投资管理部--公司合同管理中的风险及防范措施(带提问稿).doc

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公司合同管理中的风险及防范措施
大家好，本次博思汇的主题是“风险管理，人人有责”，作为公司主要风险管理部门，这个责任更是重于泰山。我们投资管理部将居公司之内则心忧工地，处杭州之远则心忧工期，先公司之忧而忧，后公司之乐而乐。古人云：风险者，世事之不定也，天有不测风云，所以从古至今，风险是一直存在的，但是“天时不如地利，地利不如人和。”故此三者，人和为重，对于自然的风险，我们无法预知和控制，但是对于人为可能产生的风险，我们是可以预知合同管理中的风险并找到规避风险方法的。
按照合同管理工作流程，合同管理一般分为四个阶段：合同准备阶段；合同签署阶段；合同履行阶段和履行后管理阶段。从合同准备阶段的策划、谈判，到签署阶段的拟定合同文本、审核、正式签署，到合同履行、变更或转让、终止、处理纠纷，直到最后合同归档保管、执行情况评价，公司在合同管理的每一个流程中均存在来自外部环境、合同对方及企业自身因素所带来的风险。
因此合同管理中的风险控制贯穿于整个合同管理过程，科学规范的合同全过程管理，能有效防范与控制合同风险，从而维护公司的合法权益。在此过程中，作为合同管理人员，就要本着君王之尊，将相之威，农汉之力，技工之巧等原则，今天着重从合同签订过程的角度出发，对合同管理中的风险控制和防范与在座的各位同事和领导进行交流。
1、对方主体资格的审查
订立合同前，应当对对方单位的主体资格、相关业务资质、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的单位（如项目部、业务部、分支机构等）签订合同，不得与不具备履行合同必须具备相应资质（如房地产开发资质、建筑施工资质、广告经营资质等）的单位签订合同。为此，公司应在合同谈判前取得对方的经年审合格的营业执照和资质证书复印件（加盖对方公章）。我们在合同签订前期，都会要求合同各方提供合法的资质，以防止风险的发生。
2、对方履约能力的审查
公司不得与对方单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。根据合同的性质，我们一般从对方单位的注册资本和实收资本、最近一期经审计的财务报表、对方单位的员工总数、荣誉证书等方面，对其履约能力做出综合判断。
3、本方履约主体资格和履约能力的审查
签约前公司应审查自身作为相关合同方的主体资格是否符合，是否具备相关经营资质，是否具备相应的履约能力。需要相关部门配合的是否已经协调妥善，如，合同拟约定的资金支付计划，是否已由财务部门认可可行；合同的履行能否得到相关部门的技术支持。
4、合同的形式
公司订立合同，我们都是采用书面形式，并订立正式的合同书。由于传真件的证据效力在法律上存在不确定性，有关书面合同签署后我们都必须取得合同原件，并妥善保存。
5、合同的起草权
对于重大合同，我们都尽量争取合同起草权，并尽量使用公司拟定的合同示范文本。这样的话，可以在合同谈判过程中争取有利的谈判地位，并有利于公司合同管理和审批的效率。
6、签订合同前的批准和授权
按规定须经公司相关部门、相关领导流转审批才能签订的合同，必须经审批流转后才能签订。按公司章程和法律规定必须由各部门相关人员及领导签字流转的合同才能签订。经办部门严格遵守公司合同管理办法的同时，其他部门应予以支持和监督。办公室严格合同印章管理，确保只为符合管理程序的合同文本加盖合同印章。每个部门要充分发挥自己在相关领域的特长，仔细审核合同的不足。
7、合同签订过程中的注意事项
7.1 合同签署前应仔细检查、核对合同各条款，确保所签署版本是最后定稿版本。
7.2 在正式签署的合同文本中，应尽量避免过多空白，以避免少数不诚信的单位在合同签署过程中擅自增加合同的内容。
7.3 公司与对方单位拟签订的合同，一般应先交由对方单位签名盖章，然后再由公司签名盖章。本方应要求对方盖章时使用公章或合同专用章，不得接受其他形式的印章（如业务专用章、财务专用章、部门章）在合同上盖章。
7.4 为避免少数不诚信的单位在合同签署过程中擅自更换合同的内容，合同签署时双方都应盖骑缝章。
7.5 除非对方单位法定代表人亲自签署合同，其他授权代表签署合同必须提供加盖公司公章和法定代表人签名的授权书。属重大合同的，即使是对方法定代表人签署，也应要求对方提供其董事会批准及授权的决议。
7.6 为防范经济合同诈骗的风险，对方代表在合同上签名时，应由本方经办人员见证其亲笔签名，签名人员的身份证复印件应留底备存。
7.7 合同经双方签字、盖章后，按法律法规规定或合同约定必须办理鉴证、公证、批准手续的，应及时办理。
我们无法预知大自然的风险，也无法防范一些不可抗力的因素，风险具有客观性、普遍性、必然性、不确定性，但是也具有可识别性、可控性，我们可以通过科学合理的方法，丰富的风险防范经验，将未知的风险及时规避。合同管理风险控制工作是一个贯穿合同前期准备至后期归档的繁琐细微的工作，每个项目的开始至结束，都需要全过程及时整理反馈项目管理过程中的风险，梳理思路，总结经验，为以后的合同管理提供经验支持，维护公司的合法利益不受侵害。

提问：众所周知，合同管理过程中存在一主要风险就是合同履约过程中违约情况的发生，那请问作为一名合同管理人员，如何去防范和控制违约造成的风险？

回答纲要：
违约一般来说是相对的，本方对方都存在违约的可能。
对合同履行过程中对方的违约情况，本方应及时查明原因，通过取证按照合同约定及时、合理、准确地向对方提出违约及要求补救或索赔的报告。
当本方接到对方的违约或索赔报告后应认真研究并及时处理、解释或提出反索赔。公司员工不得擅自在对方出具的违约或索赔报告、对帐单等确认类文书上签字盖章，确须确认的，应视具体内容经部门负责人以上领导同意。
并且对合同履行中发生的情况应建立合同履行情况台帐，有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、通知等文件应及时整理、妥善保管原件，以备在产生争议时作为证据之用。

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