迎新特别活动策划外场.doc

浙江工商大学外国语学院
2023迎新特别活动

策

划

书

外国语学院团总支学生会
目 录
一、 活动概况 3
二、 活动前期准备 5
三、 活动当天安排 7
四、 活动后期安排 11
五、 活动经费预算 12
六、 特色宣传方式 14
七、 附录： 23

一、 活动概况
活动名称：浙江工商大学外国语学院2023年迎新特别活动
活动时间：11月9日（周五）晚6:30开始
活动地点：外语楼广场
面向群体：浙商大全体师生
主办单位：浙江工商大学外国语学院团总支学生会
活动主旨：学术与个性同在，思维与梦想齐飞。在学校的大环境下，在外院的大集体中，我们希望每一位同学都能成就一个立体的自我。学业上互相切磋，共同进步，生活中张扬个性，展示风采。在新学期到来之际，我们热烈欢迎2023级新生的加入，也期待他们可认为新的舞台再添缤纷色彩。故借此活动，我们希望为新生们提供一个表现自我的平台，了解外院活跃的氛围，熟悉新事物与新朋友，并尽快融入到这充满惊喜的大学生活中。同时，也以此特别的迎新方式，彰显外院学子的创新精神与独特风采。
活动主题：Dream Carnival （梦幻嘉年华）
活动形式及内容：活动分为舞台与广场两部分。舞台表演部分以歌舞形式为主，表演主力为新生，鼓励具有创新形式的声乐，舞蹈表演，易拉动现场气氛。舞台表演部分间断进行，设立两到三个互动游戏进行串场，可邀请嘉宾也可由各班派代表临时组成队伍参与，旨在加快同学间的熟悉限度并促进交流。广场游园部分连续进行，以各色小铺及小游戏为主。小铺摆放权的获取由新生以班级为单位提出方案申请，最终以竞标形式获得。并辅有校外人气商铺参与。同时，流动铺位则以个人或多人为单位设立。此外，参与趣味游戏项目的同学，以盖章的形式获得奖品。

二、 活动前期准备
部门
任务
负责人
完毕时间
分管人员
全体部 门
开大会拟定并丰富本次迎新的主题，形式
朱雨铮
9.26下午

宣
传
部
制作前期宣传海报、横幅（附录六）

10.20前

制作、打印、派发宣传单、节目单，制作嘉宾邀请函（附录六）

10.20前

实
创
部
联系拟定赞助商提供设备、物资

10.13前
朱雨铮
联系、确认嘉宾、领导名单，发送邀请函

11.3前

学
术
部
协助宣传部在清风、流水、行云广场前分发迎新晚会宣传单

11.6、
11.8下午

记
者
部
设计、制作、粘贴KT板 2块1m*1.2活动前期使用一块，其上标明活动主题、节目征集；后期使用一块，其上展示活动成果。可由打印店制作背景，自行粘贴晚会照片，美化加工后，放于外院大厅

前期：9.29前
后期：11.13前

活
动
部
完毕舞蹈队，礼仪队，主持人队的纳新

9.16前

舞蹈排练，彩排验收

拟定晚会主持人、礼仪队员名单、写好主持稿，主持人彩排需到场

10.20前

文
艺
部
晚会节目甄选（附录二）

10.11 10.16

节目筹备跟进（附录三）

10.25前

安排两次彩排（附录三）

10.31前

以上为活动前期重要相关部门及负责内容（没有具体安排前期任务任务的部门协助其他部门的各项工作），其中宣传部具体安排详见附录六，文艺部具体安排见附录二、附录三。

三、 活动当天安排
一、晚会前期工作安排
事项
负责人
备注
舞台组全体人员签到，佩戴好工作证
林婧
8：00前到
搭建舞台区
朱雨铮
8点到
搭建游戏区，固定小铺区
钱一凡，阮勤攀
8点到
装饰游园会区域
朱雨铮，宣传部
8点半到
布置化妆区（联系物品组搬凳子）
唐笑笑，杨莹婷
8点到
看管化妆区及后台所有演职人员的物品
唐笑笑
整天至晚会结束
各节目跟进人员告知节目负责人8点半到场，9点开始第一次彩排
文艺部全体人员
8点15到
告知主持人8点半到场第一次彩排，随后由其负责主持人服装、发型、化妆
朱雨铮
8点15到
联系物资管理部购买灯光音响师傅的午饭

