浅析业主对招标代理工作质量进行控制的方法和途经.doc

浅析业主对招标代理工作质量进行控制的方法和途经
浅析业主对招标代理工作质量进行控制的方法和途经
摘要：随着招标投标法的实施及国家投资的持续快速增长，使得工程招标代理工作如雨后春笋般发展起来。由于招标代理机构实力、经验等方面参差不齐，业主如何对招标代理工作质量进行控制，就成了当前亟待解决的问题。本文作者结合自己工作实际，从选择招标代理机构、业主与代理机构沟通、资格预审、招标文件的编制、开标与评标、招标后续跟踪调查等主要环节阐述了业主进行招标质量控制的方法和途经。
　　　　　关键词：招标代理；质量控制；方法和途经
　　　　　　　随着《中华人民共和国招标投标法》的颁布实施，和《工程建设项目招标代理机构资格认定办法》、《招标代理服务收费管理暂行办法》等一系列法律、法规文件的出台，使得工程招标代理行业迅速发展，招投标领域不断扩大，招标代理咨询机构如雨后春笋般涌现。但由于这项工作起步时间不长，招标代理机构的实力有强有弱，参差不齐。受招标代理的利益驱动，部分新设立的招标代理机构专业技术人员缺乏、资金匮乏、经验不足等情况较普遍，导致部分招标代理服务简单地停留在重复性的程序代理上，招标的质量很难控制。而招标代理工作质量的好坏，对保护招标投标活动当事人的合法权益，提高经济效益，保证项目质量，都具有举足轻重的作用。因此，作为业主如何对招标代理的工作质量进行控制，就成了业主不容忽视的重要问题。笔者结合自己的工作实际，从招标代理的几个主要环节入手，提出了业主控制招标代理工作质量的主要环节和方法、途径及需要注意的事项。本文从选择招标代理机构、业主与招标机构沟通、资格审查、编制招标文件、开标与评标、招标后续跟踪等环节进行了阐述，只有始终把握这几个主要环节，招标代理工作质量控制才有可能。
　　　　　　　一、选择好的招标代理机构

　　《中华人民共和国招标投标法》规定，招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。任何单位和个人不得以任何方式为招标人指定招标代理机构。近几年随着国家投资规模的持续快速增长，招标代理机构也迎来了快速发展时期。但招标代理机构的情况却各不相同。我们要选择熟悉相关法律、法规和专业知识，有行业专业人才，具有相关工程招标经验，敬业、责任心强的招标代理机构。选择好的招标代理机构是进行招标代理质量控制的前提。

　　二、业主与招标机构充分沟通

　　招标代理合同签订后，招标公告应及时发出。但在招标公告发出前，招标代理机构应与业主充分沟通，使招标机构了解业主对所委托招标工程的期望与具体的倾向性意见。主要做好以下几点：

　　1、业主对招标工程造价、工期、质量等方面的要求以及业主资金安排的想法。

　　2、作为代理机构有责任对涉及代理工作的法规、流程与酌情而定的建设性意见告诉业主，以便在法规与程序许可的范围内使代理机构与业主的意见达成一致，而且力求作到最大程度地满足业主的要求。
　　　　　3、招标代理机构应对当前承包市场的状况有深入调查了解，如价格、质量、潜在承包人情况等，适时向业主提出推荐性意见。可以这么说，一个项目招标公告的发出，也就确定了该项目招标代理工作的方向，因此，对这一看似简单的工作环节必须要设专人负责把关。

　　三、资格预审

　　在招标公告发出并通过监管部门计算机信息系统确认符合报名条件的投标申请人后，依据资格审查方式（通常采取资格预审方式），对投标申请人填报的资格审查表及相关资料进一步审查、筛选，最终确定潜在投标人是质量控制的第二重要环节，应严格对照资格预审标准（包括资格预审基本合格条件与资格预审附加条件）进行去伪存真、优胜劣汰的认真比较，严格排序，要经得起任何情况下的复审。

　　资格预审阶段应着重做好以下几方面工作：

　　 1、对投标人填报的资格预审表进行复核性审查、验证、以确保真实性，可与政府监管部门建立一定形式的信息共享机制。

　　 2、组织人员对投标申请人类似的竣工工程或在建工程，均针对投标人拟派项目经理进行实地考察，根据事先拟定的考评指标项目实事求是地写出考察报告，作为资格预审的重要依据。资格审查的结果一旦与预审文件不符，必须实事求是，慎之又慎，从严把关，因为失去诚实信用的审查结果，就失去评标工作的公正、公平、公开的基础，也就失去了招标代理机构存在的必要性。资格审查一旦完毕，立即整理资审报告，并及时通知潜在投标人，同时，也通知未通过预审的投标申请人与通过资审但未被邀请的投标申请人，并视情况说明原因。

