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广西创新港湾公司物资管理制度

2023年10月
目录

第一章 总则 2
第二章 物资管理职责 2
第三章 物资管理计划 4
第四章 采购供应商管理 5
第五章 采购招标管理 8
第六章 采购协议管理 9
第七章 物资采购 11
第八章 设备采购管理 13
第九章 验收、保管、领用 14
第十章 附则 16

第一章 总则
第一条 制定本制度的重要目的合理配置资源，减少积压浪费与流通费用，提高物资运用效益，提高管理质量，保证公司利益最大化。
第二条 本制度所指的物资管理内容涉及：库存材料、库存的备品备件、低值易耗品等。发生在上述物资管理中发生的采购、验收、储存、领发等环节的管理行为也涉及在本制度中。
第三条 本公司物资管理实行严格的计划和预算管理，要贯彻没有计划和预算就不得进行采购、领用等行为。
第四条 为保证公司资产安全，任何物资管理要严格到岗到人，不得缺失。
第二章 物资管理职责
第五条 物资管理分别由供应部、项目部、生产中心、财务部及其他使用部门负责，各部门各司其职，共同保证公司的财产物资的安全。
第六条 划分物资管理职责的基本原则
一、 职责划分要贯彻责权对等的原则。
二、 管理者要对所属部门的管理活动负全面责任
三、 管理活动的组织者或牵头者要对一项管理活动负全面组织责任，其责任并不由于其他部门的参与而减轻，除非组织者或牵头者能证明，由于参与者不克尽职守导致他的决策失误才可以免责。组织者或牵头者有权利对出现的问题重新组织调查，分清活动中的重要责任和次要责任。
第七条 供应部的职责：
1、 负责公司年度、月度采购计划编制、综合平衡、实行。
2、 负责公司总体采购成本的控制、管理。
3、 负责公司采购物资的分类、公司集中采购和项目部自行采购物资的划分、参与项目部具体采购物资种类的拟定。
4、 负责公司集中采购物资的具体采购、组织验收。
5、 负责公司设备采购、组织验收
6、 负责对项目部采购工作的指导和管理，参与项目部重要物资采购活动的谈判，代表公司对项目部重大采购活动的监督。
7、 采购价格控制
8、 公司供应部负责物资采购招标的组织管理工作
第八条 项目部职责
1、 负责项目部生产物资的保管、验收、使用。
2、 负责项目部物资需求计划的编制和执行。
3、 项目部本地物资采购
4、 供应商评价
第九条 生产中心的职责
1、 负责项目部物资需求计划的审核。
2、 负责编制设备需求计划。
3、 参与供应商评价
第十条 财务部职责
1、 参与公司物资采购招标工作。
2、 负责公司物资的价值管理。
第十一条 其他部门的职责
1、 负责保管好所使用的物资和设备
2、 负责申报本部门的物资需求。
第三章 物资管理计划
第十二条 物资计划涉及库存材料、备品备件、低值易耗品的采购计划、存储计划、使用计划等内容。
第十三条 物资存储计划是指满足下阶段公司生产需要，考虑到正常的必要采购周期而提前存储物资的计划。使用部门负责编制存储计划。
第十四条 上年度末或项目开始前，公司开始编制下年度或项目计划，物资需求计划由使用部门负责编制，使用部门根据年度或项目生产计划和年度部门工作计划编制年度生产物料需求计划和年度部门办公用品使用计划，交供应部门。年度生产计划拟定后，年度生产物料需求计划和年度部门办公用品使用计划必须根据生产进度的需要按月分解，形成初步月度需求计划。具体规定如下：
1、 生产物资需求计划＝本阶段生产消耗计划＋下阶段存储计划
2、 办公用品不考虑存储计划和需求计划，实行总额管理。
3、 项目部负责编制本项目部的生产物资需求计划。
4、 项目部物资采购计划根据物资需求计划编制，项目部编制完毕后交生产中心审核。
物资采购计划＝物资需求计划－期末物资数量
第十五条 生产中心审核物资需求计划和物资采购计划后，要交总经理审核，董事长审批。审批后生产中心向项目部下达计划，并将项目部的采购计划移交供应部。
第十六条 公司其他部门负责编制本部门的办公用品使用计划，部门经理审核通过后交办公室。
第十七条 供应部汇总各项目部的物资采购计划后形成公司的物资采购计划。
第十八条 每月末各部门要根据年度计划，结合实际情况编制月度计划。月度计划编制过程中，生产中心审核物资需求计划后，若需要调整，在征求项目部意见后做出调整。同时要调整项目部的物资采购计划，
第十九条 年度计划的准确率要保持在80％－120％之间，月度计划要保持在95％－105％之间。
第二十条 物资供应部、项目部供应员负责按月度物资采购计划进行采购，使用部门假如变更计划，必须在采购实行前告知供应部和项目部供应员。
