工程项目会议管理规定.doc
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1、工程项目会议管理规定目录1 目的12 范围13 定义14 职责15 程序15.1会议范围15.2项目启动会25.3设计方案优化讨论会35.4设计联络会35.5设计图纸会审及设计交底会45.6项目协调例会55.7工地例会65.8有关专题会75.9工程项目“三查四定”会75.10工程项目系统调试前检查会85.11项目总结会95.12会议纪律106相关文件107记录10 工程项目会议管理规定1 目的为了规范工程项目管理过程的有关会议工作,使工程项目建设过程中的有关会议制度化、程序化。2 范围本规定适用于公司对外承接的工程总承包工程项目、专业工程承包项目以及公司内的固定资产投资项目(以下统称工程项目)
2、。3 定义 无。4 职责a) 公司分管副总经理负责主持召开工程项目协调会、重大问题专题会议等。b) 项目经理负责组织召开项目有关会议。如项目启动会、设计联络会、工程项目整套系统启动前检查会、项目总结会等。c) 项目经理部设计/采购/施工/调试经理负责组织召开有关会议:设计方案优化讨论会、工地例会、工程项目“三查四定”会、设计图纸会审及交底会、有关专题会等。d) 工程部负责督促检查项目经理部按规定及时召开有关会议,解决处理问题。5 程序5.1会议范围a) 工程项目实施阶段,会议范围一般包括项目启动会、设计方案优化讨论会、设计联络会、设计图纸会审及交底会、工程项目协调会及工地例会、工程项目“三查四
3、定”会、工程项目整套系统启动前检查会、有关专题会、项目总结会等。b) 项目合同签定后,召开项目启动会议,明确项目目标、落实人员、组织机构及相关职责。根据工程项目建设进展情况,适时召开设计方案优化讨论会、设计联络会、设计审查及设计交底会、工程项目协调会和工地例会、相关专题协调会、工程项目“三查四定”会、工程项目整套系统启动前检查会,项目运行结束,工程交付业主或投资方,召开项目总结会。5.2项目启动会a) 会议目的:项目启动会议宣告工程项目进入实施阶段。通过会议使项目经理部所有人员了解项目总体目标、明确各自的职责,以便更加高效地协同工作。b) 会议时间:工程项目合同生效,项目经理部人员落实后立即组
4、织召开。c) 会议准备:项目经理编制项目初步实施方案,会前通知市场营销部准备介绍合同情况,设计经理准备介绍技术协议情况。d) 参加单位及人员:公司分管副总经理、市场营销部、工程部、相关部、财务计划部、物资采购部、项目经理部全体人员。由项目经理部提前1天书面通知相关部门、人员和领导。e) 会议主持人:项目经理f) 会议要求:(1) 市场营销部商务经理、设计经理分别全面介绍技术协议、合同谈判背景、双方讨论的主要问题、最后达成协议、合同的主要条款以及技术协议、合同执行中需注意的问题。(2) 项目经理介绍项目组织结构及人员,阐述项目的任务、目标、原则、总体实施计划以及近期工作安排。(3) 相关部门及参
5、会人员可就工作配合发表意见,讨论和确定其它有关事项。(4) 公司分管副总经理对项目实施运作提出意见和要求。g) 会议组织和记录:项目经理安排专人做会议记录并整理会议纪要,会后第2个工作日内整理出会议纪要,经项目经理审核后,按公司文件管理规定分发,填写发文记录。h) 会议纪要格式见附表一。5.3设计方案优化讨论会a) 会议目的:优化设计方案,提高设计质量、降低工程造价。b) 会议时间:项目启动会召开后2周内,若需调研可在调研后。c) 会议准备:启动会后,设计经理牵头组织相关专业设计人员,充分阅读技术协议,各专业设计负责人,书面提出本专业的设计方案和思路,设计经理收到各专业的书面材料后,发送会议通
6、知至参加会议的单位和人员。d) 参加单位及人员:项目经理部所有人员、工程项目所有设计人员、各专业主任工程师、外聘专家、公司分管技术副总工程师、公司总工程师。e) 会议主持人:公司总工程师。f) 会议要求:设计经理汇报工程设计的总体方案,各专业设计负责人汇报本专业的设计方案和思路,与会代表充分发表意见,最终明确工程项目的设计方案。g) 会议组织和记录:设计经理安排专人做会议记录并编制会议纪要,会后一周内整理出会议纪要发送至与会单位和人员。h) 会议纪要的格式(见附表二)。5.4设计联络会a) 会议目的:设计联络会一般在工程项目技术协议中都给予了明确,是为了解决工程项目设计过程中的相互配合、互提条
