如何使用信息化手段做好项目施工阶段.doc

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对于项目业主管理部门而言项目管理最重要的任务，就是在预定投资计划内保证项目质量和进度实现预期目的，投资控制是项目管理部门的核心工作。在整个项目建设过程中，项目施工阶段是落实投资和费用控制的最关键阶段。而大型建设项目有投资大、工期长、参建单位多、合同变更繁杂等特点，合同执行过程非常复杂。如何控制合同执行？如何使结算费用不超过控制概算？如何实时得到最新的费用执行情况？如何预测费用是否超支？这些问题及期望靠人工实现非常困难。因此使用信息化手段来帮助建设单位强化项目投资管理显得越来越重要。本文讨论的就是在这种情况下，如何应用IT信息技术，提高项目业主管理部门对投资控制的能力。 〖关键词〗项目管理、投资控制、业主，施工阶段、PowerPIP
　　中国经济持续高速发展，取得了世人瞩目的成就。在国家经济这样一个大环境下，各种大型基建项目纷纷上马，全国各地基础建设项目已达到年万亿级以上的投资规模，而且还在逐年增加。在所有这些项目中，投资控制是最重要最核心的任务。工程投资控制，就是在工程建设的各阶段把建设工程投资控制在批准的投资限额以内，随时纠正发生的偏差，以保证项目投资管理目标的实现，以求在建设工程中能合理使用人力、物力、财力，取得较好的投资效益和社会效益。 　　一、投资控制的原理 　　投资控制是项目控制的主要内容之一。这种控制是动态的，并贯穿于项目建设的始终，原理见图1：

（一）这个流程应每两周或一个月循环一次，其表达的含义：

　　(1)项目实施过程中，必然存在人力、物力、财力的投入； 项目经理博客
　　(2)工程实施过程中，必定存在各种干扰，如恶劣天气、设计出图不及时等；
　　(3)项目实施过程中，需要不定期收集实际数据，即对工程进展情况进行评估；
　　(4)需要将项目投资的计划值与实际值进行比较；
　　(5)需要检查实际值与计划值有无偏差，如果没有偏差，则工程继续进展； 项目经理博客
　　(6)发现偏差，则需要分析产生偏差的原因，采取控制措施。

　　（二）在这一动态控制过程中，应着重做好以下几项工作：

　　（1）对计划目标值进行论证和分析。由于各种主观和客观因素的制约，项目规划中的计划目标值有可能是难以实现或不尽合理的，需要在项目实施的过程中合理调整或细化和精确化，只有项目目标是正确合理的，项目控制方能有效。

　　（2）对工程进展做出评估，即收集实际数据。没有实际数据的收集，就无法清楚工程的实际进展情况，更不可能判断是否存在偏差。因此，数据收集的及时、完整和正确是确定偏差的基础。

　　（3）进行项目计划值与实际值的比较，以判断是否存在偏差。这种比较同样也要求在项目规划阶段对数据体系进行统一的设计，以保证比较工作的效率和真实性、准确性、有效性。

　　（4）采取控制措施以确保投资控制目标的实现。
　　计划是控制的前提，实际值是控制的对象和结果，通过不断及时地比较计划值与实际值，随时纠正发生的偏差，调整执行方案，从而将实际值最终限制在计划值之内，这就是投资控制的工作原理。
　　为了使用上述原理做好项目的投资控制，我们投入大量时间、人力来进行数据收集，然后用目标和实际进行对比，但在实际操作中也碰到很多问题：
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　　制作分析报表的数据源分散在不同部门，统计繁杂且易出错,不能及时发现费用执行过程存在的问题；
　　每期进度款审核，缺乏有效依据，计算复杂,费用控制难；
　　合同执行范围存在未经审核随意变更以及费用不明确的情况；
　　不能及时、清楚的进行费用分析,导致对项目费用超支情况不能做到事前预测、事中控制，只能事后发现，不利于费用的控制；
　　各种操作流程不规范，导致流程混乱；

　　如何解决上述问题，更好的对投资进行控制，业主项目管理部门一直都在思索，也采取了各种不同的方法。现结合庆阳项目的实际情况，介绍利用IT信息化手段提高投资控制水平的一些方法和经验。

　　庆阳石化搬迁改造项目管理信息化采用了上海普华科技发展有限公司研发的PowerPIP软件来进行项目管理。该软件演绎了PMBOK 九大知识体系，涵盖了项目管理方方面面的业务需求。是上海普华科技发展有限公司总结16年工程项目管理信息化建设经验，基于企业级项目管理思想，为满足大型工程建设项目和项目型组织管理需求而研发的综合项目管理信息平台。PowerPIP具有相当完善的投资控制功能。

