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某房地产公司行政人事制度汇编.doc
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1、行政人事管理制度第一篇 行政管理制度第一篇行政管理制度1第一章文献资料管理制度2第一节文献管理规定2第二节文献流转规程5第三节档案管理制度5第二章办公事务管理12第一节会议管理制度12第二节办公室管理制度15第三节前台管理制度15第四节印章管理制度17第五节办公用品管理20第三章办公设施管理21第一节办公设施类别21第二节个人办公设备管理21第三节公共办公设备管理21第四节信息化产品维护(包括网络安全维护)21第四章总务管理制度25第一节固定资产管理25第二节接待制度29第三节出差管理制度30第四节因公赴港管理33第五节保安、清洁、水电管理33第六节车辆管理规定34第一章 文献资料管理制度第一
2、节 文献管理规定第一条 企业文献管理,是指企业与外界来往文书以及有关控股企业(含企业内部)各部门之间来往文书,自收(发)文至归档所有过程办理与控制。第二条 企业文献管理类别划分2.1 按性质分为四类:2.1.1 基本制度2.1.2 运作程序2.1.3 报表图表2.1.4 (CI)规范 2.2 层次分为三级:2.2.1 董事会颁发2.2.2 企业颁发2.2.3 部门颁发2.3 按业务领域分为三类:2.3.1 行政人事管理类2.3.2 财务管理类2.3.3 业务管理类第三条 文献密级规定3.1 外来文密级划分原则上外来文密级按原文献确定密级划分。对企业请示汇报批复和函件回函等,按企业行文时确定密级
3、划分。3.2 企业内部文献资料密级划分3.2.1 绝密文献:凡波及企业关键机密,知情范围仅限于总经理及总经理指定人员文献资料:新酬、知识产权、财务文献及其他特殊往来文献3.2.2 机密文献:凡波及企业重大利益、知情范围仅限于企业领导及详细职能部门文献资料:董事会资料重要工作会议资料企业人事资料企业内部财务往来及对应有关文献资料企业各时期财政收支状况销售方略及销售方案技术文献遵照有关业务资料密级分类划分3.2.3 秘密文献:凡波及企业较大利益,知情范围仅限于详细职能部门及有关部门文献资料:a) 经济协议、协议及协议执行状况资料b) 财务资料c) 除上述会议资料外其他所有会议资料d) 企业管理制度
4、e) 客户资料3.2.4 一般文献:除上述三项范围外一般性文献资料。第四条 文献编号所有企业文献、协议、协议及备忘录等均须统一编号。对外文献由总经理秘书负责统一编号,对内文献由行政人事部指定专人编号第五条 外来文献处理5.1 收文程序5.1.1 凡外来企业文献(指实物性文献)统一交前台按收件人名称登记分发5.1.2凡写给企业公文由总经理秘书按领导指示,送有关部门或人员阅办。阅办后须在阅批表上签名,并记录办理成果,最终交回总经理秘书处存档。5.1.3由部门承接外来文,送部门经理阅批。阅办后须记录处理成果,并存档。5.2 所有对外文献,用“百 ”编号。5.3 所有对外签订协议均用“百 ”编号。第六
5、条 发文程序6.1 企业内部文献(公告、告知、决定等)一般采用电子文档,文献签发和颁布一般也采用电子格式6.2 发文程序要遵照文献传阅规定6.3 由拟稿人员校对签字,并附发文稿和文献处理单,送部门领导会签。6.4 部门主管领导审签,由拟稿部门送有关部门会签,报总经理签发后,送总经理秘书。由总经理秘书将签发后文献颁布在企业公共网络平台上。6.5 原稿、发文稿以及正本交总经理秘书处存档;工程部门业务发文交工程秘书处存档。第七条 上报文献程序(1) 部门或员工本人汇报、提议、规定等由拟稿部门或本人加附文献处理单送总经理秘书。(2) 总经理秘书编制文号,送总经理阅批。(3) 总经理秘书根据总经理指示办
