24文件资料管理程序.doc

HSE文件资料管理程序
1 目的
为了对HSE文件进行有效管理，确保所有使用者和相关方都能获取和使用其有效版本，特制定本程序。
2 适用范围
本程序适用于公司HSE管理体系有关文件资料的管理与控制。
3 职责
3.1 生产安全科
3.1.1 HSE管理体系文件的归口部门，负责HSE管理体系文件和资料的发放、回收和归档保存。
3.2公司办公室
3.2.1公司办公室负责与HSE有关的，以本公司名义发布和冠以企业红头文件的企业行政公文（以下简称企业行政公文）的管理与控制。
3.2.2负责公司行政文件的发放、回收和归档保存。
3.3各基层单位、项目部负责本部门HSE文件的编制、审核和管理。
4 工作程序及要求
4.1 HSE文件和资料的分类：
第一层次文件：HSE管理手册
第二层次文件：HSE程序文件
第三层次文件：运行控制文件和记录
4.1文件的编号
4.1.1 HSE管理手册的编号
Q/JHJG.HSE－××××
发布年号
体系代码
企业单位代码
4.1.2程序文件编号
Q/JHJG.HSE P ×. ×
流 水 号
体系要素号
程序文件代码
体 系 代 码
企业单位代码
4.1.3运行控制文件编号
Q/JHJG.HSE YK-01
流 水 号
运控文件代码
体系代码
企业单位代码
4.1.4记录编号
R / HSE ×.× - ××
流 水 号
相应文件编号
体系代码
4.1.5外来文件仍沿用其原编号。
4.1.6对于公司下发的红头文件，以下发号作为文件的标识。
4.2文件的编写、审核、批准
4.2.1 HSE管理手册、HSE程序文件由生产安全科组织编写，HSE管理者代表审核，最高管理者批准发布。
4.2.2基层单位组织编写的HSE文件，由部门负责人审批，经HSE管理者代表批准。
4.3文件的回收与发放
4.3.1手册和程序文件由生产安全科确定发放范围，经管理者代表审批后，加盖“受控”印章，并注明分发号，填写《HSE文件发放、回收记录》后发放。
4.3.2其他管理文件、技术文件与HSE管理体系策划运行所需的外来文件由其相关管理部门根据要求确定发放范围，经部门负责人审批后，填写《HSE文件发放、回收记录》后发放。
4.3.3因破损而重新发放的新文件，分发号不变，收回相应旧文件。丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注册已丢失文件的分发号失效。发放部门做好相应发放记录。
4.4文件的状态标识
4.4.1文件分为受控和非受控两大类。“受控文件”用于公司HSE管理体系运行的场所，“非受控文件”提供给HSE管理体系运行以外的场所(如发给上级领导、主管部门或顾客)参考使用。
4.5.2公司内部使用的HSE管理体系文件在文件封面上加盖“受控”印章并标注受控编号作为标识。对外提供的HSE管理体系文件，经批准后加盖“非受控”印章，做好登记，当文件修改时，不予通知。“受控”标识固定在文件和资料的右上角。
4.4.2受控文件的分发号统一规定如下：
分发号
部门/人
分发号
部门/人
01
经理
11
财务科
02
书记
12
公司办公室
03
管理者代表
13
党群办公室
04
副经理
14
组织人事科
05
副总工程师
15
信访保卫科
06
副总经济师
16
路桥分公司
07
副总会计师
17
轻烃站
08
生产安全科
18
综合队
09
工程技术科
19
项目部
10
经营管理与市场开发部
20
认证公司
4.5 HSE文件的评审和修改
4.5.1公司定期对现行使用的HSE文件的适宜性、充分性进行评审，如需更改应执行文件更改程序，并得到再次批准。
4.5.2文件更改的审批通常由该文件的原审批部门进行，若指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。
4.5.3 HSE文件修订的方式有：局部更改、换页更改、换版更改。
a) 局部更改：由文件的持有者在原文上手写更改。并保留“文件更改通知单”。
b) 换页更改：由文件的持有者按“文件更改通知单”的要求，更换上盖有发放编号的更改页。并保留“文件更改通知单”。
c)文件换版：文件更改篇幅较大，或经多次更改造成不清晰，或质量体系发生重大变化时，原文件制定部门要进行换版，发放新版本，同时原版本作废，并从使用现场撤出，必要时进行收回。
4.6 文件的保存
4.6.1文件应存放在干燥、通风、安全的地方。
4.6.2各部门或基层单位文件由本部门专人保管。
4.6.3各部门或基层单位应及时填写本部门《HSE受控文件清单》，公司办公室汇总公司《HSE受控文件清单》。
4.6.4任何人不得在受控文件上涂改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。
4.7文件的查（借）阅
4.7.1受控文件一般不外借和复制。
4.7.2公司内部借阅HSE文件资料时，应经生产安全科负责人批准，并填写《HSE文件资料借阅登记表》，办理借阅手续。借阅的HSE文件资料应限期归还，不得损坏、丢失。
4.5.2文件的作废与销毁
4.5.2.1所有失效或作废HSE文件由相关部门或单位文件管理人员从所有发放或使用场所撤出，确保防止作废文件的非预期使用，若出于某种目的而保留作废文件时，加盖“作废”印章。
4.5.2.2对要销毁的作废HSE文件由相关部门负责销毁，并做好《HSE文件销毁清单》。
4.6 外来文件的控制
4.61收到与策划和运行HSE管理体系有关的外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。
4.6.2基层单位(项目部)识别的外来文件一并纳入本部门《HSE外来文件清单》。
4.7 HSE记录执行《HSE记录管理程序》。
5 相关文件
《HSE管理手册》 Q/JHJZ.HSE-2009
《HSE记录管理程序》 Q/JHJZ.HSEP2.6
6 HSE记录
《HSE受控文件清单》 R/HSEP2.4-01
《HSE文件发放、回收记录》 R/HSEP2.4-02
《HSE文件资料借阅登记表》 R/HSEP2.4-03
《HSE文件修订/废止申请单》R/HSEP2.4-04
《HSE文件/记录销毁清单》 R/HSEP2.4-05
《HSE外来文件清单》 R/HSEP2.4-06
7 附录：

