档案管理.doc

北京首信股份有限公司

档案 管理

文书归档工作程序

工
作
标
准
工 作 内 容

工作程序

各 业 务 部 门
总 裁 办 公 室

平时归卷准备

1、熟悉公司的机构设置及职能、归档文件的范围。
2、购置必要的装具。
3、拟制当年归卷类目表。
每年一月份完成当年文件材料归卷的准备工作，类目齐全。
根据本部门的业务情况及上年形成文件情况，准备好本部门平时归卷的类目卷夹。

1、 文件管理员将本部门的各类文件分类归入相应的类目卷盒。
2、 合同、协议签完一周内向总裁办归档。
3、 指导本部门做好账外文件的平时归卷工作。
平时归卷
1、 将审批完的呈批件及时退各部门文件管理员。
2、 将以股份公司名义的发文分类归入卷盒。
3、 上级文件分类归卷
1、 归卷准确及时。
2、 每季有检查。
3、 发文正件与底稿齐全。

文件材料的整理
1、 按公司档案分类原则和整理方法，对平时归卷的文件进行检查和调整。
2、 剔除不需归档的文件和重份文件。
3、 排列卷内文件，对卷内文件太多的卷，进行适当分卷(每卷在150页以内)。
4、 按卷内文件排列顺序编写件号和每件的页号。
5、、拆除文件上的金属物。
6、对无装订线的窄边文件进行加宽。
7、修复破损文件。
8、取齐文件右侧和下沿，按单份文件进行装订。

填写案卷标题。

调整后的案卷符合质量要求(详见质量标准)。

填
写
目
录
和
备
考
表
装
盒

1、计算机打印卷内目录。
2、填写备考表（填写方法参见“案卷质量要求” ）。
3、将整理好的案卷装盒。

1、字迹清晰、准确无误。
2、卷内目录、备考表各栏填写齐全。
3、卷内目录与文件相符无误。

拟写案卷题名

根据卷内文件内容拟写案卷题名，题名包括文件的制发机关、主题内容、文种。
标题结构完整，概括全面、简明扼要，能充分揭示卷内文件的主题内容，便于查阅。

移交归档
1、填写移交清单一式两份，向总裁办移交。
2．双方履行签字手续，各保存一份。
按时移交，清点无误，手续完备。

填写案卷封皮
1、 按规定逐项填写封面栏目。
2、填写卷内文件的案卷号、目录号。
封面各栏及卷内文件的案卷号、目录号填写准确无误、无漏。

编制案卷目录移交归档
排列案卷与编号
1、 按档号编制案卷目录 。
2、 在公司保存一年后，向首信集团总部移交归档。
3、 交接双方清点无误后，履行签字手续，各保存一份案卷目录。

1案卷排列符合规定。
2、档号编制准确无误。
1、按《邮电工业企业档案实体分类办法》进行排列案卷。
2、编制档号。

1、 案卷目录清晰无误。
2、 移交手续完备。

附件二
关于归档案卷的质量要求

总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值, 便于保管和利用。具体应做到以下几点:
一、 归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。
二、 遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到结束形成的材料组在一起, 准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。
三、 卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 会议记录依会议时间顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度顺序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性的文件在后； 产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。
四、 区分不同价值: 各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。
五、 跨年度材料的处理: 除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外,不同年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的请示与批复, 放在批复年立卷； 没有批复放在请示年立卷, 跨年度的规划放在针对的第一年立卷, 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷； 跨年度的会议放在开幕年立卷。
六. 具有长期保存的案卷, 卷内文件有圆笔和铅笔字迹, 要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印, 连同原件一同归档。
七. 卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖“件号章”, 并将件号和每件文件的页数填写清楚。（“件号章”的其它项，由总裁办档案人员填写）。图纸在右下角编写页号。
八、 装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。然后，按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。
九、卷内目录的填写: 凡是组成的案卷, 都应填写卷内目录。卷内目录表的各项要填写齐全。
序号：填写文件的件号。
文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。
责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。
题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕；会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。
日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。
页号：填写每份文件的页数。
十、 备考表的填写: 每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况说明, 都应填在备考表内, 若无情况可说明,也应将立卷人姓名填上, 检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。
十一、案卷题名的拟写：每份案卷都应根据卷内文件内容拟写题名。题名主要由三个部分组成：文件的主要制发机关、案卷内文件主题（文件中心内容）和文种。也可突出年代特征，即：在制发机关后加文件形成的年代。用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司内部文件，可以省略文件制发机关。
十二、 归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的内容, 摄制人。照片要连同底片一起归档。
十三. 归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。

