采购合同签订要求.doc

深圳市兆日实业有限公司
作业指导书
文 件 编 号
WI6.2-01
版本／修改状态
B／0
标题
采购合同签订定要求
页 码
第7页 共5页

日期
修改状态
页码
更改说明
修改人

0

新拟制

编写
王晓菊
部门
市场部
日期
2000年10月18日
审核

部门

日期
年 月 日
批准

部门

日期
年 月 日

1.0目的
确保签订的物资采购合同满足公司规定的要求。
2.0范围
本标准适用于生产批量物资、研发关键物料选型的采购合同的签订。
3.0职责
3.1采购员
(1)负责向供应商询价，填写《物料报价汇总表》，对报价资料的准确性、保密性和及时性负责；
(2)负责与合格供应商洽谈，对洽谈确认的价格、数量、交货期及其合同的准确性负责；
(3)负责填写《合同签订申请表》及编写采购合同。
3.2采购组项目经理
(1) 负责组织《物料报价汇总表》的会签审核；
(2)负责审核《合同签订申请表》及采购合同。
3.3市场部经理
(1)参与《物料报价汇总表》的会签审核；
(2)负责审批《合同签订申请表》及采购合同。
3.4副总经理1
(1)对负责审核《物料报价汇总表》作出确认性意见；
(2)负责批准《合同签订申请表》及采购合同。
3.5开发部
参与《物料报价汇总表》的会签审核。
3.6生产部
参与《物料报价汇总表》的会签审核。
3.7市场部文秘负责采购合同帐务的结算和合同原件的保管、供应商执行情况的统计及供应商档案的管理。

4.0程序
4.1批量物资的询价、报价
4.1.1采购员按照《采购计划任务书》，向公司认定的合格供应商询价。若合格供应商不能满足询价的需要，可向新的供应商询价，同时遵照《合格分供方评审程序》对新的供应商进行评定。
4.1.2采购员询价的原则：询价至少有两家有效报价，万元以上至少有三家有效报价。对于独家报价，采购员须在《物料报价汇总表》中予以原因说明。各家的报价原则上不应相差30%，如所询报价超过此比例，视报价无效，不列入《物料报价汇总表》中，并重新询价。
4.1.3批量物资的采购执行上，采购员收到供应商的报价单后，按照各供应商分别汇总在《物资报价汇总表》上。型号、规格、数量按询价单要求填写。
4.1.4采购员在《物资报价汇总表》选择至少两家进行洽谈工作，洽谈的结果在《物资报价汇总表》中有所体现。
4.1.5《物资报价汇总表》附上各供应厂商的报价单及《商务洽谈情况明细表》，提交采购组项目经理。
4.1.6采购组员项目经理组织组织生产部、开发部、市场部经理对《物资报价汇总表》进行会签审核。由副总经理1作出确认性意见。
4.1.7《物资报价汇总表》实施一票否决，在会审过程中如有一项意见相异，无须报副总经理1审核，采购员对异议做处理或重新启动报价流程，直至所有意见相同后报副总经理1审核。
4.2采购合同的审批
4.2.1采购员依据洽谈结果参照《电子产品购销合同模板》制作合同文本，附上《合同签定申请表》，呈采购组项目经理、市场部经理、副总经理1审批。
4.2.2对询价单中未能报价或一时询不到的材料，采购员应及时填写《代用品审批表》，经开发部确认、总工程师批准后，对更换代用的材料进行二次询价。《代用品审批表》应备档1份文控中心。
4.3采购合同的编写
4.3.1采购合同的编号规则的编写规范为：

NO XX—X—XXXXXX

由采购合同签定日期构成，如“990628”

合同性质，采购合同定义为“G”

供应商名称缩写，例如晨兴 “CX”。

4.3.2采购合同中必要的条款主要有：物资的名称、型号、规格、数量、交货时间、交货方式（地点），单价、金额、质量要求；供应商的单位名称、地址、开户银行、帐号、税务登记号等项目，采购负责人在审核时重点审查以上项目。
4.3.3批准后的一式四份合同原件，经盖章后将两份原件交市场部文秘统一保管，采购员保留合同复印件。市场部文秘将合同复印件交技术管理部和财务部备份。
5.0附录与记录
5.1物料报价汇总表 （文件编号：QR6.2-01-01）
6.2商务洽谈情况明细表 （文件编号：QR6.2-01-02A）
5.2合同签定申请表 （文件编号：QR6.2-00-06）
5.3电子产品购销合同模板 附录1

附录1 电子产品购销合同
合同编号：

供方： 签订地点： 1
需方： 签订时间: 年 月 日

一、产品名称、规格、数量、金额、交货期及数量：
产 品
名 称
规 格
型 号
品
牌
计量
单位
数
量
单
价
总
价
交提货时
间及数量

总计人民币金额（大写） ￥
二.质量标准 。
三.交（提）货方式 。
四.运输方式及到达地点和费用负担 。
五.包装标准 。
六.验收方式及提出异议期限 。
七.结算方式及期限 。
八.违约责任 。
九.解决合同纠纷的方式 。
十.其它约定事项及未尽事宜
十一.合同有效期限 。

供 方:
地 址:

邮 编:
电 话:
传 真:
开户银行:
帐 号:
税 号:
签 署 人:
需 方： 深圳市兆日实业有限公司
地 址： 福田区车公庙泰然工业区
213栋6层C座
邮 编： 518040
电 话： 0755-3415666
传 真： 0755-3420054
开户银行: 市农村信用合作联社罗湖支社
帐 号: 5020130103373
税 号: 440301192325757
签 署 人：