[毕业论文]浅析建筑工程合同管理应注意的几个问题-secret.doc

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题 目

浅析建筑工程合同管理
应注意的几个问题

作 者 海州

内 容 摘 要

企业在对外开展各类业务活动的基本载体就是合同,没有合同就没有展开活动的依据，就如某位法学家曾经说过："财富的一半是合同"，这形象地说明了合同在企业中的重要性。建设工程合同作为一种典型合同，具有它自身的特殊性和复杂性，如何对其进行有效管理是我们必须认真对待和解决的问题。 
     企业合同管理中存在的主要问题包括以下几个方面： 
     一是有些企业领导对合同管理的重要性认识不够，没有建立完善的合同管理机构。企业领导对合同风险缺乏防范意识，没有认识到合同管理是企业管理不可或缺的重要组成部分。因此在机构设置、人员配备和经费等方面支持不够。 
     二是合同管理制度不健全，权责不分明。大多数企业没有规定严谨统一的合同管理制度。由于缺乏统一的依据，各部门权责不分明，意见很难统一，造成权力大家争、责任大家推的局面。这是企业管理之大忌，最终将给企业带来重大的隐患。 
     三是合同管理人员素质不高。许多企业合同管理人员思想品德不过硬，文化水平不高，业务不精通，没有受过正规的法律教育，缺乏系统的法律知识，无法对合同涉及的各项法律问题作出正确判断，无法对合同进行有效的管理。 
     四是合同管理与相关的管理衔接得不好。合同管理机构与其它部门各自为政，缺乏沟通，不能够博采众家之长，合同管理与相关的管理相互脱节，造成“1+1＜2”的结果。 
     五是对合同相对方缺乏资质审查或审查不严，对其资质缺乏跟踪调查。合同条款约定不明确、不规范，用词不准确，对合同的审查没有起到应有的作用。 
     那么如何解决这些问题哪？本文就结合一些工程项目实例发表一下自己的浅显的意见。
关键词：
合同：《中华人民共和国合同法》第2条-合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
建筑工程合同：《中华人民共和国合同法》（以下简称《合同法》）第269条规定，建设工程合同是承包人进行工程建设，发包人支付相应价款的合同。
合同评审：ISO9001里面的一个程序.即对采购和销售合同由相关部门与会评议以决定合同的执行情况.
制度：制度最一般的含义是：要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。许多情况下，制度也是某一领域的制度体系，如我们通常所说的政治制度、经济制度、法律制度和文化制度等。

目 录

一、建立高效合理的企业合同管理机构 3
二、制定严格的企业合同管理制度
（一）制定和完善合同管理工作制度………… 3
（二）合同管理工作应适当分工………… 3
三、确定合同管理工作的重点
（一）确定重要的合同………… 3
（二）确定重要的合同管理部门和单位………… 3
（三）确定合同管理的重要阶段………… 4
四、形成科学的管理方法
（一）对合同进行三阶段评审………… 4
（二）建立评审大纲………… 4
（三）评审大纲分为三部分………… 4
（四）履行阶段的监督审核………… 5
五、明确合同管理部门的任务
（一）全面掌握企业合同管理的现状………… 5
（二）牢牢把握重点合同………… 5
（三）建立严格完整的工作程序………… 5
（四）与专业部门和下属单位协调配和………… 5
（五）指导项目的合同管理工作………… 5
六、提高合同管理人员素质 6

