采购部规章制度及工作流程.doc

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采购部工作管理规范和工作流程
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1.0、目的：
加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和企业的经济效益。
2.0、范围：
本制度适用于公司所有外购产品（办公用品和设备除外）的采购。
3.0、相关定义：
3.0.1、供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人、其他合法组织或个人。
3.0.2、合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。
3.0.3、采购申请单：是需求部门根据需要采购的物品所填写并提交给采购部门的单据，此单据须有有审核权限的人员签字。
4.0、采购部职能和职责：
4.0.1 采购部工作职能：
1.采购职能
1.制订采购政策及制度。
2.制订采购计划与预算。
3.明确采购人员的任务和完成目标。
4.完成公司采购指标，适时适量供应物料。
2.执行职能
1.执行公司的采购理念和相关政策。
2.执行公司下达的采购任务。
3.选择与评估供应商。
4.确定合理的库存量，并对库存量进行实时监控。
5.采购谈判管理。
6.签订采购合同。
7.执行对需求部门所提采购需求的审核、对合同执行的管控、对发起人付款计划的审核。
3.采购管理职能
1．采购部组织结构设计与调整。
2.采购人员的招聘与培训管理。
3.采购绩效考核管理。
4.采购成本、库存成本管理。
5.审核需求部门的需求，明确采购合同的条款。
6.审核发起部门的付款计划。
7.审核合同的签订。
8.审核采购价格的确认。
9.审核供应商的管理。
4.采购支持职能
1.为业务部、销售部或相关需求部门提供最新的产品规格、性能、交期等资料。
2.协助仓库进行产品验收。
3.为业务部等相关部门协助制定产品价格。
4.为财务部门提供采购成本信息，寻找降低采购成本的方法。
5.为财务部提供付款计划，合理控制资金流转。

4.0.2 采购部工作职责：
1.制订采购计划
1.编制采购计划。
2.编制采购预算。
3.分析采购需求。
2.市场调查
1.调查采购市场，包括资源分布情况、供应商情况、品种质量、价格情况、运输情况等。
2.寻求新材料，为改良产品寻找替代品。
3.收集相关政策、法规。
4.调查和掌握供应渠道。
3.供应商管理
1.正确开发与选择供应商。
2.供应商的评估，对供应商的价格、品质、交期、交量等做出评估。
3.对供应商进行考核，以作为管理供应商的依据。
4.与供应商洽谈，建立供应商档案。
5．开发新供应商，进行寻价、比价功能。不断寻求替代品与降低采购价格。
6.建立并维护供应商合作关系。保证货品的及时供应。
4.库存管理
1.进行货品验收入库、保管和发货。
2.确定合理的库存量，降低库存成本。
3.不良品和滞销品的预防与处理。
4.与财务交接单据。
5.组织采购
1.根据采购需求，组织并实施采购计划。
2.采购谈判管理包括确定价格，交货期及付款方式等相关条件。
3.询价、比价、议价、订购及交货的催促与协调。
4.起草完整的采购合同并进行合同评审。
5．采购订单的制订、发放、跟进及保存。
6.采购付款的申请及付款。
7.货品品质管理。
6．部门协作管理
1.向业务部提供新产品的询价、比价并开发新供应商。
2.向业务部提供所需求货品的供应，保证销售进度。
3.向财务部提供所询产品的最新、最低采购成本，以满足成本核算要求。
4.向财务部提供完整的票据、单据等资料信息，完善财务制度要求。
5.完成公司其它需要采购部协作事宜。

