行政部门职能.doc
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1、部 门 职 能人事行政部部门名称:人事行政部上级部门:总经理下属岗位:招聘培训专员、绩考薪酬专员、行政专员(包括小车班)、前台文员、食堂组、保安组、清洁组、宿舍组部门本职:公司人力资源管理和行政后勤主要职能:l 制定各项人力资源管理制度,并根据公司业务发展状况作及时修订。l 结合公司发展战略,制订人力资源规划方案。l 开展招聘工作,确保各部门的人员供给l 建立并保管人事档案体系l 各类培训的计划、实施、考核工作l 组织绩效考核l 计薪与调薪工作l 社会保险和劳动合同管理l 员工手册的制订和宣传l 制订公司行政后勤规章制度。l 协调公司各系统、各部门间关系。l 监督检查公司规章制度执行情况l 公
2、司政令下达与督办。l 档案及文书管理。l 公司会议的通知、安排l 文具、清洁用品、采购、发放、费用控制l 工作衣的采购、发放、费用控制l 公司复印机、传真机、电话等办公设备管理以及手机费用管理。l 管理公司文印事务。l 废旧物资处理l 公司法律事务办理。l 公司对外接待工作。l 管理公司食堂和员工宿舍。l 公司车队调度。l 公司安全保卫事务处理。l 总机转接和前厅接待l 处理地方政府和社会公益事务。l 收集整理公司内外的反馈信息及合理化建议。l 其他上司交办任务。岗位描述人事行政部经理岗位名称:人事行政经理直接上级:总经理直接下级:招聘培训专员、绩考薪酬专员、行政专员(兼任小车班长)、前台文员
3、、食堂组长、保安队长、清洁组长、宿舍管理员本职工作:统筹管理人力资源、公司行政后勤、车队和安全保卫工作工作责任:1. 制定各项人力资源管理制度,并根据公司业务发展状况作及时修订。2. 结合公司发展战略,制订人力资源规划方案。3. 根据行业性质和公司的经营性质,主持做好公司人力资源工作的分析,为公司的招聘、绩效考核和薪酬管理提供基础依据4. 制订公司的招聘计划,组织和指导招聘。组织开展招聘工作,跟踪招聘效果和成本5. 审查各类培训的计划、实施、考核工作6. 负责薪酬方案的制定,并根据公司外部、内部发展状况向总经理提出调整建议。审核薪酬统计工作。7. 绩效考核的组织工作,绩效诊断的反馈8. 掌握国
4、家、地方、主管部门有关劳动人事和社会保障方面的法律、法规及相关政策,结合本公司实际,主持公司社会保险和劳动合同管理工作9. 在职权范围内,处理员工投诉及劳动争议事宜。10. 核准各部门上报的奖惩单据,审核后安排执行并检查奖励和处罚的落实情况11. 负责制订公司行政后勤规章制度。12. 负责协调公司各系统、各部门间关系。13. 监督检查公司规章制度执行情况14. 公司政令下达与督办。15. 公司法律事务办理。16. 处理地方政府和社会公益事务。17. 审核评定公司内外的反馈信息及合理化建议。18. 接待公司重要来访客人,处理人事行政方面的重要函件。19. 代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良
5、好的合作关系。领导责任:1. 领导责任:办公秩序的正常运行负责。2. 对公司后勤服务的完成质量负责。3. 对公司的安全保卫工作负责。4. 负责检查的公司规章制度执行情况负责。5. 对车队的正常运行负责。6. 对公司人力资源的合理配备和所需人才的及时补充负责。7. 对公司招聘的员工素质负责。8. 对已批准的奖惩决定执行情况负责。9. 对培训工作实施的效果负责。10. 对提供给决策部门的人员编制及劳动工资测评数据的准确性负责。11. 对公司人事、劳资、社会保险、培训档案的齐全、完整与定期归档负责。主要权力:1. 公司办公秩序有维护和检查权。2. 各系统和部门的行政检查工作有督办权。3. 公司各系统
