口语交际训练教案第三章-秘书日常应用口语单元设计.doc

《口语交际训练》课程教案
授课题目
第三章 秘书日常应用口语 第一节 倾听
课时安排
2课时
教学
目标
1．了解倾听的相关知识
2．熟悉倾听的相关技巧
3．掌握积极倾听的方法

教学重点
1．通过倾听能理解对方的言外之意
2．能采用积极的倾听方式进行沟通
3．能主动克服自身的倾听障碍，做个主动倾听的人
教学难点
1．掌握倾听过程中相关技巧
2．能主动克服自身的倾听障碍，主动倾听
授课类型
理论课1节，实训课1节
教学方式
讲授、讨论、示范、指导、案例
教学资源
多媒体课件
教学基本内容与教学设计
一、 案例导读：
让学生首先阅读案例。然后请学生思考：小王的客户与美国男人倾诉的目的分别是什么？如果你是小王或者美国男人的家人，在他们倾诉时，你应该怎么做？
二、结合案例，讲解倾听的相关知识
1．要全神贯注听
倾听别人说话本来就是一种礼貌，愿意倾听表示我们愿意客观考虑别人的看法，这会让说话的人觉得你很尊重他的意见，使对方有一种得到认同的强烈感受，这有助于双方之间建立融洽的关系，彼此接纳。在倾听过程中要时刻保持注意力集中，随时留意对方谈话的重点，表现出一种饶有兴趣的、关心的、赞同的态度，以一种高度负责任的态度来对待对方，这样能增加你与他人对话成功的机率。
2．要边听边理解
沟通交流的过程，实际上是信息表达和解读的过程。人们表达自身意图和目的，有时采用有声语言来表达，但更多的时候会将真实意图隐藏在话语的形式之外，形成隐含的语义。一个善于倾听的人，必须具有深刻的理解能力，对别人的话要进行分析、归纳和概括。只有这样，才能抓住对方说话的要点。如果倾听者能主动、迅速地对谈话对方的话语明确表示理解、赞同，讲话者往往能受到鼓舞，使双方情感和思想得到充分的交流。同时注意不要在一件事情还没搞清楚之前就下了结论，要保留对对方的多种判断，直到事实完全清楚再提出来。
3．要边听边记忆
倾听时，信息是无形的声音，稍纵即逝。只有边听边记，大脑才能凭借记忆表象展开思维，从而听懂对方要表达的真正意思。人们的思维速度远比讲话速度要快。一般来说，人们讲话的速度约为125词/分钟，虽然目前人们还不知道在倾听过程中大脑是如何运作的，但绝大多数人的思维速度都快于125词/分钟。因此，讲话低速度和思维高速度之间的差异给人的大脑留下充足开小差的时间，也给没有真正认识到倾听重要性的人带来了麻烦。为了更好的倾听，必须做到边听边记忆，让记忆内容在倾听者的大脑皮层留下多条“同一”的痕迹，从而提高记忆效率。
4．要边听边整合
整合，是将信息的不同内容或多个不同信息联系起来，并重新编排，目的是把倾诉者信息的多个元素连接在一起，确定一个共同的主题或模式，清除多余的陈述，回顾整个过程。在倾听过程中，应当时时注意对对方话语的主干或者主线完成环节衔接把握，同时虚化可能妨碍整合信息的旁支细节。倾听者在对说话人所说的话语全部听取的同时，对于其中某些旁支细节暂时不予以过多的关注。要按照自己的逻辑判断能力，对所听取的话语进行主次轻重缓急的处理。话语信息在交流中，往往不是单一的、清晰地，因而，倾听者为了更好地把握说话人的思维脉络，就必须在听话的同时，对话语进行信息整合处理。
三、在明确倾听知识的基础上，结合案例，讲解倾听的技巧
1．要学会捕捉关键词
口语交际，并不完全是以一句对一句的方式进行的，有时，还常常是一方长时间地听取另一方的话语表述。因此，倾听者是否具有比较强的关键词捕捉能力，对于口语交际、有效倾听能否取得成功，就显得非常重要了。在倾听过程中，应当时时注意对对方话语中关键词的捕捉，同时明确其内在的纲目层次关系。关键词的捕捉，在某种意义上，就是在听取对方的长篇话语表述时，倾听者要及时提取对方的话语要点，筛除不必要的信息，并在逐一提取话语要点的同时，将一些散乱的要点予以有机的串接，进而从倾听者的角度，构建起既忠实于说话人的原意，又融入了听话人独特理解的纲目层次。
2．要学会观察说者的表情
科学研究表明，在人际交往中，非语言信息要比有声语言信息的内涵多五倍。人们的真实意图常常浮现于举手投足之间，暗藏于神态服饰之中。一个不经意的眼神、动作或手势都可能隐含着其内心的某种状态。在倾听他人谈话的过程中，学会感知对方所暗藏的玄机，对洞察对方心理、提高沟通效率具有非常重要的作用。倾听他人谈话的时候，不能简单地听他讲了什么，更要留意他讲话时的神色是否与他讲话的内容相一致。一旦出现两者不协调的情况，凭借非语言传递的信息来判断会更为准确。