6、理。(4) 总经理秘书将原件及文献处理单存档。第八条 文献传阅所有文献统一交指定负责人传递,负责人加附文献处理单后,按次序交有关领导及部门阅批,并作好传递登记,每处阅毕需将文献退还负责人。第九条 文献存档9.1 凡属企业对外协议、备忘录、协议书正本、客户资料、工程建筑类资料一概存档案室,任何协议签定后备忘录、协议书、补充协议等均须按协议审批程序报批。9.2 凡属企业对外收、发文正本均存总经理秘书处。9.3 每年五月一日前,各部门将上年度档案整顿成卷,交档案室存档。第十条 文献调用10.1 凡须调用秘密级文献及企业内部调用机密文献,须经主管副总同意;调用绝密文献或外单位调用机密文献须报总经理同意
7、。10.2 各部门应做好调用文献登记工作,机密、绝密文献如需复印,由各部门负责人审批。10.3 文献销毁程序10.4 凡销毁文献须填写文献销毁申请表,一般级、秘密级文献销毁,由部门主管领导同意;机密级、绝密级文献销毁须报总经理同意。10.5 销毁文献须由二人执行。10.6 所有规范文献,均以A4纸为原则尺寸,并冠以“鹏达地产有限企业文献”文头正文采用小四宋体,1.5倍行距,打印成文上报或下发(图表除外)。第二节 文献流转规程第一条 文献流转包括企业内部文献审批、签发等程序。第二条 文献流转原则2.1 文献拟订人为文献流转负责人,工程部门文献流转负责人(限于在企业内流转)为工程秘书;2.2 文献
8、以星形方式流转,每通过一次审批/传阅,都必须回转至文献流转负责人,由文献流转负责人传递至下一审批人,如下图:第一审批人第二审批人第三审批人第四审批人文献流转负责人2.3 文献流转必须附文献处理单(见附件一) 。第三节 档案管理制度第一条 档案搜集与整顿(立档、归档制度) 1.1 归档范围:档案搜集 1.1.1可归档:指企业在各项活动中直接形成对企业有保留价值多种文字、图表、音像等不一样形式历史记录 1.1.2不必归档: a) 未生效协议、协议书b) 未定稿管理性文献 c) 重份文献 d) 临时性文献 1.2 企业文献材料归档范围重要包括 1.2.1企业所有资产证件类 证件:注明详细发证日期,有
9、效期限及需要审核日期 如:企业房地产证、土地所有权或使用权证、固定资产凭证、营业执照、组织机构代码证、进出口资格证、企业资质、国税地税证登记证等 1.2.2企业各部门在各项活动中形成文献资料,其他具有运用和保留价值文献、照片、录音、录像等(附件3:部门编号) a) 行政人事部 1、 企业所有资产证据(没有详细发证日期,有效期限及需要审核日期),如企业变更申请、登记、注册、企业协议、章程、协议、企业声誉证据、商标、专利公证等。 2、 公文类:包括:董事会或管理机构形成多种规章、制度、议会、决策、会议纪要、申请、批复、通报、汇报、告知、函等 3、 一般文献:其他一般性文献 4、 其他具有运用和保留
10、价值文献、照片、录音、录像等资料 5、 劳动工资、人事作业、培训有关文献材料。 b) 法律事务 投资各方签订协议、协议及其他法律事务方面文献材料。 c) 发展计划部 经营管理多种记录、宣传、投资规划及其他有关事务方面文献材料,情报信息和专利性文献材料。 d) 财务部 财务管理多种帐册、报表、凭证和文献材料。 e) 工程管理部 按照深圳市城建档案馆对竣工档案归档规定内容(室内、外各专业所有综合文字资料、竣工图、电子文档) f) 成本管理部 工程三算(概算、预算、结算) g) 销售管理部 在销售活动过程中所产生、形成多种销售计划、记录报表、凭证等文献材料。 h) 客户服务部 在销售活动结束后产生一
11、系列后续工作中所形成多种文献材料。 i) 商业管理部 部门对外业务中形成协议、协议和管理工作中形成有保留价值多种文献材料。 j) 筹划部 企业经营活动中所有筹划计划、方案、协议协议、图片、声像等资料 1.3 归档时间: 不一样档案归档时间分为: 1.3.1 随时归档。随时归档合用于如下状况: a) 各类政府部门批复、复函等原始文献材料、协议、行政人事部流转文献, 销售协议。b) 机密性文献。 1.3.2 定期归档。a) 每年上六个月对上一年度档案资料整顿归档b) 工程竣工档案,在工程竣工36个月归档c) 财务档案,在隔1年上六个月归档1.4 归档份数: 1.4.1 除工程竣工档案归档份数为;原