第二十一条 项目部在开工前进行的设备安装、整修设备发生的物资需求，要根据开工准备工作计划编制物资需求计划，经生产中心审核，总经理、董事长批准，交供应部执行采购。
第二十二条 供应部每年要根据计划采购物资的数量、价值、频率等因素，按ABC分类法对物资进行分类管理，实行重点物资重点控制。
1、 A类年物资采购金额占年总采购金额60％。（炸药、雷管和柴油款不列入比例记录）。
2、 B类年物资采购金额占年总采购金额30％。
3、 C类年物资采购金额占年总采购金额10％。
4、 炸药、雷管和柴油列入A类年物资。
第二十三条 本公司的物资采购实行项目部采购、公司总部集中采购和其他零星采购三种方式。每年年初由供应部负责编制公司采购目录，内容涉及物资编号、品种、采购部门和采购周期等内容。公司采购目录经总经理批准后下发执行。
第二十四条 供应部要根据物资采购频率定期更新采购目录，一般至少半年一次。
第二十五条 项目部编制采购计划时，必须查看采购目录，按照目录上列出的产品填报计划。目录上没有的物资填报计划后，要附单独的采购申请单具体说明物资的型号、规格、也许的供应商、预计价格等因素。
第二十六条 总工室在在设计时要尽也许使用采购目录中所列的物资，采购目录如不能满足设计需要，应将所需物资添写采购申请单交供应部到市场上寻找满足条件的供应商。采购申请单上要注明“非实际采购”。
第二十七条 非标准物资和特殊活动所需的物资由于需求个性化强，可以不纳入公司的采购计划。物资需求部门只需要预测金额即可，实际需要时填写采购申请单交供应部，供应部按采购申请单采购。具体采购程序比照紧急采购程序执行。
第四章 采购供应商管理
第二十八条 供应商管理的基本原则
一、 保证公司的生产经营物资按需要及时供应，防止产生缺货导致停产。
二、 供应商开发的基本准则质量，成本，交付与服务并重的原则。
三、 供应商管理实行战略合作管理，要保持和供应商保持长期合作关系。
四、 供应商管理要实行动态管理，加强沟通、定期评估。
第二十九条 供应商选择
一、 供应部每年必须做出供应市场分析计划，定期对公司的重要物资供求情况进行分析，提出分析报告，为公司供应商选择、物资采购决策提供依据。
二、 总工室在进行技术设计时，供应部必须对设计所涉及的物资提供市场供应分析报告，帮助总工室进行材料选配。
三、 供应部负责通过各种方式搜寻公司的潜在供应商，登记供应商情况登记表，来管理供应商提供的信息。供应部通过以下方式搜寻潜在供应商：
1、 供应商的专业媒体广告
2、 供应商的积极问询和介绍
3、 专业技术杂志
4、 互联网搜索
四、 供应部通过收集信息，评估供应商工艺能力、供应的稳定性、资源的可靠性，以及其综合竞争能力。剔除明显不适合进一步合作的供应商后，提交一个供应商考察名录。
五、 供应部应根据供应商考察名录规定供应商填写供应商自评报告，假如供应商的生产经营条件发生变化，规定供应商及时对该报告进行补充和修改。
六、 对于重要物资，经总经理批准，供应部要组织总工室、生产中心的技术人员实地考察供应商，向公司提交考察报告。
七、 对不实地考察的供应商，供应部应通过电话、传真、电子邮件等方式和供应商联系，进一步取得供应商供应能力信息。
八、 供应部要对合格供应商发出询价文献，一般涉及图纸和规格、数量、质量大体采购周期、规定交付日期等细节，并规定供应商在指定的日期内完毕报价。在收到报价后，要对其条款仔细分析，对其中的疑问要彻底澄清，并且规定用书面方式作为记录。
九、 对所有的供应商要按统一的评分标准进行评选，评选结果靠前的供应商入选供应商初选名录。评价方法按供应商报价分析表进行。
十、 评选时，供应部要及时和其他部门成员沟通，评选结束后，总结供应商的优点和局限性之处，并听取供应商的解释。假如供应商有改善意向，可规定供应商提供改善措施报告，做进一步评估。
十一、 供应部必须对供应商提供的替代材料组织相关技术人员进行评价，在现有材料中寻找低成本的替代材料。
十二、 供应部对初选合格的供应商提出公司供应商初选名单，交总经理审核。
十三、 每种物资的供应商初选名录一般要选择多家供应商对比。
十四、 董事长负责召开公司供应商选择会议，讨论拟定最终的供应商名录，拟定后交供应部负责执行。会议一般至少由以下人员参与：
董事长、总经理、供应部经理、生产总监、总工程师、财务部经理。
十五、 供应部要根据供应商选择会议的决议，制作公司供应商名单，通过相关人员签字后下发相关部门执行。
十六、 项目部采购时供应商选择实行项目部经理负责制，公司供应部提供支持，供应商选定后，报公司供应部备案。重要物资供应商选择公司供应部要实地参与，代表公司进行监督
十七、 供应商选择过程中各部门的职责按照下表分工：
项目
总工室
生产中心
供应部
财务部
供方自评报告
C
C
R

