新版公司行政管理制度.doc

行
政
管
理
制
度

目 录

文明办公管理规定 3
公文档案管理制度 5
协议管理规定 11
印章管理办法 13
办公物品财产管理制度 15
办公费用节约管理办法 18
车辆管理制度 20
计算机使用管理规定 24
会议制度 26
宣传物料管理规定 27

文明办公管理规定

一、总则与合用范围
1、办公管理制度是体现公司公司文化，展示公司公司形象的重要组成部分，是规范员工办公 的一种行为准则，需要共同维护和遵守。
2、本规定合用于公司全体员工。
3、本规定由总经办负责解释、修改。
二、规定
（一）仪容仪表
1、上班时间应保持良好的精神面貌，仪容整洁，并佩戴好工作牌。
2、不着奇装异服，不穿拖鞋、背心等影响公司和个人形象的服装。
3、应保持头发整洁，不留奇异发型，不化浓妆、不佩戴夸张配饰。
4、公司集会、正式商务活动应着正装出席。
（二）言行举止
1、使用电话：接听电话，应在电话响起三声内接听，积极报称：“您好，易达旅行社”；身边同事电话响时，若其人不在，应帮助接听；熟记常用电话号码； 电话交谈要保持态度温和、礼貌、吐字清楚、语言简练、长话短说；不得使用办公电话闲聊。
2、接待客户：对公司的客人要热情礼貌、以诚待人，受访人负责招呼客人；不得懈怠客户，更不得顶撞客户或无理争辩，需要接待工作餐的，按规定请示审批；客人面前应避免不文雅的举止。
3、对待同事：员工之间应通力合作，求同存异，以诚相见，取长补短；同事碰到困难，应积极帮助；不在背后指责和议论别人；不要随意翻动别人办公桌及办公室内任何物品，不擅自拿走别人物品、资料等。
（三）办公环境
1、为维护有序的工作环境，到访人员应告知相关人员，由前台带领至会议室并告知相关部门人员接待，未经批准，任何员工不得擅自将访客带入各部门工作区域。
2、保持办公区安静，不得在办公区吵闹、高声喧哗。
3、严禁在办公区域吸烟。
4、每位员工要爱惜自用和公用的办公设施，应自觉养成良好卫生习惯，保护办公环境（地面、桌面、墙壁）的整洁，不随地乱扔杂物、垃圾，不乱涂乱画。
5、下班后应保持各自的办公桌整齐、清洁，不乱堆资料、文献。
6、凡使用会议室的员工要注意保持会议室各设施的整齐、清洁、完好。
（四）办公纪律
1、严守公司商业机密，维护公司公司形象。
2、严格遵守《考勤制度》，准时上下班，不迟到、早退、旷工。
3、上班时间做到“四不”：
（1）不做与工作无关的事，看非业务书刊；
（2）不谈与公务无关的话；
（3）不得运用办公电脑玩游戏、炒股、聊天等；
（4）不擅自离岗（如有特殊情况，需向上级领导请示，批准后方可离开）。
（五）仓库使用
1、仓库钥匙由企划部、总经办保管。
2、物料、办公用品由总经办做出入库登记。
3、领用仓库内物品需在前台登记签字。
（六）办公安全
1、遵纪守法，自觉遵守国家安全（防火）条例的有关规定；
2、下班时间执行“三检”，做好防火安全工作：
（1）检查电灯等电器设备是否关好；
（2）检查电脑、空调等设备是否关好；
（3）检查门窗是否关紧、锁好。
三、管理办法
1、总经办、监察部应对文明办公管理规定的遵守执行情况进行不定期抽查，发现问题应及时整改，作牌丢失补办需缴纳10元。
2、员工各自办公区域的卫生由员工自行打理，天天必须清理各自台面卫生、更换垃圾袋；公共区域的卫生由总经办安排每周五下班前30分钟由各部门相关人员轮流打扫，公共区域涉及大小会议室、走廊等。
3、每周五下午下班前各部门进行一次大扫除。
4、各部门、各市场部凡已上报的电话号码必须相对固定，若需更改的，提前一星期报总经办。
公文档案管理制度

