仓储、运输合同管理办法.docx

仓储运输合同管理办法

第一节 总则
第一条、目的
为加强公司仓储、运输合同管理，使其更加制度化、规范化，以提高分公司仓储运输等相关工作效率，规避风险，结合分公司情况，特制定此管理办法。
第二条、使用范围
河南分公司本部及区管中心/运营中心
第三条、术语和定义
仓储运输合同管理，即包括仓储运输合同的拟定、收发、办理、整理、归档等一系列相互关联、衔接的工作。
第四节、职责
分公司仓储设施岗及各区管中心/运营中心的财执人员对有关仓储、运输合同收集、整理和保管，确保合同管理规范有序进行。

第二节 合同种类
分公司仓储运输合同种类主要有：仓储合同，包括新租仓库（储）租赁合同、续租仓库（储）租赁合同、第三方货物代储合同；运输合同，主要为干线运输和铁路下站代理合同等。
第一条、新租仓库（储）租赁合同，该合同包括已经审批通过，盖章签字的仓库新租申请表、仓库（储）租赁合同正文、附件等内容，另包租库需要《包租库面积表》。
第二条、续租仓库（储）租赁合同，该合同包括审批通过，盖章签字仓库新租申请表、仓库（储）租赁合同正文、附件等内容，另包租库需要《包租库面积表》。
第三条、第三方货物代储合同，该合同包括符合分公司程序要求的货物代管协议，代储客户出库单样票与客户营业执照或身份证复印件等。
第四条、货物运输合同，该合同包括分公司与运输或运输信息公司签署的货物运输协议及附件（三证）等，经分销中心执行（财执）、分销中心经理、产品线经理、执行经理、分公司经理签字的询价单，根据询价单签署的补充协议。
第五条、下站代理合同，该合同包括代理下站协议书及代理商的三证等附件。
第三节 合同管理
第一条、建立电子档案。
针对每一份新签或续签的仓储、运输合同，附加仓库照片等资料,建立相应的完善的电子档案，以方便合同的查找和管理。
（1）建立每个年份的电子档案，按合同类别、签署日期、分销中心进行分类归档。包括新租、续租、代储、汽运、下站代理、过期合同的电子档案。
（2）电子档案的合同代码与合同原件代码保持一致。
（3）过期电子版合同存放十年后可申请删除或其他方式进行处理。
第二条、合同代码格式管理
（1）新租续租仓库（储）合同号码按照如下格式编排：年份+HEN+累计签约次数+仓库性质+基本合同序列号及补充协议编号。仓库性质：A1代表代管包租库，A2代表代管非包租仓库，B1代表自管包租仓库。除特殊情况续租合同与上期合同序列号一致。
（2）第三方货物代储合同代码格式编排：ZH+代储客户名称前两字英文字母大写+日期+合同序列号。如ZHWH-20121201(01)。
（3）汽车干线运输合同代码格式编排:HNQY+日期+序号，相对应的补充协议代码为HNQY+日期+序号+补充序列号。
（4）铁运下站代理合同代码格式编排:HNDL+日期+序列号，
补充协议代码为HNDL+日期+序列号+补充协议序列号。
第三条、过期合同及作废合同管理。
仓储合同和运输合同于每年年底进行整理，取出该年度内过期合同，对过期合同统一按年份进行收集整理,存放十年以上的可申请销毁等其他管理办法。
第四条、按合同类别制作与其相对应的合同封面，并根据各类合同排列顺序制作相应的合同目录表附于封面下，以方便合同的查找管理。
第五条、对执行期内的仓储新租或续租合同进行分类，在此基础上按照分销中心进行归类，按照合同的签署日期进行排序归档整理，建立《新租仓库合同档案》和《续租仓库合同档案》。
第六条、在第三方货物代储合同执行期内，按合同签约日期排序建立《三方代储合同档案》，进行代储合同管理。
第七条、汽运运输协议在合同有效期内建立《汽运运输合同》，铁运签署合同在有效期内建立《下站代理合同》档案管理。
第四节 合同管理结构
仓储运输合同管理结构图如下所示：

仓储运输合同
电子版合同管理
仓储合同管理
新库租赁合同
仓库续租赁合同
三方代储合同
运输合同管理
汽车运输协议
下站代理协议
过期作废合同管理管理

4 / 4