尹隆森岗位说明书的编写与应用.doc
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1、岗位说明书的编写与应用【课程名称】 公司组织结构设计与部门职能划分 【所属体系】 人力资源类 【主讲专家】 尹隆森 课程提纲通过本课程,您能学到什么?第一讲 岗位设立1岗位的分类与设立的基本原则2公司的定员定编3如何编制公司的岗位设立表第二讲工作分析与岗位研究 1工作分析与岗位研究的概念2工作分析与岗位研究的作用3. 工作分析与岗位研究的方法第三讲 工作岗位调查1工作岗位调查概述2工作岗位调查表的设计与填写3工作岗位调查的方法第四讲 公司岗位分析1岗位分析的内容与程序2岗位内涵分析3员工素质规定分析第五讲 岗位说明书的编制1岗位说明书的定义与规定2岗位任职条件与沟通关系的拟定3岗位职责的拟定第
2、六讲 岗位说明书的应用1岗位说明书的作用2岗位说明书的应用(案例)第七讲 岗位评估概述 1岗位评估的概念2岗位评估的特点3岗位评估的功能和作用4岗位评估的程序 5岗位评估的规定第八讲 岗位评估的指标和标准1引言2岗位评估的指标3. 因素点值权数的设计第九讲 岗位评估的操作方法1. 岗位评估的应用示例2岗位评估工作心得体会3岗位评估和薪酬体系设计之间的关系第1讲 岗位设立【本讲重点】岗位的分类岗位的设立原则公司的定员定编岗位设立表的编制管理运营外在的形式必须跟公司家内在的心灵相一致。公司家有三种境界:第一是亲力亲为;第二是有所为有所不为;第三是无为而治。郭咸钢岗位的分类在提到岗位的具体设立前,需
3、要先简朴介绍一下岗位的分类。公司里有很多岗位,这些岗位按照其性质的不同可以提成若干个类型:生产岗位、执行岗位、专业岗位、监督岗位、管理岗位以及决策岗位等。生产岗位:重要是指直接从事制造、安装、维护及为制造做辅助工作的岗位。生产岗位的员工重要从事公司基本的生产业务。执行岗位:重要是指从事行政或者服务性工作岗位。执行岗位的员工根据领导的安排执行自己的任务。专业岗位:重要是指从事各类专业技术工作的岗位。例如工程师、经济师、会计或者软件设计师等等。监督岗位:指部门科室、队部、办事处等岗位,执行监督工作。例如审计部门、监察部门,或者其他受董事会或股东会委托,监督公司各项工作的人员。管理岗位:重要是指一些
4、部门、科室的主管或者经理,或者是一家单位的负责人。他们的职责是管理一家小的单位。决策岗位:重要是指公司的高级管理层。例如公司的总裁、总经理、副总经理或分管各个业务的总监等。【自检】你所在的公司具体有哪些工作岗位?你处在何种工作岗位?试分析你的工作岗位的特点。_岗位的设立原则1岗位设立的数目应符合最低数量原则岗位不要设立很多,数量要尽也许少对岗位的设立不要设立很多,岗位数量要尽也许的少,这样做的目的是使所有的工作尽也许的集中,不要特别分散。从经济角度来说,不必花很多人工费。每一个人、每一个岗位的工作人员都应当承担很多责任。如何才干符合最低数量原则在设定部门的职责以后,部门人员肯定要来分担整个部门
5、的所有责任。那么,如何划分、拟定职责,才符合最低数量原则呢?这里介绍一种岗位责任分工的拟定方法。其过程如图11。图11 岗位责任分工的确认过程【事例】例如人力资源部大约有这样4项工作:一是负责公司员工管理,如人员招聘、录用、调转、解聘等。二是薪酬福利,如制定薪酬政策、做工资表、发放工资等。三是培训。四是考核。4项工作就设立4个岗位。设计的时候,每一位基层工作人员所负的重要责任一般是2项到5项。由于是基层工作人员,所以只承担一部分责任。假如是中层工作人员,如部门经理、办公室主任、下属单位负责人等,这些人的工作职责一般是5至10项。高层管理人员,例如公司总经理、副总经理、总监等,也许负的重要责任是
6、8项到12项。这是一个大体数目,仅供参考。假如基层工作人员分工的时候,已经承担了8项或者10项了,也许承担起来有困难,这时也许就要划为两个岗位。中级人员,假如负责的工作超过了15项,承担也许很重,需要加设一名副经理。高级人员也是这样。按照这个原则划分,符合最低数量,使每一个岗位、每一个人承担的职责最合适,并且公司所付出的代价最低。2所有岗位规定实现最有效的配合岗位设立的时候,对承担的责任进行划分。一般区分为主责、部分和支持三类,这样来拟定配合关系。主责是指某一个人所负的重要责任;部分指只负一部分责任;支持是指责任很轻,只协助别人。每个人的主责、部分和支持一定要划清楚。3每个岗位能否在公司组织中
