商业广场购物中心物业管理工作手册.doc
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1、商业广场/购物中心物业服务中心工作手册长沙市新润物业服务有限公司十月目 录物业服务中心人员框架图4物业服务中心工作职能5物业服务中心经理/主管/管理员/客服职责6物业服务中心管理制度9物业服务中心岗位工作考核细则11物业服务中心运作程序16商户收楼标准作业规程16接待工作规程19商户投诉解决工作规程20商户申请维修解决工作规程21回访商户工作规程22服务质量意见征询调查工作规程22代商户申请电话、有线电视开户规程22代订报刊工作规程23公共场合使用管理规程23营业场合管理规程24商户大件物品放行程序25办理广场出入证申请程序26商户办理广告牌及招牌等申请工作程序26商户进场管理程序26商户退场
2、管理程序27平常巡查工作规程27停车场车位租赁办理规程28商户办理自行车等车辆停车证程序29物业服务中心钥匙管理规程29商户电话初装申请程序31商户办理公司水牌制作程序31装修单元办理临时动火程序33商户办理货梯使用程序34办理非办公时间来访/加班登记手续35商户办理非办公时间加班程序36商户办理商场出入证程序37商户办理物品临时寄存程序38商户办理摩托车、自行车停车证的程序39商户办理借用手推车的程序40商户办理代上锁、开锁的程序41商户办理室内设施报修程序42投诉解决工作流程43商户办理电话迁移、对调程序44商户办理搬离商场程序45商户办理物品放行程序46回访商户工作流程47服务质量调查工
3、作流程48物业服务中心人员框架图物业服务中心工作职能一、协助督促工程部搞好物业配套设施及设备的维护和保养保证物业的正常运营,向商户提供基本的使用保证。二、协助督促保安和消防系统的管理,为商户提供安全的保障。三、搞好物业及周边环境的清洁卫生,为商户提供一个整洁舒适的环境。四、做好草地,花木和园林的绿化养护工作,营造一个优美的环境。五、协助督促做好商户的车辆管理,防止车辆丢失损坏或酿成事故。六、建立健全商户档案,了解并掌握商户的情况以加强管理和监督。七、按管理公约及商户手册解决商户间的关系,引导商户共同遵守公约及手册的规定,促使商户间建立和谐和谐的关系。八、负责商户入住手续及单元内装修报批、验罢手
4、续的办理,认真做好装修管理工作,及时制止各种违章行为,严禁乱搭乱建,以维护物业的整体外观不受损坏。九、接受并解决商户投诉,对服务工作质量进行跟踪回访,定期收集商户意见、建议,并反馈至各职能部门,必要时上报公司领导。十、受理商户报修工作,做好有偿维修服务工作,为商户提供维修的方便。十一、负责广场物业管理费的收缴,代收代交各种公共性收费,制定各种费用收缴的月、季、年计划。物业服务中心各岗位工作职责物业服务中心经理职责在物业公司总经理的直接领导下,贯彻执行公司各项方针、政策,全面负责物业服务中心的工作,对总经理负责。一. 建立健全物业服务中心各项管理制度、工作流程及各岗位职责,监督、检查、指导各岗位
5、责任制的执行情况,负责公司员工行为规范、业务素质及工作标准的督导考核工作。二. 有权指挥和调整物业服务中心的人员,负责制定物业服务中心的月、季、年度工作计划,并加以组织实行。三. 熟悉国家地方政府的有关方针、政策、法律法规和有关物业管理的各项规章制度。四. 负责制定审核本部门员工培训计划及考核教材,并负责监督和贯彻不断提高员工的业务水平和服务质量。 五. 负责对清洁、绿化承包商的监督、管理工作,保证其所有操作符合质量规定。六. 解决商户投诉,定期将收集的商户意见和建议反馈至职能部门改善工作,必要时上报公司领导。七. 要有全局观念,宏观把握物业服务中心与商户、开发公司及相关外联部门的合作,解决对
