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如何做好企业行政管理工作
企业的行政管理，广义上包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理四个方面；狭义上指以行政管理部门为主，负责行政事务和办公事务。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、涉外事务管理，还涉及到出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生等。所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，使整个企业在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成企业目标发展任务。
一、 企业行政管理的功能及其要求
1. 行政管理工作的重要性
企业的行政管理工作是企业的中枢神经，是以厂长为最高领导，由副厂级领导分工负责、由专门的部门组织实施、操作，其触角伸入企业的各个部门和各个层面的一个完整的系统。
行政管理担负着企业的管理工作；企业中除行政管理之外的工作，都是某个方面的“业务”。行政管理推动和保证着企业的技术、生产、财务、销售、开发几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。
企业的行政工作涉及企业内部管理的各个层面。行政管理的广度，涉及企业的全部运作过程；行政管理的深度，又涉及企业许多局外人难以想象的细枝末节；行政管理的重要，是因为它是领导和各部门、员工之间的桥梁；行政管理的敏感，是因为它涉及企业每个人的切身利益。
2. 行政管理工作的主要功能
行政管理工作千头万绪，纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是，这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能，其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。总而言之。行政管理的实质就是服务。
⑴ 管理功能
行政管理部门不能满足于在日常事务的层面上做好领导的“参谋和助手”，还必须在企业的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人原则等重大问题上有自己的思考，并且在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的“高参和臂膀”。要有思想，懂战略，敢创新，这样才能把行政工作做的更好。
⑵ 协调功能
行政管理者不能简单地满足于传达领导的命令、完成领导交办的任务，也不能凭借自己在企业的独特地位对各部门颐指气使，以权压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调工作。
⑶ 服务功能
要甘当幕后英雄，因为行政工作干的再出色，也是以服务于企业为目的的。行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的“中心”。如果一个企业的关注点集中在了行政部门，那只能说明行政工作做的实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，以至于引起大家的关注。行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。
3. 行政管理的特点及其要求
企业行政管理的主要特点：
⑴ 权威性。企业行政管理的有效性是建立在企业内部组织机构的上级权力与权威基础上的 ,上级行政机构没有相应的权力和权威就不能下达命令、指示或规定等。
⑵ 及时性。由于企业行政管理是用命令、指示等来调整人、财、物、 产、供、销等生产经营活动 ,故其手段和方式直接具体 ,而且具有较强的针对性 ,同时又配以对违抗管理的惩罚措施 ,因而能迅速发挥作用。
⑶ 纵向性。因为企业行政管理主要是通过企业行政组织内部的隶属关系进行自上而下的纵向指挥和协调 ,往往是企业上级行政机构对下级的指令性要求 ,因此主要是纵向性的。
