建筑施工单位行政管理制度.doc

机关单位有限责任公司
行政管理制度初稿
总纲 1
第一章 行政管理 2
一 礼仪纪律 2
二 工作计划与报告 2
三 会议管理 4
四 办公设备管理 4
五 文书作业 5
六 收发文 5
七 用印 6
八 文档 7
九 访客接待 8
十 办公用品 8
十一 采购 8
十二 固定资产管理 9
十三 物业 10
十四 公司福利 10
第二章 业务支持 11
一 公司主页 11
二 商业秘密保护制度 11
三 文件档案管理制度 14
四 公共关系 16
总纲
机关单位有限责任公司行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理依据是《路航工程建设有限责任公司管理制度》、《四川公路桥梁建设集团公司员工守则》及《四川省铁路投资集团公司行政管理制度》。
本制度由董事长、总经理、办公室及各部门主管直线执行。司职机构为公司办公室。 本制度的修改须经总经理核准；重大事项的更改须报董事长核准。
第一章 行政管理
总 则
第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。
第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。
第三条 为进一步适应公司质量、环境体系双认证的实施，规范公司行政事务管理行为。本制度汇编了公司内部的行政事务类文件，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。

一 礼仪纪律
1.人力资源处负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督；
2.人力资源处确认奖惩事实，可提请有关主管研究提出奖惩申请；
3.对公司礼仪纪律现象，人力资源处与各部门主管均可直接向总经理提出意见及建议。
二 工作计划与报告
没有计划的行为是无效率的行为。公司强调对公司、部门、员工行为的计划性要求，用以明确和把握我们的工作方向，同时提高工作效率与工作效益。因此，通过对计划体系的规定，并通过相关计划流程和计划表格的制作，实现工作计划的确立、执行和评估。
（一） 公司、部门年度发展计划
1公司总经理、部门主管于每一会计年度底应该制定下一会计年度的发展计划。
2公司年度发展计划经公司主要高层领导人讨论制作，公司董事会核准同意后确定执行。
3部门年度发展计划经部门主要领导人员讨论制作，公司总经理核准同意后确定执行。
4公司、部门年度发展计划是部门、人员月度工作计划的基础和依据。
5公司、部门年度发展计划是对公司、部门经营发展的评价基础。
（二） 部门、员工月度工作计划
1部门主管、公司员工在每月度底分别进行部门、员工下月度工作计划安排。
2员工月度工作计划交部门主管核准同意后确定执行。
3部门月度工作计划交总经理核准同意后确定执行。
4月度工作计划的完成情况将作为部门、员工工作评估的主要依据之一。
（三） 项目业务规划
1在公司进行新项目的开拓和施工时，该项目的主要负责人应该进行项目业务规划。
2项目业务规划建立在对该项目的全面了解上，公司主要经营人员的深入研究、探讨的基础上，同时该规划应该结合公司、部门年度发展计划的基础上。
三 会议管理
会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。公司会议区分为定期例会与非定期会议，规定的人员必须准时参与，指定人员作好会议记录，与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。
（一）定期例会
（二）非定期会议
（三）会议安排
1．公司内会议由办公室秘书安排，部门内会议由各部自行安排；
2．主会人会前一天需向秘书告知会议安排、会议内容 ；
3．秘书须提前三小时以上书面通知与会人地址、时间、内容 ；
4．秘书负责会场安排与整理 ；
5．开会期中，秘书负责记录；并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及总经理备案；
四 办公设备管理
1．电脑
1.1设备物资处根据公司实际配发办公电脑；
1.2根据保密原则需要，由各部门对公用电脑设定密码；
2．传真机、复印机：
2.1由公司设备物资处统一管理，各部门规范使用 ；
2.2 使用过程中注意办公器材的保护，做到资源节约，安全操作；
3．可运用状态维护
3.1设备物资处负责电脑、传真机复印机的检查、保养和维修,保证设备的可运用状态
五 文书作业
（一）打印
1．总经理、各部门主管交由秘书打印之文函、广告，需登记在《收/发文簿》，并标明文件之性质，如传真、公函、内部文及保密级别，急迫性程度由秘书根据其缓急确定先后秩序。
2．打印完毕后秘书先行校核，转交委办单位之经办人校核、签字。
3．对外传真、公函秘书须复印存档。
4．文书处理过程中，未经同意秘书不得将受托文书传阅他人。
（二）复印
1．公司复印作业由办公室秘书统一执行。
2．服务文本、公司级文档等特殊文件，需经高级主管批准后执行复印 。
六 收发文
1.文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。机关单位有限责任公司的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。
2.本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----文秘统一办理，是各级文件管理的直接承担者。
3.文秘在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单”，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字”上签收，文秘对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和留档。