6、外联系和来宾接待工作。八. 参与公司管理,掌握公司工作动态及重大事件发生、发展情况,为总经理决策提供准确信息。九. 负责组织、策划、实行广场文化建设工作。十. 配合其它部门解决广场相关事宜。物业服务中心主管工作职责负责跟进贯彻物业服务中心工作中有关重大商户投诉等事项,并向物业服务中心经理报告。一. 负责定期与清洁、绿化之承包商召开工作例会,提出问题及改善意见,并负责改善工作之贯彻。二. 跟进、贯彻领导安排的各项工作。三. 负责广场的清洁及绿化管理。四. 贯彻、执行广场的各项规则,督促商户遵守执行。五. 负责接待、跟进、贯彻商户等有关人员的投诉和征询。六. 天天巡视广场,并对公共设施、设备之维修
7、、治安等提出改善建议。七. 编制每月清洁检查表及报告交物业服务中心经理。八. 负责跟进、贯彻、完毕物业服务中心经理安排的其它工作。九. 完毕上级领导或物业公司临时安排的其它工作。物业服务中心管理员工作职责一. 在物商户管的领导下,开展广场的物业管理工作。二. 熟悉掌握国家、地方政府有关的法律法规和物业管理有关的规定,自觉维护公司利益和声誉。三. 熟悉广场情况,涉及单元结构、设备、面积、户数和使用情况等。四. 熟悉掌握各商户的基本情况,涉及商户的姓名、联系电话等自然情况及管理费、水电费缴纳情况等。五. 负责办理商户收楼手续,并负责整理商户资料、档案。六. 定期整理管理费单据并发至各商户,对未准时
8、缴费的商户发催缴单,并上门催缴管理费,对迟缴和欠缴管理费的商户要进一步了解,提出解决办法,按公司的指标完毕管理费缴收任务。七. 按管理公约、商户手册和装修手册规定,严格做好商户的装修工程监督工作,随时检查防火及安全措施。保证装修工作和广场的安全,同时,做好商户退场的监督工作。八. 按规定的巡视路线和规定,天天至少巡视广场二次,涉及设施检查、卫生绿化检查、保安监察及监督广场平常维修及服务工作质量,发现问题提出解决意见。九. 每月做好上门征询调查和回访工作,并做好登记和记录工作。十. 投诉解决:如有商户投诉,应热情接待,耐心倾听,并做好记录,能解决的要立即解决,一时未能解决的要向商户解释清楚,并做
9、好跟踪工作。十一. 向商户解释说明物业管理公司的有关管理工作细则、管理公约、商户手册等。五. 协助各部门联系商户,解决有关方面的管理工作。六. 负责接待商户二次装修申报,跟进贯彻有关审批手续,并对有关装修单位的申请做好记录、整理分类、存档。七. 负责接待商户电话、管道煤气、有线电视等项目的代开通申请,并负责跟进贯彻。八. 完毕上级领导或物业公司临时安排的其他工作。物业服务中心客服工作职责一、在物商户管的直接领导下,解决物业服务中心的文秘、接待等平常事务工作。二、协助领导草拟各类告知、公函和有关报告。三、负责物业服务中心一切文献资料的打印、收发、整理和存档工作。四、负责各类档案的收集、立卷、归档
10、管理工作,定期校对广场商户的档案资料。五、按规定规定办理施工证、车辆通行证等证件,并认真做好登记和记录工作。六、负责物业服务中心的接待和解决投诉工作,并做好登记和记录工作,及时向物商户管报告。七、受理商户报修,准时向有关部门派出工作维修单并做好完毕反馈的记录工作。八、负责物业服务中心的内勤工作,搞好物业服务中心的环境卫生,做到物品整齐化。九、承办物业服务中心的各类会议的会务工作,做好会议记录。十一、负责物业服务中心员工考核计分汇总记录,核分工作,做好员工录用、调岗、奖惩、辞退等相关手续登记办理工作。十二、负责物业服务中心所有外来电话和内部电话的转接工作,并负责检查电话总机设备运营情况,及时将电