3．要学会借助联想帮助记忆
除了平常可以用一些特定的训练，例如背诵、复述等来增进记忆力之外，在倾听的过程中，可以用联想这种形象思维方式来帮助倾听者记忆对方的话语表达。可以从一个事物的一种特点，联想到这个事物的其他特点，也可以由一个事物的某种特点联想到其他类似特点的事物。所以，亚里士多德认为比喻是天才的一种象征。当然，联想这种人类特殊的能力，不是一朝一夕就可以练习成功的。
4．要结合语境领会言外之意
在面对面的沟通过程中，人们常常会根据双方都知道的前提或背景情况而省略一些成分，以达到言简意赅的目的。所以口头沟通交流的语言中，往往有些句子是不完整的、省略的，但是说话的人用它可以圆满地表达意图，倾听者也能毫无困难地接收信息，其原因就是语境提供了潜在信息。同时还要在倾听中结合语境，体会讲话人的“话外音”，仔细分析其中的非语言因素，弄清话语的真正意图。
四、创设场景，进行倾听技巧训练
1．合作讨论
1．读下面这段文字，揣摩言外之意。
亚历山大是混血法国军人。有一天，一个不怀好意的家伙说他是黑炭，亚历山大这样回答：“不错，我的父亲是与黑人的混血种，并且我的祖先是一只猿猴，也就是说，我的血统是在你的血统结束之后才开始的。”
（大仲马：《基督山伯爵》中的情节）
2.读下面的演讲词，说出你所理解的含义。
你们和我们一样知道，有许多因素自然而然地把我们分割开来——时间和空间，不同的语言和价值观，不同的文化和历史，还有截然不同的政治制度。不承认这些差别是愚蠢的，为友谊的缘故而掩盖真相也是毫无意义的。因为以虚构为基础的友谊，不可能长期经受这个世界的风风雨雨。
2情境训练
下面是一对夫妻失败的沟通，请两位同学扮演这对夫妻，要求妻子开始那句话不变，扮演丈夫的同学该如何通过用心倾听并回应妻子，让妻子开心呢？
设计意图：倾听，作为一种口语能力和技巧，最终的目的是为了在工作中熟练地运用。通过合作讨论和情境训练，将理论知识落实到实践，巩固了知识，更好地训练了学生的倾听能力。
课内练习
1．知识回顾
如何才能做到全神贯注地倾听？
倾听的技巧你认为有哪些？其中哪一点对你最有帮助？
2.情境训练（见实训）
课后作业
深入阅读教学案例，学习案例中各种倾听的方法和技巧。

《口语交际训练》课程教案
授课题目
第三章 秘书日常应用口语 第二节 转述
课时安排
3课时
教学
目标
1．了解转述的相关知识
2．熟悉转述的相关技巧
3．掌握清晰流畅转述别人话语的方法

教学重点
1．初步掌握转述的相关知识
2．掌握转述的相关策略
3．掌握清晰流畅转述别人话语的方法
教学难点
1．掌握转述过程中相关技巧
2．能清晰流畅地转述别人的话语
授课类型
理论课2节，实训课1节
教学方式
讲授、讨论、示范、指导、案例
教学资源
多媒体课件
教学基本内容与教学设计
一、 案例导读：
让学生首先阅读两则案例。然后请学生思考：你认为怎样才能避免案例中越来越走样的转述？
二、结合案例，讲解转述的相关知识
1.转述内容要准确
秘书在转述他人话语时，最基本的要求就是准确，不失真。不允许粗心大意错传、漏传信息，更不允许在传话过程中随意添枝加叶，或掐头去尾。转述时必须抓住要点，确保受话方获得准确信息。为此，秘书在听取领导口头交待时，应有集中的注意力，牢固的记忆力，机智的组合力，切实弄清转述的中心意思，记住一些反复强调的话。没听清楚时，可以适当提问，重要的问题还可以复述一遍。转述时，不要妄加评论和强加一些自己的观点，不说含糊不清或者可能引起误解的话。
2.转述语言要精练
秘书在口头传递信息时，除了内容准确之外，还应该传得巧妙、精练。一位专业的秘书对于有待转述的内容应进行分析，只转述那些应该转述的话。对一些不该转述的话，要提出自己的建议。如领导间的批评意见，应该由他们个别交谈；需要集体讨论才能解决的重大问题，建议开会讨论；内容不正确、不周密、容易引起误解的话，要巧妙地请求传话方进行修正。在转述内容较多时，应能去粗取精，理出头绪，抓住要点。除此之外，必须舍弃某些言辞，防止发生矛盾。
3.转述声音要清晰
作为秘书，转述的语音必须标准规范，清晰圆润。如果把“西安”说成是“先”，把“师范”说成“稀饭”，就会对转述效果造成很大程度的负面影响，甚至会让转述的对象无法明白转述者究竟要表达什么意思，在关键时刻造成重大损失。因此，转述时，声音必须要清晰。发声的基本要求是：发声时喉部要放松，声带就能振动自如，发声也轻松省力，声音自然悦耳动听，再借助适度的共鸣来扩大音量，美化音色。说话时如果发音器官的活动不到位，相近的字音区分不清，就会吐字模糊，含混不清，字音含混不清影响意义的表达。
