新版公司行政管理制度.doc
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1、 行政管理制度目 录文明办公管理规定3公文档案管理制度5协议管理规定11印章管理办法13办公物品财产管理制度15办公费用节约管理办法18车辆管理制度20计算机使用管理规定24会议制度26宣传物料管理规定27文明办公管理规定 一、总则与合用范围1、办公管理制度是体现公司公司文化,展示公司公司形象的重要组成部分,是规范员工办公 的一种行为准则,需要共同维护和遵守。2、本规定合用于公司全体员工。3、本规定由总经办负责解释、修改。二、规定(一)仪容仪表1、上班时间应保持良好的精神面貌,仪容整洁,并佩戴好工作牌。2、不着奇装异服,不穿拖鞋、背心等影响公司和个人形象的服装。3、应保持头发整洁,不留奇异发型
2、,不化浓妆、不佩戴夸张配饰。4、公司集会、正式商务活动应着正装出席。(二)言行举止1、使用电话:接听电话,应在电话响起三声内接听,积极报称:“您好,易达旅行社”;身边同事电话响时,若其人不在,应帮助接听;熟记常用电话号码; 电话交谈要保持态度温和、礼貌、吐字清楚、语言简练、长话短说;不得使用办公电话闲聊。2、接待客户:对公司的客人要热情礼貌、以诚待人,受访人负责招呼客人;不得懈怠客户,更不得顶撞客户或无理争辩,需要接待工作餐的,按规定请示审批;客人面前应避免不文雅的举止。3、对待同事:员工之间应通力合作,求同存异,以诚相见,取长补短;同事碰到困难,应积极帮助;不在背后指责和议论别人;不要随意翻
3、动别人办公桌及办公室内任何物品,不擅自拿走别人物品、资料等。(三)办公环境1、为维护有序的工作环境,到访人员应告知相关人员,由前台带领至会议室并告知相关部门人员接待,未经批准,任何员工不得擅自将访客带入各部门工作区域。2、保持办公区安静,不得在办公区吵闹、高声喧哗。3、严禁在办公区域吸烟。4、每位员工要爱惜自用和公用的办公设施,应自觉养成良好卫生习惯,保护办公环境(地面、桌面、墙壁)的整洁,不随地乱扔杂物、垃圾,不乱涂乱画。5、下班后应保持各自的办公桌整齐、清洁,不乱堆资料、文献。6、凡使用会议室的员工要注意保持会议室各设施的整齐、清洁、完好。(四)办公纪律1、严守公司商业机密,维护公司公司形
4、象。2、严格遵守考勤制度,准时上下班,不迟到、早退、旷工。3、上班时间做到“四不”:(1)不做与工作无关的事,看非业务书刊;(2)不谈与公务无关的话;(3)不得运用办公电脑玩游戏、炒股、聊天等;(4)不擅自离岗(如有特殊情况,需向上级领导请示,批准后方可离开)。(五)仓库使用1、仓库钥匙由企划部、总经办保管。2、物料、办公用品由总经办做出入库登记。3、领用仓库内物品需在前台登记签字。(六)办公安全1、遵纪守法,自觉遵守国家安全(防火)条例的有关规定;2、下班时间执行“三检”,做好防火安全工作:(1)检查电灯等电器设备是否关好;(2)检查电脑、空调等设备是否关好;(3)检查门窗是否关紧、锁好。三
5、、管理办法1、总经办、监察部应对文明办公管理规定的遵守执行情况进行不定期抽查,发现问题应及时整改,作牌丢失补办需缴纳10元。2、员工各自办公区域的卫生由员工自行打理,天天必须清理各自台面卫生、更换垃圾袋;公共区域的卫生由总经办安排每周五下班前30分钟由各部门相关人员轮流打扫,公共区域涉及大小会议室、走廊等。3、每周五下午下班前各部门进行一次大扫除。4、各部门、各市场部凡已上报的电话号码必须相对固定,若需更改的,提前一星期报总经办。公文档案管理制度一、目的与合用范围1、为规范公司内部公文及档案管理工作,提高公司现代化管理水平,有效保护和运用档案,充足发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作