11、讯故障报告工程部。十三、注意本人仪表、着装整齐,严格遵守广场场各项规章制度。十四、负责协助物业管理员做好广场清洁、绿化管理工作。十五、完毕领导交办的其它工作。物业服务中心管理制度物业服务中心的工作直接面对商户,言行举止代表了公司的形象。物业服务中心的工作原则:服务第一;工作标准:商户满意;工作态度:认真负责。规定全体工作人员严格按以下规定执行:1、 天天上班必须穿制服,戴胸卡,男士系领带,穿着必须整洁,头发必须梳理整齐,男士不得留长发,女士应化淡妆。2、 办公区内必须保持整齐、干净,不得在桌面乱堆乱放杂物。3、 上班期间必须精神饱满,积极积极,热情地投入工作,不得精神不振,上班打瞌睡或偷懒。4
12、、 必须纪律严明,执行物业公司打卡制度,不得迟到早退,无端旷工。有事须请假,获准后方能离开。5、 不准在上班时间看与工作无关的书刊,不准闲聊、做私事,不准在办公室内高声喧哗。6、 下班后要将抽屉锁好,将自己保管的资料或物品放好,将办公桌收拾整齐。7、 要有高度的工作责任心,巡视、检查认真负责,注意发现问题具体记录,及时解决和报告,并做好跟踪工作。8、 接待商户应态度和蔼,温柔文雅,落落大方,不管发生什么事绝对不能与商户吵架,态度要诚恳,仔细倾听商户的意见,能即时解决的问题立即派单解决,一时无法安排的,也要给商户讲清楚,并告诉其解决的时间。9、 接听商户的投诉电话,要热情耐心,语言要规范和谐,如
13、遇商户发火、吵闹,要语气轻柔地问明因素,尽快帮助解决。10、管理员派单后,一定要追踪贯彻,并负责检查。11、对接受的投诉要认真做好记录,并到现场察看了解情况,认真记录解决的时间、地点、人员、过程和结果以及商户对解决的意见。12、做好各种费用的派单和催缴工作,派单要派到各商户,催缴要态度和谐。13、认真管好商户档案和商户托管的钥匙。14、认真做好装修审批和管理工作,验收一定要到现场并协助商户办理装修手续和退押金手续。15、休息时间如发生重大事故或碰到问题要立即投入解决,不得推脱或视而不见不予理睬。16、管理员负责对物业情况定期巡查,天天两次,发现问题及时向有关部门派单解决,并负责跟踪,同时天天做
14、好巡查记录并交领导审核。物业服务中心岗位工作考核细则(一)部门经理项目内容分值检查考核细则1熟悉岗位业务知识及专业技能,对的指导下属员工开展工作4业务知识不全面,未能对的指导下属员工开展工作每次扣2分;岗位职责不明确,专业技能不纯熟每次扣2分;对广场商户情况不了解、不熟悉每次扣1分;2天天巡查各工作岗位最少一次,检查当班员工的工作情况5未检查每次扣5分;少巡查一个岗位每次扣1分巡查未发现存在的违纪行为每次扣2分3天天上班后阅读商户投诉记录、事务跟进簿,对有关工作采用措施并组织贯彻2未阅读每次扣2分;不了解当班发生的情况每次扣1分;对发生的问题未指示每次扣1分;4解决主管上交的较大问题的投诉,碰
15、到重大投诉及时上报公司领导,并将投诉情况及解决通过记录在投诉记录上6未及时解决投诉每次扣2分;解决方法欠佳每次扣1分;未将重大投诉及时向公司领导反映,导致扩大事态每次扣2分;5每周参与公司例会,总结部门上周工作和部署本周工作计划,执行公司的工作指示,做好,做好“上传下达”和“下传上达”5无端不参与每次扣5分;没有工作总结每次扣2分;没有工作计划每次扣2分;未向员工传达公司工作指示每次扣2分;未向公司反映员工的工作意见每次扣2分;6每月5日前向公司提交部门上月的工作总结和当月的工作计划5未交工作和计划每次扣5分;每次缺少同样扣3分;每次无端迟交一天扣1分7每月组织员工进行业务知识培训,并向人事部
16、提交培训小结5未组织培训每次扣5分;无培训记录每次扣2分;未提交培训小结每次扣2分;8每月对清洁、绿化工作质量进行一次评估,并向公司提交评估记录5未评估每次扣5分;每次评估少一项扣3分;无评估记录每次扣2分;未提交评估记录每次扣2分9每月回访商户不少于10家,听取商户对广场管理工作的意见和建议,及时向总经理报告10未回访每次扣10分;回访少一商户每次扣1分;未记录商户意见和建议每次扣分;没有报告每次扣5分;报告不及时每次扣2分10每月至少召开2次部门工作会议,部署部门工作和传达公司工作指示5无端不召开每次扣5分;少召开一次扣3分;未部署部门工作每次扣3分;未传达公司工作指示每次扣2分;11签批
