坚邦国际地产采购材料管理流程.doc
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1、坚邦国际地产采购材料管理流程目录:总则。采购机构与其职责。材料(设备)申请、计划制定及审批。采购方式。材料(设备)供应进场验收。一、总则:为适时、适质、适量、适价、适地地采购物资,加强物品采购环节的监控管理,按照公平、公开、择优和信用的原则,在满足质量规定的前提下货比三家,实现低成本采购,明确责任,堵塞漏洞,防止公司经济利益及声誉受损,公司物资采购应当遵循统一计划、集中采购、集中支付和 “公开、公平、公正”的“阳光采购”原则;始终坚持“公司利益第一”和诚实,为适时、适质、适量、适价、适地地采购物资,保证工程的顺利施工,特制定本管理规定。如有与公司条款进行冲突的以公司文献为准。二、采购机构与其职
2、责:成立由总经理为组长,副总经理和财务经理为副组长及工程部、常务部、财务部、设计部经理及有关专业技术人员组成的评审小组,拟定产品、供货商及对协议内容、条款的审查、会签。1、公司所有工程项目的施工用物资采购供应由公司采购供应部集中控制管理(含远程采购管理)。 2、按照国家技术监督规定和本地政府规定规定,明确对供方实行供货资质的调查评价和实行合格供方的审批控制。公司及下属各成员公司应成立物资材料采购领导小组,负责本单位物资材料采购的领导工作。领导小组成员由单位相关行政领导及相关部门负责人组成,人数为单数并不少于5人,全面负责公司及各成员公司的物资采购管理、评审工作。 3、物资材料采购领导小组的重要
3、职责:、贯彻执行国家、行业有关物资采购的法规及公司物资采购的制度、办法,组织和领导采购活动。、拟定本单位以及下级单位物资采购的权限,拟定物资材料的采购方式。、审批招标采购方式、评标方式,以及评标大纲和审批竞价采购方式。、负责将采购活动中的重大问题向上级单位报告并贯彻其决定,负责采购项目的最终决策,对违反本细则导致经济损失的单位及负责人作出处罚决定。4、各单位物资管理部门在物资材料采购领导小组的统一领导下,负责物资采购的具体管理工作。其重要职责:贯彻执行公司物资采购的制度、办法。编制物资采购计划,并上报公司各个部门审批。进行合格供应方的评审。提出采购方式报领导小组审批。负责采购过程的具体实行。签
4、订与履行采购协议。负责采购资料的管理和归档。5、计划的制订物资需用量计划的制订:各单位的经营计划部门根据经营目的及经营计划,按年、季、月编制物资需用量计划报物资采购部门。三、材料(设备)申请、计划制定以及审批:1、甲供材料计划上报程序、总计划上报时间各施工队在工程开工后拿到设计蓝图后,应在45日内将所需甲供材料上报甲方,以便于甲方进行招标与供货方签订协议及时组织供货。、月计划上报时间各施工队应在开始使用甲供材料的前一月将材料计划以甲供材料需用量计划单(见附件:1)的形式进行上报,并在当月的25日前交与甲方,如超过此时间上报计划,甲方将会尽也许按施工队所规定的时间供货,但因此而导致的工期滞后甲方
5、将不付任何责任。、其它计划上报时间如由于设计变更等因素,而需要新增甲供材料的,施工方应在接到公司设计部的工作联系单后三天内将材料计划进行上报。、计划上报注意事项施工方必须使用公司所规定的表格样式上报材料,计划表中必须做到详尽、准确、真实、有效地反映所需材料的数量、规格、进场时间、使用位置以及技术规定等,并且需施工方负责人签字、盖章才视为有效,否则计划为无效计划。计划一经上报且经公司认可后,如无特殊因素,不可随意更改。2、计划更改流程、更改条件a、 如甲方在施工方上报的甲供材料计划后,对其所上报计划的准确性、真实性、时效性做出异议的情况下,由甲方返还给施工方,施工方有权选择更改或是不更改。b、
6、施工方在上报计划后两个工作日内如对自己所上报的计划觉得需要更改,可以向甲方提出申请。c、 如在计划上报后,由于甲方所下发的工作联系单中对其所上报材料的规格、尺寸、使用部位有所更改的,且影响到施工方所上报计划的准确性、真实性、时效性的情况下,施工方有权对其所上报的计划进行更改,并附上甲方所下发的相应的工作联系单。d、 施工方也可以在每月上报的下月计划中对其计划进行更改,具体方法为:在报下月计划时,如对计划量及进场时间需要更改的,应在计划里具体注明更改后的量或时间,并注明“按更改计划执行”四个字。对原计划不进行改动的,只需要注明“按原计划执行”既可。甲方将会在每月进行记录列表后,给施工方签字认可方