一、建立高效合理的企业合同管理机构
从目前看，很多施工企业合同管理亟待加强，审查和审批合同不科学、不严格，履行合同缺少应有的约束，甚至处于放任状态。因此，建立合同管理体系是解决合同管理问题的首要因素。
设立专门的合同管理机构。应将合同管理工作划归企业法律顾问机构管理，这是由法律顾问机构的性质决定的，是专业化管理的必然。在管理层级较多的大型施工企业，总部和各级下属企业都应设立合同管理机构。在大型施工企业总部合同管理机构，根据合同的不同类别，甚至可以继续划分专业科室，完成管理工作。条件较好的企业，应在合同管理机构中设立具备法律顾问资格，又有工程技术、施工管理专业和经验的人员做法律顾问，以方便对合同的进行全面和专业的审核，以及履行过程的监管。
二、制定严格的企业合同管理制度
（一）制定和完善合同管理工作制度。
合同从签订到履行完毕涉及到许多法律问题，也涉及施工生产的专业技术部门，某一环节的缺失或重大失误都有可能导致严重后果。因此，必须制定规章制度予以保障。
一是要建立法律顾问部门的职责和权限，确定合同主管与协管关系和责任；
二是要建立合同评审、起草、会商、审核、审批制度；
三是要建立合同监管人、合同报表、合同执行定期和规定事项报告制度；
四是要建立企业法律事项的内部审核制度；
五是要建立一些程序制度，如：法人授权制度、合同证据的收集、保管制度等；
六是合同签署、履行过程中的责任制度、奖惩制度。
（二）合同管理工作应适当分工。
大型施工企业管理层次相对较多，既要充分发挥整个合同管理系统的作用，调动各级合同管理部门的积极性，又要根据不同情况，调整具体管理权限。一般来说，企业应通过授权，一次性把大量的合同管理事务交由部门及下属单位，进行常态管理。但对一些合同标的较大的合同，风险较大的合同、涉及部门或单位较多的合同，都应由企业总部合同管理部门直接管理。企业合同管理部门负责合同宏观的、总体的、原则的、重要的合同管理和全面的监管工作，而部门和下属单位则负责专业的管理及合同的履行工作。
三、确定合同管理工作的重点
（一）确定重要的合同。
施工企业的合同种类繁多，从合同的管理角度来说，都应严格管理起来，但是，并不是所有的合同都要同样地关注。在施工企业中，施工合同，尤其是标的较大的合同、风险较大的合同应当给予足够的关注；对分包合同也必须引起高度的重视，这方面出现的问题已经很多；担保合同、大额度的采购合同也应列为管理的重点。
（二）确定重要的合同管理部门和单位。
在施工企业中，除合同管理部门外，工程承揽部门、工程管理部门、机电物资部门、财
务部门、印信管理部门对合同管理也将起到重要作用。在合同签订和履行过程中，这些部门都发挥着重要的职能作用，其工作质量、管理水平和工作方法，对合同的签订、履行将产生重大而深远的影响。而下属的施工项目部直接负责合同的履行，其意义自不必言。
（三）确定合同管理的重要阶段。
合同的成立阶段是整个合同管理工作的重点，它直接确立了双方的权利义务，规定了未来合同履行的前景和预定目标，其意义重大。合同管理部门和专业部门的工作水平，领导者的决策，都左右着合同签订质量。
四、形成科学的管理方法
（一）对合同进行三阶段评审。
评审由企业相关高层领导主持，有关部门参加，以会议形式进行。在投标阶段，由合同管理部门会同投标部、工程管理、机电物资、财务部门，对招标文件进行全面评审，以决定是否投标，分析中标后的合同风险和难点。要防止为中标而掩盖真实情况，留下隐患。要形成书面的材料，经过相关部门会签，相应领导签批认可。在合同签署阶段，由合同管理部门会同投标部门和工程管理机电物资、财务部门，再次对合同文本进行评审。重点是围绕合同文本反复推敲，对发现的问题进行论证，找出解决问题的办法。要全面衡量权利义务是否均衡；合同是否显失公平；业主是否隐瞒了与合同有关的重要事项；企业是否有能力履行合同，能否达到合同目的。在履行阶段，由合同管理部门会同工程管理等部门，根据施工进展或单位、单元工程、节点工期，定期或不定期地对项目进行评审，及时发现和纠正存在的问题，保证全面履行施工合同。
（二）建立评审大纲。
为了使评审工作有章可循，保证评审工作科学、细致，不因工作疏漏而影响评审效果，企业应建立合同评审大纲。把相关规定和要求列为大纲标准，以标准衡量各阶段合同内容，凡达不到标准的，则无法通过评审，合同就无法签订，以确保合同始终处于受控状态。评审大纲作为企业内部具有强制性的文件，必须经过企业的严格批准，以保证其刚性和可操作性、稳定性。
（三）评审大纲分为三部分：