4.公司的各类文件均属内部机密文件,文秘不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。
5.文件传真的发文工作亦由文秘人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交文秘处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。
6.对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。
7.每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁。
8.对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文秘按分类归档，文秘必须做好登记造册工作。每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。
七 用印
1. 本公司以公司名义对外之行文由办公室负责盖印。
2. 公司各部申请签章及总经理职章，应提出申请(汇签)经上级核准后交办公室秘书，由秘书登记。
八 文档
（一）图书杂志
1. 公司所属图书是专供相关公司内人士参阅，由人力资源处统一保管，于每年6月、12月下旬详实盘点。
2. 文秘应将图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号。
3. 一般情况下，图书只得在司内阅读。
4. 对图书有损坏或遗失者，要作出一定的赔偿。
（二）专业资料
1．资料分类：
1.1公司搜集的各种公司业务文本、流程、企划案、制度、顾问业理论等文件正本及复印件；
1.2公司由政府主管部门购买的政策法规；
1.3公司各类剪报;
1.4公司搜集的各类行业（如建材、装饰等）材料；
2．公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得携出司外；
3．特殊情况需复印者，须填报复印申请批准。
（三）办公文档
1．办公室负责对公司全体员工的办公文档进行系统管理
九 访客接待
1. 来本公司之宾客由秘书负责接待。
2. 接待来访宾客须热情、大方、并迅速与有关主管部门联系接洽。
3. 秘书做毕接待须做访客记录，其中注明具体单位、姓名、来意、有否约定等事项并向有关主管汇报。
十 办公用品
（一）文具
1．办公室负责办公文具的采购与领用登记
2．设备物资处须特别注意随时检查复印纸、文本装订耗材（铁圈、封面纸、封面薄膜）及文件夹的存量，以保证公司业务程序的正常进行
（二）茶、水
1．办公室负责茶、水等日用品的采购与使用登记
2．定时检查饮用水、茶叶、水杯的存量，及时购买补充，以保证正常的办公秩序
3．公司举办培训、讲座等大型活动时，办公室应及时了解情况，备足茶、水、杯用品，以保证活动的正常进行
十一 采购
1.公司办公日用品和低耗品由办公室在为公司节约总成本和控制办公费用总额度的基础上统一购置。
2.办公设备维修、邮件投递等业务委托中办公室统一处理。
3.办公室须对固定供应商建立完整的档案系统，以节约成本之原则，选择、跟换供应商。
4.公司各业务部门将需要购置的固定资产以申请单形式上报办公室，经批准后，由办公室对采购物资的数量、质量、规格、供应商、价格进行统计、分析、比较，作出清单，递交总经理批示，经批准后由办公室下达采购指令，予以履行同供应商进行市场询价、报价、谈判及草拟合同条款，最后确定采购价格及合同条款，委任采购人员进行其它后续工作。合同文本交办公室门备案。
十二 固定资产管理
1. 办公室对公司所有固定资产进行登记注册
2. 固定资产因价值减损拟报废或闲置而无再使用价值者,由使用部门或管理部填制“固定资产处分申请单”一式二联,注明申请单位、日期、财产编号、名称、数量、购入日期、处分原因、处分方式及其他有关资料分别转送财物部填入购买金额、累计折旧、残值后,依核决权限送呈签核。
3. “固定资产申请单”一式二联,经核准后,由使用部门分送如下：第一联送财务部；第二联送办公室。
4. 财务部收到“固定资产处分单”后如处分方式为报废或遗失时，应备有报废或损失清单及有关机关之核准或证明文件，在据以转帐及更改财产目录。如为出售则暂时存档。
5. 办公室收到“固定资产处分单”后，应依核准之方式处理资产，并将处分日期、处分原因、处分金额（出售时填）填入“财产管理卡”后抽出并“固定资产处分申请单”存档。
6. 固定资产如遭窃盗或破坏者，安全保卫处应提出损失清单及向警察单位报案办理。
十三 物业
1．办公室负责公司办公室的各项物业管理
2．负责与物业管理公司协调水、电、信函及安全事宜
3．负责各办公室内的照明、植物、家具等事务管理
4．负责各办公室内的清扫保洁
5．负责各办公室的钥匙管理
十四 公司福利
1.公司员工之福利事项由人力资源处执掌。
2.办公室主管参与福利基金管理及各项奖金分配之讨论。
3.公司员工本人及家庭如遇重大经济困难，可向办公室申请补助或救济。
4.办理补助程序如下：由申请人填具申请书并经部门主管核准后呈报办公室，并经总经理签核后转会财务部支付。
第二章 业务支持
一 公司主页
1．办公室负责公司主页的租赁、制作和宣传事宜；
2．办公室根据公司业务需要，负责主页内容的组织、策划和更改；
3．办公室根据经确认的主页内容，进行下载、修改及上传的技术处理；
4．办公室负责联络网络公司委托主页宣传事宜；
5．办公室负责主页反馈查询、上网人数的统计和报告事宜；
6. 办公室负责网络即时交流群（包括QQ，微信，飞信等）的日常维护和管理，各部根据自身职能发布相应工作信息。
二 商业秘密保护制度
（一）目的
保护公司与客户的商业秘密，维护公司的安全与利益。
（二）使用范围
本规则适用于公司全体员工。
（三）定义
1、公司的商业秘密系指不为公众所知悉，能为公司带来经济利益、具有实用性，并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。