企业的行政管理就是服务，这一点，企业的行政管理与政府机关的行政工作大体相同。
⑴ 不是独立自足的，也不是企业的目的所在。
企业的行政管理它本身不直接产生效益。一个企业的行政管理即使搞得再好，如果不利于充分利用和合理调配企业的人力、物力、财力、技术等资源；不利于调动广大职工的积极性、主动性和创造性；不利于开源节流，提高企业的经济效益，加快企业的发展，那也是没有任何价值的。
⑵ 注重内容和实质。
企业行政管理比政府机关的行政管理更注重内容和实质，要尽量减少不必要的繁文缛节、形式主义。企业的行政管理往往需要根据企业实际情况，对行政管理的诸多制度、程序、图表、文件等进行合理制定和安排，使之变得精炼、实用、便捷。
⑶ 讲究实效。
虽然我们不能直接用企业的经济效益来衡量具体的行政管理行为，也就是说，不能直接对某个具体的行政行为用“这种做法能为企业赚多少钱”来衡量，但是，企业的行政管理还是和企业的经济效益有很大的联系。企业行政管理的着眼点在于充分挖掘和最大限度地利用企业的各种资源，提高员工工作积极性，提高企业经济效益，加快企业发展。
⑷ 很强的灵活性。
企业行政管理比政府机关的行政管理灵活很多。政府机关的行政管理在某种程度上不可避免地带有保守、僵化、不近人情、不合时宜等特点。而企业的行政管理往往根据企业的实际发展需要进行变革、增删，因而带有很强的灵活性。
⑸ 有明显的服务色彩。
在企业中，行政部门为技术、业务等一线部门服务的关系一般比较明确。企业行政管理的这个特点就给企业的行政管理人员提出了这样一些要求：企业的行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务，反对“为管理而管理”；必须坚决摒弃形式主义，切实讲究实效；必须大力提倡勤俭节约，反对大手大脚；必须根据企业实际需要和可能采取灵活变通的工作方式和方法，一切以企业利益为最高原则。
4. 行政管理发挥作用的方式。　
企业行政管理是通过以下方式发挥作用的：
⑴ 计划工作。即确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标。现代企业行政管理必须具有计划性 ,这是企业实现行政管理科学化和保证行政管理成功的必要条件。
⑵ 组织工作。企业的各级行政管理人员必须明确工作的内容 ,并将其按性质分类 ,逐级建立自上而下的责权关系 ,保证行政管理渠道的畅通无阻。
⑶ 指挥工作。即企业行政管理中采取的具体措施 ,调动和协调各级行政管理人员按要求完成各项工作。
⑷ 控制工作。即对指挥工作的各项措施进行监测、控制与调整 ,包括建立激励机制、监督系统和制定奖惩条例并认真执行。
二、 行政管理人员应该具备的素质
所谓素质，是指一个人的品质、性格、学识、能力、体质等方面特性的总和。行政管理人员是行政工作的主体，其个人素质的高低直接关系到行政部门管理水平的高低，关系到行政管理工作能否顺利高效地进行。管理人员的素质是决定企业能否取得成功的一个重要因素。
1. 良好的政治思想道德素质
⑴ 要有良好的政治素质。
行政管理人员是各种政策的制定者、执行者或上传下达者，因此必须有良好的政治素质。
⑵ 要有高尚的道德品质。
行政管理人员是企业意志的执行者，其道德品质状况直接反映着企业党风、政风的状况，对企业的威信产生直接的影响。因此行政管理人员必须具有高尚的道德情操和人格魅力，凡事想着群众，工作依靠群众，一切为了群众。求真务实，公道正派，严守机密，真正为职工掌好权，用好权。
⑶ 要有较强的服务意识 。
行政管理工作的主要内容是行政服务和日常办公，更多是上情下达、 下情上达、填写报表、汇总相关资料和信息，保证相关数据的完整和不断更新，工作非常繁杂琐碎，要做好这些工作不仅需要耐心，更需要付出艰苦的努力。因此，行政管理人员要有强烈的服务意识，高度的责任心和敬业精神，无论大事小事都要认真细致， 一丝不苟，杜绝粗心大意，敷衍塞责，推诿扯皮，要以服务为天职，乐于服务，甘于奉献。
2. 扎实的业务素质
⑴ 要有一定的科学文化知识。
包括语文、数学、物理、化学、历史、地理、生物及外语等各方面的常识，有了这样的文化基础，才能谈得上学习和掌握其他的知识。 还具有基本政治理论知识。
⑵ 要掌握政策法规的基本知识。
行政管理工作是政策性很强的工作，必须依法行政。即依据法律、法规、规章的要求，规范行政。
⑶ 要有熟练的专业知识和技能。
