工程类合同管理制度.doc

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南京拓展科技有限公司
合同管理制度
总则 为加强、完善公司整体的合同管理工作，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。
适用范围
本制度适用于公司对外签订的一切合同、协议。
第一条 合同管理的原则
1、合同项目的分级审批管理
公司各类采购、销售、租赁、咨询、服务、售后等合同，由公司各部门经理审核后交行政总监审核，行政总监审核签署后交由总经理签批。
2．职责
2.1 公司总经理负责公司销售、采购合同及其他经济合同的审批；
2.2 行政总监负责制定销售、采购合同统一文本；
2.3 总经理助理负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理；
2.4 行政总监负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查；
2.5 行政总监负责经济合同纠纷的处理；
2.6 财务经理负责除人事合同外的所有合同档案管理；
2.7 行政总监负责本制度的监督执行。
3、合同签署的原则及注意
（1）公司购买小批量的办公用品或备品备件，能够即时交付、验收及结清价款，不存在遗留事项或未了问题，不需要签订合同.按公司采购制度执行。
（2）除上述情况之外的材料采购、牵涉产品质量问题且不能及时结清，存在遗留事项和未了事务的各类交易或劳务、服务项目均应订立书面合同书，明确合同内容及各方具体权利义务，以作为履行和解决争议的依据。
（3）各部门及与合作方洽谈合同时，应使用公司已制定的各类合同示范文本与对方进行协商，尽量不使用对方提供的格式合同，最大限度的保护公司利益。
（4）各合同所牵涉的项目及合同内容均应在合同开始履行前进行审查、会签，避免未签合同或未获批准即开始履行的情况；
4、合同审查流程
公司的合同应由主办部门、相关职能部门及公司分管领导进行审查会签。具体为：合同的审查，应首先由合同主办部门对其提报合同内容进行初审，公司各部门根据各自专业职能对合同内容进行专项审查（如法律部分、财务部分等），最后经公司人力资源部（汇同法律顾问）综合各部门意见复查批准，最后交总经理签批后转由主办部门具体执行。
主办部门自审合同内容
主办部门提交合同内容
主办部门经理签字
协办部门专项评审
协办部门经理签字
行政人事总监审核
（法律顾问）

总经理审批
主办部门执行

合同审批表
合同编号：

合同简介
合作方名称

合同名称

合同标的金额

履行期限

对方资信简介

在本表后附营业执照复印件
主办部门
提交人

提交日期

部门经理审核

审核日期

协办部门
财务部审核

签字： 日期：
技术部审核

签字： 日期：
工程部审核

签字： 日期：
客服部审核

签字： 日期：

其他部门审核
签字： 日期：
行政总监审核
法律顾问
总经理审批

备注

第三条 合同签订、履行及监督、检查
1、合同的签订
（1）合同的主体
订立合同前，应当对合作方的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。
（2） 合同在最终签字盖章前，具体经办人应逐页小签合同或由印章管理员加盖骑缝章，防止合同被换页。
2、合同履行及注意事项
（1）各类合同经审查、签署、盖章完毕后开始实际履行。部门或协办部门应严格依合同约定诚信履约，确保合同目的实现及保护公司合法权益。
（2）在合同履行过程中，与合同履行有关的相关收货人、送货人、收款人、付款人及发票开具人应与合同中约定的签约方名称保持一致，否则不得对其履行相应义务或接受其履行。
在合同履行过程中发现的主体名称不一致或合同权利义务转让及履行迟延等特殊情况，各部门应及时通知公司法律顾问及相关领导，以便及时处理。
（3）合同签署后在履行过程中如发现实际情况与合同约定不一致或需变更、修改合同内容，主办部门应尽快形成相关补充协议，重新按照本制度中的审查、审批流程进行会签，签署补充协议，对原合同进行修订后方可执行。
（4）各具体经办部门需及时将合同原件、合同附件、补充协议及相关履行材料交财务经理负责统一保管，由前台人员负责扫描成PDF格式及时发送给销售部、工程部、采购部、技术部等相关领导。财务经理每月整理合同档案清单交于总经理，销售业绩明细表由前台人员负责整理并定期上传至共享空间.
（5）对于合同签约方的通知、来函、来信等全部书面材料，由公司前台统一收件后复印一份给相关部门，前台人员将原件存档统一管理。
（6）合同的内容
6.1 合作方的名称、地址：合同名称、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
6.2 合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
6.3 数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。
6.4 质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。
6.5价款或报酬：价格或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票、现金等应予以明确；价格或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
6.6 履行期限、地点和方式
履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；
合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司的住所地；约定具体地名的应明确；
买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。
6.7合同的解释
合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
6.8保密条款
对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
6.9合同联系制度
履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
6.10违约责任
根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。
6.11解决争议的方式
解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。
6.12 合同的变更、解除
在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。公司收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。
6.13 存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同
* 因不可抗力致使不能实现合同目的；
* 在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；
* 对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；
* 对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；
* 法律规定的其他情形。
* 变更或解除经济的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；
* 变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理；
6.14 经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决；
合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理\行政总监\总经理，并拟定处理意见，报总经理决定。
对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公总经理。
6.15 公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报行政总监。
6.16 合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经人力资源部和有关部门确认后方可办理有关手续。合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司客服部应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。
3、合同监督、检查
公司全体员应工当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司人力资源部负责本制度执行情况的监督考核。
① 对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。
② 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：
◆ 未经授权批准或超越职权签订合同；
◆ 为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；
◆ 应当签订书面合同而未签订书面合同。
◆ 因工作过失致使公司被诈骗；
◆ 公司履行合同未经对方当事人确认；
◆ 遗失重要证据；
◆ 发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；
◆ 因管理不善，丢失、损毁相关合同书原件及与合同履行有关的发货单、送货单、签收单等文件，致使公司承担责任2000元以上的；
◆ 签署无效合同，造成经济损失的；
◆ 因具体合同条款存在陷阱或漏洞，给公司造成经济损失2000元人民币以上的；
◆ 未严格依照合同约定履行，给公司造成经济损失2000元人民币以上的；
◆ 其他合同管理失职行为，给公司造成经济损失2000元以上的。
◆ 其他违反公司相关制度的。
③ 公司员工在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。

授权委托书
代理人姓名

性别

部门

职务

代理事项及
权限
与 签订 合同(协议)

合同编号

合同标的额

代理期限

自授权委托书签发之日起至合同签订之日止

法定代表人

签发时间

南京拓展科技有限公司
年 月 日
11