供方产品质量评估
A
R
I

供方样品评估报告
A
R
I

供方质量体系考核
R /A

I

安全环保审核

R /A
I

供方档案资料建立

R
I
R：工作的负责人；
A：工作总负责人，拥有最终的决定权，负责对政策或过程执行的监督和修正；
C：在采用行动之前的征询人；
I：行动信息的分享人。
第三十条 供应商评价
一、供应部要组织考核和评估供方，保证所采购物资质量、运送服务、包装等满足规定规定。对供方的评价涉及即时考核和年度评估。即时考核是指对发生的每一笔采购交易的状况进行考核；年度评估是指以年度为周期对供方进行综合评估。
二、现重大质量事故后，供应部要对供应商重新做出评估。
三、供方考核与评价过程中各部门的职责按照下表分工：
项目
项目部
生产中心
供应部
财务部
供货数量情况
A

R

供货质量情况
A
I
R

到货及时比例
A

R

供货安全性
A
I
R

根源分析／纠正措施
A
A
R

供方的生产经营状况
C
C
R
C
长期合作伙伴的业绩
I
I
I
A
与供方分享信息共图改善
I
I
R

R：工作的负责人；
A：工作总负责人，拥有最终的决定权，负责对政策或过程执行的监督和修正；
C：在采用行动之前的征询人；
I：行动信息的分享人。
第三十一条 供应商淘汰
一、 项目部改变供应商必须及时告知供应部，并说明变更因素。供应部要对项目部的变更行为是否符合公司利益，并提出建议。必要时要通报总经理。
二、 通过供应商评价认为不能继续合作的供应商，应当在协议结束后取消供应商资格或者和供应商协商解除协议。
三、 出现重大质量事故后供应商不积极配合解决问题，供应部应当取消供应商资格。在告知供应商取消资格前要征询法律顾问。
第三十二条 供应商申诉解决
一、 办公室负责接待供应商申诉，根据供应商申诉的情况和供应部、项目部、生产中心协调，必要时向总经理和董事长通报情况，由总经理和董事长审查解决。
二、 供应部在选择供应商时对所有供应商要一视同仁地对待，并且要明确告诉对方申诉渠道。
第五章 采购招标管理
第三十三条 本公司采购的A类物资一般要通过对外公开招标。特殊物资由于供应商少或没有供应商乐意参与招标的，经董事长批准，可以不招标，直接进入供应商选择程序。
第三十四条 公司通过供应商评价后认为可以和供应商继续保持合作的，可以不通过招标程序。
第三十五条 因发生不可预见的急需或者突发事件等特殊情况，可以不采用招标方式，经董事长批准直接采购。
第三十六条 本公司采购的B类物资可以不通过招标程序，由供应部负责选择供应商，经董事长批准后进行物资采购。
第三十七条 本公司采购的C类物资，由于金额小，品种多，不采用招标的形式，由供应部供应员和项目部供应员直接到市场采购，公司总经理或项目部经理负责审核控制。
第三十八条 每种物资招标工作一般一年举行一次，属于同一厂家可以生产的物资可以合并招标。
第三十九条 公司要成立招标小组，统一负责负责标前准备、编制招标文献、发布招标信息、投标、开标、评标、定标、签订经济协议、履行协议等管理工作和协调解决招标中存在问题。
第四十条 招标小组由以下人员组成
组长 总经理
成员：总工程师 供应部经理 生产总监 财务部经理 审计师
第四十一条 审计师负责对招标活动合规性监督，对招标事项没有表决权和承担决策失误责任，仅对招标活动的合规性负责。
第四十二条 供应部负责标前准备、编制招标文献、发布招标信息、签订经济协议、履行协议等事务。
第四十三条 招标文献包含技术内容，总工室负责编制技术部分。
第四十四条 招标文献涉及招标说明书、订货协议书和投标书等。
招标说明书重要内容是标的物资名称、重要质量技术规定、数量和供货方式、采购周期或交货期限；标价和中标条件；投标形式和时效；保证金、撤标服务费和违约责任；附加优惠条件。
订货协议书重要内容是交货品种、规格型号、数量、供货方式、时间和地点；质量技术规定；价格、运费；计量和质量检查办法；付款方式；违约责任；协议有效期等。
 投标书重要内容是标数、报价、交货方式，投标方附加的优惠条件承诺等。
招标物资的标价由招标小组组长亲自拟定后密封入招标文献中，开标时才可向招标小组成员公布。
密封的招标文献在开封前，招标小组所有成员必须亲自查看完好后才可以开封。