12、件一套、复印件二套外,政府批文原件所有归档 ,一般性文献材料归档一份。 1.4.2 归档电子文献,应有对应纸质文献材料一并归档保留。 1.5 归档规定: 1.5.1归档文字材料,必须做到书写材料优良,字迹工整,图像清晰,格式统一。 1.5.2归档文档,必须到达完整、精确、系统并由有关部门负责人审查签字。 1.6 归档手续: 1.6.1 归档文献进行检查,编制移交清单 1.6.2 根据移交清单,严格验收 1.6.3移交清单一式两份(见附表1档案资料移交单,附表2资料移交明细)双方各保留一份,以便查考 1.6.4 交接双方在移交清单上签字 1.6.5 填写档案接受登记表(见附件3:档案接受登记表)
13、第二条 档案保管制度 2.1 档案安全保护 2.1.1选择档案室要位置恰当(即不在最低层,也不在顶层,)并与办公用房隔离,档案室须安装保险锁。 2.1.2 严禁在档案室吸烟,严禁寄存易燃易爆物品与其他物品,保持室内、走廊畅通无阻 ,必须配置合用灭火器,对室内照明线路要定期检查,发现问题,及时抢修,防止短路引起火灾。 2.1.3 要坚持定期对档案资料进行检查、清理、查对工作,如发现问题,立即向领导汇报 ,对破损或褪变档案应及时进行急救。 2.1.4 档案人员外出时,注意门窗落锁,非档案室管理人员,不经同意不得进入档案室。2.2 档案保管期限(按照标期法与标时法相结合措施) 2.2.1永久保留:
14、a) 企业章程b) 股东名册c) 组织规程及办事细则d) 董事会及股东会纪录e) 财务报表f) 政府机关核准文献g) 不动产所有权及其他债权凭证h) 工程竣工档案i) 其他经核定须永久保留文书 2.2.2 长期保留(50年如下至以上):a) 预算、决算书类b) 会计凭证c) 事业 计划资料d) 其他经核定须保留以上第三条 档案保密措施 3.1 档案密级确定: 3.1.1 绝密:企业经营发展中,直接影响企业权益重要决策、文献资料、薪金收入等3.1.2 机密:企业战略规划、经营状况、财务报表、重要会议记录,以及未公开价格政策、员工人事档案等 3.1.3 秘密:企业记录资料、协议协议、客户资料、以及
15、未公开销售渠道、市场方案等 3.1.4 一般:企业一般性决定、决策、通告、告知、行政管理资料、宣传资料 3.1.5绝密、机密、秘密文档均属于受控档案;一般文档属于非受控档案;必要时可加盖受控章或密级章 3.2 属于密级之内档案,都应标明密级,使用单位和个人有责任保守秘密 3.3 凡属有密级档案,不一样密级由不一样范围人员接触使用,不得私自扩大使用范围 3.4 外出工作人员携带机密文献,须经主管部门同意,并采用安全措施方可带出 3.5 机密文献必须寄存在机要室铁皮柜内,并常常检查其保管状况。如发现失、泄密问题要及时向领导汇报,并采用措施,防止扩散 3.6 每年传阅或办理完毕机密文献,应按规定搜集
16、齐全,及时向上级机要部门清退, 或经主管部门许可,自行立卷归档,由本单位综合档案室集中保留 3.7 严格执行档案借阅制度,凡规定不能查阅和不该摘抄档案,一律不准查阅摘抄和复印 第四条 档案运用 4.1 档案借阅与索取制度 4.1.1 总经理、副总经理借阅档案(包括证件、文献资料原件及复印件)可通过档案管理文书人员办理手续,直接提档。 4.1.2企业其他人员需借阅档案时,要经部门主领导同意,必须在档案借阅登记簿(见附件7:文献原件借还登记表;附件5:文献复印件借件登记表)登记后方可借阅,受控档案、文献须经行政总监及以上级领导同意方能借阅。 4.1.3所有借阅人员本人在借阅登记簿(见附件4:文献原
17、件借还登记表;附件5:文献复印件借件登记表)签字后,既是承认档案管理人员已与本人进行原件及复印件交接,如有遗失或损失现象均由其个人负责。 4.1.4对证件、文献资料复印件,除在档案借阅登记簿登记外,必须写明借件用途4.1.5 借阅时间,一般档案最长不超过十天,密级档案最长不超过一周。借阅档案(包括证件、文献资料原件)必须按期偿还,如超过规定期间还需借用,应办理续借手续,逾期不偿还可合适予以惩罚并追究当事人责任 4.1.6凡查、借阅者对所查借阅档案材料,应保证安全、完整,不得撕毁、折卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧,以保证档案完好无损 4.1.7 借阅档案交还时,必须当面点交清晰,如发生遗