11点前
舞台组全体人员就餐

11点半
告知广场区人员到场，进行场地布置
钱一凡
下午1点到2点
告知各个节目负责人1点半到场，2点进行第二次彩排
文艺部全体人员
2点到5点
告知化妆师2点到场，第二次彩排完的节目立即去化妆区化妆
杨莹婷
2点到5点
拟定4名礼仪队员到场，并负责其化妆、发型
林婧
3点前
广场部分游戏区与小铺区道具、物品以及人员到位
钱一凡
4点前
对部分舞台区与广场区进行拉线保护，保证现场布置妥善性
钱一凡
4点到4点半
联系物资管理部购买灯光音响师傅的晚饭

4点半前
全体演职人员就餐
全体
5点半
主持人、礼仪队员到位
朱雨铮，林婧
6点前
拟定固定商铺区以及流动商铺区各就各位
阮勤攀
6点前
各节目跟进人员确认自己所负责的节目的所有参演人员到场
文艺部全体成员
6点前

二、晚会开始后人员安排
事项
负责人
备注
电脑灯

根据台本提早提醒灯光师傅
追光

根据台本提早提醒追光师傅
音乐及伴奏带

根据台本提早提醒音响师傅
话筒、耳麦交接、协助佩戴、回收和保管

提醒表演人员下场后及时关闭话筒开关
催台

注意节目负责人在哪儿
道具的确认、摆放

保证游园会道具的无损和丢失
奖品的保管与兑换

保证奖品发放有序
礼仪队员的临时调度
林婧
礼仪队员特殊任务提醒
PPT播放、摄像协助

三、晚会结束后安排
事项
负责人
备注
清理睬场
全体工作人员

整理化妆品、化妆区
杨莹婷，唐笑笑

晚会当天规定以及注意事项：
1、本次活动规定组织者和参与者之间应互相配合，保障晚会各环节顺利完毕。特别是分为两块主场地,保证衔接顺利.
2、遇各类突发问题，应顾全大局，灵活机动应对。
3、晚会当晚分工明确、各行其职，工作人员需佩戴好工作证，准时签到。
4、在工作过程中应态度友善，时刻保持学生会成员良好的形象。

四、 活动后期安排
工作
负责人
完毕日期
当天活动概况的记录
阮勤攀
11.中下旬
填写活动推动表
钱一凡
11.中下旬
迎新参演人员名单记录
阮勤攀
11.13前
活动总结
朱雨铮
11.13前
资料汇总
11.15前
联系记者部、宣传部对晚会当天的选手表现风采进行后期报道和展示（负责人：）

五、活动经费预算
六、特色宣传方式
说明:
本次迎新特别活动的宣传工作将完美的契合“Dream Carnival梦想嘉年华“这一主题进行。这个主题很契合新生对于大学这个新环境的期待感，也是对于崭新生活的一种憧憬的态度。并且可以彰显大学生活的一个重要特点，如同一个嘉年华乐园，丰富多彩，青春蓬勃。每一个即将走入20岁又或者已经进入20岁的少年都有一颗青春向上的心，每个人都渴望自己在这最美好的时光里，做最美好的事，碰见最美好的人。而大学就是盛满这样美好岁月的巨大容器，在这里，你会碰见人生最大的Dream Carnival。属于你的，梦想嘉年华。
这次的特别活动，我们将活动场地分为三部分，舞台歌舞区，特色小铺区以及趣味游戏区。这三个区域有属于梦想嘉年华不同的特点，各有滋味，就如同大学生活多姿多彩，无论是学习还是各类活动都期待每一位同学的参与。
活动开始于我们的中央舞台，在这个舞台上，你会感受到真正的歌舞青春。就在今晚，用你最美好的最激情的青春尽情去歌舞大学生活吧。
在活力的歌舞表演中，我们的特色小铺也开始开放，在流动小铺区中，你可以尽情释放心中小小的恋物癖。在固定小铺区中，各个班级大出奇招，开始你的大学第一笔小生意。买家与卖家的密切交流。亲！包邮哦~亲！你还等什么呢~
大学是青春中最活力四射的阶段，而我们的趣味游戏区一定也会让你感受到脑力与体力的碰撞，激情于冷静的对决。新生们个人亦或团队，展现出你们为大学生活所保存的热情吧。
目的群体：浙江工商大学全校师生（学生31000，教师）
预期辐射：除工商大学师生外，同时涉及在杭各大高校。

