物流公司管理细则.doc
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1、 物流企业管理细则 物流企业管理细则 第一章:总则 1.1为加强对企业物流工作管理,做到有章可循,愈加科学合理地进行商品物资统一采购和合理储存,以保证我司生产活动正常运转,不停减少生产成本,减少货损,特制定本细则。 1.2本制度从年月日起执行,并由厂长授权有关部门组织实行。 第二章:采购管理 2.1实行统一采购物资范围:生产所用所有原辅材料、包装材料;仪器、设备及配件耗材;试剂、试药;五金、玻璃器皿;劳保材料、办公用品等我司购进所有物资。 2.2生产科工作职责: 2.2.1根据我司产品特点,编制产品原辅材料、包装材料耗用定额,作为原辅材料、包装材料采购基础数据。 2.2.2根据生产计划,编制材
2、料需求清单。 2.2.3根据我司产品销售趋势、生产加工能力,为减少采购成本,减少采购费用,会同销售、供应、仓储、质检、财务部门拟订大宗消耗原辅材料库存储备安全定额,报厂长同意后执行。 2.3供应部门工作职责: 2.3.1向供货厂商询价,筛选供货单位,报经厂长审批确认。原辅材料、包装材料采购按GMP供应商质量保证体系审计进行。 2.3.2对经厂长审批确认供货厂商,供应部门应与其协商,草拟采购协议,然后报厂长审批后确认。 2.3.3根据生产部门报送材料需求清单,核算仓库存量,结合材料库存安全定额,编制材料请购单,报经厂长同意后组织采购。 2.3.4采购物资运抵我司后,根据我司内部控制流程规定,由仓
3、库签发入库单或待检查物资入库单,交我司有关部门办理质检、点数入库手续,并核销采购计划。 2.3.5对到货后付款材料物资,付款时审核供货厂商结算凭证、我司入库凭证,经审核无误后,签字确认,报送有关部门及厂长审批付款。 2.3.6对赊购物资在我司规定挂帐结算日,审核供货厂商提交入库单、退货凭证,根据采购协议规定条款,编制挂帐结算单,报送财务部门审核。 2.4财务部门工作职责 2.4.1做好采购协议立案管理工作。 2.4.2认真审核物资采购及销售货款结算、物资出入库手续制度执行成果,发现问题及时向有关领导汇报。 2.4.3对货款结算凭证进行合理性、合法性审核,发现问题督促有关部门纠正,防止给我司导致
4、经济损失。 2.4.4设置有关明细账簿,及时办理记账手续,做到账目清晰。 2.4.5做好与仓库、采购、销售部门账账、账实查对工作。 2.5质量部门工作职责 2.5.1与有关部门配合做好原辅材料、包装材料供应商质量保证体系审计工作。 2.5.2及时对入库需检查原辅材料、包装材料进行抽样检查,并发放汇报单。 2.5.3对不合格原辅材料、包装材料作出对应处理决定。 2.5.4配合供应部门做好有关物资采购工作。 2.6仓储部门工作职责 2.6.1凡购进多种物资,必须及时按入库单验收点数,并填写实收数,及时记入库存台账。 2.6.2负责仓库平常管理工作,做到数量精确、质量完好、保证安全、收发迅速、面向生
5、产,服务周到。 2.7设备部门工作职责 2.7.1做好仪器、设备、电器及其备品备件请购工作。 2.7.1配合仓库做好有关物资入库验收工作。 2.7.2配合供应部门做好有关物资采购工作。 2.8各部门其他有关职责 2.8.1各部门按规定做好所需物资请购工作,必须填写请购单,报经有关人员审核,并经厂长,必要时集团企业审批后,交供应部门办理采购事务。 2.8.2各部门在请购时,常用易损件及耗材应提前做好计划,以免在使用时出现衔接间断,由此影响生产进度导致责任由该部门负责人承担。 2.9采购操作流程: 2.9.1我司采购业务统一由有关部门负责办理,其他部门或人员不得自行采购。特殊状况经厂长同意由指定人