第一部分为否决性规定。内容由国家禁止性规定、无效合同、企业战略、企业内部相关禁止性规定等内容，共同组成相应条款，以此衡量合同内容，达不到前述内容的，不能通过评审。
第二部分以合同内容为对象，将相关技术和经济指标、惯例、企业的相关规定等列为条款规定，意在保证合同内容最大程度上满足企业的需要，保证企业的利益。如，工期、质量、结算方式、奖罚额度等等。这部分内容与企业在市场上的竞争能力有关，与业主的谈判结果有关。因为合同标的不同，大纲中这部分内容会有多个版本，这部分内容和企业的经营相关，因此经常处于调整状态。
第三部分是企业从市场经营需要出发，做出的承诺或其他内容。第一部分内容一般不允许调整；第二部分内容的变动需要经企业相关程序的批准；第三部分则每一次都进行批准。
评审时要建立和使用统一、规范的表格文件。评审时要对每一项内容进行逐一评审，得出全面和客观的结论，并对评审结果负责。
（四）履行阶段的监督审核。要建立合同履行过程的内部监督审核制度。
监督审核工作以合同管理部门为主，工程管理等部门参加，组成内审小组，对合同履行情况进行监督审核。由内审小组根据合同履行情况、履行中的难点、重点和存在的一些问题，以及业主投诉进行定期或不定期的审核。审核时有针对性地列出审核提纲，可以先发到被审核单位，也可直接以此进行现场审核。可以对一般单位进行问卷式的发放审核提纲，由其按要求回答，然后收回，检查是否存在问题。监督审核过程中发现的问题交由被审核单位限期整改。对可能导致企业违约的施工项目，向企业决策层提出书面报告。
五、明确合同管理部门的任务
（一）全面掌握企业合同管理的现状。
建立合同台账，要求各部门和下属各单位以报表形式上报合同签署和履行情况、履行结果。合同管理部门要通过合同报表、合同评审、合同履行情况，广泛收集真实可靠的合同信息，有针对性地开展工作。
（二）牢牢把握重点合同。
对一些标的较大、难度较大、风险较大的合同，必须进行有效控制。划分风险级别，以便于对合同的日常管理。根据业主信誉、工程难度、外部环境、企业施工能力和经验、项目进展情况、施工成本等，划分合同风险级别。可划分为：正常、一定风险、高度风险。对于风险的处理，仍可以继续划分为：环境因素、业主因素、已方因素；可以履行满足合同、无法履行的合同、无须继续履行的合同等。对于正常合同，无须给予特别关注；对于有一定风险的合同应引起足够关注；对于高度风险的合同要进行高度关注。合同管理部门要建立合同风险清单，施工项目上要建立合同风险因素清单。合同风险是在变化的，因此合同风险管理也处于经常调整状态。
（三）建立严格完整的工作程序。
应从流程上有序控制合同的签订、履行。应做到合同签订必须通过评审，合同签订前必须经过合同管理部门及相关部门签字确认，然后办理领导签批手续，最后办理用印及其他授权手续。建立责任制，防止工作出现环节失控或走过场。
（四）与专业部门和下属单位协调配和。
合同管理部门只是企业中的一个部门，搞好合同管理工作离不开相关部门的支持。特别是对合同的评审、审核，合同管理部门必须借助于专业部门，以解决和论证合同中的专业问题。要建立施工项目部收集和保留合同证据制度，要通过合同监管人将合同履行过程中的各种情况反馈上来。
（五）指导项目的合同管理工作。
合同签订后，合同管理部门应指导项目的管理人员认真学习合同，进行讲解、培训和考试。对施工过程中业主、监理单位提出的变更及合同外的项目内容，相关人员必须索要合同规定的手续。对施工中出现的其他问题，凡是对企业有利的，都要按照规定的方式进行记录、
签证，获得补偿。同时，应对本企业合同管理工作中出现的系统性、区域性问题进行预防和纠正，使整个合同管理工作有效运行。
六、提高合同管理人员素质
前面说了大量关于合同管理的制度、程序、意义等方面的问题，但是所有这些只有通过特定的人的操作和制定才能够起到应有的作用，因此如何提高合同管理人员的综合素质，建立一支精干、高效而有专业的管理队伍，也是我们合同管理的重要一部分。
（一）我们常常说一家公司有没有发展的前途，要看三样东西：“一是有没有一个好的产品，应是它一切运作的最终结果是否能够让市场接受；二是有没有一个好的领导，这意味着这家公司难否在以后的日子中保持一个稳定的发展；三是有没有一批好的员工，这是公司能否在竞争中取主动，在发展中获得成功的一个重要基础。”
（二）在这里我们主要谈一谈合同管理人员对于公司发展的作用。
