房地产办公室职务说明书样稿.doc

办公室主任职务说明书
岗位名称
办公室主任
岗位编号
LY-01-01
所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
总经理
职系
管理职系
直接下级
副主任、人事主管、档案物品管理、网络管理、前台、司机
所辖人员
5
本职：
按照国家政策法规、公司制度，全面履行办公室职责，全面负责公司行政、办公、后勤服务、人事等综合事务。按照公司领导意图发挥督察、协调、服务、参谋、助手作用。
基本权限：
对公司规章制度监督执行、检查权；
对违反公司制度者有批评、罚款权；
第一部分：行政管理
职责与工作任务
工作规定及标准
工作记录
协调部门/岗位
职
责
一
职责表述：公司计划组织管理工作
工作
任务
负责下达公司年度经营计划草案到各部门征求意见，并及时汇总、上报总经理
12月上旬下达征求意见稿，12月20日将各部门意见汇总、上报总经理
发文登记簿
主管领导、各部门经理
组织公司各部门制订月度工作计划，并汇总、上报总经理
当月25日前组织各部门完毕下一月工作计划的制订；
当月27日完毕部门工作计划的汇总、上报

主管领导、各部门经理
负责下达年度经营计划和月度工作计划到各部门严格执行
12月下旬下达各部门下一年度经营计划
当月最后一个工作日之前下达各部门下月工作计划
发文登记簿
主管领导、各部门经理
检查各部门执行公司经营计划情况、督促工作志、工作总结的及时收集、上报
每周五向主管领导报告各部门工作计划执行情况
当月最后一周收集、上报各部门工作总结
工作报告
主管领导、各部门经理
职
责
二
职责表述：检查、督办、协调各部门工作
工作
任务
检查公司重大决议和领导指示的情况，并督促办理，及时向公司领导反映
重大决议和指示天天检查，发现问题及时报告；
每周向有关领导提交《执行情况报告单》
《执行情况报告单》
主管领导
协调各部门制订、完善公司各项规章制度及重要的业务流程并报公司领导审批后下达执行
根据需要或领导指示在规定期间内完毕相关制度和流程的制订并上报呈批

主管领导、各部门经理
组织召开总经理办公会、重大业务会议及其他重大会议、活动；保证会议和活动的会议资料、设备、场地等物质条件的合理安排
至少提前一工作日（重大会议按实际执行）告知参会人员，分发相关资料。不得因会议资料、设备、场地等物质条件的因素延误会议和活动
会议记要
会议签到表
与会领导及其别人员
负责公司会议室借用管理，协调、安排各部门会议时间；负责会议室卫生工作和物品安全
严格登记借用记录，合理、高效调配，会议室借用时间安排不得发生冲突；保证会议室清洁、卫生，保证会议室物品的绝对安全
会议室借用登记表
检查记录
借用人
职
责
三
职责表述：负责公司对外公共关系及法律事务
工作
任务
负责对外信息发布、宣传、联络、协调、公关与接待工作
信息及时、准确发布，接待活动保质、准时完毕
发文登记簿
外部各单位
公司负责公司法律事务，为公司的经营管理和决策及各项活动提供法律支持
保证各项经营和管理活动都能事先得到法律征询和支持，对重大决策和活动事先应有法律顾问的参与，并提供书面意见
法律意见书
法律顾问
第二部分：办公管理
职
责
四
职责表述：负责公司文书管理
工作
任务
负责非业务性质的领导指示、通报等文献的起草
用词准确、对的、全面表达领导意图，草稿每千字犯错不得超过1处。当月累计不得5处
指示、通报
主管领导
负责公文审核、呈批、催办等工作
公文审核、呈批时间不超过半天；严格按照审批权限呈批公文，紧急文献随时呈批；第日口头催办公文，及时向有关领导报告
文献呈批单
《执行情况报告单》
经办人、主管领导
负责收集并熟知房地产相关宏观政策、法规，并及时了解公司内部动态，汇总、整理各部门上报的相关信息，分析各项检查结果，按周提供公司工作简报
每周一提供公司工作简报，内容简明扼，信息准确、及时
工作简报
各部门资料管理员
负责公司介绍信的管理工作
未经总裁或总经理批准，不得私自开具介绍信
介绍信
经办人、经办人
职
责
五
职责表述：负责公司信息化建设、管理
工作
任务
负责制订公司信息化建设规划方案
及时提交方案，方案成本低，功能适宜，切和公司实际，简朴易操作
信息化规划方案
主管领导
负责公司网站内容的审核工作
保证用词准确，内容符合公司规定，当天必须完毕审核工作