一、目的与合用范围
1、为规范公司内部公文及档案管理工作，提高公司现代化管理水平，有效保护和运用档案，充足发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作用。特制定本制度。
2、本制度合用于公司各职能部门。
二、公文收发管理
1、开通易达旅游营销内部网（网址：:88/），集团文献、公司告知、活动方案、汇款情况、数据记录等公共文献均由各部门在“公共服务”——“网络硬盘”中自行查阅。
2、 市场部每晚必须上一次内部网浏览公司各种告知及各种文献。
3、 送文与收文负责人规定
（1）市场部各类文献的收文由相应的部门负责；总经理审批后的各类文献的收文由总经办统一收文。
（2）按首席负责制原则，即请示人或请示部门指定专人负责后续工作的贯彻到位及各相关单位的业务对接，由总经办负责督办完毕情况。
4、旅游局、展会方面：一律由总经办负责收文，各市场将此类文献传至内部网 “公文传阅”——“发送公文”——“旅游局文献”，总经办指定专人负责收阅，当天转总经理审批。
5、广宣计划、市场活动及各类资料制作方面：一律由企划部负责收文，各市场将此类文献一律传至内部网“公文传阅”——“发送公文”——“广宣计划”/“活动方案”/“物料支持”，企划部指定专人负责收阅。企划部提出意见后，当天转总经理审批。如需签订协议转入计调部贯彻执行。
6、团队业务、价格政策及返利协议、专线协议方面：一律由计调部负责收文，各市场将此类文献一律传至内部网“公文传阅”——“发送公文”——“团队业务”/“价格政策”，计调部指定专人负责收阅。计调部提出意见后，当天转总经理审批。
7、广告发布资料：直接从内部网“文库资料”中下载。供各市场做广告使用，由企划部指定专人负责维护，及时上传图片、广告样版、软文等资料。
8、广告协议方面：一律由企划部依据审批的广告计划内容填写与签订，转财务审核后，送总经理审批。 此类协议一律签订“福建金泰旅游实业有限公司”，并须提供广告发票（线路广告除外）。
9、返利协议、专线协议方面：一律由计调部依据审批的协议内容填写与签订，送总经理审批。
10、所有重大型接待方面：由计调部统一负责将相关文案上传下达至相关部门及单位，计调部负责贯彻与市场部及各相关单位的业务对接，涉及公司各类活动。
11、以公司名义正式行文须经相关人员审核会签，由总经理审批签发，经办公室登记、编号后，方能印制分送。
12、公司各部门上报公司领导或部门间行文须经部门负责人审核签字后，方能呈送。
13、公司正式行文发送给外单位或个人须由收文人员以签字或盖章的方式签收，并注明签收、发送时间。
14、其他外来文献由总经办统一负责签收、登记，经公司分管领导、总经理批示后，由总经办及时转有关部门传阅或办理，并随时掌握文献去向，不得漏传、误传和延误。
☆ 所有政府机关、企事业单位或公司集团的重要来文，总经办接受到后，应立即确认文献的来源、时间，并在及时填写好文献接受登记表，注明文献接受的日期、时间、来源、文献名等重要信息。
☆ 根据文献的性质与内容，将文献复印两份，其中一份作为存档，一份作为传阅件。
☆ 总经办文员填写好文献传阅表后随同传阅件，应及时送往公司主管领导办公室，请领导阅览、批示。
☆ 总经办文员根据领导的规定，将领导批示过的文献传阅表随同传阅件送往相关办公室传阅，然后交总经办负责人处。
15、总经办应责专人对公文的承办情况进行跟踪、贯彻，对紧急或者重要公文应当及时催办；对一般公文应当定期督办，并随时或者定期反馈办理情况。
16、文献办理完毕后，应将公文的定稿、正本、文献签收单等有关材料收集齐全，及时存档。个人不得保存应当归档的文献。
三、文献收发时间管理
1、市场部上传文献时间：限每周六、周日。非周末上传需提前电话请示总经理申请后收阅。
2、后勤部门收文时间：
（1）市场部文献由企划部、计调部、总经办指定人每星期六、星期天9:00时、14：30时收阅一次，周一上午整理提出意见后转相关部门提出意见与建议后下午送总经理审批。
（2） 总经理于每周一下午签批所有文献。
（3） 总经办指定人每周一下午17:30时收阅总经理签批的各类文献，一个工作日内将文献转给各提交部门指定人。
3、市场部文献审阅时间：
（1）总经理签批后的一个工作日内，以首席负责制为原则，总经办、计调部、企划部、网络部、财务部将签批的内容以电子版形式当天发至内部网“文案审批”中相应的各部门。
（2） 市场部负责人每月底统一在文献原稿上签字。
4、其它规定：