6、用。特制定本制度。2、本制度合用于公司各职能部门。二、公文收发管理1、开通易达旅游营销内部网(网址::88/),集团文献、公司告知、活动方案、汇款情况、数据记录等公共文献均由各部门在“公共服务”“网络硬盘”中自行查阅。2、 市场部每晚必须上一次内部网浏览公司各种告知及各种文献。3、 送文与收文负责人规定 (1)市场部各类文献的收文由相应的部门负责;总经理审批后的各类文献的收文由总经办统一收文。(2)按首席负责制原则,即请示人或请示部门指定专人负责后续工作的贯彻到位及各相关单位的业务对接,由总经办负责督办完毕情况。4、旅游局、展会方面:一律由总经办负责收文,各市场将此类文献传至内部网 “公文传阅
7、”“发送公文”“旅游局文献”,总经办指定专人负责收阅,当天转总经理审批。5、广宣计划、市场活动及各类资料制作方面:一律由企划部负责收文,各市场将此类文献一律传至内部网“公文传阅”“发送公文”“广宣计划”/“活动方案”/“物料支持”,企划部指定专人负责收阅。企划部提出意见后,当天转总经理审批。如需签订协议转入计调部贯彻执行。6、团队业务、价格政策及返利协议、专线协议方面:一律由计调部负责收文,各市场将此类文献一律传至内部网“公文传阅”“发送公文”“团队业务”/“价格政策”,计调部指定专人负责收阅。计调部提出意见后,当天转总经理审批。7、广告发布资料:直接从内部网“文库资料”中下载。供各市场做广告
8、使用,由企划部指定专人负责维护,及时上传图片、广告样版、软文等资料。8、广告协议方面:一律由企划部依据审批的广告计划内容填写与签订,转财务审核后,送总经理审批。 此类协议一律签订“福建金泰旅游实业有限公司”,并须提供广告发票(线路广告除外)。9、返利协议、专线协议方面:一律由计调部依据审批的协议内容填写与签订,送总经理审批。10、所有重大型接待方面:由计调部统一负责将相关文案上传下达至相关部门及单位,计调部负责贯彻与市场部及各相关单位的业务对接,涉及公司各类活动。11、以公司名义正式行文须经相关人员审核会签,由总经理审批签发,经办公室登记、编号后,方能印制分送。12、公司各部门上报公司领导或部
9、门间行文须经部门负责人审核签字后,方能呈送。13、公司正式行文发送给外单位或个人须由收文人员以签字或盖章的方式签收,并注明签收、发送时间。14、其他外来文献由总经办统一负责签收、登记,经公司分管领导、总经理批示后,由总经办及时转有关部门传阅或办理,并随时掌握文献去向,不得漏传、误传和延误。 所有政府机关、企事业单位或公司集团的重要来文,总经办接受到后,应立即确认文献的来源、时间,并在及时填写好文献接受登记表,注明文献接受的日期、时间、来源、文献名等重要信息。 根据文献的性质与内容,将文献复印两份,其中一份作为存档,一份作为传阅件。 总经办文员填写好文献传阅表后随同传阅件,应及时送往公司主管领导
10、办公室,请领导阅览、批示。 总经办文员根据领导的规定,将领导批示过的文献传阅表随同传阅件送往相关办公室传阅,然后交总经办负责人处。15、总经办应责专人对公文的承办情况进行跟踪、贯彻,对紧急或者重要公文应当及时催办;对一般公文应当定期督办,并随时或者定期反馈办理情况。16、文献办理完毕后,应将公文的定稿、正本、文献签收单等有关材料收集齐全,及时存档。个人不得保存应当归档的文献。三、文献收发时间管理1、市场部上传文献时间:限每周六、周日。非周末上传需提前电话请示总经理申请后收阅。2、后勤部门收文时间:(1)市场部文献由企划部、计调部、总经办指定人每星期六、星期天9:00时、14:30时收阅一次,周
11、一上午整理提出意见后转相关部门提出意见与建议后下午送总经理审批。(2) 总经理于每周一下午签批所有文献。(3) 总经办指定人每周一下午17:30时收阅总经理签批的各类文献,一个工作日内将文献转给各提交部门指定人。3、市场部文献审阅时间:(1)总经理签批后的一个工作日内,以首席负责制为原则,总经办、计调部、企划部、网络部、财务部将签批的内容以电子版形式当天发至内部网“文案审批”中相应的各部门。(2) 市场部负责人每月底统一在文献原稿上签字。4、其它规定:(1)已下发的文献(涉及市场文案),除副总、总监外,其别人未经总经理批准不得再到总经办查阅。集团转发的需我公司提意见,由总经办汇总相关部门意见报
