社会组织员工档案管理制度.docx

社会组织职工档案管理制度

一、总则
1、为加紧建设现代制度，规范职工档案管理，变静态职工管理为对职工成长过程动态跟踪，防止因职工档案遗失或职工隐私泄露，给本社会组织和职工带来风险，有效保护和运用档案，提高科学管理水平，特制定本规定。
2、职工档案是本社会组织劳动、组织、人事等部门在招聘、调配、培训、考核、奖励、选拔和任用等工作过程中形成有关职工个人经历、政治思想、业务水平、工作体现以及工作变动等状况文献材料，是全面考察职工根据，是本社会组织档案构成部分。
3、本规定合用于本社会组织全体职工。
二、机构和职责
1、职工档案由本社会组织人力资源部负责管理，人力资源部设专人管理职工档案。
2、本社会组织职工失踪、合理流失或出国不归者，其档案由本社会组织人力资源部管理。
3、人力资源档案管理人员职责
1）保管职工档案；
2）搜集和整顿职工档案资料；
3）办理职工档案查阅、借阅和传递手续；
4）登记职工工作变动状况；
5）为有关部门提供职工状况；
6）做好职工档案安全、保密、保护工作；
7）办理其他有关事项。
三、档案内容
1、岗位招聘申请单；
2、应聘者登记表
3、个人简历
4、初试评估表；
5、复试评估表；
6、部门接受确认单；
7、《聘任书》；
8、《职工试用期汇报单》；
9、身份证复印件（或户口本复印件）；
10、学历证明、职业资格证书复印件；
11、《承诺书》、《职业道德及反欺诈行业准则》；
12、《职工手册》签收单；
13、《离职证明》；
14、包括但不限于职工入职后各类人事变动及奖惩状况等有关资料；
15、《劳动协议》。
四、档案搜集、保管和销毁
1、本社会组织人力资源部对职工进行考察、考核、培训、奖励等所形成材料要及时搜集并进行整顿，保持档案完整。
2、人事资料搜集、归档后、人事管理专人在档案目录上详细填写职工姓名及档案资料清单等内容，根据档案材料分类目录次序排列，多种资料分类装订并注明搜集人姓名。
3、人力资源档案管理人员负责将职工档案按部门编号统一管理，并登记《档案寄存登记表》，建立《职工档案目录》，以便在需要时候能及时查询。辞职、解雇职工档案单独保管。
4、但凡归档材料必须各部门认真考核、鉴别，保证材料真实、文字清晰、手续齐备。材料须经各部门负责人和分管领导签字后归档。
5、按规定需要销毁档案材料，必须经本社会组织主管档案工作领导同意。
6、档案目录和档案样式、规格实行本社会组织统一制作原则。
7、严禁任何人以任何理由私自保留他人档案和运用档案资料营私舞弊。对违反规定者，视情节轻重，严厉处理。
五、档案查阅、借用
因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
1、查阅档案须经部门负责人同意，并签字确认。
2、档案除特殊状况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交汇报阐明理由，经部门领导同意，严格履行登记手续，并按期偿还。
3、任何个人不得随意查阅或借用非本人档案。
4、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或私自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育甚至纪律处分。
5、因工作需要从档案中取证，须请示部门负责人同意后才能复制办理。
六、档案转递
本社会组织职工辞职、解除劳动协议或被开除、解雇等，职工人事档案保留期限为两年，从离职申请表中核准日期为根据计算，对超过保管期限档案进行统一销毁。
七、附则
1、本规定自下发之日起执行。
2、本规定由本社会组织人力资源部负责解释。