（1）已下发的文献（涉及市场文案），除副总、总监外，其别人未经总经理批准不得再到总经办查阅。集团转发的需我公司提意见，由总经办汇总相关部门意见报总经理批准，当天上报。特殊情况总经理不在，由总经办电话报告后上报。
（2）各部门文献收阅指定人休息时，需做好工作交接。
4、文献呈报方式：凡属公司常用表单可直接采用表单格式呈报领导，集团请示要用总经办提供的统一格式撰写（如呈报集团文献页数较多，不在同一份文献中，附上文献会签单）。除此以外，呈报总经理文献均需附上送文解决单，以部门名义编号，如总经办ZJB001开始。
四、内部网管理
1、内部网维护分工：
l 总经办负责资讯动态、公文公告、人事行政类文献上传与维护；
l 计调部负责计调部数据、电话报到登记、业务类文献上传与维护；
l 企划部负责文库资料、市场广告、广宣图片上传与维护；
l 财务部负责财务部数据上传与维护。
2、各部门、各市场部凡已上报的电子信箱必须相对固定，若需更改的，提前一星期报总经办。
五、公文保密管理
1、公司机要文献分为绝密、机密、秘密三类。
绝密件：指对公司经营管理极为重要的文书。重要涉及公司的重大经营决策文献、关键财务数据、重要协议文本等。一般传达于总裁、副总裁、董事会成员及相关人员之间。
机密件：指对公司经营管理十分重要的文书。重要涉及公司的常规业务协议、重要会议/经营活动记录、人事档案文献材料等。一般传达于总经理、副总经理以上干部及相关人员之间。
秘密件：指对公司经营管理重要的文书。一般传达于部门副经理以上干部及相关人员之间，或特定的对象间。
2、相关文献应标明密级，所有机要文献不得向公司内外无关人员泄露。公司所有人员应严格遵守规定，对所接触到的文献一律不得随意外传，不能超越密级界线随意复制、摘抄（因工作需要，必须传达复制、摘抄的文献，要经所在公司负责人批准后方可）。严禁私自携带机要件。导致泄密的，给予严重处分，直至除名；情节严重的，追究法律责任。
3、文献密级由拟稿人员拟定，分管领导审核、总经理批准。文献传达时应严格按照文献密级界线发放，不得随意扩大发放范围。
四、保密措施
1、属于保秘的文献，资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和
销毁，由总经理指定专人执行。采用电脑存取、解决、传递的公司秘密文献和资料应加密码
给予保护；
2、 对密级的文献，资料和其它物品非经总经理、分管领导批准，不得复制和摘抄；
3、公司秘密内容的会议应拟定适当的会议场合，限定参与会议人员范围，依照保密规定管
理睬议文献及拟定会议内容是否传达及传达范围；
4、对外交往中，须提供公司保密事项的，应事先经公司领导批准。
五、保密责任与处罚
（一）有下列情况之一者，视情节严重予以相应处罚（涉及行政处分和经济处罚）：
1、泄露公司秘密，尚未导致严重后果或经济损失的；
2、已泄露公司秘密但采用补救措施的。
（二） 有下列情况之一者，予以辞退并酌情补偿经济损失，严重者将追究其法律责任。
1、故意或过失泄露公司秘密，导致严重后果或重大经济损失的；
2、违反本保密制度规定，为别人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密；
3、故意损坏、删除公司文献；
4、运用职权强制别人违反保密制度的。
四、档案管理
（一）管理规定
1、档案资料一经界定密级后，应及时递交档案管理员分类入库归档。档案管理人员必须认真验收，签收确认并办理交接手续；
2、密级档案原则上只能由档案管理员保存管理，任何公司或个人均不得以任何方式留有原件或复印件，有特殊规定的除外。
3、保存档案要有专用柜、箱，排列方法要科学合理和便于查找。
4、定期进行库存的清理核对工作，做到帐、物相等，对破损或载体变质的档案要及时修改、复制.
5、按照“八防”规定进行库房管理（防盗、防光、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温）。
（二）材料归档
1、归档范围：凡是反映公司和各职能部门，具有查考运用价值的各种文献材料，涉及工作中形成的各种形式和不同载体的文献材料，均应归档。应归档的文献除了文献的正件外，还应涉及它的附件、转发件、底稿等；除了通过登记的文献外，各种记录报表、图表、计划、总结、花名册等，重要文献的历次修改稿以及公司领导人进行重要活动的声像材料也应归档。
2、公司各部门上报给集团的请示文献原件、与各相关单位签订的协议原件需及时送至总经办存档，经办部门及业务相关联部门存电子档共享。有牵涉到财务的需备一份纸质文档送财务存档。