12、总经理批准,当天上报。特殊情况总经理不在,由总经办电话报告后上报。(2)各部门文献收阅指定人休息时,需做好工作交接。4、文献呈报方式:凡属公司常用表单可直接采用表单格式呈报领导,集团请示要用总经办提供的统一格式撰写(如呈报集团文献页数较多,不在同一份文献中,附上文献会签单)。除此以外,呈报总经理文献均需附上送文解决单,以部门名义编号,如总经办ZJB001开始。四、内部网管理1、内部网维护分工:l 总经办负责资讯动态、公文公告、人事行政类文献上传与维护;l 计调部负责计调部数据、电话报到登记、业务类文献上传与维护;l 企划部负责文库资料、市场广告、广宣图片上传与维护;l 财务部负责财务部数据上传
13、与维护。2、各部门、各市场部凡已上报的电子信箱必须相对固定,若需更改的,提前一星期报总经办。五、公文保密管理1、公司机要文献分为绝密、机密、秘密三类。绝密件:指对公司经营管理极为重要的文书。重要涉及公司的重大经营决策文献、关键财务数据、重要协议文本等。一般传达于总裁、副总裁、董事会成员及相关人员之间。机密件:指对公司经营管理十分重要的文书。重要涉及公司的常规业务协议、重要会议/经营活动记录、人事档案文献材料等。一般传达于总经理、副总经理以上干部及相关人员之间。秘密件:指对公司经营管理重要的文书。一般传达于部门副经理以上干部及相关人员之间,或特定的对象间。2、相关文献应标明密级,所有机要文献不得
14、向公司内外无关人员泄露。公司所有人员应严格遵守规定,对所接触到的文献一律不得随意外传,不能超越密级界线随意复制、摘抄(因工作需要,必须传达复制、摘抄的文献,要经所在公司负责人批准后方可)。严禁私自携带机要件。导致泄密的,给予严重处分,直至除名;情节严重的,追究法律责任。3、文献密级由拟稿人员拟定,分管领导审核、总经理批准。文献传达时应严格按照文献密级界线发放,不得随意扩大发放范围。四、保密措施1、属于保秘的文献,资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由总经理指定专人执行。采用电脑存取、解决、传递的公司秘密文献和资料应加密码给予保护;2、 对密级的文献,资料和其它物品非
15、经总经理、分管领导批准,不得复制和摘抄;3、公司秘密内容的会议应拟定适当的会议场合,限定参与会议人员范围,依照保密规定管理睬议文献及拟定会议内容是否传达及传达范围;4、对外交往中,须提供公司保密事项的,应事先经公司领导批准。五、保密责任与处罚(一)有下列情况之一者,视情节严重予以相应处罚(涉及行政处分和经济处罚):1、泄露公司秘密,尚未导致严重后果或经济损失的;2、已泄露公司秘密但采用补救措施的。(二) 有下列情况之一者,予以辞退并酌情补偿经济损失,严重者将追究其法律责任。1、故意或过失泄露公司秘密,导致严重后果或重大经济损失的;2、违反本保密制度规定,为别人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密
16、;3、故意损坏、删除公司文献;4、运用职权强制别人违反保密制度的。四、档案管理(一)管理规定1、档案资料一经界定密级后,应及时递交档案管理员分类入库归档。档案管理人员必须认真验收,签收确认并办理交接手续;2、密级档案原则上只能由档案管理员保存管理,任何公司或个人均不得以任何方式留有原件或复印件,有特殊规定的除外。3、保存档案要有专用柜、箱,排列方法要科学合理和便于查找。4、定期进行库存的清理核对工作,做到帐、物相等,对破损或载体变质的档案要及时修改、复制.5、按照“八防”规定进行库房管理(防盗、防光、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温)。(二)材料归档1、归档范围:凡是反映公司和各职能部门,
17、具有查考运用价值的各种文献材料,涉及工作中形成的各种形式和不同载体的文献材料,均应归档。应归档的文献除了文献的正件外,还应涉及它的附件、转发件、底稿等;除了通过登记的文献外,各种记录报表、图表、计划、总结、花名册等,重要文献的历次修改稿以及公司领导人进行重要活动的声像材料也应归档。2、公司各部门上报给集团的请示文献原件、与各相关单位签订的协议原件需及时送至总经办存档,经办部门及业务相关联部门存电子档共享。有牵涉到财务的需备一份纸质文档送财务存档。档案类目 案卷编号(1)档案分类视文献内容、部门组织、业务项目等因素,按全宗、大类、小类三级分类。先以全宗区分,然后依文献性质分为若干大类,再在同类中