其中：
•不为公众所知悉，系指该信息不能通过公开渠道（如：报纸、新闻、出版物等）由外界直接获取；
•能为公司带来经济利益、具有实用性，系指该信息具有确定的可应用性，能为公司带来现实的或者潜在的经济利益或竞争优势；
•经公司采取保密措施的，系指包括设置保密警示标识、制订保密条款、签订保密协议、建立保密制度及其他合理的保密措施的实施。
2、前款所述之技术信息和经营信息，包括：
（1）公司管理、财务、人事等方面的系统设计、制度文本内容及方法；
（2）公司顾问服务的内容与方法。
（3）公司公共关系的内容与方法；
（4）公司经营计划；
（5）招投标的规划与标底；
（6）上述列举以外的技术信息和经营信息，符合本条第一款所述之定义的，认定为公司商业秘密。
3、公司商业秘密的来源：
（1）公司自行制作并符合所述定义者；
（2）公司以外第三方制作并符合所述定义者；
（3）公司与第三方合作制作并符合所述定义者。
4、本制度所称之载体系指载有公司商业秘密内容的：
（1）工作底稿、文本、电子磁盘及其他载体（含正本、副本、影印件、传真件、摘抄件）；
（2）公司《文件档案管理制度》规定的各类秘密文件、资料等。
（四）保护原则
保护商业秘密的工作，遵循积极防范、层级管理、既确保商业秘密之安全性又便利于各项工作的原则。
（五）责任部门与人员
1 由办公室与法律顾问协同负责公司商业秘密监督、管理事宜。
2 公司全体员工负有保护商业秘密的责任和义务。
（六）保护措施
1．在《机关单位有限责任公司劳动合同》中明确规定商业秘密保护条款，员工在聘用期与解聘后规定期限内须承担规定的义务。
2．公司根据需要，可要求专案和有关人员签订对特定事项的保密承诺书。
3．办公室对电脑设定完整的文件目录和子目录系统，并根据需要设定管理密码，由办公室文秘控管。
4．办公室对传真机、复印机统一管理。
5．办公室建立严格的管理流程对公司发文进行管理。
6．办公室负责根据《文件档案管理制度》进行对各类载体设置警示标识的工作。警示标识包括：密级标识、字样及“不得复印”、“不得携出”等特定字样。
（七）泄密应急
1．员工发现公司商业秘密有可能泄露时，均有义务报告主管部门立即采取防范措施；
2．公司商业秘密已经泄露，发现人与当事人均有义务立即报告主管部门即采取补救措施；
（八）泄密责任追究
1．当公司商业秘密已经泄露，公司有权追究当事人的经济和法律责任；
2．根据情况，公司同时可追究主管部门和人员的连带责任。
（九）培训
办公室组织联络相关机构对公司全体员工进行相关培训。
三 文件档案管理制度
（一）文件档案的类别与形式
1.公司法律文件：公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等
2.公司董事会文件：董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3.公司管理制度：公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4.公司财务资料：各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资：人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等
6.公司经营策略规划：客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等
7.公司客户名册：客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等
8.公司业务文件：公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等
9.公司客户服务文件：服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等
10.公司客户档案：已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料：公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志：公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件：日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料：公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等
（二）档案借阅与索取：
1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；
3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
（三）档案销毁：
1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；
2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。
3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
四 公共关系
1．机关单位有限责任公司的对外公共关系工作包括：公司与客户、股东、媒体及政府机构之间的关系。
2．公共关系主要体现在各部门开办及各项业务活动进行所需的对外事务性及手续中建立的长期、友好的关系。
3．对外建立必要的外界沟通、联络。维护机关单位有限责任公司的利益和声誉；积极服务各项业务经营活动的开展；保障外界关系的渠道畅通，最大限度的节省开支是对外公共关系工作的原则。
4．各部门的公共关系必须无条件用于公司工作的开展，各部门均有义务积极协助办公室建立畅通的对外渠道。