建设工程文件归档规范.pptx
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1、建设工程文件归档规范解读建设工程文件归档规范解读制作人:制作人:制作人:制作人:刘林林刘林林刘林林刘林林2018年10月塔城市第三中学塔城市第三中学塔城市第三中学塔城市第三中学建设工程文件归档规范为国家标准,编号为建设工程文件归档规范为国家标准,编号为GB/T50328-2014,自自2015年年5月月1日起实施。日起实施。一、规范的意义一、规范的意义加强建设工程文件的归档整理工作,统一建设工程加强建设工程文件的归档整理工作,统一建设工程的验收标准,建立真实、完整、准确的工程档案。的验收标准,建立真实、完整、准确的工程档案。二、工程档案的作用二、工程档案的作用1.是工程的管理、维修、改建、扩建
2、、恢复等提供依据。是工程的管理、维修、改建、扩建、恢复等提供依据。2.是城市规划、工程设计、城市建设管理、以及产权、产是城市规划、工程设计、城市建设管理、以及产权、产籍等可靠的凭证。籍等可靠的凭证。3.是历史查考、总结经验、技术交流、科学研究的信息资是历史查考、总结经验、技术交流、科学研究的信息资源源。三、三、工程资料的管理工程资料的管理1.形成过程中的编制与收集形成过程中的编制与收集工程开工建设时资料的编制与保管同步进行。2.工程竣工后的归档工程竣工后的归档工程竣工时,竣工资料的积累、整理、审定工作要与工程项目竣工同步进行。3.归档、移交后的保管归档、移交后的保管工程竣工验收时,提交合格的竣
3、工资料要与归档同步进行。对工程资料和竣工资料进行有效的管理和利用,确保在任何场合使用的工程资料为完整、系统的现行有效版本。四、四、工程参建单位的职责工程参建单位的职责建立健全档案管理的规章制度,做好本单位工程形成档案的收集与整理;对设计、施工、监理等单位的档案工作进行检查、指导;接收和汇总各参建单位工程档案;提交工程资料验收或预验收;向有关部门移交工程档案。1.建设单位的职责建设单位的职责2.施工单位职责施工单位职责四、四、工程参建单位的职责工程参建单位的职责编制、收集整理所承担工程施工过程中形成的的工程资料;编制竣工图;向建设单位移交工程档案。工程部的档案管理员负责对工程资料和竣工资料的收集
4、、整理和管理。工程完工后,负责把工程资料和竣工资料移交管理部门统一管理。项目经理负责对移交的工程档案进行审核。3.监理单位职责监理单位职责四、四、工程参建单位的职责工程参建单位的职责编制、收集整理监理工作中形成的文件;对施工档案特别是竣工图进行审查,向建设单位移交工程监理档案。收集、整理勘察、设计阶段的基础资料参与编制竣工图;向建设单位移交工程档案。4.勘察设计单位的职责勘察设计单位的职责一、一、总总则则1.0.1为加强建设工程文件归档工作,统一建设工程档案的验收标准,建立真实、完整、准确的工程档案,制定本规1.02本规范适用于建设工程文件的整理、归档,以及建设工程档案的验收与移交。1.03建
5、设工程文件的整理、归档以及建设工程档案的验收与移交除应符合本规范外,尚应符合国家现行有关标准的规定。二、术二、术语语2.0.1建设工程建设工程:经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核行政上具有独立组织形式,实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成。2.0.2建设工程文件建设工程文件:在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,简称为工程文件。2.0.3建设工程档案建设工程档案:在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录,简称工程档案。
6、二、术二、术语语2.0.4监理文件监理文件:监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。2.0.5施工文件:施工文件:施工单位在施工过程中形成的文件。2.0.6竣工图:竣工图:工程竣工验收后,真实反映建设工程施工结果的图样。2.0.7竣工验收文件:竣工验收文件:建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。2.0.8建设工程档案:建设工程档案:在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录,简称工程档案。2.0.9建设工程电子文件建设工程电子文件:在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅
7、读、处理,并可在通信网络上传送的文件。二、术二、术语语2.0.10建设工程电子档案:建设工程电子档案:工程建设过程中形成的,具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。2.0.11建设工程电子档案:建设工程电子档案:记录工程建设活动,具有保存价值的,用照片,影片、录音带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。2.0.12整理:整理:按照一定的原则,对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目,使之有序化的过程。2.0.13案卷:案卷:由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。2.0.14立卷:立卷:按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门分别类整理成案卷后,按规定向本单位档案
8、室或向城建档案管理机构移交的过程。二、术二、术语语2.0.15归档:归档:文件形成部门或形成单位完成其工作任务后,将形成的文件整理立卷后,按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程。对一个建设工程而言,归档有两方面含义:1.建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交;2.勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。二、术二、术语语2.0.16城建档案管理机构城建档案管理机构:管理本地区城建档案工作的专门机构,以及接收、收集、保管和提供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室。2.0.17永久保管
9、永久保管:工程档案保管期限的一种,指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去。2.0.18长期保管长期保管:工程档案保管期限的一种,指工程档案保存到该工程被彻底拆除。2.0.19短期保管短期保管:工程档案保管期限的一种,指工程档案保存10年以下三、三、基本规定基本规定3.0.1工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。3.0.2工程文件应随工程建设进度同步形成,不得事后补编。3.0.3项建设工程应编制一套电子档案,随纸质档案一并移交城建档案管理机构。三、三、基本规定基本规定3.0.4建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工建设单位应按下列流程开展工
