校办公室日常管理制度.doc
《校办公室日常管理制度.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《校办公室日常管理制度.doc(41页珍藏版)》请在咨信网上搜索。
1、湖南深职训职业学校行政平常管理制度(草案)二月十六日目 录一、平常纪律管理制度二、前台接待礼仪规范三、来访人员接待管理制度四、前台电话接听管理制度五、办公设备管理制度六、办公用品管理制度七、办公文书管理制度八、员工考勤管理制度九、学校会议管理制度十、学校保密管理制度十一、清洁卫生管理制度十二、行政部档案管理制度一、平常纪律管理制度第1章 总则第1条 目的为加强学校行政纪律管理,维护学校良好形象,特制定本制度。第2条 合用范围本制度合用于学校内部所有员工。第2章 员工通则第3条 员工要按照学校规定的作息时间准时上、下班,不得迟到、擅离职守或早退。第4条 举止文明,对来宾热情礼貌。第5条 员工之间
2、应通力合作、同舟共济,共同维护学校形象。第6条 员工应忠于职守,关心学校,爱惜学校,维护学校利益。第7条 员工应坚持顾客至上,尽量为顾客提供优质的服务。第8条 秉公办事、平等待人;敬业乐业、钻研业务;讲求效率。第9条 切实服从领导的工作安排和调度,保质保量地完毕工作任务。第10条 爱惜学校财产,不浪费,不损公肥私。第11条 维护学校信誉,不做任何有损学校信誉的事情。第12条 不得泄漏学校业务信息和商业秘密。第13条 坚守工作岗位不得串岗。第14条 上班时间不看报纸、玩游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。第15条 不要因私事长时间占用电话。第16条 不要在学校电脑上发送私人邮件或上网聊天。第17条
3、 未经允许,不得使用其他部门的电脑。第18条 注意保持行政部的整洁干净。第19条 接待来访和业务洽谈应在会议室进行。第20条 吸烟到走廊、过道。如在办公场合或公共办公区吸烟,一经发现,罚款20元/次。第21条 不私自从事与学校业务有关的经营活动或兼任学校以外的职务。第22条 服从上级指挥,如有不批准见,应婉转相告或以书面的形式陈述,一经上级主管决定,应立即遵照执行。第23条 办公场合不得大声喧哗,接听电话时尽量控制通话音量,不得影响别人工作。第3章 仪容仪表第23条 员工着装应整洁、大方,衬衫规定纯色浅色,无醒目花纹,下装规定深色,款式力求稳重,纽扣须扣好。不得卷起裤脚,不得挽起衣袖(施工、维
4、修、搬运时除外)。第24条 员工上班时必须佩戴胸卡。应将胸卡端正地佩戴在胸前,正面向外,不许有遮盖,要保持卡面清洁。非因工作需要,不得在学校以外的地方佩戴胸卡。第25条 上班时间不得穿超短裤、超短裙及无袖装、背心、露背装等。第26条 女员工宜化淡妆。第27条 员工头发应修剪、梳理整齐,保持干净,严禁梳奇异发型。男员工不准留长发,严禁剃光头、留胡须。第28条 员工应保持良好的个人卫生习惯。第4章 附则第29条 本制度由行政部负责解释,自公布之日起实行。二、前台接待礼仪规范第1章 总则第1条 目的为规范前台接待人员的职业形象,充足发挥前台接待工作的窗口作用,维护良好的学校形象,特制定本规范。第2条
5、 合用范围行政部前台接待人员均应遵守本规范。第2章 前台接待仪态规范第3条 前台接待仪表规定前台接待人员应注重仪表,工作期间一律着职业装,具体规定如下表所示。总体规定1适合性:服装、修饰要与容貌、体型、年龄、个人气质相符合2整体性:各部位的修饰要与整体协调一致3适度性:在修饰限度、饰品数量、修饰技巧上,要自然适度,注意分寸男士着装规定1西装:款式简洁,单色为宜,西裤的长度应正好触及鞋面,并注意与其他配件搭配2领带:颜色必须与西装和衬衫协调,干净,平整不起皱;长度合适,领带尖应恰好触及皮带扣,领带宽度应当与西装翻领宽度协调3衬衫:浅色,纯色,领型、质地、款式都要与外套和领带协调,注意领口和袖口要