7、发挥最积极的作用岗位设立的第三个原则是每个岗位是不是在整个公司组织中可以发挥最积极的作用。岗位在组织设立里面,应当使它发挥最大作用。每一个岗位都要有相应的主责,然后有部分或者支持性工作。例如基层工作人员要有两项到五项的主责,假如工作分工里没有主责,都是部分或支持,那么这个同志的积极性会受影响。一项重要责任都没有,会认为自己是跑龙套的,只给别人摇旗呐喊。4每个岗位与其他岗位的关系是否协调“是否协调”是指岗位之间的责任不交叉、没有空白。避免某一个责任张同志是主责,李同志也是主责,两个人分不清到底谁是主责,出了事谁负重要责任,在工作中谁积极。一项职能没有人负主责,就是岗位职责出现了空白。假如某一项工
8、作,既有负主责的同志,又有配合的同志,尚有做支持性工作的同志,就表达岗位之间配合得很好。5岗位设立是否符合经济、科学和系统化的原则岗位设立假如体现了经济、科学、合理和系统化的原则,那么岗位设立对公司的经济效益应当是积极的。公司都在追求自己的经济效益,对于人工成本的控制也是公司控制成本的重要组成部分。假如岗位设立得特别多,参与这项工作的人就多,公司支付的费用就多,这不符合经济化原则。假如岗位设立过少,也许某一个事情没有人管,或者某一个岗位的员工承担特别重而产生怨气,这项工作就做不好。所以要体现经济化原则,要符合科学原理。公司规范化管理体系是一个大的完整的系统,岗位设立要和组织结构设计、职能分解吻
9、合,要符合系统化原则。同时,岗位设立也为岗位描述、岗位评价、薪酬福利体系设计提供支持,是一体的。【自检】在拟定公司的定员定编时,应当遵循哪几项基本原则?你是否碰到过职责不明而导致纠纷的情况?结合你自身的体会,谈谈你是如何解决的。_公司的定员定编1什么是公司的定员定编对于每一家公司来说,按照规范化的规定,根据公司的发展需要,制定公司的发展战略。在公司既定发展战略的指导下,进行公司的组织结构的设计以及职能的分解,根据需要设立岗位,拟定公司的编制,然后再拟定执行岗位工作的具体工作人员,这一过程就叫做公司的定员定编。在完毕公司的定员定编后,规定可以使各个部门事事有人做、人人有事做、岗位不反复、工作无漏
10、掉,达成规范化、合理化和科学化。图12 公司定员定编的一般过程2岗位与人员的关系及区别岗位和人员是两个不同的概念。一个岗位不一定是一个人,也许是几个人。例如财务部会计师的岗位,也许是两个人,也也许是三个人。较小的公司财务工作业务量不大,财务部也许只有一名经理,下设一名会计师、一名出纳,这时会计师岗位就是一个人;假如公司财务工作量很大,会计师岗位也许是两个人或者三个人,分为成本会计、总账会计等等。只要岗位是相同的,从事该岗位工作的人员的职责应当是相同的。此外,也有也许是一个人同时负责好几个岗位。例如一家公司的人力资源部就有好几项工作,但是假如公司刚刚成立,规模不大,就没有必要设一个经理、四个员工
11、。完全可以只使用三个员工:一名经理下设两个员工,一个负责员工管理和兼管培训部门,另一个负责薪酬和考核管理。将来公司发展了,业务量大了,人员少了工作忙但是来,这时候就需要再添加两个人员。岗位设立表的编制岗位设立表是岗位设立工作的最后成果,是公司规范化管理的一个正式的、重要的文献。岗位设立表通常有部门职位设立表和公司岗位设立总表两种形式。1部门职位设立表按照各个部门、各个单位的职位分别做的表称为部门职位设立表。这种表重要是介绍部门内有几个岗位、工作职责等,每个部门一张表。例如公司一共有11个部门,那么就要有12张表。其中公司高层,例如公司总经理、各个副总或者总监之间的分工也要有一张岗位设立表。公司
