会议承办协议.doc

会议承办协议
甲 方：
乙 方：
经友好协商，甲乙双方就乙方承办/代理甲方之_________会议事宜达成如下协议，双方共同遵守执行。
一、甲方主办的 _________会议全部交由乙方承办。
会议地点是___________________________________ 会议时 间____年____月____日至____年____月____日。主会场是___________________________________
二、乙方提供如下会议服务：
1、礼仪及接待
2、会议交通
3、会场布置
4、会议餐饮安排
5、会议秩序维持
6、会议秘书服务
7、会议代表住宿安排
8、会务考察安排及夜间娱乐支持
9、返程票务服务及站场接送
10、财务协助。
■各项服务分叙如下： 1、礼仪及接待 乙方提供____名礼仪小姐，汽车站、火车站、机场分别安排____名礼仪，设立标识(甲方提供企业 或行业标识，乙方制作)，引导甲方人员报道及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店大堂设立专用接待台(乙方负责设立)，乙方提供 名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南(甲乙双方共同拟定)、告知代表会议注意事项，编制会议名录。礼仪工作时间为____月____日____时至____月____日____时，下榻酒店接待人员工作时间为____月____日____时至____月____日____时，乙方提供一条接待热线电话，热线电话开通 □国内长途 □国际长途，费用按酒店商务电话收费，记入甲方会议支出——除非甲方工作人员许可，乙方人员不得使用热线电话。 2、会议名录制作要求为： 开本________，____色印刷，内文纸张为________纸，封面为 ________，制作____份，单价为________，交货时间为____月____日前。 会议名录资料要求在____月____日前以________格式上传给________________网站。 3、会议发言材料制作： 开本________，____色印刷，内文纸张为________纸，封面为 ________，制作____份，单价为________，交货时间为____月____日前。
■会议交通 1、站场接送 根据实际需要，乙方必须于___月___日___时至___月___日___时安排 辆 座空调巴士，7座面包车___辆，5座轿车___辆至_________机场(汽车站、 火车站)。按照先到集合，统一运输的方式，安排与会代表前往下榻酒店。双方同意所有费用按运输趟次结算，其结算标准见下表。如果由于甲方原因使得预订的车辆空驶，甲方按照大巴_____元、面包车_____元、轿车_____元结算。所有交通工具的运行命令由甲方发出，并在行驶单上签字。 送站场费用同上述约定。双方应在___月___日前，确认需要送站场的名单。甲方应该本协议签署前告知乙方此部分费用的分摊方法(会务组支付或者个人支付)，甲方确认： 下列人员由会务组承担送站场费用，除此之外，均由个人承担。 或者：甲方确认，所有与会人员的送站场费用由会务组承担；或者全部与会人员的送站场费用均由个人承担。 甲方确认：需要会议期间提前送离的人员有，具体时间是___月___日___时，乘用车标准为___座______车。 2、会务交通 乙方必须于___月___日___时至___月___日___时安排___辆___座空调巴士，7座面包车___辆，5座轿车___辆至_________酒店，用于接送会务人员至会场。甲方(或者乙方)负责通知并集合需要乘坐商务用车之人员。用车行程为(往返/单程，选择)。 于___月___日___时 至___月___日___时安排___辆___座空调巴士，7座面包车___辆，5座轿车___辆至_________酒店，用于接送会务人员至 晚会/宴会现场(地点为：_____________________________________)。用车行程为(往返/单程，选择)。费用按下表标准结算： 乙方于___月___日___时至 ___月___日___时提供______吨货车______辆，负责运输会议材料，行程为______至______。包括装卸，费用合计为______元。
■会场布置 乙方应在__月__日前预订______________________会场，并于__月__日__点前按甲方要求完成布置： 1、主席台 要求鲜花____盆，____色地毯，绒布主持台，主席台设____席位，背景为____________材料，投影帘要求( ____×____)，投影仪要求____流明，配备激光指示笔(或者伸缩式教鞭)、有线/无线麦克风____个。主席台配置茶水杯(或者瓶装矿泉水)，一侧放置饮水机(配瓶装矿泉水时可不用饮水机)，主席台配备电工一名，会务服务小姐一名。双方确认：投 影仪为(甲方自带，乙方提供甲方租赁，第三方提供)，当甲方自带时，乙方仅有义务提供技术支持，不负责保证仪器正常工作；双方确认，投影仪租赁价格为____元/天，茶水提供及服务人员支持包含在会场租赁成本中。 2、会场布置 乙方必须于__月__日__点前完成会场布置——u型、课堂式、围桌型、 剧院式等供选择，安排席位不少于____个，其中前排布置需要__________，各排间距不得小于____厘米；在会场安排固定摄影点____个，需 要提供饮水机____台，提供小型会晤室____个，会晤室摆设桌椅不得少于____套。