第三部分：后勤服务管理
职
责
六
职责表述：负责后勤管理工作
工作
任务
与物业管理协调，负责公司物业管理
保证公司良好的物业环境

物业公司
负责公司车辆的调配使用及交通安全管理工作
科学、及时调配车辆，严禁私用公车；以最低的成本解决交通安全工作
公司用车登记表
用车人、司机
负责检查各部门用电、用暖、防盗、防火等工作
负责检查文档资料的存放
每周至少抽查一次，具体记录检查结果，对未按规定存放的文档资料实行收缴，告知当事人到办公室领取，同时开具罚单到财务部
检查记录
当事人、财务部
与保安公司协调，全面负责公司的安全保卫工作
保证办公场合公司物品，车辆的绝对安全

保安公司
第四部分：人力资源管理
职
责
七
职责表述：负责公司人力资源战略与规划工作
工作
任务
负责起草公司年度人力资源招聘、培训、调配等规划方案
12月上旬完毕下一年规划方案起草，草案中条款运用率不低于80%
规划草案
主管领导
根据人力资源规划方案，结合公司经营计划，组织各部门编写人员需求计划
12月中旬组织各部门完毕人员需求计划，报领导审批
人员需求计划草案
主管领导、各部门经理
负责制订、完善各项人力资源管理制度
根据实际需要和变化随时调整、完善人力资源制度
人力资源制度

职
责
八
职责表述：负责公司组织结构、部门职责及岗位职责的设计管理工作
工作
任务
根据领导意图起草起草组织结构、部门职责的设计、调整方案
方案切合公司实际，组织结构精简高效，部门职责清楚
组织结构、部门职责草案
主管领导
组织各部门进行工作分析、编写各岗位的职位说明书为招聘和职务评估提供科学、详实的职位说明书
在一周时间内完毕职位说明书的编制工作，职责明确、任务清楚
职务说明书
各部门经理
职
责
九
职责表述：负责员工招聘、培训的计划管理和公司一般员工调配工作
工作
任务
根据公司用人需求计划，制订员工招聘计划方案、上报批准
在规定期间提交方案，招聘计划方案科学、经济
员工招聘草案
主管领导
负责起草一般人员调配使用方案，及员工职务的调整意见
调配方案可行，理由真实、充足、合理
员工调配草案
主管领导
组织各部门编写年度或临时员工培训需求计划
12月上旬或在规定期间内完毕计划，报领导审批
员工培训草案
主管领导、各部门经理
职
责
十
职责表述：负责建立完整的薪酬体系，建立绩效考核机制
工作
任务
负责草拟薪酬、奖金、福利标准
方案合理，科学，切实可行，被领导驳回不得超过2次
薪酬、奖金、福利草案

按照领导提醒草拟奖惩方案
方案公正，合理，被领导驳回不得超过2次
奖惩方案
主管领导
建立并管理员工的信用和工作表现记录
严格、准确、全面记录员工信用情况，随时为领导用人决策提供支持
员工信用记录、

职
责
十
一
职责表述：根据国家人事政策与法规，结合公司有关规定解决好劳资关系
工作
任务
负责受理并协调解决劳资关系或草拟解决方案
以最小成本，及时，合理解决劳资关系；方案切实可行，成本低
劳资纠纷受理登记表、解决意见
当事人、主管领导
受理并协调解决一般员工纠纷
以最小成本，及时、妥善解决员工纠纷；如超过权限草拟草拟解决意见并及时上报
劳资纠纷受理登记表、解决意见
当事人、主管领导
第五部分：其他
职
责
十
二
职责表述：负责办公室内部的组织管理
工作
任务
负责指导下属员工制定工作计划，做好工作日记、周志，督促执行
天天检查下属员工工作日记，周五检查员工周志
检查记录
下属员工
负责部门内工作任务分派
天天上班前10分钟布置当天工作或检查员工当天工作计划；任务分派合理
任务分派单
下属员工
负责本部门员工的业务培训、考核
每周组织半天集中培训或就工作中发现的问题和局限性随时随地进行培训
培训资料、培训记录
下属员工
负责对本部门员工的考核
考核公正，合理，调查属实的员工月投诉不得超过1人次
员工考核表