4.转述要生动流畅
转述是对语言材料吸收、存储、内化、整理和表达的过程。秘书在转述的过程中，要注意内容和语言的生动流畅。首先，要把书面语转换为口头语，运用口头语才是真正意义上的口语交际。其次，转述时必须条理清楚，反映各部分内容的内在联系。如果叙述一件事情，转述时一定要交代清楚时间、地点、人物、事情的起因、经过、结果等。有时可以适当借助表情和手势，增强生动性和形象性。
三、在明确转述知识的基础上，结合案例，讲解转述的技巧
1.改变人称进行转述
改变人称进行转述，是变体式转述中的一种。即转述者对已有文字材料或者语言材料的表达角度、形式与体裁加以改变，用一种新的角度和形式使话题重现。这种转述在生活中的应用较为普遍，例如，法庭辩论中，当事人双方就所发生的时间进行陈述，即使双方都忠于事实，毫无增删，由于视角与感受的不同，内容也会大不一样。用十六个字概括就是：“转换角度、改变人称、重新体验、再度挖掘”。
2.抓住要点进行转述
转述时，必须做到中心突出，抓住重点。转述不能丢掉原材料的主要情节、观点，甚至改变中心，变换意义。对记叙性材料的转述，一般必须把事情发生的时间、地点、人物、起因、经过、结局等要素交代清楚；对议论性材料的转述，必须讲清其论点、论据以及论证的逻辑过程；对说明性材料的转述，必须包括事物的特点、性质、形状等内容。因此，首先要专注地听，不可分心；其次要看看是否有遗漏或不清楚的地方。如果碰到重要的事情，可以完整、准确地在心里整理一遍，这样才能清楚明白地将话转述给别人。
3.扩充转述
扩充转述就是在不改变原有语言材料的主题和重点的基础上，根据表达的需要进行合理加工，使内容更加完整。扩充的内容包括：改变顺序、改变角度、变换结构、改变体裁，甚至适当增加一些原材料中没有体现出来的内容。扩充转述时要注意，首先，不得改变原意与原框架。可以增添细节，扩展情节，增加修饰性或限定性成分，但不能因此改变主题，偏离中心。其次，要选好扩充点。不是原材料或者原话的任何部分都可以扩充的，扩充前要选择、确定好可以重点扩充的部分，扩充的部分要为主题和中心服务。转述时，要充分发挥有声语言的优势，用必要的态势语言，将原材料更生动地转述给接受者，力求收到更理想的效果。
4. 调整、加工转述内容
转述是对现有语言材料的重述，要求用自己的话把听到的材料重述出来，重在内容的提取和语言的转换，这正是它的价值所在。在转述过程中，可以加深对原材料的理解，适当对转述内容进行调整、加工，以便让听者加强记忆，防止遗忘。有些事情，无需一字不漏地转述出来，一些旁枝末节完全可以省略，这时，就可以进行简要转述。在总体把握原有语言材料的基础上，抓住主要内容，再用自己的语言表达出来，原材料的重要词句应该保留，次要的材料，过度的段落都可以省略。不改变原意，同时做到结构完整，有头有尾。有些时候，由于讲述原材料的人受到时间或者表述能力等限制，无法很完整地表达出自己要表达的准确意思，这时，在转述时，就应该将该补充的内容补充完整。这也是对转述内容所进行的必要的调整、加工。
四、创设场景，进行转述技巧训练
合作讨论
1.根据下述情况思考并回答问题。
小红对小黄说：“我明天上午不去语文组找郭老师了。请告诉郭老师一声，麻烦你再帮我问问，后天晚上去她家里找她，行不行。”
当天下午，小黄碰到郭老师，跟郭老师说：“郭老师，小红说她明天上午不去语文组找你了。能不能晚上去你家找你呢？”郭老师说：“哎哟，今天晚上不行啊，我刚好有事。你让小红明天或者后天晚上来我家找我吧。好吗？”
（1）在小黄跟郭老师的转述中，小黄哪里没有转述清楚？如果是你，你如何转述？
（2）如果当天下午，小黄在学校门口碰到郭老师的女儿小兰，他该如何向小兰转述？ 如果第二天一早，小黄跑到语文组找郭老师本人，他又该如何向郭老师转述？
情境训练
根据以下材料，由两位同学分别扮演华盛顿和下士，再由两位同学扮演士兵，进行表演，注意表现出人物的神情和说话的语气
设计意图：转述，作为一种口语能力和技巧，最终的目的是为了在工作中熟练地运用。通过合作讨论和情境训练，将理论知识落实到实践，巩固了知识，更好地训练了学生的转述能力。
课内练习
