材料设备部管理制度汇编最终.doc
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1、南京路桥工程总公司材料管理制度NJLQ- -2023A 2023-08-01 生效1 管理目的材料管理与进度控制、成本控制和质量控制互相制约、相辅相成,更好地运用资源、节约开支、杜绝浪费2合用范围本制度合用于南京市路桥工程总公司下设各生产经营性分公司(项目经理部)或部门所需材料的采购与管理。3 引用文献NJLQ- -2023A质量手册4 职责权限4.1结合相关部门,负责公司供货协议的评审、选择、评价、拟定材料供方。4.2全程参与并监督各分公司(项目经理部)组织的大中材料招标工作。4.3对各分公司(项目经理部)的剩余库存材料进行定期盘点。4.4对签订的协议及合格供货方的档案进行统一归档、存档。5
2、 工作程序5.1 基本规定5.1.1本办法所称采购,是指有偿取得材料的行为。5.1.2本办法所称材料是指本公司下设各生产经营性分公司(项目经理部)或部门为完毕生产经营活动所需的水泥、钢材、石料、商品混凝土、燃料油、沥青、土工织物、半成品构件等大中型材料(单项材料的总价超过10万元(含10万元)的某一种材料)。5.1.3各生产经营性分公司(项目经理部)或部门为完毕生产经营活动而购买的零星材料可视具体情况针对性的参照本办法执行。5.2材料采购的基本原则为了切实保证南京市路桥工程总公司下设各生产经营性分公司(项目经理部)或部门的大中型材料采购工作程序合理、手续齐全,且所购材料质优价廉,必须坚持“五不
3、购”和“三比一算”的原则。五不购:1没有提供书面采购计划且未经相关部门和领导评审批准的不购;2材料规格不符、质量不合格、价格不合理的不购;3无材质证明和产品合格证的不购;4凡考评不合格的产品不购;5现场、仓库可以代用的材料不购。三比一算:比质量、比价格、比售后服务,算成本。5.3材料采购及使用程序5.3.1材料采购必须遵守国家有关物资管理、能源管理、物价管理、市场管理、钞票管理和财经管理等有关规定。5.3.2各生产经营性分公司(项目经理部)或部门应切实根据其生产经营性活动的进度计划,及时将所需的大中型材料的需求计划【材料需求计划审批表】呈报给总公司相关部门和领导评审批准后报材料设备管理部备案。
4、5.3.3由生产经营性分公司(项目经理部)或部门牵头,总公司材料设备管理部、中心实验室配合、监督,提前完毕材料市场的各项调研工作(填写好【供方质量保证能力调查评价表】及【合格供方业绩登记表】),拟定潜在的合格供方。5.3.4由生产经营性分公司(项目经理部)或部门负责将材料采购的各项前期调研工作形成书面报告【调研报告应涉及:供方名称、采购方式(直供或代购)、供应能力及服务情况综合评价、采购价格、结算方式、材料款支付方式、以及需求部门的意向性选择及因素比对等方面的内容】,并及时上报总公司材料设备管理部审核及公司领导审批。5.3.5生产经营性分公司(项目经理部)或部门应根据总公司各相关部门或领导的审
5、批意见及时组织大中型材料采购的招标工作,总公司材料设备管理部、公司纪委、中心实验室、工程管理部、财务审计部参与招标的全过程,并负责监督。5.3.6大中型材料采购重要有邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、寻价采购、直接签订协议(长期战略合作伙伴)五种采购方式;必要时可以采用公开招标形式或总公司认定的其他采购方式。5.3.7具体的合用情形5.3.7.1邀请招标 大型材料以及多个生产经营活动均需大批量使用的材料5.3.7.2竞争性谈判 招标后没有供应商投标或没有合格标或重新招标未能成立的,采用招标所需时间不能满足紧急需求的,不能事先计算出价格总额的5.3.7.3单一来源采购 只能从唯一供应商处采购的
6、,发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的,保证原有采购项目一致性或服务配套的规定、需要继续从原供应商处添购且添购价款总额不超过原采购协议价款总额百分之十的5.3.7.4询价采购 所需采购的材料规格、标准统一,现货货源充足且价格变化幅度较小的零星材料。5.3.8大中型材料的供应商都必须在合格供方中选择。5.3.9任何生产经营性分公司(项目经理部)或部门均不得将达成应当审批标准的采购项目分解采购。5.3.10材料招标结束、供应商明确后,生产经营性分公司(项目经理部)或部门应在总公司材料设备管理部的参与、监督下,及时完毕同供应商的协议细节谈判工作,并拟定好协议(协议中应明确采购部门、经营性
