预算编制作业流程.doc

一、預算編製作業流程：
二月底前
1.調查各單位提出下年度資本門工程經費、預估圖書或教學設備需求及新興計畫（召開校務基金管理委員會決定新興計畫優先順序及動用校務基金賸餘款自籌資本門編列額度上限）
2.教務處提供下年度學生人數及班級數
3.收支併列經費由權責單位估列下年度經費

二月底先期作業：
1.出國計畫
2.請增減預算員額
3.五千萬以上房屋建築
4.三百萬以上儀器設備
5.公務車輛增購汰換明細表
6.設置及應用電腦

三月底前
會計室依各單位提列概算資料編列概算額度調查表（教育部版）送教育部
三月底前
會計室依各單位提列概算資料編列概算額度調查表（行政院版），送教育部審核轉行政院主計處

行政院核定各項目編列數額

教育部匡計額度

一月底前依實際需要編製第一期實施計畫及收支估計表送教育部及分派各單位額度
送教育部審核轉行政院

七月底前彙編預算案

是 是

八月底送立法院審議

七月底前依執行情形編製第二期實施計畫及收支估計表送教育部
否
十二月底前依立法院審定數整編法定預算

次

年

結束

預算編列說明
依據法令：
年度預算依預算法、中央政府總預算附屬單位預算編審辦法、中央政府總預算編製辦法
壹、預算內容：
1.預算編列係由學校各單位依過去實績、擬訂未來年度施政計畫及中長程業務計畫，預估所需預算金額，會計室彙編全校收支概算。
2.預算案：將概算額度調查表送教育部核轉行政院主計處核定及教育部技職司告知本校補助款額度後整編預算案。
3.法定預算：按立法院審議通過後為法定預算。
4.分派預算：由本校各一級單位按其業務情形、配合各單位計畫實施進度，在各單位分派預算額度範圍內及衡酌經費使用情形編製分期實施計畫及收支估計表（每六个月為一期），於每期開始三十天內(1/31、7/31)編製完毕報送教育部。
貳、收入方面：
1.利息收入依此前年度已過期間實收情形，考量各項經濟發展原因，估計編列。
2.學費雜費收入由教務處、進修部提供本校日夜間部學生及預估新進學生班級人數相加X每生應繳金額為估列數。
3.其他業務外收入均衡酌此前年度已過期間實收情形，考量各項實際發展原因，詳實估計編列其預算數。 
4.計畫預算收入由權責業務單位提列計畫編列預算，核銷經費時應敘明經費來源及經費需求數，凡採收支對列方式編列，當收入局限性時，支出相對減少，以收支平衡為原則。如：推廣教育、建教合作、其他補助收入、招生經費等費用。
叁、支出方面：
（一）經常門：
預算編列根据教育部規定各項費用標準表編列人事費及基本維持費預算，俟預算經立法院通過審議後，年度開始前分派經常門預算至本校各教學及行政一級單位，分派內容為辦公文具用品、維修、進修補助報名費及雜支分派，係按各單位教職員工人數比例分派；其餘費用由各需求單位填列統籌款申請表或動支經費申請單，奉首長核可後辦理支用程序。以零基預算為基礎，依業務實際需要及優先順序考量，資源有效且合理旳配置，以節約經常性支出。
（二）資本門(設備費及工程)：
1.計畫預算旳實施：有計畫才有預算，計畫必須由業務單位事先評估成本效益及考量執行能力。對提出計畫不合時宜、不符成本者應予刪除。
2.預算編列公開化，興建工程部份配合學校校務發展計畫由總務處營繕組提報教育部經公共工程委員會審議通過，分年編列工程經費，新興計畫、行政、教學設備調查，以內簽方式會簽至本校各單位，依據各單位中長程計畫或依各處室系所需要設備費預算提出申請並排列優先順序。
3.俟教育部告知資本門預算額度後，召集各處室相關人員開預(概)算會議外，並廣徵意見，據以編列年度設備費預算及分派，俾能配合校務推動及加速校務之發展。
4.各單位圖書設備，由圖書館統一編列，電腦設備及軟體由電算中心統一分派編列，興建工程、裝潢工程及校園美化植栽由總務處統一規劃分派編列，教學設備由教務處及系所中心等一級單位編列。
5.財產編列歸類由總務處保管組按行政院頒訂財物標準分類歸類。
財物分類，係就政府機關及公營事業機構所使用之財物與物品，為合理之區劃與分類，以加強財物管理，便利財物統計，其內容如下：
財物之定義：
所稱財物，乃財產及物品之總稱，其中：
財產：包括供使用土地、土地改良物、房屋建築及設備、暨金額超過一萬元以上且使用年限在兩年以上之機械及設備、交通及運輸設備及什項設備，惟圖書館典藏之分類圖書仍依有關規定辦理。
物品：係不屬於前述財產之設備、用品，包括非消耗品及消耗用品。
科目分類如下：
物　　料：PH電極、針頭、光電開關、電源切換開關、IC等
設備零件：DVP、記憶卡(體) 、SE主機板、CPUP41.8G介面卡等
辦公事務：文具用品、電腦週邊、消耗品及非消耗品等
化學藥劑與實驗用品:混合氣、高氮、氦氣、儀錶等
郵　　資：購票証明(郵票)
食　　品：便當、點心、水果、餅乾、飲料等
電 話 費：電話收據
報章什誌：期刊、書籍、報費
機械及設備修護費：電腦維修等
電腦軟硬體租金及使用費(一萬元如下)：電子期刊、資料庫等
電子計算機軟體(一萬元如下)：計算機軟體、系統維護、套裝軟體等
其他保險費：公共意外責任險等
印刷及裝訂費：投影片、影印、護貝膠膜
燃　　料：儀器設備用汽油
衛　材：衛生用品（如：掃把等）
醫療用品：耗用之藥品等
其　　他：沖洗相片等
講課鐘點、稿費出席…及查詢費：專題演講…等費用
6.（1）資本門執行應確實依資本門分派協調會議決議執行原編列計畫預算，如因環境變遷等原因原編列項目不符或另有急需必須變更計畫內容者，仍在不抵觸有關電腦及其週邊設備由電算中心統籌規畫原則下，需專案簽呈，敘明理由及變更計畫明細，奉准後照案執行。
（2）上述變更計畫需於年初提出，並於9月底前執行完毕為原則，以利執行率掌控。
（3）計畫執行後之標餘款或原列計畫已获得其他經費來源或其他原因無需再執行之預算，回歸學校統籌款統一規劃辦理，以因應其他臨時重要校務發展需求。