　　二、如何使用PowerPIP软件进行投资控制

　　上图为PowerPIP投资控制业务流程图。覆盖了施工阶段投资控制的所有过程,包括招投标、合同管理、合同执行、投资控制、财务结算。从投资目标的建立维护，到工程招投标过程，合同执行过程，财务实际支付费用控制等每一个环节均包含在内。并且PowerPIP采用了目前最先进的B/S构架，从而能让业主、监理、设计、承包商、供应商等各种角色均共享，所有的数据信息全部实现电子流转，大大提高了信息的交流效率，同时也规范了过程控制，固化管理流程，使得投资控制所需的各种数据能够及时准确地，见图3。

（一）建立合理有效的投资目标，作为投资控制基线，并根据进展不断修订

　　首先建立费用科目体系，作为费用分析控制的基础，所有的费用均包含在内。
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　其次将概算按照费用科目体系，导入到系统，作为费用控制的投资目标。

　在项目执行过程中根据实际情况调整投资计划，使用系统概算调整功能。
项目管理者联盟
　　（二）加强过程控制
项目经理圈子
　　（1）加强合同管理，保证工程投资的有效控制 项目管理者联盟

　　合同是业主与建设承包商关系的基础，也是费用控制的基础，合同管理是费用控制的核心。合同中应有明确的质量要求、进度要求，可量化的合同费用构成，明确的费用支付形式。
项目管理者联盟文章
　　（3）把握好工程计量支付

　　工程进度付款是业主按工程承包合同有关条款规定，支付给施工单位的合格工程产品的价款，它是工程项目竣工结算前工程款支付的最主要方式。工程进度付款一定要有理有据，在电子审批进度款的过程中，监理根据质量模块统计得到的完工签证单上的工程量来审核承包商申报量，业主根据实际情况修改业主审核量，并且可以修改自动计算而得到业主审核金额，从而实现量、价审核的同步。

（2）采用单价合同,以工程量清单作为费用控制的基础。

　　从合同签订到每期进度款申请，都应提倡使用工程量清单作为基础。应有明确单价、数量，并标
明是否和进度关联，从而决定是按进度款方式支付还是里程碑点计划支付。

　　(4)严格控制工程变更 项目管理论坛

　　工程变更可由施工单位或设计单位提出，也可由业主、监理工程师提出。但不管是谁提出的都必须要有变更的依据，如变更的工程量清单和变更的估价，并遵循一定程序进行规范操作。严格审核变更价款，包括工程计量及变更单价的审核，通过额外工程量签证及其单价审核，来正确合理的确定额外工程量和造价，避免出现施工方多报、虚报的现象，从而出现工程投资失控的情况。

　在项目执行过程中，我们需要时刻监控费用执行情况，并与投资计划进行对比，及时发现偏差，再加以调整纠偏。在没有使用信息化手段之前需要人工收集大量数据，然后耗费大量精力手工制作相关报表，而且也只能一月制作一次，数据统计工作非常大。使用PowerPIP进行投资控制之后，我们能在任意时刻随时得到即时的各种报表，使我们能更全面、更及时、更准确的掌握项目费用执行情况。 项目管理培训

　　(1)总费用报告
项目管理培训
　　反映项目总体费用情况,并在估算、概算、合同、实际费用等角度对比。

　(2)分项费用报告
项目经理圈子
　　按照设备、主材、土建、安装等费用类别角度进行项目总体费用分析

（3）合同汇总报表

　　按照查询条件统计汇总相关合同，并跟踪合同执行情况

　　（4）合同执行情况报表

　　按照区域、装置查询合同，并跟踪每个合同执行过程，进度款、预付款、罚金扣款、支付申请等

　　(5) 合同变更情况汇总
项目管理者联盟
　　根据不同项目、项目组合、合同、变更类型分析变更情况及变更金额等。

　（6）工程进度款结算报表
项目管理论坛
　　反映出项目进度款执行情况,分析每个装置每期申报的进度款情况

(7)投资分析曲线

　　通过投资计划曲线，预测项目预计结束金额是否会超过投资计划，从而做到防范于未然。 项目管理者联盟文章

　　小结
项目管理培训
　　通过采用成熟的项目管理软件，我们将投资控制真正落到实处，大大提高了管理部门的工作效率，促进了项目干系人的沟通数据交流，实现了以前靠人工处理所不可能达到的实时、准确、全面地数据分析，项目发生的每一笔费用都能追溯到源头。利用IT信息技术是提高项目管理水平的有力工具。

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