浅谈如何加强建筑施工企业合同管理.docx

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浅谈如何加强建筑施工企业合同管理

今天，我主要围绕施工企业合同管理中暴露出来的常见问题和有关治理对策，和大家一起来探讨交流如何加强建筑施工企业的合同管理，目的是通过查找问题、分析原因，梳理出合理的解决办法，提高合同管理效益，维护公司和企业的合法权益。
市场经济在某种意义上说是法制经济，是契约经济、合同经济。现代社会可以讲是合同社会。一个企业的经营成败和合同与合同管理有密切关系。因此，必须十分重视合同及合同管理。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效，直至合同失效为止。我们不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。切不可以为签了合同就万事大吉，我们要防止由于合同管理不善而受到的损失。
一、建筑施工企业合同管理中存在的主要问题
（一）合同签订阶段的问题
1、合同主体不当。合同当事人主体合格，是合同得以有效成立的前提条件之一。而合格的主体，首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。这里要防止两种倾向：一是虽然具有上述两种能力，但不是合同当事人，即当事人错位，也是合同主体不当；二是虽然是合同当事人，但却不具有上述两种能力，同样是合同主体不当。
2、合同文字不严谨。不严谨就是不准确，容易发生岐义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效合同，应当体现双方的真实意思。而这种体现只有靠准确明晰的合同文字。可以说，合同讲究咬文嚼字。
3、合同条款有缺陷。就是说不全面、不完整、有漏洞。常见漏掉的往往是违约责任。有些合同只讲好话，不讲丑话；只讲正面的，不讲反面的，不懂得签合同应当“先小人后君子”的诀窍，一旦发生违约，在合同中看不到违约如何处理的条款。
4、只有从合同而没主合同。主合同是指能够独立存在的合同，如工程施工总承包合同等。从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同，如建筑工程分承包合同及保证合同、抵押合同等。没有主合同的从合同是没有根据的合同，是“无源之水”，而“无源之水”是不存的。
5、违反法律法规签订无效合同。《合同法》规定，违反法律、行政法规的强制性规定签订的合同属于无效合同，而无效合同是不受法律保护的。目前不少建筑施工企业所签订的合同，有些是以合法形式掩盖非法目的的，实质也是无效合同。
（二）合同履约阶段的问题
1、应变更合同的没有变更。在履约过程中合同变更是正常的事情，问题在于不少负责履约的管理人员缺乏这种及时变更的意识，结果导致了损失。合同变更包括合同内容变更和合同主体变更两种情形。合同变更的目的是通过对原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的的实现。作为承包方的建筑施工企业，更重要是为了维护自己的合法权益。关键在于变更要及时。
2、应当发出的书面函没有发。在履约过程中及时地发出必要的书面函，是合同动态管理的需要，是履约的一种手段，也是建筑施工企业自我保护的一种措施，可惜这一点往往遭到忽视，结果导致产生纠纷。《合同法》中关于《建设工程施工合同(示范文本)》明确，双方有关工程的洽商、变更等书面协议或文件是合同的重要组成部分，不可或缺。
3、应签证确认的没有办理签证确认。履约过程中的签证是一种正常行为。但有些施工企业的现场管理人员对此并不重视，经常感到“大家都这么熟，知道就行了”，但往往这就是纠纷的根源所在，一旦发生问题，受损方就会因无法举证而败诉。
4、应当追究的却过了诉讼时效。建筑行业被拖工程款的情况相当严重，有些拖欠是明显的违法违规问题，但当起诉时才发现已超过了两年的诉讼时效，无法挽回损失。超过了诉讼时效等于放弃债权主张，等于权利人放弃了胜诉权。
5、应当行使的权力没有行使。《合同法》赋于了合同当事人的抗辩权，但大多数建筑施工企业不会行使。例如：发包方不按合同约定支付工程进度款，施工企业可以行使抗辩权停工，但却没有行使，怕单方面停工要承担违约责任，结果客观上造成了垫资施工，导致发包方的欠款数额愈来愈大，问题更难解决
6、应当重视的证据法律效力没有得到足够的重视。并不是所有书面证据都具有法律效力的。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章或签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张，在施工进程中应当注意搜集和整理有关证据材料，尽力为我方留存足够的优势资源。
二、建筑施工企业合同管理中存在问题的主要原因
（一）自我保护意识不强。主要是建筑业不少从业人员对市场与合同、合同与合同管理两对关系缺乏认识，缺乏通过法律维护自身权益的意识。有的不了解市场与合同的必然联系和相互依存的关系，只顾到市场承揽任务，却不去签订合同或者草率签订，结果遇上纠纷就没有协商与调解的依据，或者依据不足。其次，是对合同与合同管理的关系缺乏认识。这也是一种相互依存的关系。合同管理是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理。合同产生在合同管理的前期阶段，在这一阶段往往受到高度重视。一旦合同签订了，施工任务到手了，合同就束之高阁了，甚至忘记了，忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程，而仅仅把它看成是生产过程，因此，合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。