会场悬挂横幅____条，内容为____________________________________。会场内/外提供资料/样品展示台____个。双方确认：展示台为全新制作/租赁，规格____×____×____，单价为____元/个。饮水机由乙方免费提供，饮用水由甲方提供(乙方可代办)。 3、氛围支持 乙方应在__月__日__点前完成____个气球条幅悬挂，条幅内容为(__________________)规格是 ____米×____米，拱形气模____个，规格是______×______，会场内/外摆放花篮____个。同时在__月__日____×____×报纸预订____×____×版面发布相 关信息(内容甲方提供)。 会场布置与氛围支持费用总计为：____________元。 4、同声翻译系统 乙方必须于__月__日__前调试好同声翻 译系统，提供____声道翻译(语种为__________)， __月__日__前甲方应将发言大致领域及特点告诉口译员，并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯。乙方提供的口译人员必须在__月__日__前熟悉所需翻译的专业领域，作同声翻译时，错误率不得超过2％。甲方发言者语速不得超过____节 字/分钟。 同声翻译支持费用总计为：____________元。
■餐饮安排 双方确认，会议期间与会人员就餐地点为____________酒店____________餐厅及____________餐厅。其中中餐就餐人数不少于___人次，西餐就餐人数不少于___人次，穆斯林餐不少于___人次。早餐餐标为___元/人，正餐(中餐及晚餐)餐标为___元/人，宴会餐餐标为___元/人，早餐、正餐及宴会餐(包括西餐及穆斯林餐)食物见附件(菜谱)。会议提供的餐饮不含酒水(或者含酒水)，时间是___月___日___餐至___月___日___餐止，其中___月___日___餐为宴会餐。会议人员凭_________证件(或者餐卡)就餐。早餐形式为自助餐(或者团餐)，正餐为围桌式(或者自助餐)团餐，具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。 商务考察旅程用餐另计。
■宴会餐/商务酒会要求 时间：___月___日___时至___月___日___时 规模： 内容： (1)自助餐/围桌宴会 (2)演讲系统 (3)娱乐节目 (4)服务/交通 餐饮费用总计为：______元。
■其它服务安排
■会议秩序维持 为便 于保密及会议正常举行，双方确认___月___日至___月___日____________会议室设立___位工作人员，工作人员由甲方/乙方负责指定/委派，主要职责是核查进入会场人员身份。进入会场人员一律凭______证件进入。此项服务费用______元/免费。
■会议秘书服务 双方确认，会 议期间乙方为甲方提供如下如数服务： (1)速记员___名，工作时间为___。 (2)翻译员___名，工作时间为___。其中英文___________名，日文___________名，德文___________名。 (3)会务勤杂人员______名，工作时间为______。 (4)保健医生______名，工作时间为______。 (5)摄影师______名，工作时间为 。录制媒介为______，规格为______，后期编辑由乙方/甲方完成。 (6)旅行顾问______名，工作时间为______。 (7)签约司仪(礼仪)___ 名，工作时间为______。 (8)其他——指示牌制作，___块，内容_______________，放置地点_______________。 以上会议秘书服 务费用共计______元。
■会务考察安排及夜间娱乐安排 1、会务考察 双方确认，会议期间甲方与会人员进行商务考察，线路及行程如下： 线路1 d1： d2： 人数：______人 线路2 d1： d2： 人数： 总人数为：______人 车辆要求： 乙方提供旅行责任保险、专业导游、陪同 费用： 2、夜间娱乐安排 双方确认，会议期间甲方人员举办各类酒会或者联谊会的话，乙方将负责代理安排。此部分费用由甲方统一支付/或者参加人员 直接支付。 具体方案见附件 。
■返程票务服务及站场接送 双方确认，甲方人员返程事宜由会务组织统一安排/与会人员自行支付。乙方提供返程票务代理服 务(在签到会场酒店大堂提供咨询及预定处，时间为___月___日___时至___月___日时)： 1、机票 明折明扣，不收取服务费，免费送票至下榻 酒店； 2、火车票 票面价格，每位收取40元服务费，免费送票至下榻酒店； 3、高速巴士 票面价格，免服务费，免费送票至下榻酒店； 4、船票 票面 价格，免服务费，免费送票至下榻酒店； 乙方提供站场欢送服务：(时间___月___日___时至 ___月___日___时)
■价格表 车 型 行 程 单 价 说 明 桑塔纳、捷达 酒店至机场 可乘坐3人 酒店至汽车站 酒店至火车站 酒店至港口 金杯、丰田 酒店至机场 可乘坐10人 酒店至汽车站 酒店至火车站 酒店至港口 丰田、三菱、五十陵 酒店至机场 可乘坐19人 酒店至汽车站 酒店至火车站 酒店至港口