肆：作業時間：
（一）每年二月底前
1.調查各單位提出下年度資本門工程經費、預估圖書或教學設備經費需求及新興計畫。
2.教務處提供下年度學生人數及班級數。
3.收支併列經費由權責單位估列下年度經費。
（二）每年三月底前
1.人事室、研發處填報出國暨赴大陸地區計畫及旅費預算表
2.人事室填報請增減預算員額、聘任及約僱人員計畫
3.總務處填報五千萬元以上之公共工程及各類房屋建築經費表
4.總務處填報三佰萬元以上儀器設備
5.總務處填報公務車輛增購或汰換明細表
6.電算中心填報設置及應用電腦經費概算表
7.會計室依據各單位提報概算資料，彙整填列學校概算額度預估調查表送教育部及行政院主計處。（約3/15前送概算額度預估調查表）
（三）行政院核定各管制項目數額，教育部技職司匡計額度後，預算告知本校。
（四）每年七月底前依核定額度整編印製預算案送行政院主計處、教育部。
（五）每年八月下旬前依教育部及行政院審核情形修正編印預算案送立法院。
（六）每年十二月底前立法院審定預算案為法定預算。

國立高雄餐旅學院辦理預算作業程序
工作項目(流程)
完毕期限
應備書表(資料)
備註
一.每月20日前作業發文於次月五日前向教育部技職司請款
每月五日前
教育部請款函稿
依據本校送教育部「歲出預算分派表」辦理
二.每六个月開始三十日前，檢送預算實施計畫及收支估計表送教育部會計處
1/31
7/31
A版八份、C版二份(另A、B、C版各一份自存)
1.封面
2.目錄
3.法定預算分派表
4.重要業務實施估計表
5.購建固定資產實施估計表
6.購建固定資產可用預算分派表
進入亞昕預算彙編系統內作業：
1.基金作業→基金預算分派→基金估計數分派
2.編製收支估計表
三.年度預算工作:

依教育部通報時限辦理

(一)先期作業：
1/1-3/15

1.釐訂本校下年度施政方針及施政計畫
1/1-2/15
依上級單位规定書表

2.2/15前調查各單位年度設備需求於2/28前送本室彙總上會計室網站最新消息公告。

2/28
各單位資本門概算額度調查表及簽呈：
1.資本支出概算需求表說明表
2.資本支出概算需求明細表
3.簽會各單位簽呈
請各單位於時限內送回會計室彙總
3.召開校務基金管理委員會
2/28
1.決定新興計畫優先順序
2.決定校務基金自籌資本門編列額度上限

4.估算學什費收入
1/1-3/15
請教務處提供下年度學生人數及班級數及招生人數估算學什費收入

5.收支併列經費由權責單位估列下年度經費
1/1-3/15
1.請研發處估列補助收入、建教收入
2.請推教中心估列推教收入

6.擬訂下年度出國計畫
1/1-3/15
依人事行政單位規定書表
由研發處彙編國外及大陸地區計畫預算
7.請增減預算員額
1/1-3/15
依人事行政單位規定書表
1.由人事室填本表報教育部
2.請人事室預估兼職教師人數
8.五千萬以上房屋建築
1/1-3/15
公共工程及各類房屋建築經費概算表
總務處填報經行政院核定房屋建築計畫或公共工程計畫
9.公務車輛增購汰換明細表
1/1-3/15
車輛汰換明細表
總務處填報有需汰換或購置車輛，詳述原因報行政院核定
10.設置及應用電腦計畫
1/1-3/15
設置及應用電腦概算表
依據「各機關設置及運用電腦管理辦法」，由電算中心填報設置及應用電腦概算表報教育部電算中心彙整審查
(二)、依先期作業各項計畫，預估下年度各項需求及新增項目預算需求
1/1-3/15

1.估算學雜費收入預算
2.宿舍費收入等相關收入
3.請保管組估計折舊報廢攤銷金額
4.請研發處估列補助收入、建教收入
5.請推教中心估列推教收入
6.平衡表工作底稿

(三)、下年度預算概估

1.依教育部會計處通報規定時限內編製「實施校務基金概算額度調查表」並將書面資料送教育部會計處
3/15
編製實施校務基金概算額度調查表：
1.總表
2.基本需求調查表
3.學生人數調查表
4.教學訓輔工作維持計算表
5.自然增班核給員額明細表
6.新增班自然增班(核給員額)經費需求明細表
7.人才培育計畫經費需求表
8.車輛汰換明細表
9.員額增減明細表
10.正式人員核准有案之約聘僱人員人事費計算表
11.營建工程調查表
12.新興計畫預估調查表
依調查表注意事項規定辦理

2.預算告知
4/26
教育部技職司告知本校概算額度:
1.基本需求
2.發展性經費
1.依據教育部傳真告知計算資本門可分派額度及經校務基金管理委員會同意動用校務基金累積剩餘款自籌款金額
2.召開各單位預算協調分派會議
3.依教育部會計處通報規定填報「主計處預算書表」
5/5(於接獲主管司預算告知一週內函送相關單位)
編製主計處概算書表：
1.封面
2.目錄
3.重要業務計畫預算表
4.波及國庫撥補計畫預算表
5.員額及用人費用預算表
6.管制性項目預算表
7.業務收支、餘絀、賸餘分派、繳庫、基金增減說明
8.專案計畫固定資產投資預算表
9.一般建築及設備固定資產投資預算表
10.資金轉投資預算表
11.長期債務舉借與償還預算表
1.依據「教育部所屬基金概算初編注意事項」辦理
4.
本校代碼:11230800
密碼:aaa
4.編製年度概算案
7/30下午五時前
編製預算書表：
1.收支預計表及說明
2.餘絀撥補預計表
3.現金流量預計表
4.教學收入明細表
5.其他業務收入明細表
6.業務外收入明細表
7.教學成本明細表
8.其他業務成本明細表
9.管理及總務費用明細表
10.研究發展及訓練費用
11.其他業務外費用明細表
12.固定資產建設改良擴充明細表
13.固定資產建設改良擴充來源明細表
14.資本支出計畫預期進度明細表
15.固定資產折舊明細表
16.資產報廢明細表
17.預計平衡表
18.五年來重要業務計畫分析表
19.員工人數給與明細表
20.用人費用彙計表
21.各項費用彙計表
22.公務車輛明細表
23.預算編列比較表
24.補辦預算明細表
25.推動科技發展經費明細表
26.教育部補助款編列情形表
27.預算檢核表(A、B、C版)
一、依據教育部會計處通報「本部所屬校務基金預算編製注意事項」編製預算書表
二、進入亞昕預算彙編系統內作業：
1.基金作業→作業基金預算分派→基金預算作業（申報預算用）
2.編列9、預算報表表格
3.傳送教育部
5.預算總說明
8/20
編列業務計畫及預算說明
壹、基金概況
貳、前年度及上年度已過期間計畫實施及預算執行情形
叁、業務計畫
肆、預算概要
伍、成本分析
陸、其他