7、活动名称、采购单价、计划数量、价款总额、供货时间、价款支付方式、材料的质量规定等,具体按中华人民共和国协议法的规定实行),呈报给总公司各相关部门或领导履行评审程序。5.3.11协议评审程序审批结束后,生产经营性分公司(项目经理部)或部门应及时完毕采购协议的签定工作【协议的签定应由总公司法定代表人授权的委托代理人(一般为项目经理或部门负责人)完毕,签字必须为其本人的“亲笔”、签章必须为总公司的“协议专用章”】。5.3.12协议签定、并上交总公司相关部门备案后,生产经营性分公司(项目经理部)或部门应及时将该供应商的相关资料填入【材料供方清单】,以备参考,至此方可进入材料采购组织实行的实质性环节。5
8、.3.13生产经营性分公司(项目经理部)或部门应切实做好进场材料的质量控制管理工作,严把进场材料的源头质量关;若出现质量不合格的材料,应坚决拒收、并清除出场,同时应留有记录【不合格材料评审处置单】,同时还应切实认真的做好材料进场情况的及时记录工作,并登记合格材料的进场台账。5.3.14生产经营性分公司(项目经理部)或部门应切实做好材料使用的平常管理与记录工作,并定期对阶段的材料使用情况进行客观的记录分析,以便于材料使用的平常动态管理控制。5.3.15工程管理部将在中心实验室的配合下代表总公司牵头履行对生产经营性分公司(项目经理部)或部门的大中型材料采购及使用情况的全程跟踪管理与监督,规范其经济
9、行为、监督其材料质量状况及进出场误差分析记录。5.3.16本公司所属各生产经营性分公司为完毕其生产经营活动所需的所有大中型材料的采购都必须按本“材料采购及使用程序”实行。5.4合格供方评审程序 10-50万元的材料的合格供方评审程序由项目部自主负责,具体的程序参照50万以上的本办法的规定执行,相关手续及材料报总公司备案。5.4.1总公司分管副总经理负责材料合格供方的审核、总经理审批。5.4.2生产经营性分公司(项目经理部)或部门负责材料供方的提名和组织评价,材料设备管理部、公司纪委、中心实验室、工程管理部、财务审计部参与、跟踪、监督。5.4.3生产经营性分公司(项目经理部)或部门应根据评审的结
10、果最终确立合格供方,建立和保管合格供方的相关档案,并报材料设备管理部备案。5.4.4生产经营性分公司(项目经理部)或部门应及时将其下设部门(如材料设备组、实验检测组等)完毕的对合格供方的综合指标(质量、价格、售后服务)的评价与比对意见、推荐的材料采购方式、协议文本等相关材料提交给总公司相关职能部门及分管领导、总经理审核、批复。5.4.5所有供方必须是合法的经营者,取得相应经营范围的营业执照和其他相应的许可资格证书。5.4.6对大中型材料供方的评价必须有二个以上的部门或人员参与。5.4.7在拟定合格供方前,必须取得相关审查、审批人员的签字认可。5.4.8在确立大中型材料供方前,必须取得该供方材料
11、的检查或实验报告。5.4.9在合格供方评审完毕后,生产经营性分公司(项目经理部)或部门应及时建立“合格供方清单”台账;在其经营活动结束后,及时上交总公司材料设备管理部存档。5.4.10所有供方在一年后,如继续使用,相应部门应重新组织评审;重新评审时,可参考供方以往的业绩评审表。5.5材料采购的招标管理程序按照本“材料采购及使用程序”的规定,南京市路桥工程总公司对下设生产经营性分公司(项目经理部)或部门为从事生产经营活动所需的大型材料以及多个生产经营活动均需大批量使用的材料将采用邀请招标的方式予以采购。现为了便于总公司对生产经营性分公司(项目经理部)或部门大型材料采购的规范管理,特制定如下招标管