档案类目 案卷编号
（1）档案分类视文献内容、部门组织、业务项目等因素，按全宗、大类、小类三级分类。先以全宗区分，然后依文献性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
（2）如因文献类型较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。
（3）同一“小类”的文献以装订于一个卷宗为原则，并赋予一个案卷号，一个全宗内不得有相同的案卷号。如文献较多，一个卷宗不够时，可以两个以上的卷宗装订，并于案卷号后增设“卷次”编号，以便查考，同一案卷号后不得有相同的卷次号。
（4）案卷索引表中的档案号的表达方式为：X1—X2—X3—X4，其中X1为全宗代号，X2为小类号，X3为案卷号，X4为卷次号。
（5）《档案分类编号表》拟定了公司立卷类目。
（6）立卷类目一经拟定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3、平时归卷
（1）承办人员须及时将办理完毕或经领导保存的文献材料涉及上报给集团各类请示文献及与各相关单位签订的协议原件搜集齐全，加以整理，及时将原件送交总经办整理归卷，经办部门及业务相关联部门存电子档共享。有牵涉到财务的需备一份纸质文档送财务存档。专业性文献材料（财务、计调、广告方面的）交相关职能部门。
（2）总经办对文献进行点收后，按照“案卷类目”条款，将文献材料按部门分类编号放入平时保存的文献盒内，并在《收发文登记薄》上注明。
4、案卷整理 目录编制
（1）案卷装订应以符合卷内文献书写格式，保证卷内文献材料完整以及便于查考为原则。
（2）档案管理部门须编制完整的《卷内文献目录》、《案卷索引表》、《分类文献目录表》，在向集团公司档案管理部门移交档案时，一并上交。
5、归档时间：按年度归档的部门，应在每年6月底以前完毕上一年度的立卷归档工作；某一项目完毕后须在两个月内完毕立卷归档工作。
5、归档规定
凡属归档范围的文献，向总经办归档时，应符合以下三项规定：
（1）应归档的文献材料要收集齐全、完整，按照文献的形成规律和保持文献之间的历史联系分类、立卷，使案卷能对的反映公司活动的基本面貌，便于保管和运用；
（2）归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷题名要简明确切地反映卷内文献材料内容，说明保管期限永久、长期和短期。案卷卷内文献应有顺序地排列，编页号，并按规定的格式逐件填写“卷内目录”和“备考表”；
（3）归档案卷要按一定的顺序系统排列，编归档号，编制案卷目录一式二份。交接案卷时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续；
（三）借阅、使用管理
1、所有档案应分类编号归档管理，未经上级批准文献原件一律不得外借。
2、公司各部门如因工作需要，调用档案，非机要档案应经总经办负责人批准办理登记手续方可借出；公司机要档案借阅，需经公司总经理批准，按规定办理登记手续后，方可借阅。归还要清点和检查，如发现遗失或损坏，要及时报告和解决。
3、借阅或查阅档案者必须爱惜档案材料，严禁涂改、拆散、撕毁、折叠、勾划、抽取，阅后及时归还，如发现导致档案损失或丢失要追究其责任。
4、借阅档案的人员调职或离职，离开公司前，必须将借阅的档案资料归还档案室，并办理注销手续。
5、借出的档案，应在三天内归还；如遇特殊情况，经借阅审批者书面批准后可延长借阅期，但借阅时间最长不得超过半个月。如特殊需要，可重新办理借阅手续。
（四）档案鉴定和销毁制度
1、档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。凡是反映公司重要职能活动和基本历史面貌的；需要长远运用的档案，应列为永久保管。属于永久保管的档案应于第三年度移送集团管理中心保存（其中财务档案送集团结算中心保存）。凡是在相称长时间内公司需要查考的档案，应列入长期保管。凡是在较短时间内，公司需要查考的各种材料，均列为短期保管。
2、从公司的实际情况出发，恰本地拟定档案的保管期限。
3、在总经办负责人主持下，定期对到期的档案进行鉴定，提出存销意见，对确无保存价值的档案进行登记造册，经公司副总经理、总经理审核上报集团领导审批后销毁。
4、销毁档案，应由总经办指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。