职责十三
职责表述：完毕直接上级交办的其他任务
按照实际情况临时规定的标准

协作关系
内部协作关系
上级领导及部门
外部协调关系
各政府主管部门、水电气公司、消防部门、卫生管理部门、公安部门、交通大队、街道等
任职资格
教育水平
大学本科以上学历
专业
行政管理、人力资源管理相关专业
培训经历
行政管理培训、人力资源管理知识培训
经验
６年以上相关工作经验、3年以上管理经验
知识
具有相应的行政管理、人力资源管理知识，
纯熟使用office等办公软件，具有基本的网络知识
技能技巧
具有较强的领导能力、公关能力、沟通能力、计划与执行能力
销售部职责
岗位名称
经理
岗位编号
LY-09-01
所在部门
销售部
岗位定员
1
直接上级
总经济师
职系
管理职系
直接下级
副经理、销售代表、资料管理
所辖人员
不定
基本职责：
遵守国家政策法规、公司各项规章制度，全面履行销售部职责，严格执行销售政策，保质、保量、准时完毕销售任务；培养、管理销售队伍。
基本权限：
严格执行公司销售政策，
根据公司统一销售计划销售政策制定阶段性销售计划。
职责与工作任务
工作规定及标准
工作记录
协调部门/岗位
职
责
一
职责表述：全面负责销售管理工作
工作
任务
收集、整理并熟知房地产市场及客户信息并及时上报办公室；

发文登记簿
主管领导、各部门经理
负责拟定销售方案、销售策略（不得违反公司销售政策）；

主管领导、各部门经理
负责制定销售计划、销售管理制度及服务标准；

发文登记簿
主管领导、各部门经理
负责编写销售统一说词；

工作报告
主管领导、各部门经理
负责与工程部等相关部门保持紧密联系就楼盘进展、房屋细节等客户关心的情况进行介绍。

负责销售代表招聘、业务培训工作，保证销售人员熟习房地产及销售政策和技能、销售说词等；

参与房展等市场推广活动；

职
责
二
职责表述：负责平常销售工作
工作
任务
负责客户开发和来访客户的接待、楼盘讲解、引领参观等工作；

《执行情况报告单》
主管领导
负责销售协议的签订、整理及归档；

主管领导、各部门经理
负责办理客户银行按揭手续、催收房款；

会议记要
会议签到表
与会领导及其别人员
办理客户购房登记、交易和客户产权事宜；

与物业公司衔接，办理客户入住手续；

会议室借用登记表
检查记录
借用人
职
责
三
职责表述：负责客户服务工作

进行来电、来访记录，为调整营销策略提供依据；

制作销售报表，进行销售分析；

建立客户档案，受理客户投诉，维护客户关系；

负责了解并定期向客户通报工程进度；

组织相关单位及部门编写客户公约；

负责向客房提供两书（使用说明书、质量保证书）

其他客户服务工作。

第五部分：其他
职
责
四
职责表述：负责销售部内部的组织管理
工作
任务
负责指导下属员工制定工作计划，做好工作日记、周志，督促执行
天天检查下属员工工作日记，周五检查员工周志
检查记录
下属员工
负责部门内工作任务分派
天天上班前10分钟布置当天工作或检查员工当天工作计划；任务分派合理
任务分派单
下属员工
负责本部门员工的业务培训
每周组织半天集中培训或就工作中发现的问题和局限性随时随地进行培训
培训资料、培训记录
下属员工
负责对本部门员工的考核
考核公正，合理，调查属实的员工月投诉不得超过1人次
员工考核表

