人事档案员--岗位说明书.doc

宏信公司人事的档案员工作说明书
第一部分 岗位规格说明
一、 基本资料
岗位名称：人事档案员 岗位评价：HR-职员类
直接上级：人事主管 直接下级：无
定员标准：1人 分析日期：2011-07-31

二、 岗位职责
（一） 概述
在人事部主管的带领下，全权负责公司人事档案管理、人事合同协议管理、人事通告管理、人事列表管理、定级考试试卷管理等相关工作。
（二） 工作职责
1、负责人事档案资料的妥善保管及人事档案的合理利用，并随时为公司的管理提供人事档案资料。
2、建立健全人事档案管理制度、保密制度、档案借阅制度以及查档制度，严格执行人事档案管理制度。
3、负责及时收取新入职员工的人事档案资料，保证人事档案资料的安全、完好无损。
4、公司所有人事劳动合同及时跟进并提醒相关负责人劳动合同的续签工作。
5、有效利用计算机实行人事档案的无纸化管理，并依据将人事档案分类归档做相应的搜索工具和档案目录。
6、依据人事变动，制作月人事列表，并有效的对人事档案资料进行价值鉴定，并制定保管期限的划分。
7、定期对人事档案进行清查、核对，做到账物相符，及时修补或复制破损、褪变的人事档案，对新入职人员的档案资料进行编目添加。
8、保持档案室的清洁、及时关闭门窗，不准无关人员随便进入档案室。确保档案的安全，加强防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等防护措施，避免档案的损坏和遗失。
9、严格执行人事档案借阅、查档制度，不符合要求的、未经领导批准、手续不全不准借阅或查看人事档案，依据制度及时催还收回人事档案资料。
10、及时依据人事档案保存期限销毁符合条件的档案。
11、职员定级考试试卷的备档及保密工作，人事任免通告的备档管理。
12、个人办公电脑的维护保养使用及个人办公卫生的整理、维持工作。

三、 其他职责
领导交办的其他工作任务。

四、 监督及岗位关系
（一） 所受监督和所施监督
1、 所受监督：人事档案管理员直接受人事主管的监督和指导。
2、 所施监督：无
（二） 与其他岗位关系
1、 内部联系：本岗位主要和各分公司及各部门负责人之间就新进人员人事档案资料的收集、及劳动合同的签订方面做协调、沟通、配合。
2、 外部联系：及时了解国家关于档案管理的最新制度法规。
（三） 本岗位职务晋升阶梯图

行政经理

人事主管

人事档案员

（四） 本岗位横向平移情况
本岗位可以向其他职能部门及同部门同级岗位平移。

五、 工作内容及工作要求（详见下表）
工作内容及工作要求
工作内容
工作要求
（1）建立健全人事档案管理、保密、借阅、查档等相关制度，落实重要资料的人事档案管理的措施。
（1）不定期依据国家档案法规的变更及档案管理的先进方法，完善人事档案制度，提升人事档案管理能力。确保制度的确实可行，有效实施，监督有力。
（2）负责及时收取新进人员人事档案、劳动合同，并保证资料的完整、安全。
（2）定期人事档案、劳动合同，确保不造成资料的遗失或损坏。完整率100%。
（3）负责有效跟踪劳动合同的时效性，并及时通知相关负责人，合同的续签工作。
（3）及时通知各负责人合同的续签工作，以免造成合同的过期。过期率为0。
（4）将归档的人事档案制作搜索目录，并不时更新目录，以便查阅及盘点的方便，以防档案资料的丢失。
（4）目录中能一目了然的详细表明各人事档案储存类别及位置，并在盘点中起到至关重要的作用，并在增加新的人事档案时及时更新目录。搜索成功率100%。
（5）负责对人事档案进行清查、核对，做到账物相符，及时修补或复制破损、褪变的档案。
（5）每月对人事档案进行一次而对清查，做到帐物相符，并及时就破损的档案做修葺工作或复制备份。相符率100%。
（6）负责档案室的卫生整洁工作，注意防火、防潮、防蛀等，以确保档案资料的完整安全。
（6）不定时对档案时进行清洁整理工作，调节档案室的湿度，及时通风、及时关闭门窗。
（7）严格执行人事档案借阅、查档工作，注意档案的安全保密工作。
（7）非档案管理人员未经允许不得进入档案室。不符合要求的档案借阅、查档，一律不予受理。
（8）有效的依据人事变动制作人事列表，分析档案的保留年限，并及时销毁超过保留期限的档案资料。
（8）合理划分人事的备档年限，并及时安全的销毁超出年限的文件，以防泄密。
（9）将人事档案资料及时的电子备档，做档案管理的无纸化。
（9）将管理的档案及时的电子备档，并做系统化分类，力求实现人事档案的无纸化管理。