1．知识回顾
如何抓住要点进行转述？
你觉得转述有哪些技巧？
2.情境训练（见实训）
课后作业
深入阅读教学案例，学习案例中各种转述的方法和技巧。

《口语交际训练》课程教案
授课题目
第三章 秘书日常应用口语 第三节 交谈
课时安排
3课时
教学
目标
1．了解交谈的相关知识
2．熟悉交谈的相关技巧
3．掌握交谈的人际沟通含义

教学重点
1．初步掌握交谈的相关知识
2．掌握交谈的相关技巧
3．掌握交谈的人际沟通含义
教学难点
1．掌握交谈过程中的相关技巧
2．能有的放矢地与人交谈
授课类型
理论课2节，实训课1节
教学方式
讲授、讨论、示范、指导、案例
教学资源
多媒体课件
教学基本内容与教学设计
一、 案例导读：
让学生首先阅读案例。然后请学生思考：小张在跟美国客人介绍台风期间公司的情况时，为什么总经理脸色变得难看？小马是怎样了解到朋友父亲的兴趣爱好的？给你怎样的交谈启示？
二、结合案例，讲解交谈的相关知识
1.语气真诚，不言不由衷
真缘于诚，人际关系贵在真诚、恳切的至诚之心。“精诚所至，金石为开”，与人交谈时，这句格言也非常适用。在交谈中要做到语气真诚，相互尊重。要为自己说出来的话负责，不说言不由衷、不着边际的话。话要能说到点子上，能说到对方心灵深处。反之，如果情感是虚假的，则容易让人厌恶。只有尊重对方，才能赢得对方对自己的尊重。面对一个尊重自己的人，人的内心就会由衷感到欢快、亲近，并情不自禁的以同样的态度给以回报。甚至本来双方观点差距很大，但在对方尊重、亲近态度的感召下，反而使矛盾淡化，问题变得容易解决，观点也容易接受了。
2．注重交流，不口若悬河
在交谈中，说者与听者的身份双方都是兼而有之的，有时是你说我听，有时又是我说你听，是一种双向性的言语交际活动。交谈双方互为听众，在一种共同的信息交换活动中，围绕共同话题，发表各自意见。在话题的提出、展开和完成过程中，双方需要互相配合、激发和补充。因此，交谈中切忌一方不顾对方的反应和感受，口若悬河，滔滔不绝。我们不仅要做一个好的谈话者，更要做一个好的倾听者。要学会让对方充分发表自己的意见，认真倾听对方的谈话内容，同时辅以适当的点头、微笑以及目光交流，让对方获得认同感。
3. 尊重对方，不随意打断
很多时候，在谈话过程中，一方会谈兴正浓，滔滔不绝。在谈话中，说话者大多希望在自己讲话的时候，能够得到别人的注意和认同。所以，不要在别人认真谈论某件事情的时候，贸然打断别人。这会把原本属于别人的注意力吸引到你身上来。不要“劫持”别人正在说的话，先让人家说完，并得到应有的注意和认同。所以，在这点上，需要平衡“听”和“说”。打断对方谈话要看人，不要不讲对象地胡乱打断。朋友之间比较熟悉，不妨事。与上级领导就不能信口开河了，尽量少打断为佳。不过事后你可将自己的意见，通过合理的方式反映上去。一般领导不会喜欢下属在自己谈话中乱发言。
4.音量适中，语调有起伏
声音在交谈中也是表现个人魅力的重要元素，在很多西方领导人训练课程中，声音培训也是其中一项内容。在与人交谈时，深厚、宽音域的声音能够让人觉得舒服，而尖利或者刺耳的声音会让人难以忍受。一般来说，交谈时保持抑扬顿挫的音调，会让人觉得自己对正在交谈的话题很有兴趣。假如用平淡、乏味的声音来交谈，会让人有昏昏欲睡的感觉。陈述意见时，语调要尽量做到平稳中速，过于尖锐的声调会让人觉得难以忍受，而过于低沉的声调又让人听起来很累。交谈时，还要注意运用适当的音量。音量太大容易会给人气势逼人的感觉，让人反感；而音量太小会又使你显得不够权威，容易被人忽视。在特定的场合下，还可以通过改变音量来引起对方的注意，加强表达的效果。一般问题的阐述应使用正常的语调，保持能让对方清晰听见而不引起反感的高低适中的音量。
三、在明确交谈知识的基础上，结合案例，讲解交谈的技巧
1.用情绪感染兴趣不浓的交谈者
在第一印象形成过程中，情绪具有十分重要的作用。因此，我们应该重视与人交往时所表露出来的情绪，将好的信息传递给对方。好情绪是人际关系的润滑剂，特别是在与人交谈中，假如碰到了对自己谈话兴趣不浓的交谈者，好的情绪在此就显得尤为重要。交谈时，情绪会通过交谈者的姿态、表情、语言传达给对方，在不知不觉中感染到对方——这就是心理学上说的情绪效应。所以，在交谈中，积极的情绪就会通过语言、表情等传递给对方，从而调动对方交谈的兴趣。
2.适时补充对方表述不全的内容