职责五
职责表述：完毕直接上级交办的其他任务
按照实际情况临时规定的标准

协作关系
内部协作关系
上级领导及部门
外部协调关系
各政府主管部门、水电气公司、消防部门、卫生管理部门、公安部门、交通大队、街道等
任职资格
教育水平
大学本科以上学历
专业
行政管理、人力资源管理相关专业
培训经历
行政管理培训、人力资源管理知识培训
经验
６年以上相关工作经验、3年以上管理经验
知识
具有相应的行政管理、人力资源管理知识，
纯熟使用office等办公软件，具有基本的网络知识
技能技巧
具有较强的领导能力、公关能力、沟通能力、计划与执行能力
所需记录文档
告知、简报、报告材料、工作总结、公司文献，员工考核表
销售部经理职务说明书
岗位名称
经理
岗位编号
LY-09-01
所在部门
销售部
岗位定员
1
直接上级
总经济师
职系
管理职系
直接下级
副经理、销售代表、资料管理
所辖人员
不定
基本职责：
遵守国家政策法规、公司各项规章制度，全面履行销售部职责，严格执行销售政策，保质、保量、准时完毕销售任务；培养、管理销售队伍。
基本权限：
严格执行公司销售政策，
根据公司统一销售计划销售政策制定阶段性销售计划。
职责与工作任务
工作规定及标准
工作记录
协调部门/岗位
职
责
一
职责表述：协助公司制定销售方案、销售策略、销售计划
工作
任务
向公司提供销售数据和资料，为制定销售计划和策略、方案提供支持；
提供及时；数据、资料完整、准确

总经理、办公室、总经济师
对销售计划和销售方案的草案提出意见和建议
一周内返回意见稿，所提意见和建议内容明确具体、理由充足
意见稿
总经理、办公室、总经济师
向公司及时反馈销售计划的执行情况，便于公司及时修正计划或为制订下一期销售计划提供参考
每月28日提交本月销售总结报告和销售报表
销售报表、销售工作总结
总经理、办公室、总经济师
职
责
一
职责表述：参与或协助公司其他部门的工作

组织本部门积极参与房展会等市场推广活动，协助规划技术部搞好市场推广活动；
坚守现场，组织销售人员热情回答客户询问，讲解楼盘
接待客户登记表
主管领导、各部门经理
职
责
一
职责表述：全面负责销售管理工作

负责制定和完善销售管理制度及服务标准；
在规定期间制定报公司批准后执行
销售管理制度、服务标准
主管领导、各部门经理
负责编写销售统一说词；
内容全面、准确；有变化及时修正完善
销售说词
主管领导、各部门经理
负责安排工程部等相关部门人员及时就楼盘进展、房屋细节等客户关心的情况向销售代表进行介绍。
随时记录客户询问事项，每周约相关人员集中解答
培训记录
问题汇总
主管领导、各部门经理
职
责
三
职责表述：负责客户服务工作
工作
任务
制定销售协议、契约及有关文本；
严格按照规定格式制定，措词严谨，
销售协议书、契约书

制作销售报表，进行销售分析；
每周五向公司提交本周销售报表，每月编写销售分析报告28日上交办公室
销售报表
办公室、总经理
职
责
四
职责表述：负责销售人员招聘

编写员工职务说明书
在招聘前一周向办公室提交拟招聘员工职务说明书
具体说明工作职责、任职条件

编写招聘笔试题
在招聘前一周向办公室提交

准确招聘面试提纲，在办公室统一组织下主持招聘的面试
在招聘前一周向办公室提交面试提纲

负责制定并上报本部门员工培训需求计划；
每月20日向公司提交下一月的培训需求计划；
12月上旬向公司提交下一年度的培训需求计划
培训资料、培训记录
下属员工
职
责
四
职责表述：负责销售人员业务培训

负责制定并上报本部门员工培训需求计划；
每月20日向公司提交下一月的培训需求计划；
12月上旬向公司提交下一年度的培训需求计划
培训需求计划表
下属员工
实行对本部门员工培训考核
培训两周后组织考核
员工培训考核记录