宣传时期
宣传方式

商家回报
晚
会
前
期
我院将按“Dream Carnival 梦想嘉年华”这一主题进行大幅宣传。并按三大活动区进行有特点的宣传。
完毕三类宣传海报，分别放于行云广场、流水广场
贵公司为我院提供海报制作、打印经费
我院将在每个海报的显眼位置标明贵公司的名称和商标。海报将展现嘉年华梦幻与热烈的场景，契合花季青年们热血奔腾、追逐梦想的向上姿态，具有极强的艺术表现力和渲染力，必能吸引广大师生的眼球。此外。这三大场合人流量最大，宣传效果极佳。
我院将制作三条12m*0.8m的横幅，分别悬挂于清风、流水、行云食堂二楼。
贵公司为我院提供横幅的制作经费
每条横幅上我院将标明贵公司名称或直接写明：**公司预祝外国语学院迎新晚会取得圆满成功!这三大食堂的人口密度最大，宣传效果最佳。
我院将在晚会前三天在清风、流水、行云广场前发放2023份宣传单，并对新生宿舍进行扫楼，做到最大限度的宣传。以及很少数的座位入场券，分发至各班级。
贵公司为我院提供宣传单和节目单的制作经费
我院将在迎新宣传单的一整面上为贵公司的产品和形象做大力的宣传，并在节目单的扉页和尾页显眼位置均标明贵公司的名称和商标，传单均由我院学生认真负责的成员分发，为贵公司节省了雇佣分发传单的人员费用。此外，我院将为贵公司申请场地，贵公司可以派人员到我校进行产品的现场宣传和促销。
我院将通过校广播台，对本场迎新晚会进行宣传。宣传力度将覆盖全校。

我院保证在广播稿中提及贵公司的大力相助。
我院将制作巨型的舞台背景幕布
贵公司为我院提供幕布制作经费
我院将在巨型幕布的显眼位置注明贵公司名称和商标，宣传效果毋庸置疑。
我院将在每个周日定期播放电影。
贵公司为我院提供灯光音响设备、投影设备租借经费或直接提供以上设备
我院将为在电影放映前播放、放映过程中插播贵公司的宣传短片。与此同时，我院学生会网络部还会将贵公司的视频放到我院的公共网站上，学生会校内网上，贵公司的视频将在网上被无限地分享，点击率直升，从而达成意想不到的宣传效果。
晚
会
当
天
我院将在晚会期间播放外院师生风采照片以及各类新生入学时期的捕获照片。
我院将在晚会开场前播放贵公司的宣传短片。此外，我院还将在晚会上特地为贵公司的产品设计小品或相声，从而极大地扩大了产品的宣传，使贵公司的产品进一步人心。
我院仅设有的少数有限的观众坐席，凭借有梦想嘉年华不同景色的入场券。可以领取小礼物一份。
贵公司为我院提供书签的制作经费和礼品（可为公司产品）
我院将在入场券的显眼处标明贵公司的名称和商标，由于本次入场券制作精美，不仅可以自己使用，并且可以转赠友人，具有很高的运用价值，必然得到师生的悉心珍藏，具有不可估量的宣传效果。我院将下发邀请函，竭诚邀请贵公司代表光顾晚会现场，抽出幸运观众，并为其颁发礼品，与其合影留念。
我院将为嘉宾提供饮品
贵公司为我院提供饮品或购买经费
若贵公司为饮料公司，我院将为贵公司提供地点进行饮品的赠饮点和促销点。
晚
会
后
期
我院将在外院一楼focus on 上粘贴活动的成果照
贵公司为我院提供照片打印和背景制作经费
我院将在focus on上粘贴贵公司与我院学生代表洽谈照片，贵公司的基地照、荣誉照，进一步宣传贵公司的形象。这是我院深受师生爱慕的宣传方式，并且又位于一楼楼梯口，往往吸引很多师生驻足观看。