10、程文件的整理、归档、验收、移交等工作:作:1.在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容;2.收集和整理工程准备阶段形成的文件,并进行立卷归档;3.组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作;4.收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案;三、三、基本规定基本规定3.0.4建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工作:作:5.收集和整理竣工验收文件,并
11、进行立卷归档;6.在组织工程竣工验收前,提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收;未取得工程档案验收认可文件,不得组织工程竣工验收;7.对列入城建档案管理机构接收范围的工程,工程竣工验收后3个月内,应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。三、三、基本规定基本规定3.0.5勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。3.0.6建设工程项目实行总承包管理的,总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案,并应及时向建设单位移交;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位应负责收集、整理立
12、卷其承包项目的工程文件,并应及时向建设单位移交。三、三、基本规定基本规定3.0.7城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前,应对工程档案进行预验收,验收合格后,必须出具工程档案认可文件。3.0.8工程资料管理人员应经过工程文件归档整理的专业培训。四、归档文件的范围及质量要求四、归档文件的范围及质量要求4.1归档范围归档范围4.1.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全、整理立卷后归档。4.1.2工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A和附录B的要求。4.1.3声像资料的归档范围和质量要求应符合
13、现行行业标准城建档案业务管理规范CJJ/T158的要求。4.1.4不属于归档范围、没有保存价值的工程文件,文件形成单位可自行组织销毁。四、归档文件的范围及质量要求四、归档文件的范围及质量要求4.2归档文件质量要求归档文件质量要求4.2.1归档的纸质工程文件应为原件。4.2.2工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。4.2.3工程文件的内容必须真实、准确,应与工程实际相符合。4.2.4工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料,不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图件应使用激光打印机,不应使用色带式
14、打印机、水性墨打印机和热敏打印机。四、归档文件的范围及质量要求四、归档文件的范围及质量要求4.2归档文件质量要求归档文件质量要求4.2.5工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续应完备。4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。(复印、打印文件的字迹、线条,照片的影像清晰牢固程度应符合设备标定质量要求。录音、录像文件材料应保证载体的有效性。长期存储的电子文件应使用不可擦除光盘。)四、归档文件的范围及质量要求四、归档文件的范围及质量要求4.3竣工图竣工图4.3.1所有竣工图均应加盖竣工图章,并应符合下列规定:1.竣工图章的基
15、本内容应包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。2.竣工图章尺寸应为:50mm80mm。3.竣工图章应使用不易褪色的印泥,应盖在图标栏上方空白处。4.竣工图的绘制与改绘应符合国家现行有关制图标准的规定。四、归档文件的范围及质量要求四、归档文件的范围及质量要求4.3.2竣工图图章的签署竣工图图章的签署1.所有竣工图应由编制单位逐张加盖、签署竣工图章,竣工图章中的内容应填写齐全、清晰,不得代签。2.竣工图章应使用红色印泥,盖在标题栏附近的空白处。四、归档文件的范围及质量要求四、归档文件的范围及质量要求4.3.3竣工图编制竣工图编制1.竣工图的
16、绘制与改绘应符合国家现行有关制图标准的规定。2.竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位,真实反映项目竣工验收时的实际情况。3.按施工图施工没有变动的,由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。4.一般性图纸变更,可在原图上进行杠改和划改,加盖并签署竣工图章。四、归档文件的范围及质量要求四、归档文件的范围及质量要求4.3.4竣工图更改竣工图更改1.文字、数字更改一般是杠改;线条更改一般是划改;局部图形更改可以圈出更改,在原图空白处重新绘制。2.利用施工图更改,应在更改处注明更改依据性文件的名称、日期、编号和条款号。无法在图纸上表达清楚的,应在标题栏上方或左边用文字说明。图上各种引出说明应与
17、图框平行,引出线不交叉,不遮盖其他线条。3.新增加的文字说明,应在其涉及的竣工图上做相应的添加和变更。4.有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的,应在修改处进行杠改,当更改内容较多时,可采用注记说明四、归档文件的范围及质量要求四、归档文件的范围及质量要求4.3.5竣工图审核竣工图审核1.竣工图的编制完成后,监理单位应督促和协助竣工图的编制单位检查其竣工图编制情况,发现不准或短缺时要及时修改和补充。2.竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录项符合。3.一张更改通知单涉及到多张图纸的,如果图纸不在同一卷册的,应将复印件附在有关卷册中,或在备考表中说明。4.国外引进项
18、目、引进技术或由外方承包的建设项目,外方提供的竣工图应由外方签字确认。四、归档文件的范围及质量要求四、归档文件的范围及质量要求4.4工程电子文件工程电子文件4.4.1归档的建设工程电子文件应采用表4.2.10所列开放式文件格式或通用格式进行存储。专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用格式。表表4.2.10工程电子文件存储格式表工程电子文件存储格式表文件类别文件类别格格式式文本(表格)文件文本(表格)文件PDF、XML、TXT图像文件图像文件JPEG、TIFF图形文件图形文件DWG、PDF、SVG影像文件影像文件MPEG2、MPEG4、AVI声音文件声音文件MP3、WAV四、归档文件的范
19、围及质量要求四、归档文件的范围及质量要求4.4工程电子文件工程电子文件4.4.1归档的建设工程电子文件应采用表4.2.10所列开放式文件格式或通用格式进行存储。专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用格式。4.4.2归档的建设工程电子文件应包含元数据,保证文件的完整性和有效性。元数据应符合现行行业标准建设电子档案元数据标准CJJT187的规定。4.4.3归档的建设工程电子文件应采用电子签名等手段,所载内容应真实和可靠。四、归档文件的范围及质量要求四、归档文件的范围及质量要求4.4工程电子文件工程电子文件4.4.4归档的建设工程电子文件的内容必须与其纸质档案一致。4.4.5离线归档的建设工
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