5.0、采购原则：
5.0.1、严格执行询价议价程序
“同等质量选价格低的，同等价格选质量好的”
货品采购，必须有三家以上供应商提供报价（特殊情况除外），在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格后，由采购部直属领导签字确认。
5.0.2、一致性原则
采购人员采购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。
5.0.3、廉洁制度
所有采购人员必须做到：
1、不以任何形式、任何理由向供应商收受或索取个人佣金、回扣、礼金礼券、贵重物品等。
2、不以虚假票据、虚假合同套取个人费用或从事与业务无关的活动；不弄虚作假损害或侵占公司利益。
3、不指使或授意下级人员同意验收或接收质量不合格、不符合合同约定的货品等。
4、不违反合同约定擅自变更或决定产品的定价、标准及指定的材料。
5、不泄露应当保密的与招标活动有关的情况和资料；不将制作的标书及相关资料，提供给投标方，获取好处。
6、不利用公司的商业秘密、知识产权、业务渠道及其它资源为本人或者他人从事牟利活动。
7、不从事、参与、支持、纵容对公司有现实或潜在危害的行为。
5.0.4、道德准则
1、“爱岗敬业”。“爱岗敬业”是采购员做好任何一项工作的出发点，也是采购员首先应当具备的最基本的“职业道德”。采购员只有热爱本职岗位工作，并在本职岗位上尽心尽力、尽职尽责，才能全身投入采购工作。同时，采购从业人员要认真钻研采购业务，才能干好本职工作。
   2、“诚实守信”。“诚实守信”是采购员做好采购工作的根本前提，是做人、做事、干工作的基本准则。采购员只有具备了言行一致、做老实人、说老实话、办老实事，不弄虚作假、不欺上瞒下，严格遵守和兑现自己作出的承诺。才能在具体的采购工作中，严格地履行好自己的权利和义务。
3、“廉洁自律”。采购员自我约束、自我规范、自我控制、自觉树立高尚的觉悟、良知和道德水准，自觉增强抵制不正之风的能力。只有这样，才有助于采购员工作和采购宗旨的充分完成和实现。 4 i8 y, z
4、“客观公正”。“客观公正”是采购员的职业灵魂。它要求采购从业人员在实际工作中，要公平正直，没有偏袒，既不得搀杂个人的主观意愿，也不能被他人的意见所左右；严格按照统一的评标规则和标准确定中标或成交的供应商，不得有任何主观倾向，以切实维护各供应商的切身利益。
5、“坚持原则”。“坚持原则”就是要求采购员在其采购活动中，要严格依照规定的操作程序进行操作，不以自己主观或他人强加的意志所转移。
 6、“优质服务”。采购员一定要时刻树立“优质服务”的工作态度，对来任何供应商都要做到态度温和、语言文明、尊重事实、谦虚谨慎。
6.0、采购部工作流程：
6.0.1、请购
仓库提交的货品请购申请需有书面文件，经各相关领导审批，最后交采购部门进行采购。
6.0.2、供应商的选择及评价
1、供应商信息资料的收集，供应商必须证照齐全，具有相关资质。
2、采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录。为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
3、对于合格供应商要定期进行评价，对供货质量下降的供应商，相关部门应书面通知，要求期限整改，再根据相关部门的评价结果决定是否继续订货。对于不及时配合我公司处理问题的供应商，采购部将取消合格名单，并报相关领导审核。

专业
媒体
市场
走访
专业
网站
各种
名册
客户
介绍
展览会和
行业活动

名片
筛选待选择的供应商
进行资信调查
考 察
上门了解

经
济
实
力

信

誉

财
务
状
况
优势产品资源

管
理
水
平

营
业
执
照

税务登记证
考察结果报告
采购经理审批
供应链总监审批
正式洽谈合作
选择供应商的程序流程图

6.0.3、询价、比价
根据寻找到的合适供应商，进行相关信息的收集，对各供应商的报价本着“同等质量比价格；同等价格比质量”的原则进行比价、核价、上报、批示。
6.0.4、采购合同签定
1、公司的采购业务（办公用品和设备除外）统一由采购部负责办理，其他部门或人员不得自行采购。
2、采购部经价格审查后才可签定采购合同或采购订单。
3、采购合同和采购订单内容应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式、违约责任等条款。
4、采购合同经公司内“合同章使用审批表”审批流程后，加盖公司合同章，经对方签章后生效。采购合同一式两份，双方各执原件一份。采购部负责采购合同的传阅会签和相关部门的存档。
6.0.5、《采购订单》的审核与下达
1、采购员根据询价结果和供应商拟订《采购订单》后，交由采购部经理和供应链总监审核签字，《采购订单》即可生效并转入执行阶段。
2、《采购订单》转为执行阶段后，按照以下流程进行付款审核：
采购人员根据采购订单填写付款申请单 → 采购部经理审核 → 供应链总监审核 → 财务部经理审核→财务部执行付款操作。
6.0.6、订单的跟踪
对于转入执行阶段的《采购订单》 ，采购员应及时跟踪并了解《采购订单》的执行及到货情况，以减少意外状况和不确定因素的发生，进而保证物资的及时到位。
6.0.7、验收、入库
1、采购物品到货后，应在第一时间将到货产品的相关信息通知到仓库等相关人员对产品进行验收确认，在产品验收准确无误后，库管收货并办理产品的入库手续。在验收入库的过程中出现产品质量或数量异常，仓库应及时通知采购部，由采购部与供应商联系退货或者调换。
6.0.8、结算
1、采购部根据合同约定的付款方式及付款时间向财务部门提出付款申请，各主管签字，交给财务部办理付款手续。
2、发票：公账付款时必须索要发票，核对发票形式（普票或增值税发票）内容需和合同约定一致，确认后交给财务部核销。
6.0.9、已入库产品的退货
对于已入库的产品，相关部门在使用或销售过程中发现产品不合格的，应及时再次对这批产品进行检测。再次检测结果确不合格的，应及时通知采购部。采购部根据与供应商签订的相关产品采购合同之规定及公司关于相关物品退货之规定提出处理意见，经采购部领导同意后及时办理退货或换货等手续。
6.0.10、总工作流程示意图