五、附表
1、《档案分类编号表》
2、《卷内目录表》
3、《备考表》
4、《案卷索引表》
5、《分类文献目录表》
6、《档案调阅申请单》

协议管理规定

一、目的与合用范围
1、为了加强协议（含所有对外、对内签约的具法律效力的协议、文书、函件、单证等）管理，维护公司合法权益及正常的经营管理秩序，依据《中华人民共和国协议法》（以下简称协议法），结合公司实际情况，制定本制度。
2、本制度合用于公司各职能部门。
二、协议订立规定
1、公司法定代表人有权代表公司签订协议，其别人未经授权不得代表公司签订协议。
2、签订协议必须遵守《协议法》等国家有关法律、政策规定，遵循"互利互惠、平等自愿、诚实信用"的原则，协议一律采用书面格式，经常性业务协议（涉及各种订单、排期单）应采用统一印制的标准协议文本。
3、协议金额达3万元以上（含3万）的，必须经集团董事长或总裁预签并授权后，方可由被授权人按照预签件内容进行正式签约；协议金额为3万元以下的由公司领导班子会签，总经理审核签字（1万元-3万元的须进一步提交旅游子集团总裁审批）后方可签约。
具体签订程序如下：
（1）需要签订协议之前，业务经办人员必须认真了解签约对方的基本情况，涉及对方是否具有合法、齐全的证照，是否拥有相关经营权，是否具有履约能力，其资信状况如何等等。
（2）经办人员在了解签约对方的基本情况后，填写协议会签单，具体注明签约对方名称、签约事由及重要条款。
（3）协议预签件由业务部门、总经办、财务部门和分管领导会签，再由总经理审核签字后上报集团董事长或总裁预签，预签前可根据需要组织法律顾问、集团结算中心、管理中心、监审中心等相关部门负责人会审。对已预签的协议预签件必须经集团公司董事长办或总裁办和本公司双方书面签收确认。
（4）通过审核的协议预签件要加盖骑缝章和修改方印章，预签件一式二份，公司和集团各留一份以备核对，其中集团的由管理中心负责保管。
4、签订协议所加盖的印章，除各公司的公章外，一律使用协议专用章，其他印章一律不准代替使用，违者公司将予以严厉处罚。有关公司公章与协议专用章的保管与使用参照公司印章管理制度的有关规定执行。
5、业务经办部门应妥善保管已签订的各类协议复印件，协议原件（涉及各种订单、委托书等）应在签订后立即积极交总经办存档，同时报备财务部门。
6、协议签订注意事项：
（1）所有协议均应编号。
（2）协议只规定违约金或定金，不约定押金。
（3）采用格式条款订立协议的，如借款协议、供电协议、供水协议、供气供热协议、邮政电信协议、保险协议等，提供格式条款的一方应当遵循公平原则拟定当事人之间的权力和义务，本公司应采用合理的方式提请对方注意免去或者限制其责任的条款，并规定对该条款予以书面或在附加条款中予以备注说明，必要时须签订补充协议。
（4）本公司发生单次5000元以上（含5000元）的赠与，原则上必须签订赠与协议，并取得相关合法票证。5000元以下的赠与可以口头请示董事长或总裁批准后执行。签订赠与协议一般需要明确附加义务条款。

三、协议履行规定
1、本公司应按照协议订立所产生的效力全面依法履行协议的权利和义务，并根据协议的性质、目的和交易习惯履行告知、协助、保密等义务。
2、借款协议规定的还本期限和金额，必须至少提前两个月向董事长或总裁报告。
3、协议签订后，经办部门应及时跟踪协议的执行情况，如发生协议变更、转让、中止、解除、撤消等情形时，应事先报告董事会，发生变更、转让时按照新订立协议的程序报集团董事长或总裁批准后方可执行。
4、协议生效后，当事人就质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的，可以协议补充；不能达成补充协议的，按照协议有关条款或者交易习惯拟定。补充协议应按照新订立协议的程序报集团董事长或总裁批准后方可执行。
5、协议履行过程中，碰到债务互相抵消、标的物提存、债务延期和债务免去等情况时，必须经董事长或总裁批准后执行。
6、协议执行过程中如发生对方提出或也许提出仲裁或诉讼，相关负责人应立即向董事长或总裁报告以商讨应对措施。

四、协议管理规定
1、公司各部门人员须严格遵守协议签订程序。行为人未经授权、超越授权范围或者授权终止后以被授权人名义订立协议，无论后果如何，均视为违规违纪行为，行为人和相关公司负责人为违规违纪行为的负责人。为了避免扩大损害公司利益的情况发生，行为人或相关公司负责人应立即申请授权，未经授权人确认，由行为人和公司负责人承担责任。
2、所有协议会签和审核、审批人员必须认真严谨地开展协议审核工作，共同把好协议关，注意避免发生理解上的争议。属于明显把关不严、马虎从事的，将给予行政处罚；若因协议把关不严导致不良后果的，将追究所有相关人员责任。
3、公司各部门人员须严格按照审批通过的协议预签件签订协议，并严格按照协议条款执行，不得弄虚作假或擅自修改协议条款，否则相关人员必须承担相应的行政、经济处罚乃至追究刑事责任。
4、在协议订立和履行过程中，须规定对方对知悉本公司的商业秘密，无论协议是否成立，不得泄漏或者不正本地使用。泄露或者不正本地使用该商业秘密给我方导致损失的，应当承担损害补偿责任。

