浅谈工程资料管理的重要性及整理方法.doc

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浅谈工程资料管理的重要性及整理方法
刘 坤 周 荣 刘本广
中国石油天然气管道局第三工程分公司，河南中牟，451450
【摘要】在工程建设中，工程资料是建设施工中的一项重要组成部分，是工程建设及竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据。 现在建设单位对工程资料管理工作都非常重视，多次强调要做好工程资料工作，明确指出：任何一项工程如果工程资料不符合标准规定，则判定该项工程不合格，对工程质量具有否决权。随着石油天然气行业的发展迅速，市场的不断规范，注重工程资料的管理尤为重要。
【关键词】资料管理；工作态度；专业技能；工作职责；核查方法
1.资料管理的背景
随着社会的发展，国家对基础设施的投入大大加强，对工程的质量，进度等各方面要求的更加严格，也更加规范。由于工程项目一般都具有隐蔽性的，所以对于工程质量的检查以及规范，就要通过资料来体现，一个工程项目资料的完整与质量的好坏，直接影响到这个工程项目的好坏，所以工程资料的管理是一个非常重要的组成环节。工程资料是记载工程施工活动全过程的一项重要内容，它是工程档案的重要组成部分，也是工程竣工交付使用的必备文件，又是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据。资料管理工作直接反映了一个施工企业的管理水平。施工单位为获取高质量的施工技术资料，很有必要建立健全档案资料的搜集与管理制度。
2.资料管理工作必备的条件
2.1资料管理工作的态度
一般人都认为资料员的工作看似轻松，其实做好也是不容易的。资料员如何去完成项目交给的每一项工作，是值得深思熟虑的问题。我们要经常提醒和扪心自问，在做资料的工作中是否及时、整洁、完整；怎样配合好技术员做好施工组织、方案、技术交底等工作；我们是否对项目前期工作施工组织设计等进行了审核，用字是否恰当和规范，是否有遗漏和不全面；怎样和监理、业主用谦虚的态度及规范的语言进行了沟通；你是否对监理、业主提出的意见和建议虚心接受了；你是否在第一时间熟悉施工图并发现问题，你是否在第一时间和业主、设计单位进行了联系和沟通，并在最短时间段内解决；对各条线的管理人员在工作过程中所提出的建议是否乐于接受并落实到项目管理中去； 是否对以前的工作进行了总结，留下好的一面，否定了不好的一面。并用踏实、勤奋、认真及科学的态度去工作、去做好资料这些都是我们资料人员都要考虑和必须考虑的问题。
在项目施工资料工作中，工作的复杂性、艰巨性，相信每个人都会遇到。如何去完成好每一个施工项目的所有资料，就需要在日常工作中多思考、多交流、多协调，并用热忱、认真的态度去工作、去落实。作为一个公司的员工要有危机感、责任感，要珍惜自己的工作。对公司交给你的工作不论大与小，都要用十分的热忱、尽己所能。仔仔细细、认认真真的去做好、完成好。在做好本职工作的同时对工作的各个环节都要有补位意识，并加强协调和配合，用团队精神来增加凝聚力、向心力。不断加强学习和广泛涉猎施工资料相关的书籍和有利于文化素养的书籍。来提升我们自身的素质，让企业整体文化素养上一个台阶，同时在工作中不断地总结、再总结。找出不足之处，使每个工程项目的资料都能做到最好，都能得到顾客的认可和好评。
2.2资料管理必备的专业技能
当然做好资料的管理，做好资料员，不光在态度上再思想上有能动性，还必须具备一定的的工程专业知识， 因为工程资料员的工作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合专业工作，所以必须具备一定的工程专业知识、档案专业知识及操作计算机应用软件的能力。 随着中国建设的不断升温,资料员社会需求量逐年提高,现在资料员已成为工程行业必不可少的专业人才。首先岗位必备知识：熟悉档案工作法律、法规、政策、规定、标准；能看懂施工图，能编制修改工程竣工图；了解各种施工技术和方向。能正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格；了解工程测量有关知识，熟悉工程定位测量、施工测量、竣工测量，并能填写相应的工程测量技术文件及表格；了解文秘基础知识，熟悉报告、批复、通知、纪要等应用公文的编写方法；熟悉工程档案的内容、范围。掌握工程档案收集、编制、整理的方法；了解计算机在档案管理中的作用及基本知识。
