酒店采购库房管理制度.docx

酒店物资采购、入库、出库管理制度

第一章 采购管理制度
物资采购是酒店经营管理中的重要环节，加强采购工作的管理是降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益的重要手段。
采购员是酒店采购工作的专业人员，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门应予以支持、配合、监督。
一、采购的计划管理
加强计划管理，严格审批手续，是采购管理的关键。
1、客房部、餐饮部、工程部等各部门应编制“物资需求计划”，交主管执总签署意见，分管总经理审批决策，转采购部；每月1、15日。
2、仓库自动补仓，由仓库保管根据存量和需求提出申请，填写物品申购报主管执总、总经理批准后，转采购部；
3、其他零星物品的计划外紧急申购，由使用部门提出申请，经理根据库存情况审核签字，送主管执总、总经理审批转采购部；
4、食品原材料批量采购采取定期补给的办法，由餐饮部报申购计划，包括大宗批发原材料和调料、粮油等，交主管执总审批，转采购部；
5、餐饮部每天需购入的生鲜原材料，由厨师长、餐饮经理签字后，于晚20：30前将采购单报采购员。白天补货14:00前
6、除食品原材料批量每日采购外，其他批量采购的必须报公司批准后方可采购。
二、采购物资的择商和价格管理
采购物品坚持货比三家，严格价格控制。
1、所有申购计划或申购单送到采购员后，由其具体负责对申购计划、申购单上的采购物资进行择商、确认和报价；
2、采购人员收到自己分管的申购单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与部门经理、总监和申购部门及时沟通，在确认无误后，按照要求时限尽快寻找至少三家以上的供应厂、商，进行业务治谈，经过对比筛选，择优确定报价填入申购单，并填好总金额、供应厂商名称后，送主管执总审批，转采购部；
3、所有采购物资的择商报价,必须由采购部在充分准备掌握市场行情的条件下择优确定，分管执总和使用部门有权依据专业经验对所需物品的价格、质量、和行业标准提出质疑，并对所掌握的供应厂商及购物意向要主动通报采购部，由其选定质优价廉服务保障的供应厂商；
4、鲜活原材料的价格受市场影响浮动较大，对于长期供货（鲜活类）的供应商，必须有供应商定期（15天）给酒店报价，酒店产品研发小组进行市场询价，根据询价和供应商的报价进行最后的定价，双方签名予以认可，根据双方签名的定价表进行收货。
5、所有供货商都必须提供有效证件和相应保证金，签订供应合同。合同的执行和留档在酒店行政办。
三、采购物资的审批
所有采购物资经审批手续齐全后，方能实施购买。
1、采购非入库物资由部门提出申请，部门总监或经理签字后送主管执总、总经理审批,转采购部进行采购；总经理合理授权时，可将授权类别审批权由执总签批暨生效。不论授权与否，最后签批人为审批责任人。
2、采购入库物资由仓库保管员根据用量及库存量提出申请，使用部门经理签字后交财务成本控制，财务成本控制根据各部门“物品需求计划”及库存量对申购物资进行审核签字后，送主管执总审批，转采购部进行采购；
3、采购原材料由各厨房于每日下午2点前报次日原材料采购单，由厨师长、餐饮经理签字后报采购部，采购员根据采购单，通知各供货商准备原材料，并于次日上午9点前准时到货。
四、特殊采购物资
1、对一些技术性强，或有特殊要求的，需现场选定或和需和商家有专业沟通询问的采购物资，采购员可以邀请有关部门相关人员会同购买或授权有关部门相关人员购买；
2、一般采购物品在5天前、紧急物品在24小时前由各申购部门按照申购程序办理申购。若确有个别紧急需求，须经相关领导批准后，由所需部门自行购买，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办申购、审批、收货手续。24小时完结。
六、采购物资的结算方式
物资验收后，以“收货记录”做为结算依据，结算方式一律采用定期支付。
第二章 库房管理制度
一、 库房安全管理制度：
1、库房是物资保管重地，除仓库工作人员和业务、工作需要的有关人员外，其他人员未经批准不得进入仓库。
2、因工作需要入仓的人员须有仓库管理人员陪同，不得独自入仓。
3、一切进仓人员不得携带火种、背包等物品入仓。
4、仓库办公地点不得会客，其他部门员工也不得在此闲聊。
5、仓库范围内不得生火，也不能堆放易燃易爆物品。
6、仓库不得代存私人物品，也不得答应未经上级同意的其他部门或单位的物品存仓。
7、定期检查消防设施，并接受保安部的检查、监督。