12、理程序:5.5.1招标的目的规范生产经营性分公司(项目经理部)或部门的材料采购行为,提高综合管理水平;以期可以通过招标采购购得较好性价比的材料,从而真正可以减少材料的采购成本,提高综合经济效益。5.5.2合用的范围某一生产经营活动所需某一单一材料的总价在50万元(含50万元)以上的采购工作均合用本办法(业主的甲供材除外)。5.5.3招标的对象经评审通过被确立为合格供方的各潜在供货商(仅限合格供方范围内)。5.5.4招标方式鉴于目前的市场情况,以采用邀请招标的方式为主。5.5.5招标流程5.5.5.1 大型材料的招标原则上遵循“谁使用、谁负责”的招标原则,由具体的材料采购需求部门【生产经营性分公
13、司(项目经理部)或部门】牵头组织招标及评标工作。5.5.5.2材料设备管理部、公司纪委、中心实验室、财务审计部全程协助并监督大型材料采购招标、评标的全过程工作。5.5.5.3成立招标、评标工作小组【成员:总公司分管领导(任组长)、材料设备管理部成员一名、公司纪委成员一名、工程管理部成员一名、财务审计部成员一名、中心实验室成员一名、需求部门负责人(项目经理或项目书记)及其材料负责人各一名】。5.5.5.4材料采购需求部门【生产经营性分公司(项目经理部)或部门】负责根据其生产经营活动的特点及对材料的具体规定,编制好材料采购的招标文献(招标文献必须报经材料设备管理部和业务经营部共同审查、招标工作小组
14、组长审批);并向潜在的投标人发出邀请函,出售招标文献、接受投标。5.5.5.5材料采购需求部门【生产经营性分公司(项目经理部)或部门】应根据招标文献中明确的开标时间及时组织召开开标会。5.5.5.6招标工作小组应根据开标的结果拟定中标人或提名中标人(若招标工作小组仅提名了中标人而未最终明确中标人的,将提交由总公司领导办公会最终拟定中标人)。5.5.5.7协议授予:材料采购需求部门【生产经营性分公司(项目经理部)或部门】应在招标工作结束、中标人拟定后,及时拟定“材料采购协议”报总公司各相关部门协议评审后,与中标人签定采购协议。5.5.5.8公司纪委应对材料采购招标工作的全过程实行组织监督。5.5
15、.6招标采购应遵循的原则和纪律大型材料采购招标活动应遵循“公开、公平、公正和诚实信用”的原则;采购工作人员不准私下与潜在投标人联系、接洽,不准“吃、拿、卡、要”;公司纪委应做好相应的监督工作。5.5.7招标工作的平常管理所有材料的招标工作均应成立工作小组,组长由分管领导担任;总公司材料设备管理部为材料采购招标工作的平常监管机构,公司纪委为组织监督机构。5.5.8对招标工作组的具体规定5.5.8.1贯彻招投标法律法规和方针政策,起草大型材料采购项目招标的投标邀请书。5.5.8.2经工作小组组长(分管领导)批准后发布投标邀请书或招标公告。5.5.8.3根据生产经营活动的具体规定编制招标文献。5.5
16、.8.4接受投标单位的报名,会同有关部门进行资格审查,发售招标文献。5.5.8.5接受投标人在规定日程内送达的标书,并组织进行开标、评标活动。5.5.8.6原则上在开标会结束后5个工作日内,完毕评标报告的编写,并向中标单位签发中标告知书。5.5.8.7由材料采购需求部门【生产经营性分公司(项目经理部)或部门】【代表总公司同中标单位商签协议(协议签定前应一方面完毕相关的评审手续),并登记备案】。5.5.8.8对招标过程中产生的有关资料进行整理、归档。5.5.8.9及时向总公司领导班子报告招标进展情况,积极接受公司纪委的监督,对的解决招标中的有关问题。5.5.9招标程序5.5.9.1信息收集、编制
17、招标文献。5.5.9.2发布投标邀请书或招标公告。5.5.9.3发售招标文献。5.5.9.4对投标人进行资格审查。5.5.9.5拟定标底价格。5.5.9.6组织开标。5.5.9.7组织评标(拟定中标人或提名中标人)。5.5.9.8报告总公司领导班子后定标(针对评标时仅提名中标人,而未最终拟定中标人的情形)。5.5.9.9签定材料采购协议。5.5.9.10履约跟踪。5.5.10招标过程中应注意的问题5.5.10.1招标文献是组织招标、开标、评标、定标、签定协议的依据,故在编制时应做到认真细致、内容准确、符合法律法规的规定;招标条件应公平、公正、合理、合法;招标的内容、规定应具体、明确。5.5.1