6、间行政工作争议有调解权。4. 公司安全保卫隐患有限期整改权。5. 对公司编制内招聘员工有审核权6. 在权限范围内,对员工奖惩有核准权。7. 在权限范围内,对员工争议有调解权。8. 在业务范围内对紧急事件有权宜处理权。9. 对在业务范围内紧急事件有权宜处理权。10. 在业务范围内有代表公司与外界有关部门和机构联络的权力。管辖范围:1. 本部所属员工。2. 本部所属办公场所及卫生责任区。3. 本部所属办公用具、设施、设备。岗位描述招聘培训专员岗位名称: 招聘培训专员直接上级: 人事行政部经理本职工作: 招聘和培训工作责任:1. 根据各部门提出的招牌需求,联系合适的招聘渠道,发布招聘信息2. 人员甄
7、选初试、复试的组织、协调3. 应聘人员材料、证件的鉴别、资格审查及管理。4. 办理公司正式员工的社保手续。办理包括签定、续签、解除、终止、变更等情况下的相关劳资手续。5. 建立并适时更新公司人力资源档案(包括员工登记表、身分证、述职记录、绩效考评记录、6. 建立企业的人力资源储备库。7. 员工的岗前培训、考核工作。8. 负责汇总各部门的培训需求,拟定相应的培训计划草案,并上报人事行政9. 部经理。10. 参与制定公司培训手册、培训大纲以及培训工作程序。11. 负责培训师、培训地点、培训时间的落实工作;培训教具、教材的准备、发放工作12. 负责参训员工的考勤管理。13. 培训效果的跟踪工作。14
8、. 其他交办任务。岗位描述薪酬考核专员岗位名称: 薪酬考核专员直接上级: 人事行政部经理本职工作: 薪酬和绩效考核工作责任:1. 协助部门经理进行工作分析和岗位评价2. 薪酬调查,并根据调查结果,向人事行政部经理提出薪酬调整建议,确保薪酬外部、内部、个人公平3. 向员工宣传公司的薪酬政策4. 各部门员工考勤资料的收集、保管5. 月度薪资计算6. 考核指标的计算分解、传递7. 各部门目标书的收集汇总8. 协助各部门目标完成情况之督查9. 考评会议纪要10. 绩效工资统计11. 其他交办任务岗位描述前 台岗位名称: 前台直接上级: 人事行政部经理本职工作: 总机转接和前厅接待工作责任:1. 总机转
9、接2. 来宾接待、通报3. 前厅设施的维护4. 向部门人员提供工作协助和支持5. 其他交办任务岗位描述行政专员岗位名称:行政专员直接上级:人事行政部经理直接下级:小车班司机本职工作:行政与小车班管理工作责任:1. 档案更新、保管及文书制度的执行。2. 公司会议的通知、安排3. 文具、清洁用品、文印和工作衣的采购、发放手续办理、库存保管和统计工作4. 公司复印机、电话、传真机等办公设备的维护和费用统计,手机费用管理。5. 公司对外接待的基础准备工作。6. 车队调度;车辆证照保管和相关手续办理;车队各类成本核算;司机管理7. 协助处理地方政府和社会公益事务。8. 收集整理公司内外的反馈信息及合理化
10、建议。9. 上司交办其他任务岗位描述司机岗位名称:司机直接上级:行政专员本职工作:负责公司车辆的驾驶、维护和保养工作责任:1. 遵守公司规章制度,认真执行工作程序。2. 服从上级指挥和有关人员的监督、检查。 3. 按工作规范要求,服从调度,安全行车。4. 降低油耗,并做好行车记录。5. 保持车辆内外的清洁卫生。6. 严格执行机动车操作规范,按计划对车辆进行保养,保持车辆运行状态良好。7. 例行维修保养车辆。8. 参加交通法规学习和业务培训活动,提高安全意识和业务技能,主动提出合理化建议。9. 树立服务意识,为用车部门和人员提供良好的服务。10. 做好业务记录以及记录的保管或移交工作,做好本岗位
11、的保密工作。11. 其他上司交办任务岗位描述清洁组长岗位名称:清洁组长直接上级:人事行政部经理直接下级:厂区清洁员、办公室清洁员本职工作:办公区、厂区清洁卫生管理、废品回收工作责任:1 划分属下各清洁员的卫生包干区。2 制定检查表,列出各项打扫项目及其评分标准。对各清洁员进行培训,使之了解清扫标准。3 巡视公司各处,对各清洁工包干区域的卫生打扫情况进性评分。4 组织清洁工收集整理各类废旧物资,及其出售。5 得知设备损坏及时保修,确保设施运转良好。6 其他上司交办任务。岗位描述办公室清洁员岗位名称:办公室清洁员直接上级:清洁组长本职工作:公司办公区卫生清扫、保洁、临时杂事处理工作责任:1. 负责