HSE文件和资料控制流程图
国家、上级主管部门的文件
经编写、审核、批准后形成文件

外部文件
内部文件
发布
发布

发放
发布

受控文件
非受控文件

编号规定版式
加盖受控章

文件标识和编号

发文单位和收文单位均应按规定做好文件接受和登记手续，以便文件的追溯。

履行文件接收、发放手续

文件更改时，由该文件主管部门组织起草，按原文件审批程序审批
转发

文件修改时，在原文件进行修改，并作好标识。修改次数较多可换页处理
文件的评审与修改

管理手册和程序文件每三至五年换版一次

当公司内外环境发生重大变化时
文件的换版

因多次修改影响查阅时

文件作废时，由主办单位按发放记录回收旧文件后加盖“作废”印章，统一销毁，需留用提出申请
文件作废与销毁

文件借阅

文件保管和归档

江汉石油管理局建筑工程公司
文件编号
Q/JHJG.HSEP2.4
文 件 名 称
HSE文件资料管理程序
版本及修改状态
A/0
页 码
第7页共12页
附录1
受　控　文　件　清　单
R/HSEP2.4-01
序号
文件编号　
文件名称
总份数
存档数
发放数
编制或发放部 门
发放
去向
登记
日期
变更
记录
备注

附录2
文件发放 、回收记录
R/HSEP2.4-02
文件（资料）字号:江建〔 〕号 发文日期：年 月 日 印 份 审核人：
文件（资料）标题：
序号
领用单位
份数
收文人
日 期
回收

附表3
HSE文件资料借阅登记表
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　R/HSEP2.4-03
序号
借阅日期
借阅文件资料名称
借阅人
批准人
归还日期
备注

附录4
HSE文件修订/废止申请单
R/HSEP2.4-04
文件名称

文件编号

修订（废止）原因：

修订前内容：

修订后内容（可另附页）

部门审核意见：

审核人签字： 年 月 日
公司批准意见：

批准人签字： 年 月 日

附录5 　
文件/记录销毁清单
　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　 R/HSEP2.4-05
申请部门

申请人

年　月　日
销 毁 原 因

审批人

销毁执行人

监销人

销毁日期
年　月　日
销毁文件/记录名称
销毁文件/记录编号
数　量
备　注

附录6
外来文件清单
R/HSEP2.4-06
序号
文 件 编 号
文 件 名 称
版次/修改
页数
备 注

制表： 批准：