6.印製預算書送教育部大禮堂
8/22
行政院主計處（二份）
立法院(三一四份)
教育部(A、B、C版各三份)
分別打包，並於包裝最上方註明單位名稱及編號
依教育部會計處通報規定辦理
7.填報重要業務預算編列概況表
10/8
教育部通報系統下載檔案:
預算案編列重點說明
依教育部會計處通報規定辦理
8編製口頭報告
10/24
教育部通報系統下載檔案:
編製「施政計畫及收支預算案口頭報告」
依教育部會計處通報規定辦理
9.立法院預算審查
12/1
依據教育部會計處通報規定辦理
依教育部會計處通報規定辦理
四、調查明年度各單位就所分派資本門預計所需支用月份分派金額：
11/30
簽呈、調查表。

各單位應配合時間前送本室俾彙送教育部填列「歲出預算分派表」。
五.填歲出預算分派表
12/4
教育部通報系統下載檔案:
歲出預算分派表
依據教育部會計處通報之「國立大學校院及附設醫院國庫輔助款及請撥注意事項」辦理

二、內部審核及作業規範
一、法令依據：
本作業依主計法規輯要、中央政府附屬單位預算執行要點及中央政府總預算附屬單位預算編審辦法、國內外出差旅費報支要點及採購法等規定制定之。
二、一般原則：
1.各機關會計人員執行內部審核，重要係依據內部審核處理準則暨會計法第四章內部審核等相關規定，經由收支之控制、現金及其他財物處理程序之審核、會計事務之處理及工作績效之查核，以協助機關發揮內部控制之功能。
2.依現行公布實施之有關政府機關內部審核之各種法規、規則、準則、辦法及條例，辦理本校各項內部審核作業。
3.內部審核包括財務審核、財物審核及工作審核，兼採書面審核與定期或不定期實地抽查。
4.依據會計法第99條規定，執行內部審核人員，對於不合法之會計程序或會計文書，應使之改正；不改正者應拒絕之，並應報告機關主管長官或書面聲明異議，如不接受時，應報告上級機關長官與主計機關。不為異議及報告，關於不合法行為之責任應連帶負之。
三、各項收支結報及應注意事項依下列分別列示流程及說明：
（一）經費支用作業流程及注意事項
1.採購案及動支經費申請
2.採購案及動支經費申請案結報
3.實習宴會費用報銷流程
4.薪資作業結報
5.印領清冊結報
6.出差、實習輔導旅費審核報銷作業流程
(二)預借或暫付款案件審核作業
(三)零用金撥還作業流程
(四)收據核管作業流程
(五)收入(收入、代收款、保管款)結報流程
(六)學生註冊及學雜費代辦費收繳結報作業

（一）經費支用作業流程及注意事項
1.動支經費申請及採購案
使用單位提出動支經費申請

1.申購資訊設備（加會電算中心）、申購圖書、期刊等（加會圖書館）
2.財產及非消耗性物品加會總務處保管組財物分類
3.支用非申購單位管控預算
4.需要其他單位協辦
否
相關單位會核

是

否
是
否
A：
1.統籌款：不論金額大小
2.分派各單位預算(含集中採購物品)行政單位：1萬元以上採購案、系所單位：2萬元以上採購案，計畫經費及圖書採購預算金額10萬元以上採購案，1萬元以上維修