6、干净4鞋:最佳穿黑色或深棕色的皮鞋,并注意保持鞋的光亮、清洁5袜子:宁长勿短,以坐下后不露出小腿为宜;袜子颜色要和西装颜色协调女士着装规定1保持衣服平整,职业装质地要好,但不要过于华丽2袜子的颜色,以透明近似肤色或与服装搭配得当为宜3配戴饰品要适量,应尽量选择同一色系,注意与整体的服饰搭配协调第4条 前台接待仪容规定前台接待人员的仪容应整洁,并可以通过恰到好处的修饰突出个人修养及自信心,具体规定如下表所示。总体规定大方整洁,凸显职业性细节规定1勤洗头发,并梳理整齐2勤剪指甲,不要过长,不留污垢3香水味不宜过于浓烈4不要戴墨镜或变色镜第5条 前台接待仪态规定前台接待人员应举止文明、殷勤有礼、尊重
7、别人,并善于控制自己的情绪,塑造完美仪态,具体规定重要有以下几点。1站姿规定男士站姿应体现出阳刚之美,头正、颈直、收下颌、挺胸、收腹,收臀,双脚大约与肩膀同宽,重心自然落于脚中间,肩膀放松,两眼平视前方,表情自然,面带微笑;女士站姿则重要体现出柔和与轻盈,丁字步站立。2坐姿规定(1)肩部放松,双手自然下垂,交握于膝上,五指并拢,或一只手放在沙发或椅子扶手上,另一只手放在膝盖上。(2)双腿、双膝并拢,脚自然着地,一般不要翘腿,两脚踝内侧互相并拢,两足尖距离10厘米左右。(3)坐下后上半身应与桌子保持一拳左右的距离,坐在椅子的2/3处,不要只坐一个边或深陷椅中。(4)坐姿应尽量保持端正,身体不要前
8、倾或后仰,双肩齐平。(5)移动位置时,应先把椅子搬到相应位置,然后再坐下。身体不能在座位上来回晃动。(6)与人交谈时,双眼应平视对方,但时间不宜过长或过短;也可使用手势,但手势不可过多或幅度过大。3走姿规定(1)走路时头正颈直,上身挺直,挺胸收腹,两臂收紧,前后自然摆动,前摆稍向里折约35度,后摆向后约15度。(2)身体重心在脚掌前部,尽量走在一条直线上。(3)靠道路的右侧行走,碰到同事要积极问好;上下楼梯时,应让长者、女士先行。(4)在行走的过程中,应避免吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为。4手势规定前台接待人员可通过手势,表达介绍、引领、请、再见等含义。这些手势也有一定的规范规定,具体规
9、定如下表所示。手势礼仪规定具体说明大小适度手势的上界一般不超过对方的视线,下界不低于自己的胸区,左右摆的范围应在人的胸前或右方。一般场合,手势动作的幅度不宜过大,次数不宜过多和反复自然亲切多用柔和的手势,少用生硬的手势,以求拉近双方的心理距离避免不良手势1在与人交谈的过程中,讲到自己时不要用手指自己的鼻尖,而应用手掌按在胸口2谈到别人时,不可用手指别人,更忌讳背后指指点点等不礼貌的手势3避免交谈时指手划脚或手势动作过多过大4不可在接待客人时出现抓头发、玩饰物和剔牙齿等行为指向目的在指引方向时,手指应自然并拢,手掌以肘关节为轴指向目的,同时要看目的5传递物品规定前台接待人员在递物时须使用双手,以
10、示对对方的尊重,并要考虑接物人员是否方便;在接物时,身体应向前倾,用双手接住,并表达谢意。第3章 违纪解决第6条 前台接待人员如违反本规范,学校将视情节提出批评,或处20元以上50元以下的罚款。第7条 经多次批评、罚款仍屡教不改者,学校可视情节严重限度给予降级、辞退解决。第4章 附则第8条 行政部对本规范拥有解释权。第9条 本规范自公布之日起实行。三、来访人员接待管理制度第1章 总则第1条 目的为规范前台接待人员对来访人员的接待行为,提高接待效率,树立学校形象,特制定本制度。第2条 合用范围本制度合用于学校所有前台接待人员。第2章 人员来访接待第3条 接待预约来访人员时,接待人员应礼貌大方、热