接收货品采购清单

分类、汇总

制定采购计划

寻找供应商进行询价、比价、谈判

办理合同评审流程
采购合同、订单签定

通知到货日期
订单跟踪

核对入库
到货

核对入账

到货完成

7.0、供应商管理规定
7.0.1、新供应商开发需求
7.0.1.1、当出现下列情况时，供应商管理人员进行新供应商开发：
1.新产品设计、产品更改需要增加新的供应商时；
2.量产产品由于成本压力、公司策略需要开发新的供应商时；
3.现有供应商因出现以下情况，产品供应发生困难或存在潜在危机时:
3.1.发生产品质量事故
3.2.3次及以上不能及时交付产品
3.3.现有的工艺手段已不能满足公司技术文件所规定的规范
3.4.其供货价格已明显失去竞争优势
3.5.售后服务态度恶劣等
3.6.因内部自制加工能力受限，需委外协作或采购时。
7.0.2、供应商资料收集
7.0.2.1、供应商信息来源主要有以下几个途径：
1.现有合格供应商；
2.相关部门、及有关人员推荐；
3.通过各种媒体收集的相关企业信息；
4.企业自荐；
5.通过公开招录而获取的相关企业信息；
6.顾客指定的供应商；
7.其他途径。
7.0.2.2、供应商管理人员根据新供应商开发需求对供应商资料进行收集，资料一般包含以下内容：
1.营业执照副本；
2.企业简介（企业宣传材料）；
3.与其公司部门对接领导和相关业务人员的联系方式；
4.质量体系证书；
5.生产能力、技术水平、产品结构；
6.第三方出具的产品质量报告；
7.有关质量保证、质量改进方面的证明文件。
7.0.3、确定潜在供应商
7.0.3.1、潜在供方选择原则
1.始终贯彻公开评审、多部门参与的原则；
2.坚持同质选低价，同价选高质，同质同价短货期的原则；
3.根据实际需要，遵循地域就近，服务上乘，信誉可靠等原则。
7.0.3.2、准入标准
1.有较强的生产能力；
2.已建立有效的质量管理体系；
3.有较强的产品开发和可靠性试验能力；
4.有完善的技术服务体系，能及时提供优质服务；
5.具有一定行业知名度和良好信誉。
7.0.4、供应商评价
7.0.4.1、供应商评价项目包括：
1.供应商的生产能力；
2.供应商的价格；供应商可接受的付款周期；
3.供应商的技术水平；
4.供应商质量管理体系水平；
5.质量保证能力；
6.供货能力和交期。
7.0.5、供应商业绩评价
7.0.5.1、供应商评审可以通过以下过程绩效指标对主要供应商的供货绩效进行日常监控与管理：
1）价格、2）品质、3）交期、4）综合配合度。
7.0.5.2、采购部收集各部门关于供应商供货货品的质量表现，以促进供应商改进其制造过程的业绩。
1.库管汇总到货检验情况、签收检验合格率。
2.采购部统计供应商的交付及时性、价格调整等。
7.0.6、评审结果
7.0.6.1、从质量、成本、交付、服务等几个方面，做到公平、公正、公开，对供应商业绩进行评价；采用定量打分的方式，根据评价结果对供应商按优秀（A级）、良好（B级）、合格（C级）、不合格（D级）进行分级排序，实行等级管理。
依据评价得分对供应商等级划分A—D级
等级
A
B
C
D
分值
A≥85
84＞B≥70
69＞C≥60
<60
7.0.6.2、评价后处理方案
1.针对A级供应商，调整其供货份额且新产品配套、财务结算等方面予以优先；
2.针对B级供应商，减少订单份额，要求其进行整改，并提交整改报告，采购部负责对整改情况进行验证；
3.针对C级供应商，暂停订单份额，要求其进行整改，并提交整改报告，采购部负责对整改情况进行验证；
4.针对D级供应商，直接取消其合格供应商资格，保留资料。
7.0.7、资料归档
采购人员对各阶段工作资料进行收集和归档，确保过程资料的完整。
8.0、采购报销流程

8.0.1、费用报销流程
财务付款
财务部负责人签批
供应链总监签批
部门主管签批
费用报销人

具体操作说明：
1）费用报销项目一般包括：差旅费、车费、汽油费、过路过桥费、外出办公餐费、供应商招待费等。
2）报销人把发票及原始票据依次整齐的粘贴在粘贴单上，并在费用报销单上详细注明费用详细事由。
3）报销人在费用报销单上签字并让各相关领导签字后即可报销。
8.0.2、报销费用标准
1.采购人员出差需部门经理和供应链总监审批后生效，紧急情况可电话报备。
2.乘用交通工具标准：市内优先乘坐公交和地铁，周边城市优先乘坐客运汽车，中长途可选汽车、火车、高铁等，如遇紧急情况 需更改更快的交通工具时，需电话向主管领导报备审批。
3.住宿标准：住宿补贴按城市等级定额补贴：一线城市100元/人/天；二线城市80元/人/天；三线以下城市50元/人/天。
8.0.3、样品采购报销流程（小量样品个人先付后报销）
采购经理和供应链总监签批
采购报销人

样品入库
购买样品
向主管提出拿样申请

财务付款
财务审核

具体操作说明：
1）采购人员采购完毕后及时办理验收入库手续。
2）采购人员拿着发票或其他付款凭证、验收入库单填写费用报销单。
3）采购人员拿着相关原始票据让各相关领导审批。
4）采购人员根据签字完毕的原始单据到财务予以报销。