负责编制本部门员工业务培训教材，在办公室安排下实行对本部门员工的业务培训
在招聘前一周向办公室提交培训教材
每周组织半天集中培训或就工作中发现的问题和局限性随时随地进行培训；保证销售人员熟习房地产及销售政策和技能、统一销售说词等；
教材
员工培训签到表
办公室，下属员工
职
责
四
职责表述：负责销售部内部的组织管理

负责指导下属员工制定工作计划，做好工作日记、周志，督促执行
天天检查下属员工工作日记，周五检查员工工作周志
检查记录
下属员工
负责部门内工作任务分派
每周一上午布置本周各工作任务
天天上班前10分钟布置当天工作或检查员工当天工作计划；任务分派合理
任务分派单
下属员工
负责组织实行本部门员工的业务培训

培训资料、培训记录
下属员工
负责对本部门员工的考核
在规定期间内填写完毕员工考核表交人力资源部；
考核公正，合理，调查属实的员工月投诉不得超过1人次
员工考核表
下属员工
职责五
职责表述：完毕直接上级交办的其他任务
按照实际情况临时规定的标准

协作关系
内部协作关系
上级领导及部门
外部协调关系
各政府主管部门、水电气公司、消防部门、卫生管理部门、公安部门、交通大队、街道等
任职资格
教育水平
大学本科以上学历
专业
行政管理、人力资源管理相关专业
培训经历
行政管理培训、人力资源管理知识培训
经验
６年以上相关工作经验、3年以上管理经验
知识
具有相应的行政管理、人力资源管理知识，
纯熟使用office等办公软件，具有基本的网络知识
技能技巧
具有较强的领导能力、公关能力、沟通能力、计划与执行能力
销售部副经理职务说明书
岗位名称
副经理
岗位编号
LY-09-01
所在部门
销售部
岗位定员
1
直接上级
销售部经理
职系
管理职系
直接下级

所辖人员
不定
基本职责：
遵守公司各项规章制度，在销售部经理领导之下，负责客户服务工作；协助销售部经理履行销售部职责，严格执行销售政策，保质、保量、准时完毕销售任务；培养、管理销售队伍。

职责与工作任务
工作规定及标准
工作记录
协调部门/岗位
职
责
一
职责表述：负责客户服务工作

进行来电、来访登记并做简朴记录分析，为制定和调整销售策略提供依据；
热情接待、具体登记，每周五提交接待登记表
客户接待登记表
记录分析表
客户
建立客户档案
归档及时、分类科学、摆放整齐、查找快速
客户档案
客户
受理客户投诉，维护客户关系；
热情受理客户投诉，具体登记客户投诉事由，当天向有关领导反映，接到解决意见当天向客户通报；
每月25日记录当月投诉情况向有关领导上报
客户投诉登记表
客户投诉登记表
客户
负责了解并定期向客户通报工程进度；
每月编写工程进展报告，每月最后一周向客户通报
工程进展报告
工程部、客户
负责向客房提供两书（使用说明书、质量保证书）
保证在交房前一周准备好“两书”

工程部、客户
办理客户购房登记、交易和客户产权事宜；

负责办理业主房产证；

与物业公司衔接，办理入住手续；

物业公司
其他客户服务工作。

职
责
二
职责表述：协助销售部经理工作
工作
任务
负责记录本部门员工考勤
每月1号提交上月考勤表
检查记录
下属员工
草拟公文资料
用词准确，对的、草稿每千字犯错不得超过1处。当月累计不得5处
草稿
销售部经理
完毕销售部经理交办的其他工作
按照实际情况临时规定的标准

协作关系
内部协作关系
规划技术部、财务部、工程管理部等
外部协调关系
银行、保险公司、律师事务所等
任职资格
教育水平
大学本科以上学历
专业
市场营销、房地产或相关专业
培训经历
市场营销、房地产销售有关知识培训
经验
2年以上房地产行业或相近行业工作经验
知识
掌握市场营销、房地产销售等知识
技能技巧
具有较强的领导能力、公关能力、沟通能力、计划与执行能力
资料管理员职务说明书
岗位名称
资料管理
岗位编号
LY-09-02
所在部门
销售部
岗位定员
1
直接上级
经理
职系
行政职系
直接下级