在很多人的心里，一家所谓的成功企业主要是由于该企业有一个很好的领导，也就是现在我们常常看到的诉诸报端的那些人物头像的大照片，然后这些人士也应会在一些场合大谈自己作为“VIP”的心得与体会，但是应该看到的是他的身后往往站着一大批的人，这批人有的显山露水大踏步，有的默默无闻，但是不可否认的是这些人的能力高低，士气高低在很大程度上影响着他以及公司的发展。
我们的一些经理人、领导人、项目管理者往往对自己的下属士气时高时低感到不解，在这里我们要讨论一下员工士气的问题。
一般而言，员工缺乏士气与生产力水平低，病态和上升的人员流动率有关。因此，提高士气能增加员工的生产力和工作满足感 ，减少压力和降低人员流动率。
以下是几个途径：
曾经有一位大仙说过环境对人的心理有着不可你估量的影响，这里的环境不仅仅是指自然的办公环境，还应该包括人为的“心理环境”。
建议每一个公司的经理都应该向室内装饰师征讨意见，看看家具应如何摆设，何种家具可创造合适的公司形象和悦目环境，应用哪种地板或地毯，如何处理窗户。并且考虑墙纸或油漆的颜色是否理想，众所周知颜色搭配会影响心情。
接下来应该考虑的是如何解决“心理环境”的问题了。
第一是降低噪音，在自然环境的改变上，专家们认为噪音容易引起紧张，降低集中注意力的能力。
减轻噪音的最佳方法是安装隔音板。提高注意 力将实现更大的创造力和更多的革新。
同样的对于“心理环境”的建设而言，噪音指的是一些不利于内部团结，不于利于员工进步的不同的声音，比如说在一段人员的频繁流动后，公司内部出现的“是不是要倒闭”，是不是要“变动”之类的传言，对于这种噪音，领导人要做的应该是清除一些，对目前出现的现象进行一些有力的解释，所谓的“安定人心”应是这样的。
提供足够的空间给每一位员工工作这一点很重要。
狭窄的空间让人紧张，引起心跳加速，血压上升，个别人甚至心脏病发作。如果改变每
个人周围的空间地方是不可能的，但至少可以尝试保持一些地方宽阔、不喧闹，设些让员工喘喘气的公开地方。
注意，提供公开空间很重要，这些公开地方至少应有一些小椅子，让员工在休息时加强沟通，这个设置的目标是防止 同事间和整家公司的孤立和分离。
从“心理环境”的建设上来讲，一个良好的空间也能够使得员工对工作有一个良好的变化，有一些公司认为员工只是一些无意识无思想的“干活的”，于是在一些公司的决策上进行独断专行，尤其是在一些与员工利益相关的事件上进行一些“说了算”的行为，这其实并不是一个好的做法，至少在对于员工的士气的影响上起了一个不好的作用。
空间的建设在一定的意义上还包括给员工一个良好的工作空间，：各个必要的设施是不是已经齐备；是否有一个好的发展空间：在各人的发展过程当中是不是会有一个好的机会与进步的机会；是否有一个好的建议空间：你对公司有用的建议是不是会采用。
一个好的空间说起来很容易，但真正要做好却并不容易。
发出感谢表示你注意到员工对工作的贡献。这种投资并不昂贵，就可拥有忠心和有生产性的员工，如果不能够在物质的利益上有所体现，至少在精神是，搞一些成就证书颁发给杰出的员工，它们可成为你的员工自豪的源泉。我们看到有一些公司的领导对于一些肯定的话往往不愿意出口，不知道他们的想法是什么，其实有时候一句叫好的话往往比几十块的奖励更能够让员工士气高涨。
同时，作为一个领导人要切记：不要做统治者。经理们的统治者形象会引起员工的不满。委派任务更为有效的方式是营造“我们一起干”的形象。你可以在一些适当的时机派发不署名的意见征询表，请求写入新见解和目前让人不满的地方。并从中取得一些可用的东西。充当积极的聆听者，这是最重要的素质，可以防止招致大损失的错误，有助他人知道你理解他们的忧虑。
组织公司活动，鼓励参予，例如一年一次的野炊，球类比赛，圣诞活动等。 提供照顾家庭的好处，包括托儿、灵活的时间或在家用电脑工作等。向所有员工发节日卡。减少他们对工作和公司的分离感。
最后，也是最重要的是：若要提高员工的生产效率，就要把员工的工作成果告诉他们，将他们囊括入整个生产过程。这样员工就可以看到可计算的结果和对公司的贡献。这比光让员工在生产线工作而没有对整个生产的参予感要有利。
在当今，员工流动率高，对生产带来威胁，增加雇主成本，所以让目前的员工满意是良好的商业意识。同时这样做平常可以产生另一种的后果，那就是让员工的士气更高涨，员工的心态更积极。
通过上面的阐述，对于企业，特别是建筑工程合同的管理，其在企业的综合管理中的地位是非常重要的，同时对于合同管理中的问题也必须给与充分的重视和采取切实有效的应对措施，才能保证合同始终在有效的控制范围之内，从而给且业的全面发展提供有效的基础支持。
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