参与投标的相关人员必须对供应商投标内容、本公司有关招标的内容终身保密。
第四十五条 供应部要充足做好标前的准备工作，根据物资采购计划拟定具体物资的招标金额；组织对故意投标的供应厂商进行资格审查，看是否具有规定的条件和公司资信；向潜在的投标方发出投标邀请。
第四十六条 招标文献发售之日起至开标之日止一般周期在20天左右，视所采购物资的情况可适当缩短或延长。
第四十七条 开标应按招标通告或投标邀请规定的时间和地点公开进行，开标后依据拟定的定标程序选出中标方。符合标书规定条件，以最低价选择中标方的，应当场宣布。
第四十八条 招标小组在评标时，当反对人数和支持人数相等时，招标小组组长有多投票一次的权利。
第四十九条 评标结束一周内，供应部要将评标结果报董事长审批，审批后将评标结果告知供应商。
第六章 采购协议管理
第五十条 凡以公司名义发生的采购业务，一般应签订采购协议。采购金额在 10000元以下，即时交割且无后续质量、维护问题的采购业务，可以不签订协议。
第五十一条 除即时清结者外，协议均应采用书面形式，有关修改协议的文书、图表、传真件等均为协议的组成部分。本公司所有的协议范本初次使用时都要通过法律顾问审核，出具审核意见。
第五十二条 供应部必须定期检查使用的协议范本，看相关条款是否和最新法律抵触或不适应法律规定，一般一年请法律顾问审核一次。
第五十三条 国家规定采用标准协议文本的则必须采用标准文本。
第五十四条 公司规定要签订协议而不能订立书面协议的，必须事先填写非书面协议代用单，注明本项业务合用的重要条款，注明不能订立书面协议的理由，并经总经理批准批准，否则不能办理该业务。
第五十五条 供应部负责公司采购协议的拟定、修改、签订、履行等管理工作。办公室负责联系法律顾问对协议条款进行审核。项目部对外签订采购协议，协议范本必须通过供应部的审核。审核过的协议假如有增长、删减条款的情况，视同新拟定协议进行管理。供应部不能拟定的协议，可以委托法律顾问拟定。
第五十六条 本公司采购协议签订前，必须通过供应商选择、评价程序或者采购招标程序。采购C类物资和通过董事长批准的A类、B类物资，可以直接到市场上采购。
第五十七条 订立协议前，至少要取得以下资料
1、 对方营业执照复印件
2、 特殊行业的经营许可证复印件
3、 税务登记证复印件
4、 法人代表授权委托书原件
第五十八条 协议必须具有标的（指货品、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金、履行的期限、地点、方式、违约责任等重要条款方可加盖公章或协议章。
第五十九条 供应部对外签订协议时，一般尽也许使用公司准备的协议，使用对方提供的协议，要由总经理决定是否交法律顾问审核。
第六十条 对外订立的采购协议，严禁在空白文本上盖章，如有例外需要，须董事长特批。
第六十一条 公司协议最终签字人为董事长或董事长授权委托人。授权委托书必须明确授权范围、时间等内容，授权后在供应部、财务部留复印件备查。
第六十二条 对外订立协议的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，董事长特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。
第六十三条 授权委托事宜由办公室专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司董事长签字并加盖公章后授权生效
第六十四条 协议盖章生效后，应交由供应员按公司拟定的规范对协议进行编号并登记。非书面协议代用单也视作书面协议，统一予以编号。同一协议项下的不同附件也必须编号，采用分数编号法。
第六十五条 公司可以采用以下协议编号规则，若信息化有特殊规定，按信息化的原则编码。
客户编码＋物资类别＋年＋协议顺序号
第六十六条 协议文本原则上我方至少应持二份，协议文本及复印件由办公室、具体业务部门等各部门分存，其中原件由财务部门和供应部留存。
第六十七条 除供应部、财务部留存的协议外，送交其他部门的协议一般要进行保密解决，具体解决方式如下
1、 交项目部、生产中心、总工室备查的协议不得有供应商联系方式、采购数量。
2、 其他部门如要查询采购协议，必须通过总经理批准。
