当前图书馆专业档案管理工作探索.pdf
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1、云南图书馆2 0 2 3 年第3 期文献资源建设YUNNANTUSHUGUAN当前图书馆专业档案管理工作探索赵平均(昆明市图书馆云南昆明6 5 0 0 0 0)摘要从社会档案管理的角度,对图书馆专业档案管理进行新的探索。图书馆将日常的发展工作,以档案形式进行记述、延续,让图书馆在漫漫的岁月中得以积淀,让传统得以传承。关键词图书馆专业档案管理1档案工作的内容、性质、特点和原则1.1图书馆档案工作的内容信息技术的快速发展和广泛应用,引发了一场全方位的信息产业革命,经济、社会各行业、各领域的信息化取得迅猛发展。信息化为档案工作的发展带来巨大的发展机遇,是图书馆档案改革与发展的方向,也是图书馆事业实现
2、跨越式发展的根本出路。国家高度重视档案信息化建设,及时把握档案信息化的发展机遇与规律,逐步推进档案信息化的有序、科学发展。图书馆档案领域信息化建设的快速推进,电子文件大量产生,并且呈逐年级次递增趋势,其中重要的有价值的电子文件最终要转化为电子档保存。如何确保这些数字形式新载体档案安全的移交与接收、保管、利用,成为信息化时代赋予档案工作的新任务,基于此,档案管理软件孕育而生。以紫光档案(URA)为例,实现档案收集、整理、管理、借阅、利用、审批、销毁、权限等功能。1.1.1图书馆档案资源管理工作。图书馆档案资源管理工作是指用科学的原则和方法管理图书馆档案,并为图书馆事业提供档案信息服务的工作,它包
3、括档案收集、整理、鉴定、保管、编目、统计、开发利用及数字化加工等环节,这是图书馆档案部门最基础的业务工作。1.1.2图书馆档案行政管理工作。图书馆档案行政管理工作是指以图书馆建设事业的需要为目标,以档案法律法规为准则,按照“统一领导、分级管理”的原则,依法对图书馆的档案管理工作进行统筹规划、组织协调、监督指导,促进图书馆档案事业的发展,为社会发展服务。1.1.3图书馆档案宣传工作。图书馆档案宣传是向图书馆各部门传播普及档案和档案工作,从而增强全馆人员的档案意识,扩大档案工作的影响,促使全馆各部门关心、重视和支持档案工作,使档案事业能与其它图书馆事业协调发展并有效为社会服务。1.1.4图书馆档案
4、教育工作。培养和造就图书馆档案专业人才是图书馆档案事业可持续发展的重要条件。档案教育包括学历教育和在职培训两个方面。在职培训有岗位培训和继续教育两个层次。1.1.5图书馆档案科技工作。图书馆档案科技工作包括档案科学研究和档案技术开发推广两个方面。图书馆档案科学研究是指总结我国图书馆档案事业发展建设的经验,批判和继承图书馆档案理论遗产,探索图书馆档案管理运动规律以及档案管理实践的工作。图书馆档案技术开发推广,-27云南图书馆2023年第3 期(总1 7 1 期)No.3,2023是指研究发明或创新图书馆档案管理技术,并应用于档案管理实践的工作。1.2图书馆专业档案工作的性质图书馆专业档案工作是管
5、理图书馆档案和开发档案信息资源为社会各项活动服务的工作。就其性质来说,是一项管理性、服务性、科学性、文化性与政治性的工作。1.2.1图书馆专业档案工作的管理性。图书馆专业档案管理工作有自已的管理对象、管理理论与方法。管理对象是图书,管理的目的是维护图书资源的原始性,并通过开发图书馆档案信息资源为社会服务,图书的价值就是社会价值,是文明的象征,书籍的久远带有不可复制性,传承维护着历史真实原貌,是整个社会的重要组成部分。1.2.2图书馆专业档案工作的目的性。为了档案资料的准确性、完整性、方便性,保存原始资料,是为便于核对资料的准确性及查证需要,便于建立人事或者项目履历,便于保管资料存续期间的完整性
6、和连续性,便于在图书馆专业档案管理中,保证底料的真实性,以利后续借鉴1.3图书馆专业档案管理工作内容宣传和贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规;对各部室文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行监督和指导;集中统一管理各种门类和载体的档案资料;做好档案利用服务工作,编制档案检索工具,积极提供利用;开发档案信息资源,编研参考资料,为领导决策、机关建设服务;做好档案统计工作,按规定报送上级部门和自治区档案局;办理领导交办的其他有关档案业务的工作。1.4图书馆专业档案管理的实质图书馆专业档案,作为国家档案的分支,是随着我国图书馆事业的发展而产生的。在此之前,一般图书馆只建立文书档案,图
7、书馆的地位不能很好地通过自已的档案反映出来。随着图书馆事业的发展,图书馆专业档案的含义,有待于探讨、研-28-2023年9 月LIBRARY OFYUNNANSEPT,2023究,截止目前,表述也不一致,这个概念是否可以这样揭示:图书馆专业档案是图书馆及其工作人员在业务工作中形成并成为历史记录具有保存价值以备查考的文件材料(包括图片、音像资料等)。1.4.1在图书馆的现代化进程中,顺应时代潮流。信息化时代的到来,从时间和空间上大大拓展了图书馆专业档案管理的范畴,也给图书馆专业档案管理带来了变革和发展机遇,为了更好地加强为图书馆工作建设服务,需要把握以下四个构成要素:文件的作者不仅是单位集体而且
8、包括图书馆业务人员;这些文件材料必须是在业务工作或者与业务相关的活动中形成的归档文件材料;是历史的记录,具有凭证查考的作用;注重文件材料自身价值,具有保存价值。1.4.2领导重视、全馆动员做好收集工作。图书馆档案工作本质上是一项管理工作,早期图书馆由于人员少、业务范围狭窄等因素,阻碍了图书馆专业档案工作的发展。领导的高度重视,可在图书馆业务不断深化中,探索出一条图书馆专业档案的创新型道路。如:昆明市图书馆领导非常重视档案管理工作,把档案工作列人议事日程,广泛动员全馆人员参与档案的形成和收集,为积累档案材料提供物质前提。收集步骤主要有:坚持平时立卷,对号人座制度:文件材料在打字或复印阶段,就按归
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