六、 岗位权限
1、依据个人的岗位职责对人事档案资料做合理的管理并有权依据人事档案管理的完善，制定相应的切实可行的制度。
2、有权就部门工作向上级领导提出合理化建议的权利。
3、上级领导临时授权的其他权利。

七、 劳动条件和环境
本岗位属于脑力劳动，以室内工作为主，属于较轻体力劳动，工作环境温湿度适中，无噪音、无粉尘，照明条件良好。

八、 工作时间
本岗位为标准的每天8小时工作制。

第二部分 员工的规格要求
九、 资历
1、 工作经历：一年以上相关岗位工作经验
2、 学历要求：学历要求：大专及以上学历
3、 专业要求：档案管理、计算机管理、法学、汉语言文学类专业

十、 身体条件
本岗位要求身体健康，具有一定的协调处理能力及变通能力。

十一、 心理品质及能力要求
1、 智力：要求有较强的学习能力、理解能力、变通能力。
2、 语言能力：口头和书面语言表达流畅，具有一定的文案书写能力。
3、 具有很强的动手能力及执行力。
4、 做事严谨、细心、勤勤恳恳，有很强的责任心，善于发现问题，并及时解决、改正。

十二、 所需知识和专业技能
（一） 担任本岗位职务所具备的专业知识和技能
1、熟悉相应的人事档案管理办法及相应的劳动法律法规。
2、具有很强的语言组织能力及文案编辑能力。
3、计算机能力强，熟练运用办公软件及专业的工作软件。

（二） 招聘本岗位员工应考核的内容
1、个人的思想品德、劳动纪律、责任意识，及热爱档案管理工作的热情。
2、个人的综合语言能力、文案能力及相应的变通能力。
3、具有一定的档案管理、保密等相关法律知识及专业能力。
4、计算机能力强，熟练操作办公软件及相应的专业工作软件。

十三、 绩效管理
以综合KPI及技能KPI考核的方式对员工进行全面考核，其中综合KPI考核主要从勤、德、素等三个方面考核，技能KPI主要从务、能等两个方面考核。考核以领导评定为主。
（一） 本岗位工作考核的内容
1、 勤：出勤率达到100%。
2、 德：良好的职业道德、敬业精神，忠于职守、尽职尽责。
3、 素：良好的个人5S、工作5S；尊重同事、言语得体、举止大方。
4、 务：按要求完成个人工作任务，并作相应的工作绩效提升。
5、 能：岗位专业知识和实际运用；日常事务和突发事件的协调处理能力；
（二） 本岗位工作从时间角度考核要求
1、按时完成本人的工作任务。
2、及时向人事主管汇报个人的工作进程。
3、及时依据工作进程，向人事主管提出合理化建议。

（三） 考核结果的分析与反馈
由上级领导直接考评，由C&B专员复核确认，由监察部对考核结果核实及可靠性分析，以保证考核结果与同期工作指标、工作要求相符合，由人事处及时将考核结果反馈给本人。 .