C：
1.計畫金額：金額10萬元如下採購案
2.圖書：金額10萬元如下採購案

B：分派各單位預算
1.行政單位：預算金額1萬元如下採購案，1萬元元如下維修
2.系所單位：預算金額2萬元如下採購案，1萬元元如下維修
3.集中採購物品

採購項目与否屬集中採購物品
總務處決定採購方式
是

否
會計室審核有無預算及与否與所定用途符合並管控預算
否
否

校長或授權代簽人核定
1.A項由校長核定
2.B、C項授權單位主管(或計畫主持人)核定

是

否

結束
准予申購或動支經費

◎採購案件及動支經費申請注意事項：
1.依內部審核處理準則第24條規定:申請動支經費應查明有無預算，並於事前依規定程序填寫經費請購單(請購日期及預計經費請購單位務必填寫)，或專案簽明事項，加會保管組財物分類及有關單位經核准後方得辦理，由事務組根据採購法規定程序辦理採購。
2.學校財產及大宗採購物品、非消耗品財物之用品盤點，由業務單位與保管組負責採購及數量之盤存及保管，並定期對帳。
3.依中央政府預算附屬單位預算執行要點第25條：「．．．資本支出其整年度計畫執行進度未達百分之90者，」．．．該機關首長及相關主管應予議處」，目前已頒訂「中央政府各機關計畫執行進度考核獎懲作業要點」，對預算執行落後之首長及相關主管有明確之懲處。
4.為防止預算執行進度落後，致相關同仁受到議處及本校預算案在立法院審議時遭受質疑且也许被刪減，爰請各單位儘速就資本支出購置儀器設備提前請購，以上採購並須於九月底前完毕驗收後付款達到整年度預算百分之90以上。
5.各項營繕工程暨購置定製變賣財物案件，應依採購法施行細則第6條及相關規定辦理，凡能一次辦理者，不得化整為零分批辦理。
6.實習材料費之申購請依「九十學年度各科系實習材料費及採購協調會議記錄」及「採購案件及動支經費申請作業流程」辦理。
7.各教學單位辦理採購申請，應事先至會計室網站辦理預算控制登錄手續，以利各單位管控計畫執行預算經費（請先洽會計室有關個別計畫之代碼編號），網址及登錄步驟如下：
（1）由IE瀏覽器進入網址：或
（2）使用者代碼及密碼：請電洽會計室
（一）報銷內容為：補助計畫、代收款、推廣教育、招生、場地管理、建教合作案時(例如)：
（1）補助計畫﹝代號A﹞-如教育部等補助計畫。
（2）材料費(代號B)-如上課用生鮮材料、校外教學費用、餐旅講座鐘點費等。
（3）實習輔導、海外參訪﹝代號B)-如訪視差旅費、校外實習座談餐費等。
（4）推廣教育(代號C)-進修部推廣組自辦開班授課案件。
（5）什項費用(代號D)-招生經費等計畫。
（6）場地管理(代號E)-餐旅國中經費等計畫。
（7）建教合作案(代號L)-如國科會、職訓局、教育部、青輔會等委辦計劃。（6）
預控步驟：
進入會計室首頁後，點選畫面左邊「網路查詢」選項→輸入使用者代碼及密碼→確定→點選「計畫請購查詢」→新增請購單→找到欲請購計劃→輸入摘要、品名、金額及受款人→完毕網路預控程序→列印表單→再將請購單及核銷單據依流程核章，辦理付款手續。
（二）報銷內容為教學訓輔科目(學校經費)時－
預控步驟：
進入會計室首頁後，點選畫面左邊「網路查詢」選項→輸入使用者代碼及密碼→確定→點選「請購申請」→新增請購單→找到欲請購計劃→登錄摘要、品名、金額及受款人→完毕網路預控程序→列印表單→再將請購單及核銷單據依流程核章，辦理付款手續。

各單位採購案件，除在授權範圍內者可自行辦理外，餘皆應依規定事先辦妥請購手續，奉核准後交由採購權責單位辦理，未依程序辦理者，其費用將不予以核銷(請另詳本校採購作業授權制度及採購申請流程之規範)。

2.採購案及動支經費申請案結報(支出粘存單)
2.採購案及動支經費申請案結報總務處或動支經費單位檢附相關憑證(合約、簽辦案、計畫預算等) 承辦單位依用途別科目〈業務費、維護費、土地改良物、什項設備、機械設備、交通運輸設備〉，分開辦理核銷程序，將單據貼於粘存單上，檢附相關附件，填製憑證粘存單