3、 采购结束后档案移交办公室，要严格按档案管理办法封存、查询。
第六十八条 对于协议标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由协议双方共同封存，加盖公章或协议章，分别保管。
第六十九条 协议依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。
第七十条 有关部门在协议履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理报告并告知法律顾问。
第七十一条 财务部门依据协议履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：
1、 应当订立书面协议而未订立书面协议，且未采用非书面协议代用单的。
2、 收款单位与协议对方当事人名称不一致的。
第七十二条 付款单位与协议对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。
第七十三条 协议履行过程中有关人员应妥善管理协议资料，保证协议的完整性。对采购协议的有关技术资料、图表等重要原始资料借出时，必须经供应部经理批准，供应员方可以办理借出手续，在登记本上登记。到期后，供应员要及时催还。
第七十四条 公司变更或解除协议必须向法律顾问征询，经总经理权衡利弊后才可以实行。协议变更或解除后，要及时告知财务部及协议所涉及的其他部门。
第七十五条 我方变更或解除协议或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或协议专用章
第七十六条 供应部收到对方规定变更或解除协议的告知必须立即向公司总经理报告并告知法律顾问。
第七十七条 变更或解除协议的告知和回复应符合公文收发的规定，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为协议组成部分交由办公室保管
第七十八条 变更或解除协议的文本作为原协议的组成部分或更新部分与原协议有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。
第七十九条 协议变更后，协议编号不予改变。
第八十条 供应部和项目部供应员应定期将履行完毕或不再履行的协议有关资料（涉及与有关的文书、图表、传真件等）按协议编号整理，交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。
第七章 物资采购
第八十一条 本公司A类物资B类物资一般情况下必须从公司预先选定的供应商采购，不得随便变更。
第八十二条 以下物资由公司办公室和项目部自行采购。
1、 祝贺用物品：花圈、花篮、礼物等。
2、 招待用品：饮料、香烟等。
3、 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。
4、 打字、刻印、报表等。
5、办公用品。
第八十三条 供应部年初要对项目部采购物资和总部集中采购物资明确划分，列入公司采购目录。对用量稳定、连续不断的物资要考虑制定每月采购批次。
第八十四条 公司采购分一次签订协议多次采购、采购一次签订协议一次和不签订协议直接采购三种方式。
第八十五条 一次签订协议多次采购的采购方式一般合用于凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应按供应商选择流程或招标流程选定供应商，议定长期供应价格，批准后告知各请购部门依需要提出请购计划。采购协议签订后，采购部门每月按采购计划向供应商发出采购订单订货。采购订单是公司采购协议不可分割的一部分。
第八十六条 采购一次签订协议一次的采购方式合用于一次采购物资价值在5000元以上，且不经常发生的采购业务。
第八十七条 不签订协议直接采购的采购方式合用于价值小，公司规定可以不签订协议的物资的采购，一般指C类物资。
第八十八条 项目部采购
1、 项目部供应员每周一要检查公司批准的采购计划，根据物资采购周期和物资需要时间，列出本周采购计划，经项目部经理批准后，持采购计划到出纳处办理借款手续。