行政管理也是一门科学。行政管理人员需要掌握相应的管理知识，探索本单位行政工作的内在规律，熟悉所管部门的业务，通过具体的管理工作实践，总结出一套行之有效的专业管理方法。
丰富的行政办公管理及相关领域的专业知识。
作为行政管理人员，必须熟悉管理的计划、组织、协调、控制等基础管理知识，了解生产、质量、财务、人力资源、信息化建设等其它业务管理知识。
3. 过硬的能力素质
⑴ 要有较强的文字和口头表达能力。
表达能力是指运用语言文字阐明自己的观点、意见或抒发思想、感情的能力，主要包括文字表达能力和口头表达能力。行政管理人员在工作中常常要主持会议，制定政策文件、上传下达、工作指令、接待来访、参加社交活动等等。良好的文字和口头表达能力对行政管理人员在实际工作中阐明观点，加强沟通，促进交流，营造气氛，塑造形象，提升行政管理工作的影响力，具有不可或缺的作用。
⑵ 要有较强的创新能力。
行政管理人员要适应改革发展的新形势，创造性地开展工作。在工作中既要贯彻上级部门和领导的决策，又要超前思考，想领导之未想。在工作方式上大胆创新，提出更多新思路、新办法。以职工喜闻乐见、新颖独特的形式推动决策的贯彻和落实，使行政管理工作达到更好的效果。
⑶ 要有较强的协调能力。
行政管理工作具有管理点多、涉及面广、工作量大、头绪繁多等特点 。繁杂的行政工作中 ，必然会出现这样那样的矛盾，行政管理人员必须具备较强的协调能力，达到相互理解，相互支持，通力合作的目的。
4. 良好的心理素质和身体素质。
勇于创新，富有远见，意志坚定，灵活应变，包容性强，成就欲强，镇静自若，条理性好，乐观进取。
身体健康，精力充沛。行政管理人员要服务于领导和职工群众，工作量有时会超负荷，这时就要求工作人员要有好的身体，具有充足的时间与精力服务领导，服务职工群众。
5. 如何提高素质。
⑴ 加强学习。
行政管理人员要学习新理论、新知识、新技能，努力争做学习型人才 。要充分认识到，加强学习不仅是个人进步的需要，更是做好工作的责任，通过学习，全面提高行政管理人员的理论和业务素质。终身学习观念。
⑵ 要加强锻炼。
在实践中增长才干。学习的目的在于应用，现实生活中有一些人虽然有较高的理论水平，但由于缺乏实践锻炼，阅历不深，经验不足，难以把理论知识转化为相应的能力素质。在对待和处理具体问题时，特别是在处理复杂的矛盾和关键的问题时，往往显得手忙脚乱，力不从心。因此，要大力弘扬理论联系实际的学风，切实加强实践锻炼，把学到的知识转化为指导工作的实际能力，并在实践中不断积累新经验，增长新本领。
⑶ 要加强考核。
通过奖优罚劣，增强行政管理人员不断进取的动力。要明确责权利 ，依据岗位职责及工作量标准进行全面综合考核，建立健全科学的绩效考核制度。考核不仅要同奖励、惩罚联系在一起，更重要的是通过绩效考核，建立和健全选用人才制度，激发行政管理人员的事业心和责任感，增强其提高自身的综合素质的自觉性，绩效考核要做到科学有效。
三、 行政管理人员提高工作能力的要求
能力，对于办公室人员而言，是指完成其承担工作的本领。
1. 明确自己承担工作的职责和工作内涵。 （责任、权利、义务）
要做好工作，提高工作能力，必须明确自己岗位的职责。
日常行政事务管理的主要内容：明确岗位职责；加强沟通；注重信息的收集和整理，并及时提供给决策者；培育传播企业文化；踏踏实实地去执行。
“应该管什么”，即明确自己管理的范围；“应达到什么要求”，即明确自己的职责有哪些；“如何做，已做到什么程度”，即明确自己的努力方向。
2. 注重提高自己的业务技能。
不但要胜任管理工作，做到得心应手。还要通过工作培训、外部培训、内部培训、个人自我学习等方式（渠道）不断培养提高自己的业务技能。更要勤学苦练，做到精益求精。
3. 了解和熟知工厂各项管理规章制度。
了解和熟知工厂各项管理规章制度，是管理人员的必修课。一个对工厂各项管理规章制度一知半解的管理人员，是不可能做好管理工作的。
4. 具备熟练的公文写作能力。
日常工作中，行政管理人员离不开笔，离不开写文章。经常要写通知、请示、报告、函和会议纪要等公文。公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题、指导或商洽工作的重要工具。会写公文，是对管理人员的最基本的要求之一。
企业的通用公文种类有：
⑴ 请示。向上级部门（领导）请求请示、批准的事项。