在交谈过程中，如果发现对方的谈话有不够全面、不够深刻之处，可以抓住机会予以巧妙的补充，从而使交谈得到全面深刻的扩展。首先应肯定对方的观点，然后再谈自己的观点。不要把说话人刚说的观点扔在一旁不提，上来就作补充。这样显得太唐突，说话人也会觉得你对他的观点不重视。即使对方的观点比较片面，也不要只说其片面性，只需肯定他正确的一面就可以了。需要特别注意的是，千万不要为了显示自己的地位和聪明，而胡乱补充。有些人好为人师，总想显得知道的比对方多，比对方技高一筹。出现这一问题，实际上是没有摆正位置，因为人们站在不同角度，对同一问题的看法会产生很大的差异。譬如你说北京降温了，对方马上告诉你哈尔滨还下大雪了。当然如果谈话双方身份平等，彼此熟悉，有时候适当补充对方的谈话也并无大碍，但胡乱补充会严重影响交谈的效果。
3．适当插话，延续交谈
良好的听是决定交谈能否顺利进行的必要条件。倾听者不要随意打断或中止说话者的谈话。如果有问题讨论，应该在对方谈话间歇或某一问题告一段落时，把自己的想法以探讨和研究问题的口吻提出来，而且话语要极其简短，切不可自以为是。这既是一种谈话的礼貌，也有助于完整地听取对方的阐述。可以适时地说：“真有意思”、“讲得真好”等来串联交谈的内容。也可以说：“那你当时一定……”“原来是这样，那你能谈谈其中的原因吗？”等来延续交谈。
恰当掌握插话时机，会使交谈对方产生一种愉快的感觉。人们在交谈时的目光和动作会告诉你，何时应该保持安静，何时可以做出反应甚至插话。若是时机掌握不当，在对方讲得正起劲时，你说了些自己觉得必要的话，表面上获得了高谈阔论的机会，实际上却失去了激励别人表达的机会。每个人叙述事情、论证观点时，都有自然的停歇，这时就是插话的好时机。
4.暂时搁置对方有意回避的话题
交谈的内容是交谈是否顺利的关键所在，丰富和充实交谈的内容是实现交谈语气效果的根本前提。社交场合中，话题是核心，交谈总是围绕某个话题展开。选对了话题，交谈才能顺利进行。 “见什么人说什么话。”任何交谈，都离不开特定的对象。要使交谈达到既定的目的，必须知己知彼，有的放矢。要根据交谈对象的实际情况，有针对性地确定交谈的内容和方式。交谈中不要涉及对方的隐私，比如女士的年龄，男士的收入，所买东西的价钱，家庭财产，为什么不结婚，为什么离婚等。不谈论令对方不愉快的事情，比如疾病、死亡以及荒诞离奇、耸人听闻的事情。不与外宾谈论其所在国的内政，不与教徒随便谈论宗教信仰问题，不与有不同风俗习惯的人争论风俗习惯问题，不谈论对方忌讳的话题。比如不要守着残疾人说“残废”，守着胖子说“肥猪”。遇到对方不愿回答的问题不要追问，谈论到对方反感的问题，应表示歉意并搁置话题，甚至应该转移话题。
四、创设场景，进行交谈技巧训练
1．合作讨论
1.小李从大学一年级起就谈开始恋爱，谈了三年，不久前不知何故吹了，他很伤感，一蹶不振。请大家讨论，应该用怎样的音量、语调、情感来劝说小李才最有效？
2.有人会不顾场合问对方年龄，而对方又不想把真实情况告知。请大家讨论。应该怎么和询问者说，才能既不告诉他真实情况，又不至于让他感到尴尬？

2情境训练
1.财务部李经理从老总那里拿了一份材料。这天老总急着要那份材料，边让秘书小王去财务部拿回来。在电梯那里小王正好碰到有急事要出去的李经理。他听说小王要材料，立即说回来后马上给他送过去。面对这种情况，小王该如何处理？
2.有一次，你陪同客户参观你们公司。客户突然说：“这天真热！”如果是你，你将怎样与客户交谈，怎样做？
课内练习
1．知识回顾 交谈有哪些要求？ 交谈时如果对方谈兴正浓，你该怎么做？
2.情境训练（见实训）
课后作业
深入阅读教学案例，学习案例中各种交谈的方法和技巧。

《口语交际训练》课程教案
授课题目
第三章 秘书日常应用口语 第四节 问答
课时安排
3课时
教学
目标
1．了解熟悉提问的相关技巧
2．了解熟悉回答的相关技巧
3．掌握恰如其分问答的方法

教学重点
1．掌握提问的相关技巧
2．掌握回答的相关技巧
3．掌握恰如其分问答的方法
教学难点
1．掌握问答过程中的相关技巧
2．能恰如其分地问答
授课类型
理论课2节，实训课1节
教学方式
讲授、讨论、示范、指导、案例
教学资源
多媒体课件
教学基本内容与教学设计
一、 案例导读：
让学生首先阅读案例。然后请学生思考：在这场问答中，淳于髡是怎样提出那些古怪的问题，而邹忌为什么都能对答如流呢？
二、结合案例，讲解提问的相关技巧
1. 把握适当的时机进行提问