2、 项目部出纳要根据周采购计划，办理借款手续，根据采购额拟定借款金额，每次借款金额最高不超过2天的采购额。
3、 项目部供应员钞票采购后，要及时添制入库验收单，库管员验收后在入库验收单签字，一联库管员留存，两联连同发票由供应员交出纳办理冲销借款手续。
4、 项目部供应员假如采用赊购方式采购物资，入库验收单一联交供应商，供应商持入库验收单到项目部出纳处办理应付帐款手续，库管员自留一联，剩下一联由供应元交项目部出纳办理帐务解决手续。
第八十九条 项目部计划外采购
1、 项目部在生产过程中，发现月度计划中某些物资将出现短缺，应编制补充物资需求计划上报生产中心，生产中心审核后，经总经理批准，交供应部纳入月度采购计划采购或项目部自行采购。
2、 补充计划每月不得超过一次，每超一次，要对项目经理记过一次，生产中心要将紧急采购行为交总经理办公会讨论后，如决定给予记过，人力资源部要开出记过告知单，总经理签字后交项目经理同时记入项目经理个人绩效考核档案。
第九十条 项目部紧急采购
1、 项目部由于计划不周、到货品资不合格和不可预料异常情况出现物资短缺，执行计划外采购程序影响生产的情况下，经项目部经理批准，项目部供应员可以直接采购办理入库手续后交生产使用。
2、 项目部供应员办理完采购后，要及时办理补报审批手续，说明发生紧急采购的因素，交供应部协助办理报批手续。
3、 供应部接到项目部的申请后，交总经理、董事长审批，总经理、董事长审查后，做出处罚或不处罚的决定后交财务部办理正式付款手续。一般情况下，计划不周处罚，不可预料异常情况不处罚。
4、 董事长决定处罚，发生紧急采购一次，要对项目经理记过。生产中心要将紧急采购行为交总经理办公会讨论后，如决定给予记过，人力资源部要开出记过告知单，总经理签字后交项目经理同时记入项目经理个人绩效考核档案。
5、 由于供应部不按规定采购导致物资到货不合格导致的紧急采购行为，发生一次对供应部经理记过一次。生产中心要将紧急采购行为交总经理办公会讨论后，如决定给予记过，人力资源部要开出记过告知单，总经理签字后交供应部经理同时记入供应部经理个人绩效考核档案。假如是项目部自行采购的物资，按相应的标准对项目经理和项目部供应员进行处罚。
第九十一条 供应部采购
1、 供应部在月度采购计划批准后，供应员每周一要根据月度采购计划编制周采购计划，经供应部经理审核后开始联系供应商签订协议和发订单，办理采购业务。
2、 供应部供应员发出订单后，要及时告知项目部准备接受货品。供应部要把每一个项目部接受的物资填写到货品资告知单，及时通报项目部，但不得告知到货数量。
3、 重要货品或紧急采购物资，供应员要及时跟踪催货，保证物资按规定到达生产现场。
4、 项目部在接到物资后，要对照供应部提供的到货品资告知单，检查验收到货品资，在到货品资告知单上填写数量，传真回供应部核对数量。同时填写入库验收单，办理入库手续。
5、 项目部供应员负责协助办理公司供应部采购物资办理入库手续，及时把发票、入库验收单交项目部出纳，办理帐务解决。
第八章 设备采购管理
第九十二条 公司设备采购原则
1、 大型设备采购支出金额大，对公司发展的影响大、时间长，必须要慎重决策。
2、 大型设备采购实行公司高层领导集体论证，董事长最终审批的决策机制。
3、 大型设备采购必须要和公司发展战略结合，要根据公司发展战略做出采购设备的决策。
4、 大型设备不通过论证不得将设备采购纳入年度预算，不纳入年度预算的设备不得采购。
第九十三条 公司设备采购职责
1. 生产中心根据公司的生产计划，对设备需求情况进行予测。
2. 小型生产设备由项目部根据实际需要提出采购需求
3. 办公设备由使用部门提出采购需求
4. 总工室在技术开发时，根据技术设计提出设备采购需求。
5. 大型设备由生产中心根据目前设备运营情况和未来生产能力发展规划，提出设备采购需求。
6. 生产设备的汇总、管理由生产中心负责；生产设备采购决策的论证组织由生产中心负责，公司高层领导参与，董事长最终审批。
7. 办公设备的汇总、管理由办公室负责。办公设备采购决策的论证组织由办公室负责，公司高层领导参与，董事长最终审批。
8. 供应部负责具体的设备采购事务解决和询价工作。
第九十四条 公司设备采购审批程序
1、 生产中心根据公司的生产计划对设备总体需求进行预测。