二、 库房清洁管理制度：
1、库管员在自己的管理范围内要勤于打扫、整理、保持库房干净整洁。
2、库房周围不能堆放垃圾、杂品及其它废弃物。
3、库房物品摆放整齐，经常擦拭货架，物品不能有落土、灰尘。
4、采光、通风良好，经常检查库存物品，防霉、防虫蛀、防异味。
5、经常清理库房死角，垃圾随时清扫，杜绝鼠、蚊、蝇等“四害”的滋生。
6、随着季节的不同，库房应配放相应的灭四害药剂。
7、最底层货架距地面15-20CM.货品不能直接放在地上，应彻底防潮。
8、库管员应定期做到库房的全面卫生清理，检查工作。
9、管理人员应做好所有库房的检查记录，包括卫生、存储、保管等记录。
三、库房管理制度：
（一）、实物管理：
1、酒水：一般酒水和饮料在常温下贮存，有些酒水需要稳定的温度，应区别对待：
1.1. 红酒应以室温或更凉一些的温度供应，最佳温度是低于20℃。
1.2. 白酒供应温度8-10℃，所以应先冷冻，送整瓶酒时应置于冰桶内。
1.3. 啤酒的饮用温度以6-8℃为宜，它是唯一一种愈新鲜愈好的酒类，
（二）、档案管理
1、库房档案有：物品登记卡；实物帐薄；材料明细帐；采购申请单；
2、物品领料单；物品入库单；质量检查记录；物品盘点登记表；材料会计报表等。
3、按不同类别的档案资料分类保存，专人保管，并随时查阅
4、检查库房管理工作，以此原始资料为依据，随机抽查，相互制约。
5、档案要妥善保管。若因跨期过长需要销毁，必须报财务部长，同意后方可销毁。
6、库房管理人员亦可以凭此档案为基准，全面展开工作，定期或不定期检查各岗位工作的执行情况。
四、 收货程序：
1、验收准备：主要是组织验收人员（库管及使用部门负责人）搜集并熟悉验收凭证及物品的有关质量标准，准备相应准确的验收工具，如：磅、称、量尺等。
2、核对证件
2.1.当货物送到时，收货员应先检查发票与申购单，或其它采购文件，为了便利验收效率，应指示供应商在发票或送货凭证上写明酒店采购文件的编号。
2.2.如缺乏采购文件，保管应与采购部或有关部门取得联系，以便得到他们的意见。
3、无论是采购人员自购还是供应商送货，货到酒店后，必须首先与保管员联系验收，不允许采购人员或供应商直接将货物交与所需部门；保管员视同为未入库商品，不得办入库。
4、各项进货均由仓管员、采购员、使用部门授权人按审批手续齐全的申购单进行验收，每次到货需几方同时验收，根据申购单核对货物的品名、规格、价格、质量、数量、金额是否一致，所有进货均应过磅点数；
5、进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和封存小样进行验收；
6、验收不入库房物资（直拨），根据审批手续齐全的采购单，仓管员与使用部门授权人同时收货，按照采购单上的要求对物品的质量、数量价格进行严格把关验收，验收合格保管员开据“收货记录”并注明采购单号，由仓管员、供货商、部门授权人同时签字确认；
7、验收入库物资，根据审批手续齐全的采购单，仓库保管员收货，按照采购单上的要求对物品的质量、数量、价格进行严格把关验收，验收合格由保管员开据“收货记录”并注明采购单号，由保管员、供货商同时签字确认；
8、验收食品原材料，保管与指定厨师三人以上同时收货，对原材料的质量、数量进行严格把关，验收合格，保管、厨师长、采购员（供货商）同时签字确认；采购员需提供食品原材料购买原始票据，大类商品必须提供屠宰证等必要证件。
9、所有进货如发现与申购单内容不符，保管员有权拒收，并及时上报。对计划外急购物资应补办手续，每日把验收过程中出现的问题留存资料，为下次同类货物和同类供货商的验收提供依据；
10、实物检查：数量检查要按供需双方商定的或供货合同规定的计量方法来检点，按重量供货的要求过称，按数量供货的要清点计数，有定尺或定量包装供货的，必须进行抽检，在对饮品、食品验收过程中还必须注意它们的保质期，经过实物检查可能发现一些问题，如证件不全、包装破损、数量短少、质量不符合要求或已接近过期日期等，如有上述事情发生，货物将会被退回及通知采购部与有关部门联系解决。收货时必须通知申购部门一起收货。
11、做收货记录：经验收货物品质等各方面完全符合采购要求，保管要根据实际收货情况做一份《入库单》，《入库单》上写明收货内容、定货部门、供应商名称、收货日期、订货单号及定货部门授权人认可，并由保管员在《入库单》上签名并加盖专用章。《收货记录》一式四联，第一联：应付账，第二联：供应商，第三联：采购部，第四联：使用部门。
四、财务报销制度
四、财务报销制度
1、单据齐全
2、签批齐全
3、稽核无误
4、对账确认
5、领导签批
6、结算预备。