建设工程招投标档案管理办法.doc

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常州市建设工程招标投标办公室文件

关于印发《常州市房屋建筑和市政基础设施工程项目招标投标档案管理办法》的通知

常招办（2007）09号

各辖市（区）招标办、交易中心，各有关建设单位、招标代理机构：
为规范全市房屋建筑和市政基础设施工程项目招标投标档案管理，统一招标投标过程中档案资料的收集、整理和归档标准，依据有关法律、法规，结合我市实际，我办制定了《常州市房屋建筑和市政基础设施工程项目招标投标档案管理办法》。现印发给你们，请认真遵照执行。
附：《常州市房屋建筑和市政基础设施工程招投标档案管理办法》 
二○○七年十一月二十日

附件：　　　常州市房屋建筑和市政基础设施工程项目
招标投标档案管理办法

第一条 为规范我市房屋建筑和市政基础设施工程项目招标投标档案管理，统一招标投标过程中档案资料的收集、整理和归档标准，依据有关法律、法规，结合我市实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的招标投标档案是指房屋建筑和市政基础设施工程项目等招标投标活动过程中形成的，并能真实反映招标投标活动内容，具有保存价值的文字、数字、图表、光盘等各种文件资料。
第三条 各级建设行政主管部门负责招标投标档案管理和监督检查工作，具体工作由其所属的建设工程招标投标监督管理机构（以下简称“监管机构”）负责，各级监管机构应当按照本办法的规定建立招标投标档案。
第四条 归档的招投标文件资料，其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。
第五条 监管机构的项目经办人应在监督建设单位和招标代理过程中及时收集、整理、保存依照有关法定程序备案招标投标过程中产生的各种文件资料，并应当在接受施工合同备案之日起五日内，将有关收集齐全的归档招投标文件材料交档案管理人员。经办人发生变化时，应当做好交接工作。
第六条 招标投标档案应当专人管理。档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。
档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、验收、归档和集中管理工作。归档整理应符合建设部颁布的《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的要求。
第七条 招标投标监管机构收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容,并按下列顺序装订成册：附件二（招标投标监管机构卷内目录式样）
中标人的投标文件副本，应当自施工合同接受备案之日起，保存六个月后方可处理。
第八条 工程招标代理机构收集、整理、归档的招投标文件材料应当包括以下内容,并按下列顺序装订成册：附件三（工程招标代理机构卷内目录式样）
未中标单位的资格预审申请材料、投标文件应当自施工合同签订之日起，保存六个月后方可处理。
第九条 归档的招投标文件材料应字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，其签章手续应完备，并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。
所有存档的文件材料应统一使用A4或A3纸（图纸除外）。
第十条 招标投标文件材料的立卷与归档，应遵循文件材料的形成规律。同一项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，可不必重复存档，但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息；卷与卷之间应保持系统联系，便于档案的利用、查询和保管。
第十一条 归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录；并在归档文件材料尾页之后附卷内备考表。案卷封面、卷内目录及卷内备考表（格式）见附件。
第十二条 监管机构可以将档案的立卷、验收、归档和保存等工作委托建设工程交易中心承担，并应建立健全档案的管理。
第十三条 招标投标档案在监管机构（或建设工程交易中心）保管至合同备案后三年，即可移交当地城建档案馆保存。
第十四条 对保存期已满，须移交同级城建档案馆的档案，应按照有关规定办理移交手续。
第十五条 档案管理人员离开工作岗位前，应当按规定移交招投标档案资料，不得擅自处理或带走。
禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招标投标档案。
第十六条 档案室的建设应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危险和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案，应及时采取抢救、复制、搜集等补救措施，确保档案的安全与完整。
第十七条 招投标档案只能当场查阅，不能借阅。查阅、摘抄或复印招投标档案资料，必须履行批准、登记手续。查阅档案时，必须精心爱护，不得拆卷、抽页、涂改、销毁。
第十八条 本办法自发布之日起施行。
附：案卷封面（式样）、卷内目录（式样）、卷内备考表（式样）
二○○七年八月三十日
附件一：案卷封面式样
招投标档案
﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦
招标编号： 招标方式：
工程名称：
工程地址：
招标范围：
业主名称： 经办人：
代理机构： 经办人：
标段名称：
中标单位： 项目经理：
建筑面积： 开标日期：
结构层次： 中标质量：
标 底 价： 中 标 价：
招标工期： 合同工期：
招标办经办人：

第 册共 册
常州建设工程招投标办公室制

卷内目录
序号
文件题目
页次
1
工程建设项目发包初步方案，及其附件

2
招标人自行办理招标事宜备案表及附件资料

3
工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表

4
单独委托编制施工标底的标底编制委托合同

5
招标公告及其资格预审文件附件或者投标邀请书

6
投标报名申请表

7
公开（邀请）资格审查情况报告

8
招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件

9
业主评委备案表

108
专家评委抽取、通知记录表

119
标底的封面、编制说明及报价汇总表

1210
开标、清标、评标报告

13
招标投标情况的书面报告

1411
中标结果公示表

1512
中标通知书

1613
中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件

1714
合同副本

1815
工程招标代理评价意见表

1916
工程建设项目招标投标合同资料备案表

2017
工程建设项目招标投标监督情况记录表

2118
工程建设项目招标投标行政监督意见书

2219
投标文件的电子光盘

2320
其他：规划许可、工程类别、监理发包等

2421

2522

2623

2724
需要存档的其他材料

附件二： 卷内目录式样（招标投标监管机构）
附件三：
卷内目录
序号
文件题目
页次
1
工程建设项目发包初步方案，及其附件

2
工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表

3
单独委托编制施工标底的标底编制委托合同

4
招标公告及其资格预审文件附件或者投标邀请书

5
投标报名申请表

6
资格预审合格通知书与资格预审结果通知书及其发放、确认的记录

7
公开（邀请）资格审查情况报告

87
招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件

98
招标文件以及对招标文件澄清或者修改文件的发放、签收记录

109
标底

1110
投标文件签收

1211
开标、清标、评标报告（评委签到记录）

1312
招标投标情况的书面报告

14
中标结果公示表

1513
中标通知书

1614
工程招标代理评价意见表

1715
工程建设项目招标投标合同资料备案表

1816
工程建设项目招标投标行政监督意见书

1917
中标人的投标文件副本

2018

2119

2220

2321

2422

卷内目录式样（工程招标代理机构）

卷内备考表

本案卷共有文件材料 页，其中：
文字材料 页，图样材料 页，光盘 张，照片 张。
说明：

立卷人：
年 月 日

审核人：
年 月 日

8