⑵ 报告。向上级部门（领导）汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。
⑶ 决议。经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。
⑷ 批复。上级答复下级的请示事项。
⑸ 通知。传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。
⑹ 会议纪要。记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。
⑺ 通报。表彰先进，批评错误，传达重要情况。
⑻ 通告。在企业范围内公布应当遵守或周知的事项。
⑼ 决定。对企业重要事项或重大活动作出安排。
⑽ 函。对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。
企业的专用公文有：备忘录、意向书、协议书、合同书、请柬、贺词、新闻稿、各种报告等。
工厂2010年11月发布的《中国人民解放军四八〇五工厂行文格式》，大家要认真学习，严格按照标准执行。
5. 能熟练应用计算机进行办公。
会熟练使用计算机，运用计算机进行办公文档和办公自动化操作，可以极大地提高我们的工作效率。能熟练使用计算机，应该是衡量一般行政管理人员能否任职的一个基本条件。
四、 行政管理人员要优质高效工作。
我们每一个管理工作人员，都是工厂这部管理机器的一个零部件，必须协调一致，必须优质高效运行。任何一个零部件出了问题，都会影响这部管理机器的正常运行。
在一定意义上，管理过程就是不断发现问题、解决问题的过程。为此，管理人员必须具备要能够敏锐地发现问题之所在，迅速提出解决问题的各种措施和途径，善于讲求方式方法和处理技巧，使得问题得到及时、妥善的解决。
如何优质高效地做好自己的本职工作，可以从这几方面去努力。
⑴ 喜欢自己的工作并认真去做。一个人，只有对自己的工作满意，从而喜欢从事自己的工作，把工作当成自己的事业和追求，才会去钻研去投入，才会在自己这一行越做越精，越做越专，才会时刻不忘提高自己在这一行的技能，才有可能真正提高自己的工作效率。
⑵ 时刻总结经验教训。经常的总结自己，是提高自己的基石。做完一项工作，一个项目，就要考虑一下，它是成功的还是失败的，成功之处在哪，失败之处在哪，有没有更好的方法来解决，发生过什么情况需要以后避免。
⑶ 掌握适合自己的工作方法。在工作方法上面，其实没有完全的标准，每个人都有适合自己的工作方法，而找到适合自己的，行之有效的工作方法，是非常重要的。可以参考别人的工作方法，但不是照搬，。而工作方法虽千差万别，但有两点必须做到：一要思路清晰，二要行之有效。
⑷ 不要依赖别人。工作中，难免会遇到各种各样的困难，此时，首先要想到的是如何解决，有哪几种方案，而不要将问题抛给别人，依赖别人为你提供问题的答案。当然，并非说所有问题都要不管不问，自己独立承担，当周围别的人在该领域该方面有更高造诣时，要虚心请教，认真学习。
⑸ 为工作制定规范、流程。所谓无规矩不成方圆，参考自己从事工作行业上的规范、流程，制定自己工作的规范、流程，就会在工作时，条理清晰，阶段明确。
⑹ 严格执行自己的工作计划安排。计划是前提，执行是根本。在执行工作计划安排上，不要对自己宽容，一定要严格遵守，对于定下来的时间期限，一定要守信守约，不要以种种原因来原谅自己，要确保完成。
⑺ 明确的分工、精诚的合作。部门本就是一个团队，在这个团队中，只有进行明确的分工，人员间精诚的合作，才能提高整个团队的工作效率。而同事之前，也要尽自己所能互相帮助，只有主动帮助别人，协同别人工作，在自己需要帮助时，才能更好的获得帮助。
⑻ 常立志不如立常志。有志之人立常志，无志之人常立志。一定要明确自己正在做什么，要做到什么程度，要达到什么样的目标，要照着这个方向努力，不断提高自己。这样，路才能越走越宽，越走越顺，越走越快，直到赶上别人，超过别人。
讲原则，注意身份；讲先进，争作表率；讲团结，顾全大局；讲才学， 精通业务；讲效率，执行有力。
优质高效地做好自己的本职工作，概括起来，可以用这么几句话来表述：
1. 尽职尽责、尽心尽力。
2. 主观能动，开拓创新。
3. 作风严谨，认真细致。
4. 敬业勤奋，服务到位。
5. 仪表规范，整洁有序。
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