股份公司档案实体体系图
首信股份有限公司档案全宗

党
群
工
作
类
(A)

经
营
管
理
类
(C)
生
产
技
术
管
理
类
(D)

产

品

类
(E)
会
计
档
案
类
(I)
设
备
仪
器
类
(H)
基
本
建
设
类
(G)
科
学
技
术
研
究
类

(F)
行
政
管
理
类
(B)

纸质档案
声、像档案
（录音、录像、照片）
(Y、X、Z)
电子档案
（光盘、软盘）
（G、R）
实物档案
（奖品、证件）
（SW）

说明：股份公司的党群工作类档案主要是各种协会的管理、其它方面由集团总部管理。

附件三
档案实体分类编号办法

1 总 则
1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。
1.2 档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,便于科学管理和开发利用。
2 档案类别的设置
2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。
2.3 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。
2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。
3 分类标识方法
3.1 企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )； 采用阿拉伯数字“ 双位制”标识二级类目( 属类 )。
3.2 档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。
3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1” 另行编号, 并用案卷目录号加以区别。
档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。
档案编号( 档号 )标识举例示意:

A1. A12. 010
┃ ┃┃ ┃
┃ ┃┃ ┃
┃ ┃┃ ┗━━━━案卷顺序号
┃ ┃┃
┃ ┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 )
┃ ┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号)
┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录）

3.2.2 产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架
a) 根据公司产品特点, 产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号（适用于手机产品）, 同样将顺序号编制到“999” 时重新从“1” 另行编号。对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别，流水编号办法同前。
b)设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架, 各按技术性文件和管理性文件分别流水编号, 不同属类用分类号区别, 流水号编制办法同前类。
c)产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。
举例示意:
E1. E21. C2000. 001
┃ ┃┃ ┃ ┃
┃ ┃┃ ┃ ┗━━━━━案卷顺序号
┃ ┃┃ ┗━━━━━━━产品型号( 项目代号 )
┃ ┃┗━━━━━━━━━━━分类号二级类目( 属类 )
┃ ┗━━━━━━━━━━━━分类号一级类目( 大类 )
┗━━━━━━━━━━━━━━目录号（产品档案第一本目录）
3.2.3 科学技术研究类按大类分科研课题排列, 案卷顺序号按大类流水编号, 流水编号办法同前四大类编制办法。
档号( 档案编号 )由目录号, 分类号, 课题代号, 案卷顺序号构成。
3.2.4 会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号, 流水编制到“999” 时, 重新从“1” 另行编号,用目录号加以区别。
档号( 档案编号 )由目录号、分类号、案卷顺序号构成。
3.2.5 干部职工档案类, 按《干部档案工作条例》的有关规定，分干部、工人顺序编号。
3.2.6 特殊载体档案，按载体类别分别编号。即：按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号，用特殊载体（TZ）• 类别[照片（Z）、录音带（Y）、录像带（X）、软盘（R）光盘（G）、实物（SW）]•顺序号标识。
示例：TZ•R•001； TZ•Z•001……。
4 附 则
本办法由总裁办负责实施并解释。

附表：档案实体分类编号表

档 案 实 体 分 类 编 号 表
一级
类目
名称
二 级
类 目
名 称
分
类
号

基 本 范 围

党
群
工
作
类
（A）
党务综合
A11
党委综合性工作，党委有关会议，党员代表大会，党委办公室及其他党务性工作等。
组织工作
A12
党的组织建设，整党建党，党员及党员中层干部管理，党费管理，统战工作等。
宣传工作
A13
理论教育，各种工作活动宣传，思想政治工作，精神文明建设等。
纪检工作
A14
党风治理，党纪检查，案件审理工作等。
工会工作
A15
职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳动福利，女工工作，文体活动，组织建设，会费管理，先进职工管理，技术比赛。
共青团 工作
A16
组织建设，思想政治工作，团员大会，团员管理，团费管理，青少年工作等。
协会工作
A17
协会业务综合性管理工作，各专业学会，协会工作，各群众团体活动工作等。
行
政
管
理
类
（B）