12、公司办公区域的清洁卫生工作。2. 及时清理办公垃圾。3. 清扫公司卫生间。4. 爱护并正确使用工具、设备,节约用水,发现设备损坏及时清洁组长汇报。5. 其他上司交办任务。岗位描述厂区清洁员岗位名称:厂区清洁员直接上级:清洁组长本职工作:厂区公共区域卫生清扫、保洁、临时杂事处理工作责任:1. 按照清洁卫生检查标准完成包干区内的清洁工作2. 负责厂区公区道路、草坪、花圃、停车场的清洁工作。3. 厂区围栏的清洁和维护。4. 厂外周边环境的清理。5. 生产废弃物的清运6. 清扫车间卫生间。7. 爱护并正确使用工具、设备,节约用水,发现设备损坏及时清洁组长汇报。8. 其他上司交办任务。岗位描述保安队长岗
13、位名称: 保安队队长直接上级: 人事行政部经理直接下级: 保安本职工作: 负责公司员工的人身安全、公司财产安全和公司夜间防火安全工作工作责任:1 制订保安队的月度工作计划和工作目标,按周进行分解。2 定保安员安全检查路线,并监督实施。3 主持保安队的工作例会。4 公司安全保卫,预防盗窃、破坏活动。5 对扰乱公司正常工作秩序的行为进行制止。6 对出入公司的人员与车辆进行检查与登记。7 各种突发性、灾害性事件要及时处理、上报,维持秩序,保护现场。8 处理在保安队管辖范围内发生的紧急事件。9 建立公司夜间防火安全档案。10 公司夜间防火安全情况检查,及时发现隐患限期整改。11 与公安机关保持固定的联
14、系。12 提出保安队员的培训需求,并配合人力资源部实施培训。13 接受、处理直接下级呈报的工作合理化建议。领导责任:1 对保安队工作目标和工作计划的完成负责。2 对保安队负责检查的规定的施行情况负责。3 对公司财产安全负责。4 对公司的夜间防火安全负责。主要权力:1 对在业务范围内紧急事件有权宜处理权。2 对公司安全检查发现问题有限期整改权。管辖范围:1 保安队所属员工。2 保安队所属办公场所及卫生责任区。3 保安队所属办公用具、设备、设施、仪器。4 案发现场及涉案人员。岗位描述保安岗位名称:保安直接上级:安保队队长本职工作:公司安全保卫工作工作责任:1 在岗时严守门卫岗位,按规定对出入公司人
15、员及车辆进行盘查、登记。2 执勤时仪表整洁,精神饱满,维护公司形象。3 按公司规定的检查路线进行流动巡逻。4 看护公司区域内的财产。5 及时制止扰乱公司正常工作秩序的行为,维护公司治安环境。6 维持突发性、灾害性事件现场秩序并保护现场。7 认真进行训练,提高业务水平和警惕意识。8 严格遵守安保人员执勤准则,保管相关单据、簿册。9 建立安全保卫、防火工作档案。10 负责公司夜间防火安全检查,并做好记录。11 努力做好本职工作,积极参加培训活动,主动提出合理化建议。12 保守公司秘密。13 定期向保安队长述职。14 完成保安队队长交办的其他工作任务并及时复命。制 度员工招聘管理办法11.0目的为规
16、范公司招聘人才的基本程序、方法和要求,坚持公开、公平、竞争、择优的原则,特制定本规定。2.0招聘申请2 招聘申请2.1 公司人力资源规划、人员编制和人事调整方案是确定岗位招聘的基本依据,人员聘用应控制在编制范围内。空缺岗位原则上优先考虑进行内部提拔和招聘,如现有人员不能满足岗位要求,则由人事行政部提出申请,经总经理批准后进行社会招聘。2.2 各部门在需要补员时,由部门负责人填写招聘申请表,详细说明招聘岗位的工作内容及应聘条件。2.3 招聘申请表经人事行政部汇总审核总经理批准后,统一由人事行政部组织招聘。2.4 人事行政部统一负责招聘及初选工作,用人部门负责复试及专业考核。3.0 内部招聘3 内
17、部招聘内部招聘是从公司现有员工中进行招聘、筛选。3.1 内部招聘由人事行政部负责组织、实施和协调。3.1.1 人事行政部负责内部招聘信息的发布和对应聘人员的统计、汇总和初选,同时进行档案审查。人事行政部档案审查内容包括专业审查、工作经验审查、员工以往在职表现(绩效考核成绩及奖惩记录)审查等。3.1.2 在人事行政部组织下,由用人部门负责进行专业复试考核。专业考核结束后,该用人部门应将考核试题、答案及应聘人员试卷、得分,入选人员名单等送交人事行政部备案。3.1.3 经考核确定合格者,人事行政部组织对该人员的岗位进行调动,若原部门负责人不同意调出又无其他合适人选时,由人事行政部上报总经理,由总经理