2、 根据设备的不同用途，设备需求部门提出设备需求，报生产中心和办公室审核。
3、 设备管理部门要对公司内的设备使用情况进行盘查，拟定是否能从公司内部进行调剂使用。
4、 对不能调剂的设备需求，设备管理部门要组织人员进行论证，看这种需求是长期需求还是临时需求。
5、 对于临时需求，设备管理部门要通过调剂、协调使用时间、租赁等方式予以解决。
6、 对于长期需求，设备管理部门要提出报告，提交公司高层讨论，通过后报董事长审批。
7、 董事长批准的设备采购计划要纳入年度预算，供应部根据预算执行采购。
第九十五条 设备采购程序
1、 供应部要根据生产中心提供的供应商信息在市场上寻找合格供应商。
2、 根据一次采购金额的大小、潜在供应商的多少和市场上的供求关系，决定是否要采用招标的方式。是否采用招标方式由董事长审批。
3、 在不采用招标的方式下，公司要由生产中心、总工室、供应部联合组成设备采购小组，生产中心负责牵头。供应部根据公司供应商选择和供应商评价的规定对潜在供应商进行初选、谈判，提出备选方案，通过设备采购小组讨论，由生产总监上报总经理审核，总经理审核通过后报董事长审批。
4、 供应部和审批后的供应商签订协议，办理采购手续。
第九十六条 设备验收
1、 设备发货后，供应部要告知接受部门验收。接受部门通过对设备调试后，确认设备运营正常，在设备验收单上签字。
2、 对于公司自身能力局限性，不能验收的设备，生产中心要提出有能力验收的机构和个人，供应部负责联系，经董事长批准后，签订验收协议，设备到货后，供应部告知验收机构进行验收。
3、 验收通过后，生产中心要根据设备验收单填填制固定资产登记卡，分送相关部门。
4、 对需安装设备，设备到货后对设备完好状况进行验收外，还要对安装后的设备进行试运营、调试，设备运营正常后才可以办理正式验罢手续。
第九十七条 设备付款
1、 财务部要根据设备购买协议、固定资产登记卡办理固定资产入帐手续和付款。
2、 对需安装设备，财务部要根据设备采购协议的规定，分阶段付设备款。
第九章 验收、保管、领用
第九十八条 库存量的核定
1、 项目部负责测算物资安全库存量，供应部负责协助，提供采购周期、市场供求等信息。生产中心负责审核。
2、 安全库存量应根据项目进展情况进行调整。
3、 公司项目部负责控制库存量，防止超量库存，导致资金积压。
4、 项目部可以安以下方法核定库存量
² 安全库存量的核定：重要考虑两个因素，使用量计划误差率和采购送货的误差率。
² 使用量计划误差率是指由于计划者计划不周导致物资计划消耗量和实际消耗量之间的差异的比率，一般可以采用经验数值。重要物资要实际计算数月后取得数据。
² 采购送货误差率是指供应商承诺送货天数和实际天数之间的差异，一般物资采用经验数值，重要物资要实际监控数月后取得数据。
² 安全库存量＝月物资使用量×计划误差率＋日需要量×采购送货平均误差天数
² 采购周期＝解决采购业务所需天数＋供应商承诺送货天数
² 再定货点＝采购周期的需求量＋安全存量。
² 采购周期的需求量＝采购周期×预估日需要量。
² 最低库存量＝安全库存量
² 最高库存量＝每采购批次采购量＋安全库存量
² 每采购批次采购量＝月需求量/采购批次
² 采购批次根据存储成本、运送成本、订货成本、批量优惠等因素综合考虑拟定。
² 项目结束后，项目部的库存量一般要接近零。
第九十九条 每月需求量的拟定
1、 生产中心要制定物料消耗定额
2、 项目部根据生产计划和物料定额，计算生产物料需求量。
3、 项目部要根据采购周期拟定为下阶段存储物资，存储量＝采购周期×预估日需要量
4、 项目部所有物资需求量＝存储量＋生产物料需求量
第百条 仓库管理
1、 公司的仓库严禁不相关的人随便进入，库管员必须做到人走门锁，不得委托别人代管。库管员请假三天内，要由同一仓库的其别人或施工主管代管，请假三天以上者，必须办理交接手续。
2、 火工材料的管理规范按《爆破工作安全管理制度及使用安全操作规程》和国家关于民爆器材的管理规定执行。
3、 机器设备使用的柴油采购后一次加入储油罐，库管员要定期清理储油罐周边的杂物，严禁储油罐周边堆放易燃易爆品。
4、 库管员要对堆放其他材料的仓库进行规划，保证物资堆放整齐，便于查点数目。
5、 仓库存储位置规划原则：