政务工作
B11
综合性工作，政策法规，司务会议，经理办公室工作，文秘机要保密工作，干部会议，信息工作，机构设置。
人事管理
B12
人事业务综合管理，干部、职工管理，干部考核任免、聘用，职称评定、聘任，奖惩、出国政审，劳务出口，离退休管理工作等。
劳动管理
B13
劳资综合管理，定编定员、劳动调配，劳动工作计划与统计，工资管理，劳动保护等。
教育工作
B14
教育业务综合管理，普通教育，中专和职业教育，职工在职业务技术教育和培训等。
审计监察
B15
审计业务综合管理，专项审计工作活动，法律事务，政纪监察，违纪案件审理工作等。
档 案 实 体 分 类 编 号 表
一级
类目
名称
二 级
类 目
名 称
分
类
号
基 本 范 围
行
政
管
理
类
（B）
武装保卫
B16
社会治安，民兵工作，枪支弹药管理，消防、交通管理，刑事案件审理，人防工作等。
行政事务
B17
职工生活福利，房产管理，食堂，商店，幼儿园，第三产业管理工作，医疗卫生，卫生监督与管理职工防病治病，计划生育工作等。
外事工作
B18
外事业务综合管理，企业涉外活动（出访，考察，外宾接待，商务意向谈判，）等。
经
营
管
理
类
（C）
综合管理
C11
企业改革，企业发展规划，经营战略决策，经营方针、目标管理，企业改制、投资管理，承包合同，市场预测，经营法规，企业管理制度，工作标准等。
计划统计
C12
综合计划管理，企业中、长期经营计划，年（季）度计划，各项专业计划，各种计划、统计报表，综合性统计分析，进出口计划管理工作等。
财务管理
C13
财会业务综合管理，资金固定资产产权管理，成本管理，价格管理，财务计划、会计管理，税务、外汇、关贸、信贷和优惠政策管理等，资产评估
物资管理
C14
物资综合业务管理，物资供应，仓库管理，废旧物资处理、进口物资合同等。
产品销售
C15
市场分析，用户调查，商务洽谈，产品销售合同（包括出口合同）、协议，用户工程设计、安装、开通，售后服务、广告宣传等。
生产
技术
管理
类
（D）
生产调度
D11
生产组织，调度指挥工作，外协加工等。
能源管理
D12
能源消耗定额管理，节能降耗工作等。
安全管理
D13
安全生产管理，工伤事故处理，职工安全教育等。
环境保护
D14
环境保护检测与控制，污染治理等。
案 实 体 分 类 编 号 表
一级
类目
名称
二 级
类 目
名 称
分
类
号
基 本 范 围
生
产
技
术
管
理
类
（D）
科技管理
D15
科技综合管理，新产品、新技术综合开发，科技成果管理，技术革新、技术改造、合理化建议，工艺管理，专利管理，技术体制，技术引进，技术转让、技术合作合同、协议等。
质量管理
D16
全面质量管理，贯彻iso2000标准体系管理、产品质量检测与控制工作等。
计量管理
D17
计量综合管理，各种计量检测工作，计量晋级与复查工作等。
标准化
工作
D18
企业技术标准化管理工作，各种技术标准档案等。
档案和信息管理
D19
企业档案管理工作，各类基本数据管理，计算机信息系统管理性工作，技术情报、图书、资料管理，各种专业会议、出国考察带回的文件资料。

产

品

类

（E）

基本范围内每项产品（型号）应包括从产品立项开发、设计、试制、鉴定；工艺工装、加工制造生产、检验、包装、商标、广告、产品技术成果创优、奖励等全过程及OEM产品的文件材料。
电话机
E21
各种类型各种制式电话机。

电报、电传机打印机
E22
收、发报机，各种类型的电传机、打印机
传真机
E23
各种用途各种类型传真机。
综合业务数字网终端机
E24
ISDN终端机及配套设备。
办公自动化终端机
E25
办公自动化终端机及配套设备。
档 案 实 体 分 类 编 号 表
一级
类目
名称
二 级
类 目
名 称
分
类
号