从礼仪的角度来讲，在什么时候、什么情况下提问，是很有讲究的。这中间包括适合的时间、地点和场合。在交谈中，如果遇到某个问题未能理解，一定不要着急，应在双方充分表达的基础上再提出问题。过早提问会打断对方的思路，显得很不礼貌。同样，如果某个话题已经结束了很长时间，你再反过来提问，对方的思路会被打断，认为你没有认真倾听，并且也会延长沟通的时间，势必对你的沟通产生不好的影响。一般情况下，在对方将某个观点阐述完毕后应及时提问。当然，这并不意味着反应越快越好。
2.提问的内容要适度
提问需要结合对方的谈话内容，来提出相关的问题，所有的问题都必须紧紧围绕谈话的主题。如果你提出的问题与对方的谈话内容无关，或者关系不大，对方会认为你没有认真倾听，从而对你产生不好的印象或者某种误解，对双方的有效沟通和人际关系也会有负面影响。提问的数量不可过多，如果你提出的问题没完没了，肯定会使对方应接不暇而产生厌烦。当然，问题也不可以太少，如果没有什么问题，对方因得不到相关的信息反馈，同样会对你的倾听效果和态度产生疑问。因此，提问时可以依据问题的相关内容和逻辑关系把它们整合在一起，也可以把自己对谈话内容（尤其是对方说话的内容）的理解用问题的形式表达出来，以得到对方的确认。
3. 提问后应对答案表现出兴趣
当我们提出一个问题后，自己就要表现出迫切需要对方给予答案的样子。这样，既说明我们谦虚好学，也使对方感到我们确实尊重他（她）。等到对方回答之后，再问下一个问题，这样的连续提问法有时会产生戏剧化的效果。如果我们提出问题后，表现冷谈，容易造成对方误解，以为我们提出问题是拷问他（她），这样交谈的氛围就不和谐，甚至交谈不下去。如果不等对方回答，频频发问，无休无止，也会让对方无所适从，由此三缄其口。
4. 讲究提问的方式
一个人的才智不仅表现在他的知识和智慧方面，很大程度上还取决于他说话的方式和态度。讲究提问方式，应该避免盘问式、审问式、命令式、通牒式等不友好、不礼貌的问话方式和语态语气。如果氛围紧张，有些人会对他人的行为、语调或话语产生防卫心理。解决的方法是使用开放性、友好的问句代替“为什么”型的问句。简单问一句“为什么”，容易被人看成是威胁性的。因此，我们要避免用“你为什么没有准时到？我们误点了”这种表达形式，而应该采用 “由于你没有准时到，我们误了车。以后有类似情况，麻烦你事先通知我们一声，好吗”？
三、结合案例，讲解回答的相关技巧
1. 迎合对方的话题，用独到的见解表达
在生活中，我们不可避免会听到一些不愿意听到的话，比如“这条裙子好像不配你穿。”“听说你换了一份新工作，是你爸爸安排的吧？”等等。对这类话题，我们很容易陷入反唇相讥的恶性循环。其实大可不必，我们完全可以迎合对方的话题，抓住其中对自己有利的地方，发表自己的独特见解，置对方于尴尬之中。
2. 善于认清对方的话题，转换角度回答
刁难性的问话，其内容大多是模糊的，有时甚至是很荒诞的，所以往往会导致答者按常规思维很难回答。可是，又不能说“不知道”或者拒绝回答。遇上这种情况，不妨在分析清楚对方用意的前提下，先设定一个条件，给问话者一个出其不意的回答。可以用曲径通幽的方法，或将问题反弹给对方，让提问者自己去解答。或者巧妙地绕开话题，转换角度谈与之相关的话题。当然，这个转换的话题要自然合理，属于敏感地、准确地捕捉眼前的事物来进行发挥，起到意想不到的作用。
3. 善于针对对方的话题，用委婉的方式巧妙回应
有时对方的问题很不好回答，或者说对方的问话很不友善，有的问题你感到可能是一个圈套，回答可能会上当，不回答又会失风度。如果被人问到不想回答的私人问题或让你不舒服的问题，可以微笑地跟对方说：“这个问题我没办法回答。”既不会给对方难堪，又能守住你自己的底线。有时也可以顺水推舟，顺着提问者的话题说，但得出的是一个相对荒谬的答案，这样既缓和了气氛，也使对方觉得无趣。
4. 善于借用对方话题，用幽默的方式进行化解
幽默是表示“不”的最佳方法。有很多问题，我们不想回答，或者很难回答，就可以以某种巧妙的又非逻辑的幽默方式进行回答，给大家一个新颖、独特的答案，从而摆脱困境，变被动为主动。
四、创设场景，进行问答技巧训练
1．合作讨论
谈一谈，下列回答运用了哪种技巧。
（1）王安石作宰相的时候，常有人来送礼。有一次，一位客人送来一只獐子和一头鹿，獐子和鹿装在一个笼子里。当时，王安石的儿子王云才几岁大。客人故意逗王云：“哪只是獐？哪只是鹿？”王云根本分不清，他想了一想，说了一句话：“獐子边上是鹿，鹿边上是獐子。”客人听了，十分惊异。