温馨提醒：以上各项合作项目只是我院的的初步构想，贵公司可以选择性地与我院进行合作，或者提供部分经费。欢迎贵公司提供或补充新的合作方案，让双方建立更加宽广、更加密切的合作关系。
浙商大外语学〔2023〕167号
关于2023年外国语学院2023年
迎新特别活动节目甄选的告知
各学生班级：
为了欢迎新生加入外院大家庭，同时也为了给新生提供充足展示自己艺术表演才干的机会和平台，释放青春激情，向外院师生展示外院新生的活力与风采，向全校师生展示外院的魅力，活跃校园文化，特发告知如下：

活动名称：浙江工商大学外国语学院2023年迎新特别活动
活动时间：2023年11月9日（周五）晚6:30开始
活动地点：外语楼下广场
舞台节目甄选时间：10月16日下午1:30开始
小铺竞标时间：10月11日下午1：30开始
活动甄选地点：外院230，外院225（候场）
面向群体：外国语学院全体师生
晚会主题：Dream Carnival 梦想嘉年华
本次迎新特别活动的宣传工作将完美的契合“Dream Carnival梦想嘉年华“这一主题进行。这个主题很契合新生对于大学这个新环境的期待感，也是对于崭新生活的一种憧憬的态度。并且可以彰显大学生活的一个重要特点，如同一个嘉年华乐园，丰富多彩，青春蓬勃。每一个即将走入20岁又或者已经进入20岁的少年都有一颗青春向上的心，每个人都渴望自己在这最美好的时光里，做最美好的事，碰见最美好的人。而大学就是盛满这样美好岁月的巨大容器，在这里，你会碰见人生最大的Dream Carnival。属于你的，梦想嘉年华。
这次的特别活动，我们将活动场地分为三部分，舞台歌舞区，特色小铺区以及趣味游戏区。这三个区域有属于梦想嘉年华不同的特点，各有滋味，就如同大学生活多姿多彩，无论是学习还是各类活动都期待每一位同学的参与。
活动开始于我们的中央舞台，在这个舞台上，你会感受到真正的歌舞青春。就在今晚，用你最美好的最激情的青春尽情去歌舞大学生活吧。
在活力的歌舞表演中，我们的特色小铺也开始开放，在流动小铺区中，你可以尽情释放心中小小的恋物癖。在固定小铺区中，各个班级大出奇招，开始你的大学第一笔小生意。买家与卖家的密切交流。亲！包邮哦~亲！你还等什么呢~
大学是青春中最活力四射的阶段，而我们的趣味游戏区一定也会让你感受到脑力与体力的碰撞，激情于冷静的对决。新生们个人亦或团队，展现出你们为大学生活所保存的热情吧。
在这个夜晚，挥洒你的热情，带着你的憧憬和纯真，享受最美好时光里只属于你的Dream Carnival.

趣味游戏区规则：此区总共设有三个趣味游戏项目。每赢得一个游戏后，你的冒险卡上就会印上相应的一个图章。在赢得三关后，冒险卡上将集齐三个图章，凭借此冒险卡即可在领奖处领得一份精美的奖品。

特色小铺区提醒：此区共分流动小铺区以及固定小铺区。流动小铺区位于舞台和游园会的中间楼梯位置，你可以在此区域内购买由个人或多人贩卖的小物件。固定小铺区位于游园会的中间位置，此区域内只设有以班级为单位的小铺以及校外人气商铺。

告知下发后如有任何疑问，请联系：朱雨铮 613409
阮勤攀 613470
钱一凡 681998

外国语学院学生会文艺部
2023年9月25日

附一：2023年外国语学院迎新特别活动舞台节目甄选报名表
班级：＿＿＿＿
节目名称
类型
节目负责人
联系方式(长号+短号)

请各班负责人及时将报名表于10月9日21：00之前交至相关文艺部负责人处，谢谢合作！
外国语学院学生会文艺部

2023年外国语学院迎新特别活动小铺竞标报名表
班级：＿＿＿＿
竞标种类：流动小铺(个人或多人)/固定小铺(班级)
小铺重要内容
竞标负责人
联系方式(长号+短号)