18、0.2切实做好对投标方的资格审查工作,规范评标过程5.5.10.3建立制约办法,对招标过程中违反规定操作的单位或个人实行一定的经济处罚;每份招标文献的售价应根据标的额度大小控制在3001000元之间,投标保证金数额亦应根据标的额度大小控制在500020230元之间。5.5.10.4总公司各相关部门必须全力配合招标工作小组的工作,不得推诿,贻误工作进展。5.5.10.5生产经营性分公司(项目经理部)或部门应高度重视材料采购的招标工作,并及时上报相关资料;工作不规范或资料上报不及时的,将在平常的管理考核中予以扣分解决。5.6材料验收管理规定5.6.1生产经营性分公司(项目经理部)或部门应及时做好购
19、进材料的相关质量验收工作,并做好原材料的检查记录台帐。5.6.2对质量不合格的材料,生产经营性分公司(项目经理部)或部门应及时开具【不合格材料评审处置单】并对此予以及时清退,同时做好整改后材料的跟踪质量验收工作。5.6.3所有购进材料均应由生产经营性分公司(项目经理部)或部门的下设实验检测机构验收合格,并由其材料管理部门负责数量的记录,同时应做好每日进场材料数量的台账登记工作;未经验收的材料一律不准使用。5.6.4验收和使用材料均应严格把关,杜绝滥买滥用现象;因多买多用材料而导致浪费的,一经发现将严厉解决相关负责人。5.6.5对不符合规定和手续而实行采购的材料,总公司将有权拒绝支付相应的材料款
20、,并追究相关部门和当事人的责任。5.7材料购进与使用管理规定5.7.1生产经营性分公司(项目经理部)或部门应安排专人对验收合格、且已进场的材料做好登记入帐工作。5.7.2生产经营性分公司(项目经理部)或部门应安排专人对出场的材料数量进行过磅确认,并完毕相应的出场台帐登记,交由其材料负责人复核确认;如出场的是混合料,尚应根据实验配合比逐个反算出各原材料的出场数量,并同样完善登记台帐。5.7.3生产经营性分公司(项目经理部)或部门应根据其适时的材料进出场台帐,于每月的20日对上一周期的材料使用情况作出客观、公正的分析与评价,并客观的填写好“材料误差分析表”;如发现材料的进出场数量出现较大的偏差,应
21、及时分析因素,提出切实可行的控制办法或措施,并报总公司工程管理部审查。5.8材料采购付款管理规定5.8.1生产经营性分公司(项目经理部)或部门应于每月20日前,与各材料供方完毕当期材料的确认手续,并形成相应的凭证记录“材料数量确认凭证”。5.8.2生产经营性分公司(项目经理部)或部门应根据与其相关的各期材料确认凭证,依据协议的相关约定,及时填写“付款申请”,报请总公司工程管理部审查批准后,呈报给分管副总经理审核、总经理审批付款。5.8.3付款申请批准后,生产经营性分公司(项目经理部)或部门及时做好同总公司财务审计部的对接工作,及时按规定完毕相应材料款的支付工作。5.8.4任何人员不得将达成应当
22、审批的付款,拆分金额和次数私自付款。5.9材料采购员管理规定为了切实加强总公司下设生产经营性分公司(项目经理部)或部门的廉政建设,强化职工队伍建设,特对材料采购员这一高风险的敏感岗位作如下管理规定:采购人员有下列情形之一,给总公司导致经济或名誉损失的。根据情节轻重,公司将分别给予相关负责人记过、免职、辞退等行政处罚及500-10000 元的经济处罚;给总公司导致重大损失的,公司将依法追究法律责任:1采购人员私自接受或向供应商索取财、物的2采购人员接受财、物后未积极上缴公司的3采购人员应严格遵守保密制度,杜绝任何故意或无意的泄密行为,以下行为均视为泄密:a泄露其它供应商对同类产品的报价;b招投标
23、中泄露其它参与的供应商名称的;c泄露标底的。d泄露其它对公司不利的秘密或公司认为是泄密行为的。e隐瞒供应商及供应材料问题,给公司导致经济损失或工程质量问题的。f因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的;g在供应商年度考评中徇私舞弊的;h其它有损于公司形象或不利于公司行为的。5.10仓库管理规定5.10.1仓库应由各经营部门自行设立,用于生产所需的材料、配件、劳保用品及安全设施的临时存放,必须设仓库保管员及材料员。5.10.2库容整洁,仓库内外卫生清洁无垃圾,货架、材料上无灰尘,堆放整齐(五五摆放,上摆轻小,下摆重大),货架摆放合理,标志明显(有规格型号,有标签),勤保养,无锈蚀,
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