2023年3级秘书章节复习重点文书拟写与处理.doc
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1、文书拟写与处理文书分类:公务文书、事务文书、商务文书 。公务文书:法定机关与组织在公务活动中,按照特定体式、通过一定处理程序形成和使用书面材料,又称公务文献。 本书需掌握公务文书波及:通告、通报、决定、请批、批答函。事务文书:指机关、单位、团体和个人为处理寻常事务所使用文书。 事务文书重要有: 稿,备忘录,请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、筹划、总结、述职汇报、发言稿等。 商务文书:指机关、单位、团体为处理商务业务所使用文书。 商务文书重要有:意向书、订货单、商品阐明书、协议、可行性研究汇报、调查汇报、招标书、投标书等。 第一节文书拟写 公务文书 文种 概念 类型 构造
2、 备注 通告 是公布社会各有关方面应当遵守或者周知事项公文,是各级机关、企事业单位与社会团体一般使用告晓性公文 制约性通告 告知性通告 标题正文落款成文日期 通告与公告区别:范围不一样,公告不不不小于通告;宣布事项不一样,公告重于通告;制发者不一样,公告由国家行政机关或权力机关公布 通报 是表扬先进,批评错误,传达重要精神或者状况公文 表扬通报 批评通报 传达通报 标题主送机关正文(附件)落款成文日期 通报与通告区别:通报属奖励与告诫性公文,通告无此意;同属告晓性公文,通报重在传精神,通告重在发事宜;通报一般不具指令性,通告具有。 决定 是一种指令性下行文。是对重要事项或者重大行动做出安排,奖
3、励有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不恰当决定事项公文 指挥性决定 知照性决定 标题主送机关正文(附件)落款成文日期 1、不可只用“文种(决定)”做标题2、慎用“决定”请批、批答函 是不相附属机关之间祈求同意和答复审批事项(平行)公文 请批函 批答函 标题主送机关正文落款成文日期 1、精确选用文种。请示和批复用于相附属机关,请示是下对上级机关行文,批复是上对下级机关行文。2、把握用语分寸事务文书 筹划 是各级机关,企事业单位、社会团体和个人对未来一定期间内活动确定出实现目旳、内容、环节、措施和完毕期限一种事务性文书 按内容分 按范围分 准时间分 按性质和作用分 分文章式表格式两种。文章式筹划
4、构造:标题正文尾部 1、以政策先行,为指导思想2、从本部门实际出发3、语言简洁明了总结 是各机、企、社、个通过对过去一阶段工作回忆、分析和研究,从中找出经验教训,得出规律性认识,用以指导此后工作事务性文书 综合性总结 专题性总结 (其他分类略) 标题正文尾部 1、对旳指导思想2、坚持实事求是3、总结出规律性东西4、分清主次突出重点5、语言简要、精确述职汇报 机、企、团各级领导干部及管理工作人员,向上级管理机关陈说自己在任职期间履行岗位职责状况书面汇报特点:个人性,真实性,通俗性 标题称谓正文落款成文日期 实事求是,突出特点,语言简洁 发言稿 是发言者在公共场所就某一问题刊登自己见解或阐明某种事
5、理而事先写成文稿 按场所分 按身份分 按目分 按内容分 开头主体结尾 1、口齿清晰,吐字精确,注意抑扬顿挫2、内容有针对性3、观点鲜明,主题明确4、语言要通俗,生动商务文书 市场调查汇报 是对市场调查所获得信息资料,进行整顿得出结论,提出采用行动合理提议之后撰写书面汇报 按调查范围、方式分,有综合性调查汇报和专题性调查汇报; 按目、作用、内容分,有状况、事件、经验和问题调查汇报 标题序言正文尾部 深入调查,充足占有材料 实事求是 招标书 又称招标阐明书,是招标人运用投标者之间竞争从而到达优选投标人一种告知性文书,是招标人为了征招承包者或合作者而对招标有关事项和规定所作解释和阐明 分类略。特点:
6、明确性、竞争性、详细性和规范性 标题正文尾部 做好调查研究,掌握市场信息,制定测算,评估款项要科学合理;语言简洁,用词精确,文字、数据、图表均规定精确无误 投标书 也称“标函”,是投标人为了中标而按照招标人规定,详细地向招标人提出签订协议提议,是提供应招标人备选方案文本 特点:针对性,求实性,合约性 标题正文尾部 明确招标规定,实事求是,不可弄虚作假,语言简洁,语气谦和 第二节收发文处理一、 文书审核 概念:对文献草稿从内容到形式所做全面检查和修正工作。 审核规定:发现问题逐一纠正;一般性问题直接修改;较大改动,可附意见,退回拟稿人或承接部门共同协商。 审核工作程序: 1、明确审核范围 2、确
7、定与否需要行文 3、审核文书内容 4、检查文字体现 5、检查文献体式 6、检查文书在处理程序上与否妥善完备 二、文书拟办 概念:对文献办理提出初步意见,以供领导批阅时参照。 文书拟办规定: 1、熟悉政策和规定 2、熟悉职责范围和业务状况 3、熟悉办文程序和规定 4、拟办意见要符合规定和实际 5、拟办意见力争精确、及时、简洁 拟办工作程序: 1、明确拟办范围 2、阅读文书内容 3、提出拟办意见 三、文书承接 概念:是按照文献规定或领导指示,结合工作实际情,详细处理文献工作。 意义:是文献处理关键环节,是详细处理问题阶段,也是检查工作质量和工作效率重要标志之一。承接规定: 1、认真领会拟办、批办意
8、见 2、文书承接要区别轻重缓急 3、来文内容波及此前收文,要查找或调阅有关文献作为承接复文参照。 4、已承接和处理完毕文书,及明清理和阐明 5、办理完毕和待办理文书分别保留 承接工作程序: 1、理解文书内容 2、研究批办意见 3、进行详细办理 四、文书催办 概念:是对文书办理状况督促和检查,以便使承接按照文书时限规定及时办理。 催办规定: 1、催办过程中发现问题及时汇报 2、要填写催办记录单 催办工作程序: 1、确定催办范围 2、确定催办措施( 、发函,登门,约请承接部门来人汇报) 3、进行催办 第三节文档管理 一、档案运用 概念:是开发和直接提供档案,满足运用者档案需求工作。分为提供档案运用
9、和运用档案两个概念。档案运用规定:依法开展,积极及时开展,不停完善服务方式和手段,掌握本单位近期重点工作,重大活动。 档案运用工作程序: 1、熟悉库藏 2、分析运用需求 3、选用档案运用方式 4、获取档案 5、提供档案 二、档案参照材料编写 概念:是档案部门或人员按照一定题目,根据所保留档案综合而成可供人们参照档案材料加工品。 档案参照材料编写规定:真实,精确,经典,实用,保密 档案参照材料编写工作程序: 1、确定编写档案参照材料种类(大事记,组织沿革,记录数字汇集,会议简介,科技成果简介,企业年鉴,企业史志) 2、搜集档案材料 3、进行编写 三、电子档案管理 概念:电子档案是在计算机中形成具
10、有查考运用价值社会活动原始记录。 特点:非人工识读性,对电子技术和设备依赖性,信息与载体可分离性,信息可共享性,多种信息载体集成性。 分类: 按电子档案存在形式,按电子档案功能,按电子档案产生环境,按电子档案属性,按电子档案生成方式划分为不一样类型 管理规定:真实性,完整性,可读性 工作程序: 1、电子档案搜集积累 2、电子档案归档 3、电子档案保管 4、电子档案昨用文书基本第一节应用文书概念与制发程序 一、应用文书含义与分类 应用文书:是各级机关、企事 业单位、社会团体以及个人处理事务中常常应用品有一定格式文体总称。 应用文书分类:行政公文、事务文书、商务文书 行政公文:指行政机关在行政管理
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