　　四、招标文件的编制

　　招标文件不仅要规范，符合相关法律、法规、条例要求，而且应得到业主的理解与认可。在通过监管部门的备案审查后，即可发给潜在投标人。对招标文件的审查要点：符合法规（特别是各个时期和部门的新颁规定），其中，有关工程量清单的编制及答疑补充文件要尽可能完整、准确、不留盲区和活口，且适应市场行情，最大限度地减少业主在工程施工及竣工结算时所带来的不必要麻烦。具体来说，在招标文件合同条款拟定时，应注意如下几点：

　　1、对于涉及到业主指定分包工程合同时，业主的造价人员应及时介入。对交叉工程作界面一定要划清，列出彼此详细的工作量清单，尽量避免以后出现界面工作的交叉或空缺，同时有利承包商准确报价和业主日后管理。

　　2、对于业主指定分包合同，应明确约定总分包之间的现场配合、进度衔接、成品保护，垂直运输、脚手架、临时供水、供电的利用等相互间责权利。

　　3、在招标文件的合同条款策划中，应结合个案实际，加强对风险责任条款和特别条款的审查，善于在合同中限制风险与转移风险。如包干范围，调价、调量范围与办法，工程窝工、停工状况下工效下降的计算方式及损失赔偿范围（包括机械停滞台班费的测定与计取基准），工程进度款支付办法，进度款拖欠情况下工期处理，工程中间交验或建设单位提前、滞后使用工程部分的成品保护、保修处理，合同外工程量的计价原则和支付办法，工程中零星计工处理和违约责任的量化问题等。总之，合同条款应尽量细化详实，减少不确定因素，防止合同漏洞与争议。

　　4、针对当前工程结算中材料价款结算方面问题突出的情况，根据个案实际，事先明确材料结算方式，如供料方式、规格、数量与价格确认、价差调整方式或算式。

　　应该说，不同招标代理机构编制的招标文件，各有异同，但应取长补短，力求不断提高招标文件的质量。事实上招标文件的内容与标准随工程项目而改变，随业主的要求与期望而改变，但其通用的规范部分与必要的法规部分大都沿用保留。概括而言，一份高质量的招标文件应当满足四个基本要求：一是招标文件条款清晰完整。二是符合现行法规条例并充分反映业主的意图。三是能够选择“质量优，价格合理”的承包商。四是能够最大幅度地减少工程实施与结算阶段的纠纷和扯皮。同时，招标文件的编制质量也会影响到投标文件的质量，最终可能影响到评标质量与业主工程实施阶段的管理，因此，把握招标文件的编制这一中心环节，是实现工程实施中进行有效控制的关键。

　　五、开标与评标

　　代理机构工作人员要把握投标截止时间的准确性，在公证人员的监督下按既定程序与办法有条不紊地开展开标和评标工作，及时做好相关记录，期间重要环节就是阻止无效投标文件进入评标，在公开宣读投标人名称、投标价格、质量等级、日历工期等主要内容后，并在各投标人无异议的情况下让投标人退场，评标随即开始。评标过程代理机构人员一般不参与意见，但在业主委托时可由熟悉相关业务的代理人员参与评标。在评标结果确定后工作人员应及时汇总填表，请在场各位专家评委签字，予以确认。评标报告应及时整理完毕，由专人负责审定。

　　评标报告是代理机构行将结束某项代理业务的成果性文件，是必须上报项目建设主管部门进行备案监督的重要资料，是一份完整齐全的招标投标情况报告。其内容应包括：该项目招标投标基础情况，资格预审报告，评标委员会的评标报告，中标人的投标文件等，报告应文字真实，简明扼要，数据准确，专业性和档案性强，切忌表达不确定性或隐含不应有的倾向性。总之，一项代理业务的圆满完成，必须有一份经得起任何挑剔与复查、备案齐全的资料，它应体现中介服务的独立、公正、公平、公开和诚实信用。

　　六、招标后续跟踪与总结

　　为了不断提高委托招标工作质量，业主应将招标代理工作适当地延伸到工程实施与结算阶段。

　　1、定期跟踪工程实施动态，及时发现招标代理工作中的不足与缺陷，不失时机地进行更新、完善并为以后的招标工作提供依据。

　　2、招标文件作为有效的法律文书，根据工程实施实际情况，积极地理解招标文件相应条款内涵，并尽量做出对业主有利的解释。

　　3、根据中标承包人工程实施情况，适时完善、弥补招标文件中评标标准或办法的不足与漏洞，为下一轮成功代理打下基础。

　　此外，业主应加强招标人员的业务知识培训，使招标人员熟悉招标工作的各个环节和程序；逐步建立与工程招标有关的信息资料库，如建筑承包商、材料设备供应商信用档案、设备材料市场价格等；逐步实现招标工作与计算机信息网络结合，建立与招标代理决策相关的决策系统。

　　结论：业主对招标质量控制的几个主要环节是密不可分的，各个环节互为条件，不可或缺。只有把握好每一环节，才能保证整个招标工作的质量，确保招标工作的公开、公平、公正，确保通过招标挑选实力强、信誉好、技术力量雄厚的企业中标，提高资金使用效益和社会效益。
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