请各班负责人及时将报名表于10月9号21：00之前交至相关文艺部负责人处，谢谢合作！

外国语学院学生会文艺部
大一英语
大二英语
大三英语
大四英语
大一至大四法语班及英语AB班七、附录：
附一：2023年外国语学院迎新特别活动节目甄选报名表
班级：＿＿＿＿
节目名称
类型
节目负责人
联系方式(长号+短号)

请各班负责人及时将报名表于10月9号21：00之前交至相关文艺部负责人处，谢谢合作！
外国语学院学生会文艺部

2023年外国语学院迎新特别活动小铺竞标报名表
班级：＿＿＿＿
竞标种类（流动小铺(个人或多人)/固定小铺(班级)）
小铺重要内容
竞标负责人
联系方式(长号+短号)

请各班负责人及时将报名表于10月9号21：00之前交至相关文艺部负责人处，谢谢合作！
外国语学院学生会文艺部

附录二：晚会节目甄选期人员安排
一、节目甄选前期准备
任务
负责人
完毕时间
打印汇总节目甄选表
章震宇
10月10日
借用节目甄选教室（需要多媒体）和
候场室
郑泽民
10月8日
回收整理节目甄选表，短信告知节目负责人节目甄选时间地点
阮勤攀
10月9日

二、节目甄选当天人员安排
舞台节目甄选时间：10月16日下午1:30开始
小铺竞标时间：10月11日下午1：30开始
甄选地点：外院230 候场室：外院225
工作安排：
1:00文艺部全体成员签到，发工作证（负责人：林婧）
1:20候场室节目签到，维持秩序（负责人：倪梁）
1:20联系未到的节目( 负责人:柴雨蕾 )
1:25拟定评委到场（负责人：朱雨铮）
1:30选拨开始，催场（负责人：鲍秀秀）
选拔教室门口接应（负责人：杨雨婷）
4:00选拔结束，开会商讨并拟定晚会节目名单（涉及外请节目）主持人名单、礼仪队员名单，节目跟进人员（负责人：朱雨铮）
附录三：晚会节目筹备跟进期任务安排
任务
负责人
完毕时间
安排第一次彩排时间地点
全体成员

告知各自节目负责人第一次彩排时间地点

第一次彩排（主持人需到场，纯熟主持稿）

根据第一次彩排的情况调整排练进度

联系各自节目负责人搜集台本所需信息

搜集灯光规定

搜集道具、话筒规定

整合信息，制作台本，打印台本
章震宇

安排第二次彩排时间地点
朱雨铮

告知各自节目负责人第二次彩排时间地点（带上台本）
全体干事

第二次彩排（主持人需到场并规定已熟悉主持稿）

填写费用预支单，外请节目单，并签字、取钱
杨雨婷

拟定、联系化妆师
阮勤攀

附录四：迎新特别活动舞台台本
序号
节目名称
表演队伍

节目跟进人员、节目负责人及联系方式
道具规定
灯光规定
话筒要 求
节目时长

附录五：宣传部迎新特别活动前期任务安排
任务安排
规定完毕时间
负责人
内容
数量
规格及规定
放置
地点

设计、制作、粘贴海报
6张
0.8m*1.2m均为手绘或喷绘小海报，贴于外院小海报板上
一组放于行云广场，一组放于中门树人广场前，（晚会当天搬到流水广场），一组放于流水广场，可每一时期放一幅

制作、悬挂横幅
3条
12m*0.8m，红底黄字
一条做基本宣传，
一条预祝迎新特别活动取得圆满成功，
一条热烈庆祝迎新特别活动取得圆满成功
分别悬挂于清风、行云、流水的二楼或三楼

设计、打印、分发宣传单
1000份
内容涉及特色节目、重要工作人员名单、赞助单位名称和商标、主办单位名称和商标
于清风、流水、行云广场前分发宣传单（学术部协助）

设计、打印、分发节目单
1000份
三折页，每页10cm*20cm
于清风、流水、行云广场前分发宣传单（学术部协助），

设计、制作、分发邀请函
50份
创新设计,吸引观众
确认下发到嘉宾手中（外联部提供名单并协助发送）

设计、打印、悬挂舞台背景幕布
1块
8m*6m
晚会当天于流水广场布置悬挂

提醒：
1． 海报板的租借联系物资管理部，搬运可由体育部协助。
2． 海报、宣传单、节目单的设计可与网络部协作。
3． 时刻向文艺部部门负责人报告宣传进度，节目单、宣传单付印前交于文艺部负责人审查。