11、情周到。第4条 客人到来进行来后,接待人员要立即告知被访者;如需引导,则应使用对的的引导方法和引导姿势,具体如下表所示。引导方法具体说明在走廊的引导方法接待人员在客人两三步之前,配合步调,请客人走在内侧在楼梯的引导方法当引导客人上楼时,应当让客人走在前面,接待人员走在后面;若是下楼时,应由接待人员走在前面,客人走在后面。上下楼梯时,接待人员应当注意客人的安全在电梯的引导方法引导客人乘坐电梯时,接待人员应先进入电梯,等客人进入后关闭电梯门;到达时,由接待人员按“开”钮,请客人先走出电梯客厅里的引导方法当客人走入客厅,接待人员应用手指示,请客人坐下;看到客人坐下后,才干行点头礼后离开。如客人误坐下
12、座,接待人员应请客人改坐上座第5条 安排时接待地点,接待人员重要遵循以下原则。1对于普通来宾,一般安排在学校会议室内接待。2对于来宾,应由具体接待者安排接待地点。3对于面试人员,假如会议室条件允许,应尽量安排在会议室接待。4对于来学校学习培训的人员,由行政部协助相关部门安排接待。第6条 预约人员到达后,若被访者由于种种因素不能立即接见,接待人员一定要说明理由与等待时间,若来访人员乐意等待,则应向其提供饮料和杂志,如有也许,还应当不时为来访人员更换饮料。第7条 假如预约来访人员要找的负责人不在,接待人员要明确告知负责人的去向及回学校的时间,请来访人员留下电话、地址,并明确是来访人员再次来学校,还
13、是本学校人员回访来访者单位。第8条 假如采访人员未预约,接待人员应一方面明确对方姓名,委婉询问对方来意,并初步判断能否让他与相关人员见面。第9条 接待人员通过初步判断,假如不能直接回答,应使用“让我看看他是否在”等言辞,及时与相关人员沟通,最后决定是否安排接待。四、前台电话接听管理制度第1章 总则第1条 目的为规范前台接待人员接、打电话的礼仪和行为,为客户提供优质、高效的服务,展示学校良好的形象,特制定本制度。第2条 合用范围本制度合用于学校所有前台接待人员。第2章 接听电话管理第3条 迅速、准确接听1电话铃响两声后,接听人员必须接听。假如超过三声再接电话,接听人员必须先说:“对不起”或“对不
14、起,您久等了。”2电话铃响时,假如接听人员正在与客人交谈,应先向客人打声招呼,然后再去接电话。3接听电话时,接听人员一方面应当说:“您好!”接着报出自己的工作单位及姓名,一为礼貌,二为帮助对方确认自己是否拨错电话号码。第4条 使用规范用语接听电话时,接听人员应恰当使用规范用语,常见用语如下图所示。1您好,学校。2请问有什么可以帮到您?3请问您找哪位?4请稍等。5我再反复一遍,您看对不对?6请您再查证一下,好吗?7好的,再见!第5条 保持快乐心情接听电话时,态度应热情、谦和、诚恳,语调应平和,音量要适中,避免语气过于生硬。如遇对方拨错号码,接听人员不可大声怒斥或用力挂电话,应礼貌告知对方。第6条
15、 谨慎接听电话1转接电话(1)对于任何规定转接到管理者的电话,接听人员必须一方面转到相关人员的秘书或助理那里,以避免学校领导被某些无关紧要的电话打扰。(2)若来电者要找的人电话占线,接听人员需询问来电者是否乐意继续等待;若来电者不愿等待,则应询问其来电事由,是否可以转告,避免贻误重要事情。(3)若来电者要找的人暂时不在行政部,接听人员应向来电者说明情况,并询问其来电事由,是否可以转告等,避免贻误重要事情。2代接电话(1)代接电话时,对方如有留言,接听人员应用纸笔记录。(2)电话接听完毕之前,接听人员不要忘掉复诵一遍来电要点,防止由于记录错误或者偏差而引起误会。第7条 做好电话记录接听人员在接电
16、话时,要随时记录电话内容,记录内容应简洁完整,最佳具有以下六点内容:When(何时)、Who(何人)、Where(何地)、What(何事)、Why(为什么)、How(如何进行)。第8条 礼貌挂断电话通话完毕后,接听人员可以询问对方:“请问尚有什么事吗?”或者“尚有什么要吩咐的吗?”既是尊重对方,也是提醒对方。谈话结束时,接听人员要表达谢意,并让对方先挂断电话,不要忘了说“再见”。第9条 当接听人员正在通电话而又有客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快向通话对方致歉,得到许可后挂断电话。但是,假如电话内容很重要而不能立即挂断时,接听人员应请客人稍等,然后继续通话。第3章 拨打电话管理第1