6、员办理。 2.9.2供应部门应根据厂部下达生产计划及生产部门生产周期安排结合库存物资数量、生产耗用进度实际需要编制采购计划,报厂长同意后执行。 2.9.3供应部门根据同意采购计划组织采购,除零星采购外,批量采购业务必须先与供货方签订采购协议,采购协议应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济惩罚等项条款。 2.9.4采购物资运到我司时,先由供应部门对照查对采购计划,经确认无误后由仓库开具入库单,入库物资交仓库进行点数查对。需要检查由仓库填写请验单交质量部门进行取样检查,检查合格入库;不需要检查由有关部门进行验收入库,并在入库单上签字确认。 2.9.5无论是预付款还是
7、到货付款,在结算付款时均需由供应部门填开付款申请单,连同有关凭证报经财务部门审核,并经厂长同意后,出纳人员方可付款。 2.9.6财务部门在对采购物品结算付款时,应当认真审核请购单、采购协议、付款申请单、入库单、发票或收款收据等有关单证,账目结算不清或未按协议规定期限付款以及不符合税务制度规定结算凭证财务部门不得办理审核手续。 2.9.7出纳人员须在接到经厂长同意付款凭证后办理付款手续,付款时必须认真审核与否具有签章齐全条件,对签章不齐付款凭证不得办理付款手续。若因付款时间较急,出纳人员可以先以电话请示方式报经厂长同意后办理付款手续,但必须在厂长回厂后补办审批手续。 2.9.8采购物资除经厂长同
8、意直接交付使用部门使用及管理外,其他物料、工具等必须先通过仓库验收后由领用部门办理领用手续。 第三章:仓储管理 3.1物资验收入库 3.1.1物资入库,保管员应亲自同交货人办理交接手续,查对清点物资名称、数量与否一致,如发现不符现象,可以拒绝入库。 3.1.2物资入库后,需要检查应先进入待检区,未经检查合格不准进入合格区,更不准投入使用。 3.1.3材料验收合格,保管员按发票所列名称、规格型号、数量、计量验收就位,入库单各栏应填写清晰,交财务科计帐。 3.1.4不合格品应隔离寄存,及时处理,严禁投入使用。如工作马虎,混入生产,保管员应负失职责任。 3.1.5验收中发现问题,要及时告知仓库负责人
9、处理。 3.2物资储存保管 3.2.1物资储存保管原则上应以货品属性、特点和用途分类寄存,并遵照GMP有关规定执行。 3.2.2物资堆放原则:在安全可靠前提下,根据物资特点,做到过目见数、检点以便、成行成列、清洁整洁。 3.2.3仓库保管员对库存、代保管、待检查材料及设备、容器和工具等负有经济责任和法律责任。仓库物资如有损失、报废、盘赢、盘亏等状况,保管员应及时汇报仓库负责人进行原因分析及调查。未经同意不得私自处理。 3.2.4仓库物资未经仓库负责人同意,一律不准私自借出。特殊状况应报经厂长同意。 3.2.5保管员应每月对物资进行实物盘点,报送厂长及有关部门,保证帐、卡、物一致。 3.2.6保
10、管员应常常巡视仓库,检查有无可疑迹象,要认真做好防火、防潮、防盗工作,检查危险隐患,发现问题及时汇报。 3.2.7对于某些特殊物资,如易燃、易爆、剧毒等物资,应按国家有关规定储存保管。 3.3物资发放 3.3.1物资发放应遵照“先进先出”原则,做到一盘底、二查对、三发料、四减数。 3.3.2所有物资发放必须有领料单,注明所领物资名称、规格型号、数量、用途等,并有领料人和同意人签字,如同意人外出时必须电话确认,事后补签。对于手续不全领料行为保管员可以拒绝发货。 3.3.3发料必须与领料人当面点交清晰,防止差错出门。 3.3.4所有发料凭证,保管员应妥善保管,不可丢失。 3.4其他有关事项 3.4
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