创建交叉引用.doc
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1、第 5章页面设置与打印工作表为了将排版的表格打印出来,需要进行页面设置,例如选择纸张大小、页边距、页面方向、页眉和页脚、工作表的设置等。另外,用户既可以打印整个工作簿、一个工作表,也可以打印工作表的一部分。本章将介绍有关页面设置与打印工作表的操作方法与技巧。5.1视图操作Excel 2007主要提供了普通视图、页面布局视图与分页预览视图等,每种视图都有其特定的功能与特点。5.1.1 普通视图在普通视图下,用户可以完成大多数录入与编辑工作,也可以设置工作表的格式。页与页之间用一条虚线表示分页符。单击“视图”选项卡的“工作簿视图”组中的“普通”按钮(见图5.1),或者单击状态栏上的“普通”按钮,即
2、可切换到普通视图下查看当前的工作簿。图5.1 普通视图5.1.2 页面布局视图页面布局视图是Excel 2007新增的一种视图模式。在此视图中,可以如同在普通视图中那样更改数据的布局和格式。此外,还可以使用标尺测量数据的宽度和高度、更改页面方向、添加或更改页眉和页脚、设置打印边距以及隐藏或显示行标题与列标题等。单击“视图”选项卡的“工作簿视图”组中的“页面布局”按钮,或者单击状态栏上的“页面布局”按钮,即可切换到页面布局视图下查看与编辑当前的工作簿,如图5.2所示。图5.2 页面布局视图5.1.3 分页预览视图要打印所需的准确页数,可以使用“分页预览”视图来快速调整分页符(为了便于打印,Exc
3、el根据纸张的大小、页边距的设置、缩放选项和插入的任何手动分页符的位置来插入自动分页符)。在此视图中,手动插入的分页符以实线显示,虚线指示Excel自动分页的位置。单击“视图”选项卡的“工作簿视图”组中的“分页预览”按钮,或者单击状态栏上的“分页预览”按钮,即可切换到分页预览视图下查看与编辑当前的工作簿,如图5.3所示。图5.3 分页预览视图5.2页面设置单击“页面布局”选项卡,在“页面设置”组中可以设置页边距、纸张方向、纸张大小、打印区域与分隔符等,如图5.4所示。图5.4 “页面布局”选项卡5.2.1 设置页边距页边距是指正文与页面边缘的距离。设置页边距的具体操作步骤如下:01 单击“页面
4、设置”组中“页边距”按钮的向下箭头,从弹出的下拉列表中选择一种页边距,或者单击“自定义边距”选项,如图5.5所示。02 打开“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡,在“上”、“下”、“左”、“右”框中调整打印数据与页边之间的距离,如图5.6所示。 图5.5 “页边距”下拉列表 图5.6 “页边距”选项卡03 在“页眉”和“页脚”框中输入具体的数值来设置距离纸张的上边缘、下边缘多远来打印页眉或者页脚。04 在“居中方式”选项组中,选中“水平”复选框,将在左右页边距之间水平居中显示数据;选中“垂直”复选框,将在上下页边距之间垂直居中显示数据。05 单击“确定”按钮。5.2.2 设置纸张方向纸张方向
5、是指页面是横向打印还是纵向打印。若文件的行较多而列较小,则使用纵向打印;若文件的列较多而行较少时,则使用横向打印。图5.7 选择纸张方向设置纸张方向的具体操作步骤如下:01 单击“页面设置”组中“纸张方向”按钮的向下箭头,从弹出的下拉列表中选择一种纸张方向,如图5.7所示。02 如果选择“纵向”,则将打印页面设置为纵向;如果选择“横向”,则将打印纸按横向打印,对于打印页面较宽的工作表,可以选择“横向”打印。5.2.3 设置纸张大小设置纸张大小就是设置以多大的纸张进行打印,如A4纸或B5纸等。具体操作步骤如下:01 单击“页面设置”组中“纸张大小”按钮的向下箭头,从弹出的下拉列表中选择所需的纸张
6、,如图5.8所示。02 如果要自定义纸张大小,则单击“其他纸张大小”选项,出现“页面设置”对话框的“页面”选项卡,如图5.9所示。 图5.8 “纸张大小”下拉列表 图5.9 “页面”选项卡0103 通常情况下,采用100%的比例打印,还可以缩放打印表格。如果选中“缩放比例”单选按钮,则可以在“缩放比例”文本框中输入所需的百分比。如果选中“调整为”单选按钮,则可以在“页宽”和“页高”文本框中输入具体数值。0104 在“纸张大小”列表框中指定打印纸的类型。05 在“打印质量”列表框中指定当前文件的打印质量。06 在“起始页码”文本框中设置开始打印的页码。07 设置完毕后,单击“确定”按钮。5.2.