所辖人员

基本职责：
遵守公司各项规章制度，在销售部经理领导之下，负责销售部资料管理、文书传递工作；
职责与工作任务
工作规定及标准
工作记录
协调部门/岗位
职
责
一
职责表述：负责销售部文档资料管理
工作
任务
负责收集、整理国家房地产销售政策、法规、市场信息
收集及时，资料、信息准确、详实；
每周四上报办公室信息周报；
每月25日上报当月信息月报。
信息周报
信息月报
办公室
负责销售报表、销售资料的保管和使用
归档及时、分类科学、摆放整齐、查找快速；
任何人员查阅、借用文档必须登记；
保证文档及时完整地收回；
保证文档资料的存放安全，当事人离岗或下班后桌面上不得有文档资料。
文档借用登记簿
本部门人员
负责向档案管理员提交有关资料
每周五向档案管理员提交有关资料；
按档案管理员规定期间内提交有关资料
提交文献目录
档案管理员
接受档案管理员业务指导
准时参与档案管理员进行的业务培训；
按档案管理员规定归档和分类

客户
职
责
二
职责表述：负责文档资料的传递
工作
任务
负责本部门公文的录入、打印
严格按公文格式录入、及时到前台打印
文献打印记录
前台
持公文到相关部门、人员签署审核
立等文献的审核

相关部门、人员
负责到办公室领取公司下发的相关公文
严格办理公文领用手续
档案领用登记簿
办公室主任、档案管理员
职
责
三
职责表述：负责销售部内务工作
工作
任务
经理不在时负责接听电话
具体登记来电记录
来电记录簿
前台
负责本部门办公物品的保管和领用
到办公室领用办公物品须经经理批准
严格按规定办理本部门员工办公物品领用
办公物品领用登记簿
相关部门、人员
完毕销售部经理交办的其他工作
按照实际情况临时规定的标准

协作关系
内部协作关系
规划技术部、财务部、工程管理部等
外部协调关系
银行、保险公司、律师事务所等
任职资格
教育水平
大专以上
专业
文秘、房地产及相关专业
培训经历
市场营销、房地产销售有关知识培训
经验
1年以上房地产相关行业文秘工作经验
知识
房地产相关知识
技能技巧
纯熟使用office办公软件,具有一定的网络知识；具有良好的沟通、人际技能
销售代表职务说明书
岗位名称
销售代表
岗位编号

所在部门
销售部
岗位定员

直接上级
销售部经理
职系
技术职系
直接下级

所辖人员

基本职责：
遵守公司各项规章制度，在销售部经理领导之下，严格执行销售政策、准时完毕销售任务，保证销售服务质量，维护公司形象。
职责与工作任务
工作规定及标准
工作记录
协调部门/岗位
职
责
一
职责表述：负责销售现场工作
工作
任务
负责来访客户的接待、楼盘讲解、引领参观等工作；
客户来访，起立接待，用公司规定标准问候语积极问候；热情、耐心、讲解，引领客户参观；
信息周报
信息月报
办公室
负责接听、回答客户来电问询
在电话振铃两次之内接起电话，用公司规定标准问候语积极问候；
热情、具体、耐心回答客户问询；
实行首问负责制，一方面接听电话者必须负责到底
文档借用登记簿
本部门人员
积极配合规划技术部搞好房展
认真发放宣传品，登记客户信息
提交文献目录
档案管理员
职
责
二
职责表述：负责销售服务工作
工作
任务
负责客户洽谈、签约；

前台
协助客户办理按揭贷款手续；
在财务部指定的按揭行办理；
催促并全程协助客户办理按揭；

相关部门、人员
协助客户办理各种保险
帮助客户选择或推荐律师或公积金代理人；
积极跟踪办理进程

办公室主任、档案管理员
协作关系
内部协作关系
规划技术部、财务部、工程管理部等
外部协调关系
银行、保险公司、律师事务所等
任职资格
教育水平
大专以上学历
专业
市场营销、房地产或相关专业
培训经历
市场营销、房地产
经验
2年以上房地产行业或相近行业销售经验
知识
掌握市场营销、房地产销售等知识
技能技巧
纯熟使用office办公软件,具有良好的沟通、人际交往技能，敏锐的洞察力、判断能力