17、0条 前台工作人员应在打电话前准备好通话内容,若怕漏掉,可拟出通话要点,理清发言顺序,备齐与通话内容有关的文献和资料。第11条 电话接通后,接打电话人员应一方面通报自己的姓名、职位。必要时,应询问对方是否方便,在对方方便的情况下再开始交谈。第12条 电话用语应文明、礼貌,电话内容要简明、扼要。“您好”,“请”,“谢谢”等词语应不离口。同时注意语音、语调。第4章 附则第13条 行政部对本制度拥有解释权。第14条 本制度自公布之日起实行。五、办公设备管理制度第1章 总则第1条 目的为了保证学校电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转,提高办公设备的工作效率和使用效率,特制定本制度。第
18、2条 合用范围本制度合用于对学校内部所有办公设备的使用管理。第2章 办公设备购买第3条 行政部在年初资金计划中统一将购买办公设备、固定资产等费用列入预算,经校领导审批后由总部行政部统一购买。对于临时需要的办公设备,要经校长审批通过后,由总部行政部购买。第4条 在办公设备采购前,必须由行政部牵头,组织各分学校负责人、计划财务部相关人员共同对供应商报价进行会审,参照财务制度中的相关采购流程办理。第3章 电脑使用管理第5条 专人专管1每台电脑指定专门人员负责平常操作,非操作人员不得随意使用。2电脑使用人员要设立开机密码,密码需向学校行政主管报备,密码属学校机密,未经批准不得向任何人泄露。第6条 操作
19、规定1严禁在学校电脑上从事与本职工作无关的事项。2不得使用未经病毒检查的软盘、光盘、移动存储介质,防止学校电脑“感染”病毒。3严禁私自拷贝、泄露涉及学校机密的文献资料。第7条 病毒防护1所有电脑不得安装游戏软件。2数据的备份由相关专业负责人管理,备用的软盘由专业负责人提供。3在使用软件前,必须进行杀毒,保证软件无病毒后方可打开。4任何人未经批准,不得使用别人的电脑。第8条 硬件保护1除负责硬件维护的人员外,任何人不得随意拆卸电脑设备。2硬件维护人员在拆卸电脑时,必须采用必要的防静电措施。3硬件维护人员在作业完毕后或准备拜别时,必须将所拆卸的设备复原。4各部门行政人员必须认真贯彻所辖电脑及配套设
20、备的使用和保养责任。5对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。第9条 电脑保养1严禁在电脑前吸烟、吃东西,严禁用手或锋利物体触摸屏幕。使用人在下班前应退出系统并关闭电脑,如遇节假日长时间不启用电脑,需关闭电源开关。2定期(每月末)对电脑内的资料进行整理,做好备份并删除不必要的文献资料,保证电脑有足够的的运营空间。备份的磁盘由行政部指定人员保管。3定期(每季度一次)由指定的专业电脑维护学校对电脑进行维护和保养。第4章 电话使用管理第10条 电话由行政部统一管理,各部门行政主管负责监督与控制使用情况。第11条 各种外线电话须配置“长途电话登记表”,逐次录使用人、受话人、起止时间、联
21、络事项及交涉结果。该表每月转行政主管审阅。第12条 长途电话限主管以上人员使用,其别人员使用长途电话时需先经主管批准。第13条 严禁因私事拨打长途电话。第5章 打印机、复印机使用管理第14条 打印机、复印机属于学校固定资产,任何人员未经批准不得擅自带离办公场地。第15条 打印、复印文献资料要遵循节约原则,不得任意浪费耗材和纸张。学校内部使用文献,一般用可在运用的纸张反面打印、复印;对外发文或者报送的文献,规定使用干净、整洁的纸张打印、复印。第16条 凡是加盖公章后作废的文献,不得作为废纸使用,须将文献用专门工具搅碎销毁。第6章 传真机使用管理第17条 传真机属于学校固定资产,任何人员未经批准不