7、为生效。e、 如甲方让施工方更改计划时,施工方应在甲方告知其更改计划后的三个工作日内重新上报更改后的计划。f、 如由于施工方在提交计划后认为自己所报计划需要更改时,可以向甲方现场主管工程师提出更改计划的规定,经批准后的三个工作日内将更改后的计划上报。g、 由于甲方所下发的工作联系单而要对所报计划进行更改的,应在收到工作联系单后的三个工作日内,将所更改的计划进行上报。h、 如未在本材料管理制度认可的有效更改条件及更改时间内向甲方项目主管工程师提出计划更改申请的,视为无效申请。i、 在提出更改申请后甲方项目主管工程师批准的情况下未在三个工作日内向甲方现场主管工程师上报已更改的计划的,则视为无效更改
8、。j、 在提出更改申请后甲方项目主管工程师批准的情况下不按本材料管理制度认可的有效更改办法进行向上提交的,视为无效的更改。由于以上(h、 i、 j、) 3条因素而导致的更改不效,则材料的进场数量、时间则按原计划执行。而因此导致的工程停工及材料过多的损失,由施工方承担全责。3、建设工程部按照设计图纸核算出材料使用规格、数量以及使用材料的技术规定和具体到货时间规定填写材料申请表(见:附件2),交工程造价、成本核算审核确认后,报副总审核,最后由总经理批准转供应采购安排具体采购计划。4、初次申请大宗材料(设备)需询、招、评、议、开、定标、签订供应协议的,提前45日提交材料申请明细表。常规已使用材料、甲
9、定乙供、乙供材料和后续到货申请表需提前15日提交申请明细表。物资采购部门根据审核的物资需用量计划,结合库存情况、在途情况编制物资采购计划,报总经理审批。四、采购方式:1、成立采购小组: 根据批准后的采购计划,成立由提出报告的部门及有关职能部门派员组成采购小组。进行市场调查。采购人员按照比质、比价的原则进行市场询价后,由采购小组集体研究提出采购方案,拟定采购形式。一次性采购计划在5万元以上的,报公司档案财务部备案后应在3天内签订正式协议。对于材料物资采购价值在1-5万元,设备采购价值在5-20万元的,采用邀请议标的形式进行采购;对于材料物资采购价值在5万元以上,设备采购价值在20万元以上的,采用
10、公开招标的形式进行采购。2、大宗材料物资及设备采购必须与供货单位签订协议,协议正本由公司档案部或供应采购部门保存,副本交财务部门一份。采购人员按审批后的采购计划和已拟定的供货单位或供货协议进行采购。仓库保管员、监理部门及有关人员按采购计划和协议的规定办理验收,特别是技术含量较高的设备及材料物资,要由申请采购的专业部门人员参与验收并填制验收单。财务部门根据采购计划、协议和有效的收料单(见附件:3)、验收记录(附件:4)办理入库和结算。3、采购物资及供方的控制管理。、公司所有工程项目的施工用物资采购供应由公司供应部集中控制管理(含远程采购管理)。按照国家技术监督法规和本地政府规定规定,明确对供方实
11、行供货资质的调查评价和实行合格供方的审批控制。对供方的考察评价内容a) 供方的营业执照、资质和业绩;b) 供货能力(数量、期限);c) 价格合理性;d) 信守协议与售后服务情况;e) 对其样品/说明书进行评价或检查,或与类似产品对比;对供方的评价审核程序a) 由供应部和项目经理部、材料员(仓管员)收集供方的有关资料(资质证书、营业执照等复印件)。b) 对公司供应商资料的收集,由供应部编写登报信息,每季度集中一次或临时需要时登报发布消息或采用其它办法,限期收齐相应的物资供应商报送的有关资料(含联系方式)并转至供应部。c) 将资料情况填入供应商考察记录。见附件:5、供应部组织有关部门定期在工程开工
12、(或需用)前一个月,或不定期参与考察、评审供应商。与供应商的法人代表面谈、沟通(尽量不与业务人员接触),对外地较大的供方,可邀请其法人代表来公司考察、了解公司以及项目,以增长互相信任度。公司相关部门应书面会签考察、评审意见。评审会签内容:a) 供应部提供供应商考察记录及评价资料等,并进行介绍考察情况;b) 相关部门对供方的资料进行评价审核,并将评价审核意见填入供应商预审表;(见附件:6)c) 合格供应商的选择,应考虑公司所在地相相应的供应商。d) 入选的供应商,由工程部经理审核,上报总经理批准。、对公司(甲方)指定或推荐的供应商,也需收集评价资料,并履行相应考察、评审和审批手续。 、由供应部建
13、立统一的合格供应商名册,发放给公司询盘、采购员管理人使用。 、供应部对合格供应商每年进行一次年度考核,填写合格供应商年度考核记录,经公司经理审核,报总经理批准。供应部根据“年度考核记录”编制新合格供应商名册(见附件:7),旧合格供应商名册自行作废。必要时每月增补一次合格供应商名册。 、询盘、采购人员必须在合格供应商名册中选择供方实行询盘采购。对需从供应商名册以外的单位采购物资时,必须由供应部会同有关部门对其样品及技术资料进行应急评价后,实行询盘采购,并增补到当月合格供应商名册中。、对违反协议,不能按质、按量、准时供货的供应商,各项目部应将具体情况及时传报供应部,供应部将报告公司总经理,由总经理
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