数字化时代财务共享模式下高速公路管理企业的电子会计档案管理.pdf
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1、中国经贸CHINA GLOBAL BUSINESS238 中国经贸 2024年1月下数字化时代是指随着信息技术的快速发展和广泛应用,数字化成为社会经济发展的主要特征和趋势的时代。财务共享模式是指在组织或企业内部或跨组织之间,通过数字化技术和信息系统,实现财务信息的共享和协同处理的一种管理模式。电子会计档案管理是指将传统的纸质会计档案数字化,并通过信息技术和电子化手段进行管理和存储的一种会计档案管理方式。数字化时代优化财务共享模式下的电子会计档案管理,能够提高工作效率、提升数据准确性、实现数据共享与协同、改善决策支持和提高合规性。提升电子会计档案管理成效的瓶颈数据安全水平无法达到标准企业受到技术
2、漏洞和网络攻击的威胁不断增加,这对数据安全构成了严重风险。随着科技的不断发展,黑客攻击和数据泄露等安全事件层出不穷,企业面临着越来越多的网络安全威胁。网络攻击手段日益复杂,企业的网络安全防护措施往往难以完全应对,导致财务数据容易被窃取或破坏,从而造成严重的经济和声誉损失。企业数据安全水平无法达到标准的主要原因是受到技术漏洞和网络攻击的威胁不断增加,以及企业内部安全措施不严和员工行为的不当。为了提高数据安全水平,企业需要加强网络安全防护措施,不断更新和升级安全技术,同时加强对员工的安全意识教育和培训,推行严格的权限管理制度,为企业数据安全提供有力保障。无法彻底摆脱传统纸质档案的桎梏纸质档案与电子
3、会计档案并行的管理模式存在信息冗余的问题。同样的信息需要同时在纸质和电子中存储,导致了不必要的重复工作,增加了管理成本。其次,由于纸质档案的存在,企业在管理中往往难以摆脱传统的流程,限制了电子会计档案管理的流程优化。再者,实施财数字化时代财务共享模式下高速公数字化时代财务共享模式下高速公路管理企业的电子会计档案管理路管理企业的电子会计档案管理 文/魏丽敏务集中管控模式的高速公路管理企业由于归集了多个下属单位,纸质财务会计档案通常无法大批量集中存储,如在临时保管期限内,现有的财务部门临时档案室无法满足大批量的纸质财务会计档案的存储保管等,需要异地存储。这就导致存储和检索纸质会计档案较为繁琐和不便
4、,不利于工作的高效开展。提升电子会计档案管理成效的可行性优化资源配置,缩减管理成本在传统的财务会计档案管理方式下企业通常需要大量的纸质文件和手工记录,导致了大量的人力、时间和物力投入在档案整理、存储和检索上。这些繁琐的工作不仅消耗了大量资源,若管理不严或者主办人员责任心不强,还容易引发人为错误和信息丢失,增加企业的管理成本。通过引入电子会计档案管理系统,企业可以本文以高速公路管理企业为例,针对数字化时代财务共享模式下的电子会计档案管理瓶颈以及可行性展开详细分析,从以“企业”为核心,建立健全制度标准;以“风控”为手段,建立关键环节安全机制;以“数字”为依托,建设数字处理平台几个层面入手,以财务人
5、员、财务会计档案全集中的财务管控模式为研究背景,对财务共享模式下提升电子会计档案管理成效的有效途径进行系统论述,为有效组织和管理企业财务信息、提高财务管理效率和准确性、推动企业高质量发展提供有力支持。区域经济 JAN.2024 CHINA GLOBAL BUSINESS 239 Jan 1 2024CHINA GLOBAL BUSINESS实现会计档案的数字化存储和自动化管理。所有的财务数据和文件都可以以电子形式保存在系统中,便于快速查询和访问,不仅节约了纸张和存储空间的成本,还大幅度减少了人力投入和时间成本,提高工作效率。另外,电子会计档案管理系统还能够提供数据自动备份和安全加密功能,有效保
6、障了会计档案的安全性,减少了数据丢失和信息泄露的风险,降低了企业的风险管理成本。分类管理文档,实现精细化管理企业可以通过电子会计档案管理系统实现文档的分类管理,提高管理精细程度,根据文档的性质和用途进行分类,如财务会计报告、会计账簿、发票凭证等,确保文档被正确归类;按照文档的时间顺序进行分类,建立起历史档案和最新档案,便于追溯和查询;结合部门和责任人划分文档分类,明确每个部门或责任人对文档的管理责任,避免混淆和丢失。通过分类管理,企业能够更好地组织和管理文档,减少冗余和重复文档,节约存储空间,降低存储成本,确保文档的完整性和安全性,避免丢失或泄露重要信息。电子会计档案管理系统还可以设置权限控制
7、,限定不同岗位和人员对文档的访问权限,进一步提高精细程度。利用系统提供的搜索和检索功能,快速找到所需文档,提高查询效率。共享财务数据,强化管理成效通过数据的统计和报表功能,财务数据的实时更新和在线查询,一方面可通过联通财务信息系统深挖财务数据,限定不同岗位和人员对文档的访问权限,为企业管理层、其他业务部门和下属单位等提供以预算科目、会计科目、单位和时间等关键要素生成的如通行费收入、管理成本和人工管理成本等横纵向比对的财务数据分析报表、报告,提升企业整体协作,助力资源的共享和优化,促进企业降本增效。另一方面企业管理层可以深入了解经营情况、资金流动和成本结构,管理层可以基于系统提供的准确、及时的财
8、务数据进行决策分析,更好地把握企业的经营状况和财务风险,做出科学合理的决策,为企业的高质量发展提供有力支持。提升电子会计档案管理成效的有效途径以“企业”为核心,建立健全制度标准明确电子会计档案的地位和重要性,加强各部门的配合与沟通,确保档案管理的责任落实。要明确高速公路管理企业电子会计档案工作中的各项条款,可以按照以下步骤建立适合工作实际的电子会计档案管理办法:第一,明确归档内容和范围。明确需要归档的会计文件、财务报表、合同、发票等财务相关的文档,同时确定其他涉及企业财务管理和决策的重要文档也需要归档。第二,规定移交流程。明确文档的移交流程和责任,规定负责将文档归档的责任人,并要求在移交时填写
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