完毕驗收或事項證明章
否

是 否
支用單位核章

1.申購資訊設備（加會電算中心）、申購圖書、期刊等（加會圖書館）
2.財產及非消耗性物品加會保管組

是 否

填寫意見返回申請單位
是
會計室審核支出原始憑證及程序与否符合相關規定

否

是
校長或授權代簽人核定
1.黏存單1,000元如下授權會計主任決行
2.黏存單10,000元如下授權總務長決行
3.黏存單10,000元以上校長核定

否 是
是

是
完毕核章程序後開立傳票及付款作業

結束

◎.採購案及動支經費申請案件結報注意事項：
1.依「支出憑證處理要點」、「採購法」、「內部審核處理準則」等相關規定辦理。
2.各項經費結報請務必黏貼支出憑證黏存單。
3.經費結報如已申請預付費用，需辦理轉正及支出收回。
4.學校非營業單位，故以获得二聯式統一發票為宜，若為三聯式，請將扣抵聯一併附上；若為個人收據，須註明身份證字號及住址並蓋章。
5.發票抬頭請一律填寫「國立高雄餐旅學院」，不适宜填各單位、處科室或個人。
6.各項採購案件，凡能一次辦理者，不得化整為零分批辦理。
7.採購物品若屬共同供應契約項目者，請向共同供應契約採購，應透過總務處事務組，不得自行辦理。
8.採購及維修之動支經費申請單，應先加會保管組作財產分類，購買「電腦設備」應另先加會電算中心。
9.十萬元以上案件簽准授權由各使用單位自行辦理者，其開標記錄、驗收記錄、財務購置交貨驗收單、結報支出憑證粘存單等，仍應根据程序由相關權責單位（如事務組、保管組）核章。
10.有關採購案件，應依本校所訂採購作業授權制度及採購申請流程規範辦理。
11.動支經費申請單、估價單、驗收單、發票有關之品名、規格、數量應一致。
12.各項採購除農漁民業者外，應向有正式營業登記之合法廠商購買，以免助長逃漏稅。發票、收據應填具營利事業統一編號、開立日期及買受人，若為收銀機統一發票，請在發票上註明品名並由經手人簽章。若發票未註明品名而附有收據清單者請將清單一併黏貼結報。
13.投保團體險，「要保人」應為「國立高雄餐旅學院」，不應填寫個人，「被保險人」應填報「○○○等××人」，並附保險人員名冊，以確保權益。
14.用途說明欄：應填寫所購物品之用途，而非品名。
15.發票、收據之品名欄若以原文書寫者，請譯註中文，另有關單據有外文部分亦請擇要譯註中文。
16.支出證明單請依式填妥單價、數量、金額、敘明不能获得單據之原因，經單位主管核章後送校長或授權主管核准。
17.刻印章及印刷費請加附樣章。
18.影印費請擇要註明影印資料名稱。
19.土地改良物、房屋建築及設備暨金額超過一萬元以上且使用年限在兩年以上之機械及設備、交通及運輸設備及什項設備屬財產，請各請購單位加會保管組填具財產增长單，登錄財產。
20.購置圖書屬財產，請送保管組登錄財產，並送會圖書館，作圖書管理。
21.訂定契約之設備租金及維護費用，請檢附合約影本。
22.數個計畫或科目共同受益之支付款項，其支出憑證不能分割應加具支出分攤表，並應全案一併結報送核。
23.採購案件應經經手人，品質驗收人、數量驗收人及保管人簽名或蓋章及附送品質或數量驗收之証明文献；惟經手人不得為驗收證明人。
24.結報金額少於發票或收據金額時，請註明實付金額並由經辦人簽章。
25.收據或發票如有遺失，應檢具原立據人加蓋印章負責證明與原本相符之影本，並註明無法提出原本之原因並由經手人簽章證明。
26.粘存單金額或相關資料塗改時，請經辦人在改正處簽章證明，但發票或收據上之日期或其他要項塗改時，必須由原立據人蓋改正章。
27.款項分批（期）給付者，應附分批（期）付款表，列明應付總額，已付及未付金額等；其訂有合約者，應於每次付款檢送合約副本或抄本。
28.支出憑証列有其他貨幣數額者，應註明折合率，除有特殊情形者外，應附兌換水單。
29.各項契約簽訂後，應將契約副本送會計單位備核。
30.超過一萬元以上之公款依規定應逕付廠商。
31.發票日期，最轻易遺漏，請规定廠商寫上。
32.發票上數字金額旳合計應與中文大寫金額相符。
33.發票應蓋有統一發票專用章，收據則需有營利事業統一編號之店章及負責人章。
34.品名、單價、數量須明列，若品目眾多，發票數量只寫“一批”，可以另加明細表貼於發票或收據下面。
35.報支餐費及便當，請附用餐人員名單，便當每人每份金額八十元為限。(依行政院函91.02.15院授人考字號函辦理)。
36.出具發票之廠商與提供報價之廠商須相似。。
37.工程估計價，應附詳細表及竣工照片，按每期實做工程數量及合約單價計算其金額。
38.工程費之支付，應依合約所訂付款辦法，如有預付款，應於每次工程估驗時按比例扣抵。
39.工程請領尾款需附承包商工程保固切結書、發包工程竣工計價單、營繕工程結算驗收證明及確認承包商保固金已繳納方支付款項；並由財產管理人作財產登記。
40.工程驗收結算應注意竣工及交貨日期有無逾期，採購合約与否有訂逾期竣工罰則。
41.支付設計監造酬金如以領據核銷，應加會出納辦理所得扣繳歸戶。
42.實習材料費支用請依95年6月1日經第 142次行政會議通過實施「國立高雄餐旅學院學生實習材料費管理要點」及「採購案件及動支經費申請案件結報作業流程」辦理。
3.實習宴會費用報銷作業流程：
秘書室陳校長核可後，決定宴會等級、參加人數