附录六：迎新晚会当天任务分派及联系方式
1.舞台组（人）：把握节目质量、灯光、音乐
（总负责人： 朱雨铮 ）
姓名
联系方式
学生会部门
任务分派

文艺部
彩排

文艺部
彩排助理

活动部
主持人、礼仪人员总负责人

活动部
舞台追光

催台

催台助理

灯光

灯光助理

音乐

音乐助理

舞台过场，道具搬运指导，舞台秩序维护

话筒传递

2.放映组（人）：负责公放投影
（总负责人： ）
姓名
联系方式
学生会部门
任务分派

网络部
1.租借投影仪，自备电脑
2.自行安装连接设备
3.负责晚会视频，PPT的播放
4晚会结束后清场

网络部

网络部

3.宣传组（人）：负责舞台及入口布置，横幅贴挂、海报摆放指导
（总负责人： ）
姓名
联系方式
学生会部门
任务分派

宣传部
1.舞台背景布置
2.晚会入口布置
3.标语的悬挂、海报摆放指导
4.晚会结束后清场

宣传部

宣传部

宣传部

4.新闻组（人）：负责晚会当天的录像、摄影、采访、报道
（总负责人：）
姓名
联系方式
学生会部门
任务分派

记者部
1.晚会当天录像
2.风采照片拍摄
3.师生采访、报道
4.晚会盛况的报道
5.联系赞助，并做好赞助商规定内的涉及横幅等的拍照工作
6.晚会结束后清场

记者部

记者部

5.搬运组（人）：负责仪器、桌椅、舞台道具的搬运
（总负责人：）
姓名
联系方式
学生会部门
任务分派

体育部
1.与考勤组联系，确认嘉宾、师生人数
2.晚会现场搬运仪器、海报板、道具
3.晚会结束后清场

体育部

体育部

6.拉拉队（人）：负责晚会当天的献花，带动全场气氛
（总负责人：）
姓名
联系方式
学生会部门
任务分派

学术部
1.购买鲜花、荧光棒、礼炮
2.晚会上给选手献花
3.发放荧光棒、拍手板
4.晚会后及时回收清点扳手板交还至学办
5.运用荧光棒、拍手板、喊声带动活跃全场气氛
6.晚会结束后清场

学术部

学术部

实践与创业创新部

实践与创业创新部

实践与创业创新部

7. 考勤组（人）：负责晚会当天的学生会人员签到，以及大一各班人员拟定。联系外院领导、老师及各学院主席、保安、技术人员，拟定到场
（总负责人：）
姓名
联系方式
学生会部门
任务分派

人事与档案部
1.学生会各部门人员签到
2.大一各班人员到场拟定
3.联系外院领导、老师及各学院主席、保安、技术人员，拟定其准时到场
4.指导嘉宾、师生有序入场、退场，维持晚会观众席秩序
5.晚会结束后清场

人事与档案部

社区维权部

社区维权部

社区维权部

8．后勤组（人）：负责舞台后台、化妆间的物品，监督管理物品摆放
（总负责人：）
姓名
联系方式
学生会部门
任务分派

物资管理部
1．记录学办拍手板数量，晚会后及时回收清点
2．舞台后台、化妆间的物品监督管理
3．嘉宾牌签、节目单、矿泉水的摆放
4.晚会结束后清场，并协助搬运组及时做好桌椅的清点归还工作

财务部

迎新晚会分组暂时安排：
组别 部门
舞台组 文艺部、活动部
放映组 网络部
宣传组 宣传部
新闻组 记者部
搬运组 体育部
拉拉队 学术部、实践与创业创新部
考勤组 人事与档案部、社区维权部
后勤组 财务部、物资管理部

主席团负责监督和调控各部门

备注：
1.粗体为部长、副部长
2.各组负责人在做好本职工作的基础上监督、协助成员完毕工作
3.其他组别的男生可以根据需要自由调度到搬运组
4．迎新工作安排以工作手册为准
注意：本策划里的时间、地点届时候也许会根据实际情况有所变动！