2.3明确资料管理职责也是做好资料管理的重要前提
对于目前工程资料员来说明确自己的职责也是充分做好工作的前提。很多建筑资料员没有一个很好的工作职责分析导致工作没有目标性。所以明确资料管理职责是很重要的。工程资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一格式。工程资料应采取分级管理的方式，各单位技术负责人负责本单位工程资料的全过程管理工作，而工程资料的收集、整理和审核工作则有本单位资料员负责。首先明确资料员管理的职责：负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理； 规范工程开发、施工期间的各类图纸、变更通知、工程合同及其他工程项目方面文件资料的收发、保管工作；检查工程管理人员对施工单位开工前及施工过程中进度计划的制订及调整的审批情况；检查工程管理人员在施工管理工程中的各管理资料的记录、整理情况，并对现场管理人员的资料收集、管理情况进行监督；对各种工程资料进行科学的编号、登记；检查工程部人员完成工作计划情况以及工程部人员的《施工管理日记》；检查施工单位的资料完成情况；做好技术资料的收文登记，并根据具体情况送监理、施工单位及其他相关单位或部门；加强工程部和公司相关部门的沟通和配合，协助工程管理人员做好与设计公司的联系，工程图纸、设计变更联系单要做好收支登记并及时交分管人员会签；对工程部的联系单、通知单、工程图纸的发放记录进行登记整理；严格控制工程部用印审核制度，加盖工程印鉴的文件、工程资料等，须经工程部经理确认后盖章；做好图集、规范、标准文件保管工作，并做好借阅登记；所有工程部内部资料，未经领导同意，不得借或复印外单位；经批准借阅外单位的文件，须按规定办理借阅手续；到期归还时，须双方签名确认；不允许将公司内部资料透露他人；认真做好工作笔记，完成公司安排的其它工作；资料员发送的图纸资料必须留一份连同发放清单一起存档。
资料员明确自己职责不是最重要的，最重要的就是关于在工程建设中很好的落实自己的职责。工程质量的保障离不开资料员对工程资料的汇总和整理。资料员做好自己的工作是工程质量得到保障的前提。
3.工程资料常出现的通病和解决措施
3.1施工资料不真实
原因分析：某单位工程所有分项工程均验收合格且无任何缺陷，出现真正的“零缺陷工程”。又如土方开挖工程质量评定中的基槽开挖后的长度、宽度误差实测值均为几毫米，明显不切实际。检验批质量验收记录，不是由项目部检查小组实测实量测出数据，而是由资料员在电脑软件上一次性生成，失去了资料真实性。
解决措施：公司应加强对工程项目的资料管理，特别是对分包方施工队伍的监督管理，不仅要检查现场质量、安全，现时也要经常检查现场过程的施工资料是否及时、真实、准确、完整。
3.2施工资料不完整
原因分析：不完整的技术内业资料会导致片面性，不能系统、全面的反映单位工程的质量状况。在工程中，可能会因某种原因导致局部未及时施工，有些单位为保持资料在时间、部位上的延续和资料的整洁，就不进行资料编制，或将些部分资料抽出，这也会造成资料漏项。
解决措施：项目总工应召开所有相关人员的专题会议，编制施工资料的收集方案，对资料“收集人”、“收集依据”、“收集时间”、“收集范围”、“收集要求”等做出具体规定，使施工资料管理工作做到“收集有依据，检查有根据”。
3.3施工资料与施工进度不同步
原因分析：某种材料早已使用，但相应的产品合格证、质保单和材料复试结果还未送达现场；有些项目不能在一个分项工程结束后及时收集和整理有关资料，而是集中在一起以“回忆录”形式进行收集整理，造成施工资料与现场施工进度脱节；施工单位专业工长责任心不强，依赖软件来做资料；对过程技术资料失控，检查把关不严。
解决措施：应确保施工资料的及时性，在资料整理过程中，应该明确人员分工。
3.4原材料试验缺乏代表性，取样频率不足，代表数量不确切
原因分析：由于试验人员水平参差不齐，施工单位为了整理资料方便，或出于经济考虑，使得试验中取样缺乏代表性，取样频率不足。
解决措施：提高项目人员的素质，项目部应组织相关人员进行施工资料管理和国家规范的培训，使他们明确原材料试验中的取样方法，取样频率等规范。
4 工程施工文件资料、竣工资料的核查、验证方法
4.1与施工图纸核对法
施工图纸是最规范、权威的工程语言。按图施工、按图编制和收集整理资料是最基本方法，在施工资料检查前，首先要阅读施工图纸，尤其是总说明，以此来了解工程概况、结构类型和所用材料，然后根据图纸要求进行资料核查。例如通过图纸可知钢材的材质、规格、连接方式、间距；混凝土的品种、强度等级；防水材料的种类等等。尤其应注意特殊部位的特殊要求，做到心中有数，有的放矢地进行资料核查工作。