7、4 设置打印区域正常情况下打印工作表时,会将整个工作表全部打印输出。如果仅打印部分区域,可以按照下述步骤进行操作:01 选定要打印的单元格区域。02 单击“页面设置”组中“打印区域”按钮的向下箭头,从下拉列表中选择“设置打印区域”,如图5.10所示。图5.10 设置打印区域5.2.5 设置打印标题若要使行和列在打印输出中更易于识别,可以显示打印标题。用户可以指定要在每个打印页的顶部或左侧重复出现的行或列。具体操作步骤如下:01 单击“页面设置”组中的“打印标题”按钮(见图5.11),出现如图5.12所示的“页面设置”对话框的“工作表”选项卡。 图5.11 单击“打印标题”按钮 图5.12 “工
8、作表”选项卡02 在“打印区域”中输入要打印的区域,在“顶端标题行”文本框中输入标题所在的单元格区域。也可单击右侧的“折叠对话框”按钮,隐藏对话框的其他部分,如图5.13所示。对话框缩小后,直接用鼠标在工作表中选定标题区域。选定后,单击右侧的“展开对话框”按钮。图5.13 缩小对话框利于选定标题区域03 单击“确定”按钮。5.3改变分页位置当工作表的内容多于一页时,Excel会根据设置的纸张大小、页边距等自动为工作表分页。如果这种自动分页不符合需要,则可以通过插入一个手动分页符来改变分页的位置。1. 插入分页符如果要插入分页符,可以按照下述步骤进行操作:01 单击分页符插入位置,即新页左上角的
9、单元格。02 单击“页面布局”选项卡中的“分隔符”按钮,从弹出的下拉列表中选择“插入分页符”,如图5.14所示。图5.14 插入分页符2. 移动分页符如果要移动分页符的位置,可以按照下述步骤进行操作:01 单击“视图”选项卡中的“分页预览”按钮(见图5.15),切换到分页预览视图。 图5.15 单击“分页预览”按钮02 单击提示对话框中的“确定”按钮(见图5.16),进入分页预览视图后,工作表中分页处用蓝色线条表示,每页均有第页的水印。03 要移动分页符,将鼠标指针移到分页符上,指针呈双向箭头,将分页符拖动到目标位置,即可按新位置分页。 图5.16 进入分页预览视图要删除一个手动分页符,请单击
10、分页符下的第一行的单元格,然后单击“页面布局”选项卡中的“分隔符”按钮,从弹出的下拉列表中选择“删除分页符”。5.4设置页眉与页脚页眉位于页面的最顶端,通常用来标明工作表的标题。页脚位于页面的最底端,通常用来指明工作表的页码。用户可以根据需要指定页眉或页脚上的内容。具体设置方法如下:01 单击“插入”选项卡上的“页眉和页脚”按钮,如图5.17所示。图5.17 单击“页眉和页脚”按钮02 进入“页眉和页脚工具”中的“设计”选项卡,在顶部页眉区的3个框中输入页眉内容,如图5.18所示。03 单击“页眉和页脚元素”组中的按钮,可以在页眉中插入页码、页数、当前日期、当前时间、文件路径、文件名、工作簿名
11、、图片和设置图片格式等。图5.18 设置页眉内容与格式04 如果要使用预设的页眉格式,可以单击“页眉”按钮,从下拉列表中进行选择,如图5.19所示。直接选用一种页眉格式图5.19 使用预设的页眉格式05 单击“视图”选项卡中的“普通”按钮,退出页面布局视图。5.5打印预览在打印工作表之前,可以先模拟显示一下实际打印的效果,这种模拟显示称为打印预览。利用打印预览功能,能够在打印文档之前发现文档布局中的错误,从而避免浪费纸张。预览一个工作表,可以按照下述步骤进行操作:01 单击Office按钮,在弹出的菜单中选择“打印”“打印预览”命令(见图5.20),进入如图5.21所示的打印预览视图。02 单
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