（2）河南南阳为举办第七届农运会，决定拆除尚在建设中的经济适用房小区“中央花园”。据悉，“中央花园”安居工程被称为2008年南阳市“十大实事”之一。湖南红网记者致电南阳市委宣传部新闻科询问，南阳市委宣传部新闻科回答道：“你们报纸应该多关注你们本省的事情”。
（3）延安时期，有一次毛泽东作讲演，外面天要下雨，台下有些骚动。这时，他蹙着眉头说：“嗯，天老爷又想跟我们作对了！”然后他转着脖子瞧了半天，突然坚决地说：“不怕，我们用马克思主义来抵抗它！”说得大家都笑了起来，自然谁也不再注意外面下雨了。（据白危《毛泽东印像》）

2情境训练
1.下列情境中，如果是你，将怎样提问？
(1)你在工作中有了一些新的思路和想法，非常想去和你的领导沟通，但领导平时很忙，你将怎样开口问他呢？
(2)你与小汪是同事，两人在工作上你追我赶都非常出色。可是，小汪被评为年度优秀员工，你却榜上无名。你有一些想法，怎样向主管领导表达？
(3)总经理准备到外地考察，许多人都在猜测他可能带哪个员工一起去，你其实也很想知道并希望带你去。你将用什么方法去了解总经理所带出去的员工是谁？
2.下列情境中，如果是你，你将怎样进行回答？
（1）公司人力资源部门负责人问你对工资待遇的看法，你将怎么回答？
（2）一位同事直接要求你发表对他（她）的评价，你怎么回答？
（3）有人说你与某领导走得很近，你怎么回答？

课内练习
1．知识回顾 提问要注意哪些技巧？回答要掌握哪些技巧？
2.情境训练（见实训）
课后作业
深入阅读教学案例，学习案例中各种提问和回答的技巧。

《口语交际训练》课程教案
授课题目
第三章 秘书日常应用口语 第五节 接打电话
课时安排
3课时
教学
目标
1．了解接打电话的相关知识
2．熟悉接打电话的相关技巧
3．掌握准确接打电话的方法

教学重点
1．初步掌握接打电话的相关知识
2．掌握接打电话的相关技巧
3．掌握准确接打电话的方法
教学难点
1．掌握接打电话的相关技巧
2．能准确地接打电话
授课类型
理论课2节，实训课1节
教学方式
讲授、讨论、示范、指导、案例
教学资源
多媒体课件
教学基本内容与教学设计
一、 案例导读：
让学生首先阅读两则案例。然后请学生思考：这两则案例中，同样是找张明，为什么案例1中甲乙二人的通话在不愉快中中断，而案例2中两人顺利地交谈起来？
二、结合案例，讲解接打电话的相关知识
1. 接打电话态度要亲切
当我们打电话给某单位时，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，并对该单位留下较好的印象。因此，秘书接打电话时，应有“我代表单位形象”的意识，力求声音亲切悦耳，吐字清晰清脆。虽然面对着的只是一个没有生命的设备，但必须在想象中看见那个接电话的人，好像正在面对他（她）一样。有些人做不到这一点，平时对人还不错，可是一打电话声音和态度就机械、单调，甚至粗声恶气，像吵架一样，让人听起来很不愉快。这是因为他（她）没有运用想象力，不能做到像双方面对面谈话那般亲切、有礼。
2.表述要迅速准确
听到电话铃声，即使业务繁忙，也应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。电话铃响一声大约3秒钟，如果长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的。对方在等待时，心里会十分急躁，从而对通话单位留下不好的印象。即便电话离自己很远，附近没有其他人时，听到电话铃声后，也应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，更是每个办公室工作人员都应该养成的行为习惯。如果电话铃响了五声以后才拿起话筒，应该先向对方道歉。如果电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，会令对方十分不满，给对方留下不好的印象。
3. 声音要清晰有度，简洁明了
在打电话时，由于我们的姿态、笑容、表情和动作，对方完全看不见。因此，我们的善意、亲切、好感，完全依靠语言和声音来传达。不要拿腔拿调，应该声调适中，语气柔和沉稳。接打电话，语言要简练、清楚、明了，不要拖泥带水，浪费对方时间，引起对方反感。如回答对方的问题不清不楚，似是而非，比如“噢，好像是听说过，现在也说不清了，你再打一次电话也行，不打也行”等，不能给对方简洁明了的信息，会让对方对你，甚至对你的单位产生不好的印象。