22、得擅自带离办公场地。第18条 不得使用传真机传送个人材料,机密文献需经学校领导批准后方可传真。第19条 行政类传真文献需进行传真登记、签收制度,并立档备案。第20条 业务类传真文献一般采用自动接受状态,由业务人员自行与收发传真方进行确认。第7章 其他办公设备使用管理第21条 各部门所有办公设备都要指定专人管理,财务部门对于各部门电脑及周边耗材、固定资产都要进行登记建档,每季度对实物进行盘点。行政部应建立办公设备及固定资产档案,涉及购置发票,保修卡,产品说明书,驱动软件等。各部门的闲置办公设备应及时呈报行政部,由行政部做合理调配。第22条 办公设备采购时须提供保修服务及维护服务,以便设备定期维护
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 办公室 日常 管理制度
1、咨信平台为文档C2C交易模式,即用户上传的文档直接被用户下载,收益归上传人(含作者)所有;本站仅是提供信息存储空间和展示预览,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对上载内容不做任何修改或编辑。所展示的作品文档包括内容和图片全部来源于网络用户和作者上传投稿,我们不确定上传用户享有完全著作权,根据《信息网络传播权保护条例》,如果侵犯了您的版权、权益或隐私,请联系我们,核实后会尽快下架及时删除,并可随时和客服了解处理情况,尊重保护知识产权我们共同努力。
2、文档的总页数、文档格式和文档大小以系统显示为准(内容中显示的页数不一定正确),网站客服只以系统显示的页数、文件格式、文档大小作为仲裁依据,平台无法对文档的真实性、完整性、权威性、准确性、专业性及其观点立场做任何保证或承诺,下载前须认真查看,确认无误后再购买,务必慎重购买;若有违法违纪将进行移交司法处理,若涉侵权平台将进行基本处罚并下架。
3、本站所有内容均由用户上传,付费前请自行鉴别,如您付费,意味着您已接受本站规则且自行承担风险,本站不进行额外附加服务,虚拟产品一经售出概不退款(未进行购买下载可退充值款),文档一经付费(服务费)、不意味着购买了该文档的版权,仅供个人/单位学习、研究之用,不得用于商业用途,未经授权,严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等,侵权必究。
4、如你看到网页展示的文档有www.zixin.com.cn水印,是因预览和防盗链等技术需要对页面进行转换压缩成图而已,我们并不对上传的文档进行任何编辑或修改,文档下载后都不会有水印标识(原文档上传前个别存留的除外),下载后原文更清晰;试题试卷类文档,如果标题没有明确说明有答案则都视为没有答案,请知晓;PPT和DOC文档可被视为“模板”,允许上传人保留章节、目录结构的情况下删减部份的内容;PDF文档不管是原文档转换或图片扫描而得,本站不作要求视为允许,下载前自行私信或留言给上传者【人****来】。
5、本文档所展示的图片、画像、字体、音乐的版权可能需版权方额外授权,请谨慎使用;网站提供的党政主题相关内容(国旗、国徽、党徽--等)目的在于配合国家政策宣传,仅限个人学习分享使用,禁止用于任何广告和商用目的。
6、文档遇到问题,请及时私信或留言给本站上传会员【人****来】,需本站解决可联系【 微信客服】、【 QQ客服】,若有其他问题请点击或扫码反馈【 服务填表】;文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等,请点击“【 版权申诉】”(推荐),意见反馈和侵权处理邮箱:1219186828@qq.com;也可以拔打客服电话:4008-655-100;投诉/维权电话:4009-655-100。