基 本 范 围

产

品

类

（E）
载波通信设备
E31
明线、电缆、微波用载波通信设备，特定用途载波通信设备，各种配套设备等。
数字通信设备
E32
脉码调制复用、复接、终端，再生中继，增量调制，转换设备等各种配套设备。
特高频 （含短波）通信设备
E33
特高频通信机，倒换架，无人中继机，数字特高频通信机，各种配套设备，短波通信设备等。
微波通信设备
E34
各种频段模拟数字微波通信设备，各种配套设备等。
光纤通信设备
E35
光端机、光中继、光电合一通信设备，各种光纤传输设备，各种配套设备等。
卫星通信设备
E36
地球站主设备，卫星通信各种配套设备。
移动通信设备
E37
模拟数字移动通信系统基台、移动台及配套设备，寻呼系统寻呼台，寻呼器及配套设备等。
电报通信设备
E38
载波机，转换设备，用户电报集中器，转报系统，调度架，配线架及各种配套设备等。
数据通信设备
E39
数据复用，数据转接，调制解调，数传，数码通信数据复接交换及各种配套设备等。
电 缆
E41
各种电缆（含非通信电缆）及配套产品
光 缆
E42
各种光纤电缆及配套产品
电 杆
E43

长途电话交换设备
E51
各种人工、半自动、全自动长途电话交换设备及其配套设备。
档 案 实 体 分 类 编 号 表

一级
类目
名称
二 级
类 目
名 称
分
类
号

基 本 范 围

产

品

类

（E）
局用电话交换设备
E52
市内电话交换设备（纵横纵制、准电子、程控交换机）及其配套设备，长市农电话交换设备及其配套设备，会议汇接调度电话设备等。
用户电话交换设备
E53
各种用户电话交换机及其配套设备等。
非话业务交换设备
E54
电报交换机、传真汇接交换台等非话交换设备及其配套设备等。
通信电源
E61
整流器，配电屏，组合电源，变换器，逆变器远供电源，稳压器，变压器等及其配套设备。
通信仪表
E71
传输测试，数字通信设备测试，光通信测试，微波测试，电报、传真测试，线路检测及通用测试仪器仪表等。
元器件
E81
电子元件，机电元件，电子器件等产品。
制版设备
E91
照排机（图文、平面式激光、地图、激光照排机），图片输入机等产品。
非通信 产品
E92
各种非通信用产品（含民用产品）
科学
技术
研究
类
（F）
按科研课题（或科研课题代号）
F11
每个科研课题应包括课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用全过程的文件材料。
档 案 实 体 分 类 编 号 表
一级
类目
名称
二 级
类 目
名 称
分
类
号

基 本 范 围

基
本
建
设
类
（G）

每个单项工程项目应包括工程前期依据性文件工程勘探测绘，设计施工，竣工验收，工程创优全过程的文件材料。
基建综合管理
G11
基建综合管理，房地产凭证，红线图，总平面图，总管线网分布图等。
生产用房
G12
生产厂房，库房，动力用房，管理工作用房及生产辅助性用房和设施等。
生活用房
G13
生活住宅、生活福利建筑设施及其附属建筑设施等。
社会公用建筑设施
G14
属于企业产权的社会公用建筑设施等。
设
备
仪
器
类
（H）

每台设备、仪器仪表应包括购置报批，购置合同，到货开箱验收，安装调试运行，维修及管理全过程的文件材料。
设备综合管理
H11
设备管理业务综合，工作计划、总结，指标考核，设备转让、报废，固定资产折旧等。
加工设备
H12
金属切割机床，锻压机械，铸造机械，木工机械，工业炉窑及其他专用设备等。
专用设备
H13
半导体器件、电真空器件，无线电元件，整机装配专用设备及其他专用设备等。
动力设备
H14
工业锅炉及辅助机，供气、供水设备，发电设备，内燃机，输配电设备等。
通用配套设备
H15
超重运输设备，通用机械，试验及其他设备，电器设备等。
非生产设备
H16
综合设备。
电子计算机
H17
各种电子计算机。
档 案 实 体 分 类 编 号 表
一级
类目
名称
二 级
类 目
名 称
分
类
号

基 本 范 围

设
备
仪
器
类
（H）
仪器仪表综合管理
H21
仪器仪表综合管理，工作计划、总结，指标考核，仪器仪表转让、报废，固定资产折旧等。
电子仪器仪表
H22
邮电工业生产用各种各类电子仪器仪表及通用仪表，专用仪器仪表等。
电工、 热工仪表
H23
各种电工、热工仪表等。
计量标准仪器
H24
计量标准用仪器仪表，力学、光学、化学、长度等计量标准及仪器等。
会计
档案
类
（I）
凭证
I11
各种会计凭证。
账簿
I12
各种财务账簿。
报表
I13
各种财务报表。
清册
I14
会计移交清册，会计档案清册，会计档案销毁清册等。
干部
职工
档案
类
（J）
干部档案
J11

工人档案
J12

离退休职工档案
J13

死亡职工档案
J14