五、附表
1、《协议会签单》

印章管理办法

一、总则及合用范围
1、为加强印章的使用管理，规范印章使用的流程和审批权限，充足体现印章的权威性和
法律上的凭证作用，维持公司正常的经营秩序，保证公司的资产安全，特制定本办法。
2、本制度合用于公司各职能部门。

二、印章的保管与使用
1、公司的公章、协议章，财务专用章、发票专用章由公司董事长授权总经理保管。
2、总经理因公出差或其他因素不能履行职责时，应报告集团董事长或总裁并征得批准后授权本公司副总经理或其他高级管理人员代管印章，受托人应在授权范围内使用有关印章并逐个具体记录印章使用事项。
3、公司财务专用章、发票专用章由财务负责人保管。
4、公司的部门业务章由总经理授权相关业务部门的负责人保管。
三、印章的管理和更换
1、印章管理人员要认真执行印章使用管理办法，不得擅自主张用印，发现问题及时向领导报告。
2、公司印章的启用、更换、停用、销毁应严格履行审批手续，有关人员要认真填写启用、停用（销毁）印章登记表。
3、各用印单位或个人要严格履行用印审批手续，与印章管理人员共同把好用印、监印关，保证用印准确无误。若出现违规用印以及由此导致的不良后果，将追究所有相关人员的行政、经济乃至刑事责任。

办公物品财产管理制度

一、目的与合用范围
1、为了保证公司正常的经营秩序与公司财产的安全特制定本制度。
2、本制度合用于公司各职能部门。

二、物品采购管理
（一）物品定义：公司平常运营过程中所需的各种办公低值易耗品和固定资产。
办公低值易耗品：笔、墨、纸、计算器、文献盒、文献架、订书机、笔记本等等低值易耗品。
固定资产：办公设备、交通运送设备及办公家具等。
（二）采购流程
1、不管是物品采购还是办公品印刷，一律先审批后购买（印刷）。
2、办公品印刷统一由总经办向印刷厂下单。具体流程：各部门提出印刷请示——转公司总经理批示——将批示件转总经办——总经办审核后填写印刷委托单及采购审批单——向印刷厂下单，并将采购审批单一联转财务挂账——总经办验收后转财务入库——申请部门领用。
3、所有物品采购一律先审批，总经理批准后由财务部购买。采购流程：申购部门提出申购请示——转公司总经理批示——将批示件转总经办——总经办核算后填写申购单购买——财务凭申购单挂账及购买。
4、应按集团总部规定的单位或渠道采购，不得擅自在规定以外地方采购。未作规定的物品，可自行采购。
5、购入后，采购人员凭发票、采购审批单及材料到仓库办理入库手续。采购人员凭入库单和发票、采购审批单一并向财务报销。若从财务支款采购的，须在费用发生后五日内办理报销手续（以发票上日期为准，遇双休日、节假日顺延）。
（三）发放
1、办公用品、公用物品、电脑耗材：
⑴根据办公消耗指标由各部门指定专人按月统一在总经办领取。
⑵按工作需要，使用人到所属部门领取，实行个人自行保管，遗失自负。
⑶部门负责人督促本部门员工合理使用，不得浪费。
2、领用程序
(1)办公用品、公共用物品，填写《领料单》，直接在总经办库管员处领取，库管员按指标发放。
(2)库管员接到有批示的《领料单》，在《材料领用登记表》填写领料名称、规格型号、数量、项目名称、用途，领料人签字后，大额物品须总经理签字审批后方可发放物品。
(3)紧急情况领用物品，可先进行领用，事后补办相关手续。