7、件的问题,以便加快工程项目设计进度、提高设计质量,为工程项目施工打下良好的基础。b) 会议时间:按照工程项目技术协议中明确的时间召开。c) 会议准备:设计联络会由工程项目的设计经理负责,要求技术协议谈完后,设计经理要根据技术协议中的要求,立即组织开展第一次设计联络会的准备工作,对第一次设计联络会的每一个问题,都要有书面意见,并准备好相关资料,以后历次设计联络会按此执行。d) 参加单位及人员:项目经理、设计经理、相关部的专业工程师、公司技术副总、以及项目经理部有关人员。e) 会议主持人:在业主方,由业主方设计院相关人员主持,或由设计经理或项目经理主持。f) 会议要求:落实技术协议中约定的事项,也
8、可增加有关内容,但要提前一周告诉双方(业主方设计院、项目经理部)。g) 会议纪要的要求和分发:联络会后立即整理出会议纪要,由主持会议方起草,设计经理代表公司在纪要上签字,纪要带回公司后,按公司文件管理规定分发,填写发文记录。h) 会议纪要格式(可采用一般格式或见附表三)。5.5设计图纸会审及设计交底会a) 会议目的:为了尽最大可能减少图纸中的错、缺、碰、漏,提高设计图纸质量,方便工程施工和运行、检修维护,加快工程进度,降低工程造价。b) 会议时间:图纸会审一般分两次,必要时可安排三次。第一次在初步设计(或基础设计)出版后,第二次在施工图出版后,必要时,在项目建设工程中。设计交底安排在施工图出版
9、后,工程开工前,可以分专业进行,也可所有专业参加,按整个项目进行。图纸会审分内审和外审,内审是指仅在公司内部范围进行,外审是指有业主方代表参加的审查。要做到内外有别,外审在内审后进行。c) 会议准备:项目经理部一般在图纸审查/设计交底的前一周出书面通知,通知有关各方:设计、施工、调试、物资采购、项目经理部等人员要充分阅读图纸及有关资料,提出阅图记录,交项目经理部。d) 会议参加人员:图纸审查会,一般项目经理部所有人员、公司分管技术总工程师或其委托人、所在项目的所有设计人员必须参加、必要时邀请有经验的专家(如有过同类项目设计或建设经验的人员),施工单位技术人员、业主单位技术人员参加(外审时);设
10、计交底会,一般项目经理部所有人员、相关物资采购人员、施工单位技术人员、监理单位技术人员、业主单位技术人员必须参加。e) 会议主持:图纸审查会由项目经理主持,设计交底会由项目经理或设计经理主持。f) 会议要求:i. 会前要有阅图记录并发至设计人员手中,设计人员要对阅图记录给予答复和解释,专业设计人员要介绍设计意图,并提出物资采购、工程施工时应注意的事项。ii. 设计、施工、物资采购、项目经理部必须自带图纸参加会议。iii. 对图纸审查/设计交底会上提出的问题,设计人员要及时逐条答复,并在会后给出设计变更单。g) 会议组织和记录:图纸审查/设计交底会由项目经理负责组织,项目经理安排专人做好记录、编
11、制会议纪要,并督办会议纪要的落实情况。会议纪要一般于当天整理完,并发至有关人员。5.6项目协调例会a) 会议目的:该会议是贯彻公司以项目管理为中心的精神,对每个正在运行项目的安全、进度、质量、成本费用进行检查,尤其是要检查部门之间有无重大不协调的问题,以便迅速明确解决问题的办法和措施,推动工程项目有序、快捷、优质地开展。b) 会议时间:项目协调例会每周召开一次,定于每周一下午2:00点整。c) 会议准备:每次会议召开前,各职能部门要检查上次会议中自身问题的落实情况,并对本次会上要提出的问题列出提纲;工程部代表公司检查上次会议纪要落实情况(包括督办结果);项目经理部准备工程进展情况、存在问题以及
12、上次会议中本项目问题落实情况。如项目经理部人员在项目现场无法回公司参加会议,项目经理必须于每周一将上周项目进展周报书面传真至公司工程部,由工程部安排专人进行汇报。d) 会议参加单位及人员:工程部、采购部、技术部、设计部、财务部、各项目经理部。必要时也可邀请某些专业人员(如财务分析、合同管理等)参加。e) 会议主持:公司分管副总经理。f) 会议要求:i. 首先,依次由各项目经理扼要汇报项目安全、进度、质量、成本费用、物资采购、合同执行等进展情况,以及当前项目进展中存在的问题和需要完成的重大任务。对存在的问题,项目经理部要提出初步的解决办法和措施,对需要解释的问题说明原因,但汇报时间不超过5分钟,
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