17、平常性的商户申请4无端延长签批时间每次扣2分;签批错误每次扣2分;12按平常工作规程完毕各项工作4违反工作规程每次扣2分;未准时完毕每次扣1分;完毕质量差每次扣1分;13完毕公司领导委派的其他工作4不服从、未完毕公司领导安排的工作每次扣4分;未准时完毕每次扣1分;完毕质量差每次扣1分;14每月5号前汇总商户投诉情况及解决意见,向公司领导反馈3未汇总意见扣2分;不准时完毕每次扣1分;完毕质量差每次扣1分;15每月5号前记录物业公司为商户提供的有偿服务的创收数目3未记录扣3分;不准时完毕每次扣1分;完毕质量差每次扣1分;16每月31/30号对员工当月表现做工作评估4缺工作评估扣4分;员工总体评估成
18、绩在70分以下每次扣2分;17每半年一次对员工工作进行考核5无端不考核每次扣5分;无考核记录每次扣3分;18每年一次对广场的清洁、绿化承判商的工作质量进行评估,并向公司提交对承判商续聘或解聘的建议6缺工作评估扣6分;少评估一项每次扣3分;无评估记录每次扣3分;未提交建议每次扣3分;(二)物业主管项目工作内容分值检查考核细则1熟悉岗位业务知识及专业技能,对的指导下属员工开展工作4业务知识不全面,未能对的指导下属员工开展工作每次扣2分;岗位职责不明确,专业技能不纯熟每次扣2分;对广场商户情况不了解、不熟悉每次扣1分;2总体检查各员工管辖区域及桌面的卫生情况4未检查扣4分;已检查但卫生差、不整洁每次
19、扣2分;3每日检查员工上班及下班情况,查看员工签到表,发现有员工迟到或缺勤,应做好记录,并提出解决意见4未检查扣4分;未准时检查每次扣1分;对员工经常性迟到或缺勤未及时进行教育每次扣2分;姑息员工的违纪行为,未根据情况给予处分每次扣2分;49:30前仔细阅读前一天的商户投诉记录,检查前一天所记录的商户投诉或意见有否及时跟进、贯彻4未阅读投诉记录扣4分;阅读记录后未签署意见每次扣2分;下属员工跟进局限性,解决不及时,引起商户投诉两次扣2分;5天天一次随机检查各岗位员工的工作情况是否达成规定,如有不符应立即视情况给予解决、对服务态度、意识局限性、业务不熟悉、工作责任心不强或无端迟延工作的员工进行工
20、作评估,情节严重者将给予记录处分6未对下属各岗位员工的记录和工作情况检查、监督扣6分;监督不力、未及时发现和纠正员工的局限性每次扣2分;姑息员工的违纪行为每次扣3分;解决不公或包庇隐瞒下属员工的违纪行为,引致下属不满每次扣2分;6根据商户变动情况向各部门发函新商户迁入告知和商户变动告知未及时告知每次扣4分;缺一项扣2分;7按平常工作规程完毕各项工作4违反工作规程每次扣2分;未准时完毕每次扣1分;完毕质量差每次扣1分;8完毕公司领导委派的其他工作4不服从、未完毕公司领导安排的工作每次扣4分;未准时完毕每次扣1分;完毕质量差每次扣1分;9天天审阅各岗位当班记录2未审阅记录每次扣1分;未发现存在的问
21、题每次扣1分;10天天一次检查广场的公用设施,保证正常运作6未检查每次扣6分;未及时发现设施鼓掌每次扣3分;未及时跟进报修每次扣3分;11天天一次全面检查监督清洁、绿化工作,保证其工作达标5未检查每次扣5分;未及时发现问题每次扣2分;12天天至少巡查一次广场,并有巡查记录3少巡查一层扣1分;未及时发现问题每项扣2分;却巡查记录每项扣1分13天天至少一次巡查重点区域:设备层、更衣室、广场外围及后围、仓库等5未检查每次扣5分;巡查不到位,每漏查一项扣1分;未及时发现问题每项扣2分;14妥善解决商户投诉,对商户的合理规定在1小时之内给予回复6解决不妥引起商户投诉每次扣4分;超过1小时答复每次扣2分1
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