18、失或损坏,按照档案法有关规定处理4.1.8 借阅者必须遵守保密规则,所查、借阅档案材料,未经有关领导同意,不准复制、拍照和对外公布 第五条 档案销毁 5.1 任何部门或个人非经容许无权随意销毁企业档案资料 5.2 保留期满或者在保留期内没必要继续保留档案,应及时予以销毁,销毁程序必须经有关部门合议,报总经理承认,由行政人事部执行。 5.3 若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理、副总经理级领导同意、法律事务部门核算无误后方可销毁,一般内部档案,须经主管领导同意、法律事务部门核算无误后方可销毁 5.4 经同意销毁企业档案,档案人员要认真填写、编制销毁清册,由专人监督销毁。 销毁档案需二人以上
19、监督销毁,并在销毁清册上签字,销毁清册永久保留。 附件1:移交单 附件2:资料移交明细单 附件3:档案接受登记表 附件4:文献原件借还登记表 附件5:文献复印件借出登记表 第二章 办公事务管理第一节 会议管理制度第一条 会议种类、组织及参与人员1.1 企业、各部门根据需要确定对应会议,会议应根据会议流程(见附件一)定期、定期、定人召开。1.2 会议分企业员工大会、经理工作会、总经理办公会、周工作例会、招投标会、总经理或者副总经理召集其他会议、部门协调会、临时工作会等。1.3 会前必须由会议召集人确定会议秘书。会议秘书负责会议告知、资料准备、会议记录、会议纪要整顿、会议纪要督办状况立案以及有关其
20、他联络。1.4 企业员工大会。是企业全体性会议,参与人员为企业全体员工,由总经理或委托人员主持召开,会议议题及时间由总经理决定。会议视状况召开,临时予以告知。1.5 经理工作会。是经理年中和年末工作例会,参与人员为企业部门副经理以上员工,由总经理主持召开。1.5.1 经理工作会详细召开时间:“年中经理工作会”定于每年七月中旬召开;“年末经理工作会” 定于每年十二月下旬或次年元月上旬召开。1.6 总经理办公会。是企业行政性会议,是总经理实行行政管理高级会议。由总经理、副总经理参与,行政人事总监为会议秘书,企业执行董事代表监督委员会列席会议。必要时可邀请有关人员列席参与。总经理办公会,根据需要由一
21、名副总经理以上职位人员提议即可临时告知召开。重要议题:(1)拟订企业年度经营计划(包括资金、工程、人员编制计划及调整)和投资方案;(2)讨论以及审核企业经营管理制度;(3)研究部门经理(含)如下经营管理人员聘任和解雇;(4)会议秘书负责向各重要负责人搜集重要问题议题;(5)其他有关企业重大经营管理等事项。1.7 周办公例会。是企业业务性会议,由总经理主持召开。参与人员为总经理、副总经理、行政人事总监,企业执行董事代表监督委员会可列席会议。必要时邀请其他人员参与。周办公例会定于每个星期一上午9:10开始召开。重要议题:(1)检查工作计划执行和完毕状况;(2)须企业各部门协调和通报事项;周工作例会
22、由总经理秘书做纪录,形成纪要发送至各部门/项目经理、副经理或负责人。 1.8 招投标会。招投标会分为工程、材料(设备)招投标会和其他外包业务招投标会。1.9 其他会议根据状况经有关领导审批后再告知人员参与。其他会议根据需要以召集者或会议秘书告知为准。第二条 会议告知以及会议体现2.1 所有会议由会议秘书以邮件形式告知,重要会议由会议秘书再次以电话或口头形式确认、贯彻到与会人员。以邮件发出为准,一般会议提前一天告知,重要会议提前三天告知。2.1.1 会议告知必须明确会议召开时间、地点、与会人员、会议议题。凡需要董事长参与会议,其会议告知必须抄送其秘书,以统一协调。2.1.2 总经理办公会必须通过
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