（二）缺乏专业人才或者有关人员能力素质不足。合同管理人员需要有一定的专业技术知识、法律知识和造价管理知识，规模以上的企业尽量配备专职管理员从事合同管理，不具备条件的单位也应当挑选具有丰富专业知识和经验的人员负责合同管理。有的单位会为了节约开支、精简人员，随意指定一名工作量少的员工负责，导致合同管理效率不高、专业性不强，给自己的权益保障埋下了定时炸弹。
（三）合同管理制度不完善。企业缺乏一套严谨的合同管理制度，对合同管理未能体现规范化、法制化和科学化的要求。随着市场经济的发展和各项法律法规的不断补充，合同管理制度也在不断完善，合同的洽谈、签订、履行、变更到中止或终止、解除全过程的各个环节都有相关的法律规定。有的单位在人员配备、岗位职责、执行制度等方面规范不细致不深入；有的企业合同签订完毕后就放在一边，直到出现问题才翻出合同；有的只挑熟悉的执行，不熟悉的不重视或者不管不问。在同等条件下，如果对方拥有更加完善的管理制度，就会形成法律上的绝对优势，最后出现任何纠纷时，理亏、受损的总是我方，使我方权益得不到合法保护。
三、解决建筑施工企业合同管理中存在问题的主要对策
（一）提高合同管理人员素质。 人才永远是企业解决各类问题的根本，提高合同管理人员素质可从下述几个方面着手：一是要高标准选人。企业领导可依照合同管理人员应具有的素质条件，选择本企业优秀人才担任合同管理人员，也可以通过公开考评和竞争招聘方式选拔人员。在使用过程中坚持优胜劣汰的原则，把优秀人才放在这个岗位上；二是要组织好在职学习。可根据企业与市场的实际，组织合同管理人员在职学习。方式方法可以多种多样：布置学习任务，定期检查；进行短期培训；结合实际进行正反两方面的事例分析总结；听电视讲座，参加法律专业或经济管理专业的考试。同时必须进行职业道德教育；三是要选送骨干外出深造。每个企业都应培养较出类拔萃的合同管理人员，所以应选择热爱本职工作、工作出色、有发展前途的骨干到有关院校深造。企业要舍得花钱进行智力投资；四是要建立岗位责任制。对合同管理人员必须实行岗位责任制，明确他们的责、权、利，建立竞争机制，对有贡献的合同管理人员给予奖励。
（二）建立和健全企业的合同管理体系。主要是建立和健全企业合同管理的组织和制度。
组织是指企业要由上而下地建立和健全合同的管理机构(包括专职机构和兼职机构)，使企业合同管理覆盖企业的每个层次，延伸到各个角落。一般地说，大中型的建筑施工企业，总部应当设合同管理专职部门，分公司设合同管理专职或兼职部门，项目经理部应设合同管理岗。如果设有法律工作部门的，那么这个部门应当配合合同管理部门，起到法律咨询、合同评审、履约监督和组织仲裁、诉讼的作用。
制度指合同管理全过程的每个环节都要有明确的规范和措施约束，合同的洽谈、草拟、评审、签订、下达、交底、学习、责任分解、履约跟踪、变更、中止、解除、终止等环节都要建立和健全具体的可操作的制度，使合同管理有章可循；同时不同层次也要建立对应的管理制度，总部要建立和健全总的合同管理制度，分公司则根据自身的需要补充自己的合同管理制度，项目部也可以作一些必要的补充。
（三）及时做好合同的跟踪监控。要确保合同管理的组织和制度正常运转，就必须加强合同管理的跟踪监控和审计。在实施过程中，要重点注意以下几点：
一是跟踪监控施工进程。每进行到一个施工阶段，就要对合同文件和各种工程文件资料进行分析整理，了解得到反应工程实施状况的信息。随着工程的进展实时分析工程实施状况与合同、合同分析文件等的差异和差异程度。例如在本阶段合同责任是否完成、工期是否拖延、成本是否超支、质量是否符合要求等，通过对照合同分析工程进度，评价合同履行情况，确保工程在合同约束下进行。
二是跟踪监控施工现场。现场中要对各工程小组、项目小组或分包单位工作的监督，给它们以合同方面的帮助，如落实计划、提供工作保证、协调他们之间的关系，对出现的问题进行合同方面的解释。对建设单位及监理单位进行合同监督，协调与他们的关系，如督促他们完成合同职责，检查对方合同责任情况，追究其违约责任，进行合同索赔与反索赔，处理合同纠纷。对各种来往信件、请示、签字指令、会议纪要、索赔文件、合同变更文件等做合同方面的审查和控制，并记录在案，及时预防行为的法律后果，弥补自己工作中的漏洞，而且有利于寻找对方工作中的漏洞，及时提出索赔要求。
三是跟踪监控施工问题。施工过程中难免出现阻碍工程进度的各类问题，出现问题是不能只顾赶工期而盲目的提出解决办法。要对照合同逐条分析各个问题产生差异的原因及内部和外部的各种影响因素，分析各种影响因素达到影响程度的大小。分别确定各个影响因素由谁引起，按合同规定应由谁承担责任以及承担责任的大小。对这些问题和差异采取什么样的解决措施。例如责任方是否应当增加生产要素投入，采取新的技术方案，提出索赔要求，或者修改计划以及修订合同。
总之，企业合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容，企业管理的方方面面都应围绕着这个核心而开展，合同管理也是一个系统工程，需要各子系统、分系统共同配合。通过加强合同管理，一方面能使企业的生产经营与市场接轨，满足市场的需要，提高企业适应市场和参与市场竞争的能力；另一方面是企业在履约过程中维护自身的合法权益，提高企业经济效益。实现企业对市场的承诺，体现企业的诚信，提升企业的品牌和形象，使企业更牢固地立足市场，实现可持续发展。

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