18、最终裁定。3.1.4 若申请补员部门和该员工所在部门为同一系统,则由该系统总监最终裁定。3.1.5 内部招聘的岗位有优先录取权,原部门不得强行不放。3.1.6 被调动人应在原部门办理正式离职手续,进行工作移交。3.1.7 被录用人员上岗前需进行上岗培训并与直接上级进行首次述职。4.0外部招聘人员的甄选及录用4 外部招聘人员的甄选及录用4.1 当公司需通过外部招聘来补充所需人员时,人事行政部遵循外部招聘程序进行人员招聘甄选。4.2 人事行政部将批准的招聘申请表根据应聘者的条件进行分类,设计招聘方案,撰写招聘简章并发布招聘信息。招聘简章内容应包括公司简介、招聘岗位、人数、素质要求、报名截止日期、联
19、系方式等,必要时应写明薪资待遇。4.2.1 发布招聘信息时应本着“效率第一,经济合理”的原则,针对不同的人才信息来源,选择不同的渠道进行发布。4.2.2 告知公司员工,以便于他们推荐所认识的、符合要求的人选。4.3 人事行政部应根据招聘岗位的具体要求,选择一种或几种测试方法。招聘录用的测试方法主要有面试、笔试、心理测试法、行为模拟法、个案分析法及工作现场测试法等。人事行政部应建立应聘岗位测试题库,以满足不同岗位的测试需求。4.4 人事行政部对收集的应聘人员(外部)登记表按岗位进行分类,依据所聘岗位要求对应聘人员进行初选,并将初选人员简历、证书复印件及推荐资料等转交用人部门,用人部门负责人签署意
20、见后,由人事行政部通知入选人员面试。4.5 面试甄选测评方案由人事行政部负责设计和实施,用人部门参与专业部分设计,必要时可聘请有关专家对测评方案进行技术指导或委托专业服务机构承担设计和测评工作。面试甄选测评方案一般包括基本素质(智力性的和非智力性的)、知识技能、管理能力、个性倾向等方面。4.6 各项内容的评估结果须以量化方式显示。具体评估内容和方法依据职位重要性和要求确定。4.7 面试测评分为初试和复试:初试对应聘者进行综合素质考查,由人事行政部负责;对初试合格者,进行复试(即专业考核),由用人单位参加,人事行政部配合,初试和复试可根据情况合并进行。4.8 面试的地点应选择在安静无干扰的场所,
21、提前做好场所布置并准备相关资料(面试记录表、应聘者简历等),拟订面试问题,面试问题包括:4.8.1 与工作经历有关的问题。4.8.2 与教育程度及所受培训有关的问题。4.8.3 与工作有关的个人品质、风格、态度、价值观等问题。4.8.4 其他与素质常模和反模有关的问题。4.9 面试主考官负责面试记录表的记录,并将面试意见以如下范例形式作出结论性建议:4.9.1 面试合格,建议在岗位复试。4.9.2 不适合岗位人选,建议考虑岗位人选或存档。4.9.3 不符合要求,建议放弃。4.10 复试由用人部门负责进行。人事行政部将入选的复试人员名单及相关资料转至用人部门,同时通知复试人员参加复试,并在指定时
22、间将复试人员引送用人部门进行专业考核,技术人员还需进行技能测试。考核人应据实填写应聘人员专业考核表的各项内容,尤其是考核结果和考核意见。用人部门应将应聘人员专业考核表、考核试题及答案送达人事行政部,由人事行政部备案。4.11 人事行政部和用人部门依据候选人测评综合结果共同进行甄选,并确定拟录用人选。4.12 员工录用的原则为直接上级提名,隔级上级批准。4.13 若人事行政部对批准的录用人有异议,应向批准人提出质询,若批准人仍坚持己见,则人事行政部经理有就此事投诉的责任和权力。4.14 对于决定录用人员,人事行政部根据与用人部门确定的上岗时间,填写录用通知单(或通过电话)通知员工报到,报到时应携
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