4.2与施工现场核对法
施工现场施工工艺流程及质量检查实测实量的数据是施工过程资料形成的真实反映。在施工资料检查前，应检查现场的施工部位；所用钢材的品种、规格、搭接长度、定位措施；模板的布置类型；混凝土浇筑部位；同条件养护试块的留置等情况。并在现场进行质量抽检，如构件的截面尺寸、钢筋保护层厚度、钢筋间距等数据。在资料核查时，要重点检查资料是否全面，是否是现场施工进度和施工质量的的真实反映。
4.3纵向资料检查与横向资料检查结合法
纵向资料和横向资料的交圈能保证施工过程资料形成的规范性和完整性。在施工资料检查中，纵向资料检查要与横向资料检查相结合，也就是核查不同资料的内容、时间、工艺是否交圈相吻合；各工序交接检查是否合理；工程资料用语是否规范、统一。横向资料交叉检查是资料检查工作的重点，也是最能反映资料问题的方法。如抽查到地下防水工程报验单，可以检查防水材料的质量保证资料是否齐全，复试报告是否合格，以及防水隐检内容是否合理，时间是否对应。
5做好建筑施工单位施工技术资料管理的建议
5.1必须及时做好工程技术资料记录和收集。
工程技术资料是对建筑物质量情况的真实反映，因此要求各种资料必须按照建筑物施工的进度及时收集、整理。工程所用钢材、水泥、机砖、防水材料、铝合金等一些重要原材料和构配件的质量一般是从检查出厂合格证以及材料取样试验情况加以认可，但由于当前市场机制不完善，许多材料需要经过好几手转售，使得合格证和试验报告不能与原材料同步到位，以往在其他工程上有发现，由于施工人员没有及时收集资料，待工程竣工时，才发现缺少某种材料合格证或试验报告。因此，在工程开工之时，就指定专人负责管理工程技术资料，负责对质保资料逐项跟踪收集，并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录，使资料的整理与工程形象进度同步，做到内容连贯、交圈对口。
5.2确保各种技术资料的真实性。
真实性是做好工程技术资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法，尤其是混凝土、砂浆强度是以随机抽样方法进行抽取试块检验评定的。取样的科学性和真实性非常重要，绝对不允许对制作试块的样料“专门加工”，否则，一旦工程出了质量问题，不仅不能作为技术资料使用，反而造成工程技术资料混乱，以致误判。同时，也不能为了取得较高的工程质量等级而歪曲事实。资料的整理必须实事求是、客观准确。
5.3完善质量记录、做好资料整理。
工程项目有很大部分的内在质量和功能质量是不能系统测试和显示出来的，这就要靠用一些质量记录材料来证明。所以，在工程项目的施工过程中，为了证明一些工程部位的质量状况，证明各项质量保证措施的有效运行，必须做到有完善的质量记录，做好资料整理和保管工作。使用户通过工程技术资料，对工程的质量面貌有一个全面系统的了解。同时，通过对这些资料的分析，又能体现企业的质量管理水平。工程技术资料是给用户看的，也是给后人看的，是供今后工程管理、维修、改建、扩建时查阅的。资料的整理要系统，装订要整齐，保管要加强，使后人能方便查阅。
6.结语
资料员的工作看起来非常的琐碎，似乎是个人就能干的一项工作，但要想把资料员工作干好绝对不是随随便便就都能做到的。资料员接触的面太广了，尤其工程行业里有关安全、质量、技术以及现场全面管理的东西都有，法律法规、施工质量规范、技术标准、安全标准规定等等，你都可以接触。尤其是刚入行的新员工，只要你想好好干，资料员的工作会给你提供了一个全面学习的高起点。在资料员的工作过程中，你可以有目的有意识的多着重哪一部分内容学习，为自己以后的发展方向奠定一个坚实的基础，同时也是逐渐展示自己某一领域才能的一个平台。

参考文献
[1] 谢咸颂,陈锦平.建筑工程资料管理.北京：化学工业出版社，2009
[2] 郑大勇.资料员一本通.北京：中国建材工业出版社，2006
[3] 中华人民共和国建设部. GB/T 50328-2001建设工程文件归档整理规范.北京：中国建筑工业出版社
作者简介：刘坤，工程师，1982年生，2005年本科毕业于郑州航空工业管理学院计算机专业，现主要从事管道施工技术管理工作。0万U豆体验卡
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