² 库管员应当依据物料进出频繁限度、形状、包装、性质、价值等因素，规划所需的库位及其面积，以使库位面积得到有效运用。
² 库管员要对规划出的库位进行编号。
² 收发频繁的物资一般应放于便于取用的地方。
² 库管员要和供应员依据物资的包装、形态及质量等特性，共同制定物资堆放方式和堆放层数的规定，以免物资受挤压而影响质量。
6、 库位表达和管理
² 库管员要对每一种物资填写库位卡，挂于物资的堆放，便于盘点和收发物资。同时要把物资的存储位置登记到库存台帐上。
² 库管员应当掌握各库位、各种物资堆放情况，依据先进先出法办理物资出入库手续
第百一条 物资验收入库
1、 库管员在重新加油时，必须一方面计量储油罐内剩余油量，然后才可以注入新油。加油后，要计量新加入的油量，和供应商的发票、供油计量器显示的数字核对，如有误差，由供应员和供应商协商解决。
2、 每次加油库管员都要取样封存，为日后使用中出现质量纠纷保存证据。
3、 所有物资验收入库，库管员都要和交货人办理交货手续，核对清点物资名称、数量是否一致。然后填写入库验收单，单据交送货人和供应员，由送货人和供应员到出纳处办理财务手续。
4、 对需要检查的物资，应先清点数量后进入待检查区，未经检查合格的物资不得入库，更不得投入使用。库管员没有能力检查的物资，由有能力检查的人检查。
5、 库管员验收物资入库后，要及时登记库存台帐。
第百二条 不合格品的控制
1、 在入库验收阶段发现的不合格品，库管员应拒绝办理入库手续，由供应员和供应商办理退货手续。
2、 在使用阶段，发现某批物资不合格，使用人要及时告知库管员，库管员要将该批物资从合格品区移到待检查区，经相关检查人员检查后决定是否继续使用。如不继续使用，由供应员和供应商协商办理退货手续和索赔。
3、 发现不合格品导致一批物资不能继续使用，项目部要根据物资紧缺情况采用计划外采购或紧急采购，保证生产的正常进行。
4、 发现不合格品，项目部要及时报告供应部和生产中心，不合格品涉及的金额在5000元以上，由生产中心和供应部联合解决，导致损失的，要报总经理审批，对相关责任给予处罚。解决结束后，相关记录要通报人力资源部，将处罚记录记入档案。
第百三条 物资领用
1、 使用单位使用物资时要填写领料单，经施工主管批准后，到仓库领取物资。库管员核对无误后，按领料单交付物资给领料人。领料单一式三联，仓库自留一联，使用部门留一联，一联由库管员交项目部出纳办理帐务解决手续。
2、 领料单应填明物资名称、型号、规格、数量、领用部门和材料用途，使用人和库管员要在领料单上签字。
3、 库管员发放物资前，要根据领料单登记库存台帐，然后才可以发料。
第百四条 废旧物资管理
1、 生产中心要制定可回收物资种类和回收标准，交项目部负责执行。
2、 项目部的物资使用人一定要按规定的标准回收废旧物资，施工主管负责具体实行，回收数量低于规定标准，施工主管要说明因素。
3、 废旧物资回收后，公司以后假如可以继续使用，办理验收入库手续。具体按采购物资规定的程序办理。
4、 不能继续使用的废旧物资，项目部要组织人出售，出售后的款项要及时交项目部出纳办理帐务解决手续。
第十章 附则
第百五条 本制度于颁布当天开始实行，修改时由供应部经理和生产总监提出，总经理审核，董事长批准。
第百六条 本规则第八、九章由生产中心负责解释说明，其余部分由供应部负责解释说明。
附表一
物资采购目录
物资编号
物资名称
规格型号
供货日期
物资等级
采购部门
单位
供应商

说明：
供货日期是指在计划批准后，供应部开始办理采购业务到供应商送货到使用物资的项目部总共需要的时间。
物资等级是指物资的A,B,C分类的等级
采购部门指供应部采购还是项目部采购。
单位是指使用部门申报计划是要按几个单位申报，如吨、公斤等。
供应商是指每种物资也许的供应商。附表二
采购申请单
采购申请单编码
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项目部名称
物资类别
编制
审批
填表日期
序号
物资编号
名称及规格
单位
数量
物资到货日期
附件文献号
图纸
数据表
技术规格说明书
其他技术附件

附表三
供应商情况登记表
供应商名称
注册地
注册资金
公司性质
重要产品