秘書室核發各單位實習宴會指示單(FUNCTION ORDER)

晚宴：
特級：首長核定預算金額
A餐：1,200元，B餐：1,000元
C餐：800元

午宴：
A餐：600元
B餐：300元

早餐：一律300元

核銷時由各科系承辦單位檢附宴會ORDER單，報銷額度為：
1.內場中、西廚分派預算金額50%
2.餐飲系分派預算金額25%
3.烘焙系分派預算金額15%
4.總務單位分派預算金額10%

依本校採購作業流程，由總務處或各單位自行辦理採購及經費核銷

付款

結束付款

國立高雄餐旅學院實習宴會費用申請報銷要點
　九十一年十月三日第六十三次行政會議通過實施
一、本校辦理之實習宴會費用申請及報銷，應以秘書室核發之宴會指示單(Function order)為依據。
二、各單位應以實習宴會指示單(Function order)核定之宴會等級、人數及各科系分派比例為請購及報銷額度，在限額內依實際需要，按照本校採購作業流程，由總務處辦理採購或由各單位按採購作業授權方式自行採購。
三、各單位小額以零用金墊付之費用，請於實習宴會結束後，將同一宴會單據彙整後辦理報銷，報銷原則依據本校零用金管理及報銷要點辦理，若單一宴會各項支出金額局限性新台幣伍仟元者，亦可彙整數個宴會支出一併報銷，但應檢附所有宴會指示單(Function order)，並在說明欄註明各個宴會實際支出。
四、超過新台幣壹萬元之費用，依規定不得墊付，請各單位照規定之流程辦理報銷，由學校直接支付廠商。
五、本要點經行政會議通過後由會計室公告實施，修正亦應經行政會議討論通過。

4.薪資作業結報：

人事室→教職員到職告知單或簽呈

出納組造冊→員工薪資清冊

總務長室 →清冊　總務長核章

人事室→清冊　人事主任核章

導師費→學務長核章

超鐘點費、兼職教師鐘點費→教務處課務組核章

會計室→審核、預控

校長或授權代簽人決行

會計室開立傳票
結束

5.印領清冊結報：
經辦單位填製印領清冊

業務主管單位及人事室審核內容及支領標準

否

出納辦理所得稅扣繳歸戶

會計室審核支出數額之計算及有無預算

是

校長或授權代簽人核定

付款作業流程

結束

◎印領清冊結報注意事項：
1.依支出憑證處理要點內部審核處理準則、行政院頒「統一彙整修正各機關學校出席費及稿費支給規定」、行政院93/1/20院授人給字第號函修正「軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定」及各項支付標準等規定辦理。
2.屬所得、酬勞之結報案件，應加會出納辦理所得稅扣繳歸戶。
3.聘僱臨時人員(含工讀生)薪津，應檢附奉准之簽案。
4.臨時工資請註明工作日數及標準。
5.演講費應檢附核准簽呈或依據註明講題及演講之時間、地點。
6.鐘點費請註明時數及標準。
7.稿費、審查費．．．．等請依中央政府各機關單位預算執行要點規定，註明字數及標準。
8.外國人（來台未滿１８３天者）支領演講費達5,000元，其他所得不限金額應就源扣繳20%所得稅，大陸人士應就源扣繳10%所得稅。
9.各種印領清冊之填報方式，應於每頁最後一欄小計，最後一頁最後一欄總計及新台幣大寫金額（稅前總額）。
10.印領清冊上「業務單位」應送請下列單位核章：
(1).學生公費獎助學金印領清冊 學務處
(2).校內教職員、聘任行政助理 人事室
(3).推廣教育班 進修部推廣組
(4).各計畫聘任之工讀生、臨時工、計畫兼任助理、計畫專任助理
各單位主管或計畫主持人、人事室及研發處
(5).工讀金 體育室
11.請於受款人處填寫各受款人姓名及檢附銀行帳號，俾憑撥款，為防止爭議，匯款將匯入各受領人帳戶，計畫主持人請勿墊款。

