接待工作流程指引.docx
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1、接待工作流程指引编写部门: 综合部批 准 人: 公司总经理 修订记录生效日期状态 审批人跟进人联系方式接待工作流程指引目录1.目的及适用范围22.主要职责23.关键活动描述24.附件5接待工作流程指引1 目的及适用范围1.1 为进一步加强公司接待工作,提高接待质量,树立公司对外良好形象,推进接待工作规范化、制度化、标准化,结合公司实际,制定本指引。 1.2 本指引适用于公司各部门接待工作。2 主要职责2.1 综合部统筹公司各接待工作:2.1.1 负责编制接待方案2.1.2 负责实施接待方案2.2 相关部门2.2.1 配合接待工作3 关键活动描述3.1 接待前期准备工作3.1.1 来访客人基本信
2、息:所属单位、人数、姓名及职位、到达及返程日期、航班或高铁信息、贵宾厅预定、客人对住宿、饮食等生活习惯的要求及忌讳、来访目的、来访时长、联系人姓名及电话等。3.1.2 接待方人员信息:公司出席的领导,申请部门对接联系人及联系电话。3.1.3 拟定接待方案:接待统筹部门根据来访客人身份、来访时间、目的、意愿和领导的要求等情况,围绕以下内容按时间顺序拟定接待方案:接待标准、迎接地点、食宿地点、用车安排、参观安排、接陪领导、费用预算、是否需要安排照相、翻译、撰写新闻稿等事宜。拟定接待方案后,要及时征询领导或对方联系人意见,适当作出修改。3.1.4 接待前期安排3.1.4.1 参观安排:(1) 提前与
3、参观点对接,落实参观路线、陪同领导。(2) 准备简介资料(3) 安排参观现场电子屏幕显示欢迎词及集团宣传片等3.1.4.2 会晤安排:(1) 根据来访客人的情况,提前与领导预约时间;(2) 落实会晤时间及会议室(3) 按计划通知参加会晤的领导;(4) 如遇临时调整,应及时告知相关领导和其秘书。3.1.4.3 预定安排:(1) 预订车辆、房间及餐饮,落实参观点的安排;(2) 将客人及我司出席领导的详细信息、来访目的一并传阅给接待酒店及参观点对接人;(3) 建立接待工作的微信群,保证接待信息的充分畅通。3.1.4.4 用车安排:(1) 在接待车辆较多的情况下要提前对车辆进行编号;(2) 通过钉钉发
4、起“用车申请”流程,综合部按要求安排车辆。3.1.4.5 房间安排:(1) 通过钉钉发起“酒店预订申请”流程。(2) 提供来访客人名单及相关信息给综合部提前预定;3.1.4.6 饮食安排:(1) 落实用餐人数、用餐地点;(2) 根据来访客人的饮食习惯安排菜单,菜式安排注意口味及荤素搭配,份量适当,不宜过多。(3) 酌情安排酒水等。(4) 接待部门提前制作座位台卡并摆放及用餐摆位图。3.1.4.7 通过3.1.4.84 住宿安排:根据需要以及客人级别合理安排酒店房间;5 用车安排:根据需要以及客人级别合理安排接待车辆,如需集团办行政车队安排车辆,则请线上发起车辆申请流程,行政车队按要求安排车辆。
5、5.1.1 注意:人数较多的接待可以向顺碧楼巴车队申请大巴车,填写楼巴车队专用申请单,由部门负责人签名传真,提前预约。6 参观安排:给物业公司发工作联系单,安排接待专员介绍讲解参观线路。(推荐的参观路线可参阅接待工作之参观路线介绍)7 接陪领导:确认接陪领导的名单、联系式。8 餐饮安排:确认用餐地点;如果有碧桂园集团主席参与的接待,应将就餐的地点安排在碧桂园接待中心,方便主席行程安排。9 会议安排:确认参会人数、人员名单、会议形式及内容;下单预定会议室,确定会议地点;编制会议议程。10 安排照相(如需)10.1.1 3.1.4 行程确认后,将客人及我司出席领导的详细信息传阅给接待酒店及参观点对
6、接人,建立接待工作的微信群,保证接待信息的充分畅通。10.1.2 3.1.3 拟定接待工作安排11 餐饮安排:根据客人的饮食习惯安排菜单,注意口味及荤素搭配,控制预算;根据公司现行的规定使用酒水;提前将用餐摆位图发给酒店,制作座位台卡并摆放。11.1 注:一般情况下,主位是我方最高领导,右手边和左手边分别是客方第一第二领导,接下来是我方第三第四,依次交替安排。如果客方的第一领导职位非常高,可安排客方领导做主位,比如接待马来西亚苏丹,可安排苏丹坐主位,主席坐右手边。12 会议安排:准备会议文字资料及电子资料,电子资料需导入投影设备,以便检查调试;对接会议室接待专员,准备会议排位、投影、电脑、麦克
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