4. 懂得有效沟通
不管是主打电话还是接听电话，都必须明确通电话的目的，这就是懂得有效沟通。如果是接听电话，了解清楚来电的目的，有利于对该电话采取合适的处理方式。比如，本次来电的目的是什么、是否可以代为转告、是否一定要指名者亲自接听、是一般性的电话行销还是电话来往等问题，接听者都要用心弄明白，不能因为不是自己的电话而心不在焉。如果是拨打电话，必须明确电话的内容和通过电话要达到的效果。要做到这一点，可在打电话前在心里组织一下通电话的内容，或将主要内容写在纸上。这样沟通就能达到良好的效果。
三、在明确接打电话知识的基础上，结合案例，讲解技巧
1.礼貌的开场白
拿起话筒后应主动自报家门，并首先向对方彬彬有礼地问好，如“您好，您找哪位？”在单位，拿起话筒后应立刻报出公司或部门名称，如“您好，这里是某某公司……”。如果拿起电话张口就问：“喂，找谁？干嘛？”这是很不礼貌的。
2. 语调和语速要谦和
接打电话的语速快慢要适中，要根据不同的通话对象，恰到好处地掌握讲话速度。对有急事的通话人，不能给人一种慢条斯理、故意拖延时间的感觉；对老年人或语言不易沟通的通话人，要适当放慢语速，以期达到明白无误的目的。接打电话的语调要柔和，表现出谦虚和气的修养，因为你是热情还是心不在焉全都会通过说话语调暴露出来。说话应稍慢而清晰，要注意措词。说话时要面带微笑，使声音听起来更为热情。语调要平稳，不可时儿细语时而高声大叫，更不能陡然提高音调。
3. 接打电话的措辞要礼貌
接打电话时，措辞和语法都要切合身份，不可太随便，也不可太生硬。要多用“请”字，要多用委婉语气，比如“是否”、“行吗” 和“不过”等之类表示商量和轻微转折的语气。即使电话交谈中出现意见分歧，也不能不讲礼貌训人、骂人，更不能以牙还牙、盛气凌人，或随意打断对方说话，只顾自己一口气说话。称呼对方时要加头衔，如 “博士”、“经理”等。有的妇女喜欢被称为“小姐”，就不要用“夫人”来称呼。切不可用“亲爱的”、“宝贝”之类轻浮的言语。无论男女，都不可直呼其名，即使对方要求如此称呼，也不可用得过分。说“你”字开头的话时应慎重。像“你忘了”、“你必须”、“你忽略了”之类的话，即使语调再平和，在电话中听着也使人有被质问的感觉。提意见时，不妨用问句让人选择回答的形式，比如 “您能不能在星期四把那份材料送来?”或“那份报表您搞完了吗?”等；或者用“我”字开头，如“我星期四需要那份报告。”
4. 礼遇打错的电话
接到错误的电话也应该礼貌应对。接到错打的电话，人们很容易忽略礼貌问题，甚至很粗鲁。这是因为人们认为错打的电话与自己没有关系。事实上，并非错打的电话都必定与自己没有关系，有时，对方也恰恰是与自己有重要关系的人。因此，接听电话时，最好每一个电话都讲究礼貌，保持良好的接听态度，要委婉告知，比如“您拨错号码了，这里是XX”。
5. 挂机前的礼貌用语
在每次通话结束前，挂电话的一方应该主动说些礼貌规范的结束语，可以询问对方“还有什么事吗？”或者问“还有什么要吩咐吗？”这一类客套话，既是表示尊重对方，也是提醒对方，让对方结束对话。这虽然不是大事，却有助于判断对方是否故意拖延通话。可以以征求意见的方式提出，如 “就谈到这里，好吗？”也可以用规范的结束语，如“很高兴与您通话，我们希望能尽快见到您，再见！”“谢谢你的来电，**先生，再见。”如果所在单位或部门规定了标准的通话结束语，则应在每次通话结束前使用这句结束语，切不可正题刚讲完便“啪”的一声挂上电话，使对方措手不及。
四、创设场景，进行接打电话技巧训练
1．合作讨论
1．对于下列几种选择，你认为于雪应该采用哪种比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。
2．物资商厦业务员给秋水服装公司总经理打电话，准备洽谈一批服装的进货事宜，偏巧总经理不在。如果你是经理办公室秘书，你准备怎样接听这个电话？
2情境训练
以下为办公室上班的模拟情景，请学生以秘书身份模拟

课内练习
1．知识回顾 接打电话有哪些要求？接打电话要掌握哪些技巧？
2.情境训练（见实训）
课后作业
深入阅读教学案例，学习案例中各种接打电话的方法和技巧。