(4)库管负责人必须建立物品领用台帐，做到帐物相符，责任到人。每月未上报财务仓库盘点表，反映库存及物品使用保管负责人情况。领用新工具时必须以旧换新。
(5)员工办理离职时，必须要有库管理人员审核物品回收情况并签字确认。
附设计印刷流程
三、资产管理
（三）移交
2、验收：由总经办、使用部门按协议进行验收。总经办做好入库台帐登记手续，产品的说明书、保修卡、合格证一起存档，使用部门办理设备领用手续。
（五）转移
1、资产内部移转解决
内部资产转移时原资产使用者与接交人应办理转移手续，在资产保管清单上的签收签字后方可转移。
2、减少
固定资产的减少涉及报废、出售、改作它用、出租、盘亏、丢失等。固定资产的正常减少，经领导批准，总经办应做好资产台帐的减少登记，非正常减少的情况应分清因素，追究相关人员的责任。
3、保养与维修
固定资产维修应由使用部门向总经办提交《办公设备维修申请单》，总经办进行维修鉴定后，安排有关人员修理。
4、注意事项
（1）各单位桌椅、电器、电脑等办公设备维修转移由总经办负责办理手续，部门分管领导审核、各单位主管领导审批后执行；
（2）员工应爱惜公司的公共财产，按合理规程操作使用办公设备。如遇办公设备损坏，使用者应及时填写《办公设备维修申请单》，由总经办负责联系修复；若因人为破坏而导致，肇事者应根据损坏限度进行补偿。领导批准后，由总经办安排人员修理。
（六）报废
1、报废对象（种类）
凡属公司固定资产、50元以上办公设备/用品/食品均可列为报废对象。
2、报废条件
申请报废的设备必须符合以下条件中的至少一项：
（1）到规定的报废年限的；
（2）由于各种因素导致资产设备的主体损坏而无法修复的；
（3）由于技术落后已被淘汰的或由于受其他设备的更新换代影响，而无法与任何一种主体设备配套使用的；
（4）设备丢失并已被证实无法找回的；
（5）其他经公司认为可以报废的。
3、注意事项
各单位桌椅、电器、电脑等办公设备报废由相应的总经办和财务部共同审核、各单位主管领导审批后执行。单件价值超过2023元的固定资产报废需报结算中心审核、集团董事长或总裁审批。
（七）编号
为使固定资产保管有序，由总经办对公司在用各类固定资产进行编号管理，规则如下：
1、每件固定资产的编号保证其单独性。
2、编号分为三部分，第一部分代表其类别，第二部分代表其购买年份，第三部分代表其顺序排位；第一部分与第二部分之间用—分开。
例：
第一部分 第二部分 第三部分
（类别） （年份后两为数） （顺序）
类别代号:
如：
A、 办公家具—BJ
其中：桌子—Z 椅子—Y 推柜—T 屏风—P
会议桌—HZ 更衣柜—G 书柜—S 报架—B
B、办公设备—BS
其中：复印机—F 打印机—D 传真机—C
碎纸机—S 电话—DH 饮水机—Y
C、电脑设备—DN
其中：主机—Z 显示器—X 网卡—C
路由器—L 互换机—J 集线器—H
D、通讯设备—TX
其中：移动电话—Y
说明：每个固定资产的代号为3-4位英文字母，前两位为其类别号，即BJ、BS、DN、TX，
后一位为其具体属性。
例： T X Y — 01 — 02
（通讯设备）（手机）—（2023年购买）—（第2个）
其编号显示为：2023年购买的第2个电脑
3、 固定资产建帐、建卡时需将编号登记在册，并规定在固定资产的明显位置上留有编
号，以便盘点。