18、依序分为若干小类。(2)如因文献类型较多、三级分类不够应用时,须在第三级之后增设第四级“细类”。(3)同一“小类”的文献以装订于一个卷宗为原则,并赋予一个案卷号,一个全宗内不得有相同的案卷号。如文献较多,一个卷宗不够时,可以两个以上的卷宗装订,并于案卷号后增设“卷次”编号,以便查考,同一案卷号后不得有相同的卷次号。(4)案卷索引表中的档案号的表达方式为:X1X2X3X4,其中X1为全宗代号,X2为小类号,X3为案卷号,X4为卷次号。(5)档案分类编号表拟定了公司立卷类目。(6)立卷类目一经拟定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。3、平时归卷(
19、1)承办人员须及时将办理完毕或经领导保存的文献材料涉及上报给集团各类请示文献及与各相关单位签订的协议原件搜集齐全,加以整理,及时将原件送交总经办整理归卷,经办部门及业务相关联部门存电子档共享。有牵涉到财务的需备一份纸质文档送财务存档。专业性文献材料(财务、计调、广告方面的)交相关职能部门。(2)总经办对文献进行点收后,按照“案卷类目”条款,将文献材料按部门分类编号放入平时保存的文献盒内,并在收发文登记薄上注明。4、案卷整理 目录编制(1)案卷装订应以符合卷内文献书写格式,保证卷内文献材料完整以及便于查考为原则。(2)档案管理部门须编制完整的卷内文献目录、案卷索引表、分类文献目录表,在向集团公司
20、档案管理部门移交档案时,一并上交。 5、归档时间:按年度归档的部门,应在每年6月底以前完毕上一年度的立卷归档工作;某一项目完毕后须在两个月内完毕立卷归档工作。5、归档规定凡属归档范围的文献,向总经办归档时,应符合以下三项规定:(1)应归档的文献材料要收集齐全、完整,按照文献的形成规律和保持文献之间的历史联系分类、立卷,使案卷能对的反映公司活动的基本面貌,便于保管和运用;(2)归档案卷封面的各个项目均应填写清楚,案卷题名要简明确切地反映卷内文献材料内容,说明保管期限永久、长期和短期。案卷卷内文献应有顺序地排列,编页号,并按规定的格式逐件填写“卷内目录”和“备考表”;(3)归档案卷要按一定的顺序系
21、统排列,编归档号,编制案卷目录一式二份。交接案卷时,双方根据目录清点核对,并履行签字手续;(三)借阅、使用管理1、所有档案应分类编号归档管理,未经上级批准文献原件一律不得外借。2、公司各部门如因工作需要,调用档案,非机要档案应经总经办负责人批准办理登记手续方可借出;公司机要档案借阅,需经公司总经理批准,按规定办理登记手续后,方可借阅。归还要清点和检查,如发现遗失或损坏,要及时报告和解决。3、借阅或查阅档案者必须爱惜档案材料,严禁涂改、拆散、撕毁、折叠、勾划、抽取,阅后及时归还,如发现导致档案损失或丢失要追究其责任。4、借阅档案的人员调职或离职,离开公司前,必须将借阅的档案资料归还档案室,并办理
22、注销手续。5、借出的档案,应在三天内归还;如遇特殊情况,经借阅审批者书面批准后可延长借阅期,但借阅时间最长不得超过半个月。如特殊需要,可重新办理借阅手续。(四)档案鉴定和销毁制度1、档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。凡是反映公司重要职能活动和基本历史面貌的;需要长远运用的档案,应列为永久保管。属于永久保管的档案应于第三年度移送集团管理中心保存(其中财务档案送集团结算中心保存)。凡是在相称长时间内公司需要查考的档案,应列入长期保管。凡是在较短时间内,公司需要查考的各种材料,均列为短期保管。2、从公司的实际情况出发,恰本地拟定档案的保管期限。3、在总经办负责人主持下,定期对到期的档案进行鉴
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