,并在评审结果上签字,但会后必须由辅控部门第一负责人补签。2、分散式评审:由跟单员向各评审辅控部门第一负责人提供客户订单信息和相关资料,并持订单评审表到各部门,与其负责人共同初步拟定相应评审内容,然后由跟单员统一平衡,拟定评审结果,由各部门第一负责人签字确认。若辅控部门第一负责人因事
12、不能参与,则由其授权人代理参与,并在评审结果上签字,但事后必须由辅控部门第一负责人补签。若分散式评审协调困难,不能达成一致意见,则由跟单员向跟单主任提出申请,进行集中式评审。第二十条 订单评审流程1、跟单员接到客户订单后,及时与客户或业务员取得联系,进一步确认和收集客户规定与相关信息,填写客户订单评审表和业务告知单的基本信息;2、跟单员将客户订单与客户相关信息呈报跟单主任;3、跟单主任根据具体情况决定订单评审形式;4、组织订单评审(1)(集中式评审)组织评审辅控部门的第一负责人,以会议形式对订单相关内容进行评审,并拟定订单各部分完毕时间;(2)(分散式评审)跟单员持初步填写的客户订单评审表和业
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