四、附表
1、《物品申购单》 2、《物品报废申请单》

五、本制度由总经办、财务部负责解释。

办公费用节约管理办法

一、总则与合用范围
1、 为加强行政管理，控制办公费用开支，本着合理节约的原则，根据公司实际情况，特制定本办法。
2、本制度合用于公司全体员工。
二、管理办法
（一）水电
1、每位员工应养成下班后或外出前自觉关闭本工位所有用电设备（含电脑显示器）、用水后及时关闭水龙头、用空调时关闭门窗的好习惯。
2、下班时间，应关闭走道和公共活动区域的照明设备。
（二）办公用品
1、本着节约能源的原则，对非正式文稿尽也许使用再生纸打印/复印。
2、平常工作信息尽量通过网络传递，避免文稿打印导致耗材浪费。
3、所有办公用品在发放前都必须做好发放登记，遵循勤俭办公、开源节流的原则。
4、一般工作人员到岗后，一次性配备笔记本、铅笔、圆珠笔等平常办公用品。
5、财务、档案人员及特殊工作人员，配备专用所需文具。
6、有关物品如半年内丢失，将不再另行发放，使用人员或部门自行解决办公用品。
（三）电话
1、与外部的平常工作联系尽量通过网络进行。
2、员工因工作需要开通长话功能的需以书面形式提出申请，待相关领导审批后方可开通。
3、没有开通长途电话的员工因工作需要使用长途电话时，可到办公室登记后使用。
4、在开放式办公环境里工作的员工需要开通长话功能时，应加设密码并注意保护。
5、对于离辞职工工的电话，暂无新员工申请电话的，应及时注销，以免发生月租费用，导致资源浪费。若有新员工需申请电话并已报批批准，可运用已有的号码告知移机。
（四）车辆
1、所有人员均应严格遵守《车辆管理办法》。
2、总经办有权根据事情的轻重缓急、路途远近拟定员工是否需要派车、用车顺序、应派车辆及驾驶员等。
3、员工出差用车至机场，除时间紧急、需陪同来宾等情况外，原则上应乘坐民航大巴至机场，行李较重时可由公司派车接送至民航大巴乘坐处。
4、员工出差用车至火车站/汽车站，除时间紧急、需陪同来宾、行李特重等情况外，原则上应乘坐大巴至火车站/汽车站。
5、员工确需公司派车跑长途（含往返机场）时，五人以上使用面包车，四人以下原则上应使用小车（行李较多或无小车可派的情况除外）。
6、除特殊紧急情况，员工外出办公一律不得报销出租车费用；可以报销费用的，应在的士票后注明打的原由、往返地点和时间。
7、驾驶员应及时报销停车费，至少每周一次，不可累积多日，报销时应在票据后注明停车时间、地点和出车事由。
8、车辆行驶公里数达成5千公里的应及时进行三清保养，每月登记一次车况报告，保证车子运营良好，以免小病不治成大病。
9、出车时发生交通事故应及时告知保险公司对事故导致的损坏车辆进行理赔、维修，以免长期累积，日后无法追究责任。
10、严格做好派车登记，除特殊情况，驾驶员必须根据派车单出车。
（五）印刷品
1、公司印刷宣传用品，要对需求数量作合理规划后再进行印刷，避免活动结束后剩余大量印刷品无法运用的现象发生。
2、公司应安排专人对印刷品进行管理，做好出库、入库和领用登记。
3、印刷品领用应通过度管领导的严格把关。
4、总经办负责对各部门的印刷品出入库和领用登记情况进行不定期抽检。
（六）文献传送
1、与多家快件速递公司建立业务关系，针对快件内容的重要限度与托运目的地情况，选择性价比最佳的快递公司。
2、不是真正很急的文献，尽量通过其他邮寄方式（如平信、挂号信、包裹等）带到收件人那里；能通过网络传送的尽也许通过网络传送。
3、做好文献寄送的收发记录及邮寄费用记录工作。
4、市场部人员快递费用自理，公司不予报销。

三、附表《长途电话开通申请单》
车辆管理制度

一、目的与合用范围
1、为了规范驾驶员及车辆管理，提高车辆运转效能，合理使用车辆资源，特制定本制度；
2、本制度合用于公司各职能部门。

二、驾驶员劳动纪律
1、驾驶员天天上下班执行公司考勤制度。上班期间，所有驾驶员应在公司待命，不得私自外出。因私事需要外出的，应向办公室办理请假手续并做好交接工作，不得公车私用；
2、驾驶员应在派车人指定的时间之前将车辆开至约定地点等候，在指定期间之后到岗的视为迟到；
3、驾驶员应根据公司需要服从安排，任何人不得无端拒绝出车或无端拒绝办理其他事务；
4、驾驶员不得擅自将车辆交给别人驾驶（无论有无驾驶证，公司安排除外）。驾驶员于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等），如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则驾驶员要对由此引发的后果负责。
5、驾驶员要随时保证通讯设备畅通，如更换电话要及时告之相关部门及人员；
6、驾驶员完毕当天工作后，应将车辆及时停回车库（除特殊情况并已征得公司领导及总经办批准外）；
7、驾驶员未经批准不得私自出车，更不得私自提供运送劳务；
8、驾驶员须守口如瓶，不得对任何人透露公司机密，不得损坏公司声誉，不打听与驾驶工作无关的其他任何事情；
9、驾驶员有发生交通事故，不享受当月安全奖；
10、驾驶员违反下列规定之一的应引咎辞职：
（1）在维修、保养、加油等项目上，弄虚作假，虚开发票，索取或收受回扣的；
（2）擅自变更车辆设备的固定状态和运营方式。如擅自拆改、改装里程表的；
（3）对汽车严重损坏或被盗应负重要或完全责任的；
（4）随意配制所开车辆或别人车辆车钥匙者；
（5）一年之中发生2次严重的负对等、重要或完全责任的交通事故的；
（6）一月当中，因驾驶员因素导致车辆损伤（涉及刮痕）5次以上的。

三、文明驾驶规定
1、驾驶员在行车过程中要做到文明用语，举止得体、大方，接送客人应有始有终。
2、驾驶员在工作过程中要发挥团队精神，积极积极地帮助同事解决事情。
3、驾驶员在工作过程中要注意细节。如接机时，要与车辆管理员一同做好飞机航班、到港时间、接送对象联系方式等的确认。
4、行车过程中，驾驶员和乘车员工都应做到互相尊重、互相理解、互相关怀、共同遵守规章制度、共同维