12、下属单位,例如中心或者实验室也要单独一张表。假如是地区公司或者分公司,也许跟总公司同样要有两个层次:一个层次就是分公司的领导要有一张表;此外分公司各个部门要有一张表。岗位设立表跟岗位说明书不同样。岗位说明书是把岗位的重要职责、部分责任、支持责任所有写清楚,岗位设立表只写重要职责。【案例】某公司公司管理部岗位设立表。表11 管理部岗位设立表部门名称公司管理部本部门职位设立总数(个)5本部门总人数5职位名称职位人数重要职责分工部长1全面负责集团的发展战略研究与管理、集团规章制度管理、公司文化建设管理、协议、法律事务管理以及计算机网络和信息化管理。企划专员1集团发展战略研究与管理、集团刊物的编辑等。
13、企管专员1组织规章制度的编制、上报、审批,公司文化建设管理。网络信息专员1网络软硬件维护、网上信息编辑发布、筹建集团信息化管理系统、办公自动化系统管理。协议法律专员1解决集团、各子公司的法律纠纷和各类经济协议管理与法律征询,参与重大协议谈判及起草以及员工法制教育和其它法律事务。备 注2公司岗位设立总表公司岗位设立总表即把全公司的岗位统一排成一张大表,上面只写明岗位编号、岗位部门、岗位名称而不写岗位职责。总表涉及三个栏目:岗位编号规范化管理中,文献前面都有一个英文字母。例如岗位设立用,后面的数字表达一个部门,假如公司有11个部门,分别用1、2等表达,分别表达企管部、生产部等。假如是第一个部门的第
14、一个岗位就叫1001,第二个是1002等。这样编的好处是:实现计算机化、信息化管理的时候比较方便。岗位部门每家公司都由若干个部门组成,不同的岗位也分别从属于各个部门。例如生产管理员这个岗位就从属于生产部。岗位名称一方面拟定称呼方法,例如公司的最高领导有的叫总裁,有的则叫总经理等等。各部门的领导有的叫部长,有的叫经理。部长或者经理之下有的单位叫主管,有的单位叫专员。科员里面能承担一定责任的、级别相对高一点的叫主任科员,承担一般责任的也许叫做员工管理员、培训员等。这样就把公司的所有岗位的名称统一起来,列在岗位设立表里。【案例】某科技集团有限公司岗位设立总表。表12 岗位设立总表部门岗位编号岗位名称
15、职位人数(人)公司总部董事长1HT-G-总裁1HT-G-运营总监1HT-G-市场总监1HT-G-财务总监1HT-G-行政总监1HT-G-技术总监董事长不计,合计:6人总裁办HT-G-1001主任1HT-G-1002秘书1HT-G-1003司机1合计:3人企业管理部HT-G-2023部长1HT-G-2023企划专员1HT-G-2023企管专员1HT-G-2023网络专员1HT-G-2023法律专员1合计:5人生产部HT-G-3001部长1HT-G-3002计划记录专员1HT-G-3003生产调度专员1HT-G-3004设备管理专员1HT-G-3005安全管理专员1合计:5人资产管理部HT-G-4
16、001部长1HT-G-4002资产管理专员1合计:2人技术发展部HT-G-5001部长1HT-G-5002技术管理专员1HT-G-5003技术研发工程师3合计:5人质量管理部HT-G-6001部长1HT-G-6002质控工程师1HT-G-6003认证工程师1HT-G-6004质检工程师1合计:4人财务部HT-G-7001部长1HT-G-7002资金管理专员1HT-G-7003成本管理专员1HT-G-7004会计师1HT-G-7005出纳员1合计:5人审计部HT-G-8001部长1HT-G-8002审计师1合计:2人融投资管理专员HT-G-9001部长1HT-G-9002融投资管理专员1合计:2
17、人人力资源部HT-G-10001部长1HT-G-10002人事培训专员1HT-G-10003薪酬福利专员1合计:3人行政部HT-G-11001部长1HT-G-11002行政管理员2HT-G-11003基建管理专员1HT-G-11004基建管理员3合计:7人职能部门总计49人【本讲小结】本讲重要讲述岗位设立方面的一些问题。一方面是岗位的分类,各类岗位的工作性质和职责各不相同;另一方面是岗位设立时所必须遵循的“五项基本原则”,即岗位数最少、岗位之间职责明确,实现有效配合、岗位发挥其最大作用、不同岗位之间互相协调和岗位设立科学且系统化;然后是公司的定员定编的概念和目的;最后谈到了岗位设立表的编制。其
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