■住宿安排 双方确认，甲方 预订客房数共计______间，其中_________饭店______级标准间______间(______元/间)，商务套间___间( ______元/间)，行政套间___间( ______元/间)；_________饭店______级标准间______间(______元/间)，商务套间___间(___元/间)，行政套间___间(______元/间)。 基于与会人数有一定的机动性，双方约定乙方预留___间客房至___月___日___时，其中标间___间，套房___间。截至___月___日___时甲方实际用房如果低于预订，则按预订客房数量结算，超过的按实际结算(在预订总量的10％范围内)，乙方承诺超过部分按预订价格计算。___月___日___时以后按实际用房计算。 所有用房时间为___月___日 至___月___日___时。超过 ___月___日___时，如果甲方人员需要继续使用客房，可提前通知乙方，乙方可以与酒店交涉，尽量(但不保证)按 协议价格结算。 双方确认，乙方必须在___月___日___时前获得酒店预定房间钥匙牌，按甲方指定名录登记分派房间，同时完成入住登记。
■财务咨询
■财务协助(此条款为非一次性收取会务费用组织机构适用) 双方确认，甲方与会人员签到时，乙方提供___名财务人员协助甲方收取会务费用，提供验钞设备，并协助甲方人员统计核实相关应收费用。
■其他协助 乙方在自有网络上发布会议预告信息，制作回执表单，供甲方相关人员下载填制，同时指派固定人员统计回执信息，定期向甲方报告。此项服务免费提供。
三、双方确认，以上预定及服务属于不可撤销约定。自双方签字、盖章且甲方按本条款支付预订金之日起协议立即生效。甲方于协议生效后___个工作日内支付人民币______元作为预订金。
■变更及核算原则 1、甲方确认 除非发生以下几种情况，否则甲方不存在撤销或变更本协议理由——如果撤销或变更，乙方将有权要求甲方支付撤销或变更给乙方造成的预期损失： ◇ 战争或政治事件； ◇ 甲方进入破产程序； ◇ 甲方实体进入重组变更程序； ◇ 由于政策或法律变化导致会议不可能举行。 2、甲方可以在预定的期间内变更会议时间 但变更通知必须于预定期限前___天抵达乙方，乙方接到甲方通知后应在___个工作日内以(□传真 □电邮 □公函)方式回执确认，甲方在接到乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时 间的变更达成一致，双方间的协议除会议日期外，其余不作变更。 3、乙方服务的变更 除非发生如下情形，否则乙方无权变更服务—— ◇ 乙方签约的下游服 务商出现法律规定的破产、停业或者其他人力不可抗拒的服务中止事件，同时乙方更换的下游服务商不能满足甲方要求； ◇ 会议地点出现重大自然灾害(包括急 性传染病)； ◇ 会议地点出现重大政治事件(包括政府征用会议场所) 如果不是由于上述原因，乙方要求变更服务，将赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。出现本条款所列事项时，乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方，并在甲方收到通知后作出变更预案供甲方选择——乙方保证变更的服务应当不低于原来协议水准。 基于友好合作的精神，所有变更事宜双方同意协商解决。同时双方约定： ◇甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式举办前 个工作日前通知乙方，除乙方已经支付的成本外(在甲方的预付款项中抵扣，不足部分乙方有权要求甲方补足，多余部分乙方同意返还甲方)，乙方放弃预定收益的索赔； ◇甲方变 更或取消会议的决定如果在会议前___日通知乙方，甲方应赔付乙方预期利益的______％，并不退回预付金； ◇甲方变更或取消会议的决定如果在会议前___日通知乙方，甲方应赔付乙方预期利益的100％，并不退回预付金； ◇乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的，于会议举办前___日通知甲方 的，必须全额退还甲方预付款； ◇乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的，于会议举办前___日通知甲方的，除退还甲方预付款外，还必须赔付甲方本 协议总金额的______%；如在___日前通知甲方，乙方必须全额赔付。 4、双方约定，本协议规定的服务及费用核算原则如下 ◇ 住宿、餐饮及车辆——按协议标准结算，基于可以理解的原因，允许实际费用总量下浮5％，即如果甲方需要的服务低于预定的95％，按95％结算；高于95％的，按实际服务费 用结算。 ◇ 除协议规定的服务总量以外，乙方同意按协议标准提供服务预留空间，但不超过总量的5％(指各单项服务)。甲方如果需要超过预定的服务，在5％范围内可享受协议标准，超过部分乙方尽量但不保证提供协议标准服务。 ◇ 双方确认，所有服务费用在___月___日前由甲乙双方核算认可，甲方保证 一次性将款项支付给乙方——如果超过约定期限，乙方有权要求甲方支付滞纳金——标准为总量的0.5％，按日计算。 5、仲裁 双方约定，如果对本协议执行出现争议，将首先协商解决；如果协商不能解决，双方将申请仲裁解决，仲裁地点为 。 6、生效 本协议自双方共同签章且甲方提供规定的预付金后生效。