6.出差、實習輔導旅費審核報銷作業流程：
出差人依據核准之出差申請填寫出差申請單及出差旅費報告表辦理結報
退件

人事室辦理登記及審核假別合法性及職務等級与否正確

否
是

是
教務處審核教師与否有課，与否辦理調課
否

是

研發處抽存校外訪視記錄及審核与否符合支用規定

否

是
是

會計室審核原始憑證及程序与否符合旅費報支要點規定及金額乘算及加總正確性

否
是

校長或授權主管核定
否

是
辦理付款作業

結束

◎出差旅費結報注意事項：
國內外出差旅費及校外實習輔導旅費之結報依「國內出差旅費報支要點」、「國外出差旅費報支要點」、「實習輔導費支用管理辦法」、「校外實習訪視差旅費報支計程車注意事項」、「各機關派員參加各項訓練或講習報支費用規定」、「支出憑證處理要點」、「內部審核處理準則」等相關規定辦理。
旅運費經費結報：
1.出差旅費請檢附出差申請單及依「國內出差旅費報支要點」或「國外出差旅費報支要點」規定應行檢附之支出憑證。
2.出差旅費報告表應於差後15日內辦理核銷，先送請人事室登記銷差，再送會計室核銷。
3.國外旅費應根据「公教人員申請出國案件審核要點」之規定，應於年度概算編定前，擬具年度派員出國計畫報院，經行政院核定後，所需經費應根据預算程序列入年度預算國外旅費項下，始得支用。（出國計畫報院之相關規定可洽人事室、研發處辦理）
4.派赴國外進修、研究、實習之差旅費，依「中央機關（含事業機構）派赴國外進修、研究、實習人員補助項目及數額表」規定項目及標準以內結報。
5.依規定公民營汽車到達地區，不得報支計程車費；若因急要公務或校外實習訪視一日內連續訪外三家以上或特殊情況需搭乘計程車者，需於出差申請時詳述原因，經奉准後，檢附計程車收據（註明起訖地點），並請務必要在「出差旅費報告表」之備註欄註明必須搭乘計程車之原因，以免遭審計單位查核剔除。
6.因公搭乘飛機應事先於出差申請單註明單程或雙程搭乘飛機原因，並應縮短出差時程，簽奉核准。搭乘飛機需檢附機票結報，來回程均搭乘飛機者，需檢附來回雙程機票憑證。
7.教育部八十八年四月六日台（八八）人（二）字第八八○三五二四九號函規定，因公出國應搭乘本國籍航空企业班機。但有下列情形之一者，得由本人填寫因公出國人員搭乘外國籍航空企业班機申請書，經機關首長核定後，改搭乘外國籍航空企业班機，否則不予以核銷。
（1）出國、返國或轉機當日，本國籍航空企业班機客位已售滿。
（2）出國、返國或轉機當日，無本國籍航空企业班機客位已收售滿。
（3）搭乘本國籍航空企业再轉機，其等待時間超過四小時。
（4）本國籍航空企业班機無法銜接轉運。
（5）其他特殊情況。
8.教育部八十七年三月三十一日台人（三）字第八七○三○六八一號函規定，因公赴國外出差人員綜合保險，最高保額以新台幣肆佰萬元為限。
（二）預借或暫付案件審核作業：
經辦單位敘明預借經費原因簽請核定

是
否

与否加會相關單位
退
相關單位會簽
件

否 是
會計室審核

否

以契約預付或簽准辦理結匯外購之案件
經辦單位填寫
預借單
是

會計室審核与否相符並管控預算

校長或授權代簽人核章
是

否 否
是
付 款 案 件