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ZYQEHOP01A0文件控制程序.doc
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1、版本/次更改日期(日/月/年)每次更改描述记录起草审核批准A/02010.2.8首次发布1.目的:建立本公司内、外部文件资料的管理系统,使公司所使用的文件迅速、正确流通,并使法规及时传达给各部门,以确保相关部门能适时获得适当且有效的最新文件或法规。 2.范围:凡公司内经营管理策略及公司相关部门自行研究、开发或客户、供应商提供给本公司生产产品相关文件资料或环保法规均属于(不涵盖人事档案资料)。3.职责:3.1文控中心:为执行文件、资料管理单位,并为本公司外来文件、资料的收、发单位。3.2各部门:负责作业现场经文控中心所分发的文件、资料管制。3.3相关单位:依文件控制程序要求与实施。4.作业程序:
2、4.1基本要求: 4.1.1各部门须设一位文件规范管理人员以便于十分钟内取得文件。4.1.2各单位对管制性文件不得复印,若有需求,提出申请。 4.1.3文控中心每月分发一次文件最新版次目录。 4.1.4文件若有缺页、破损的状况,经该单位主管核准向文控中心提出申请换发,并将旧版一并传回文控中心作废。 4.1.5文控中心须派专人管理,并列入内部稽核的成员,作为全厂文件稽核的人员。 4.1.6各单位文件不足参考时,得协调文控中心申请补发。 4.1.7任何人不得于正式文件上加以标记或书写任何文字、符号。 4.1.8电子档的文件其效力视同分发的文件。 4.1.9环境安全法规资讯由文控中心放置于共享网络上
3、,如有法规变更立即更新公司共享网络上法规资料。 4.1.10各类作废的文件原稿作废后保存期限为一年(记录依记录控制程序中相关规定保存),文件销毁时需经管理者代表核准。4.2文件分四个层次:1) 质量/有害物质过程管理/环境管理/职业健康安全管理手册(以下简称管理手册)(包括方针、目标、有害物质清单、质量(HSF)过程管理体系流程图)为质量/有害物质过程管理体系的原则性和纲领性文件,对覆盖的范围进行了说明,并对质量/有害物质过程管理体系中各过程的相互作用进行了描述。属于一阶文件。2) 程序文件为管理手册的展开和具体化,规定了执行质量/有害物质过程/环境/职业健康安全管理活动的流程及具体办法、控制
4、方法。属于二阶文件。3) 作业/管理指导书、图纸、检验规范、人事行政管理制度、岗位职责等对质量/有害物质过程/环境/职业健康安全目标及各级各岗位职责及具体作业方法进行了具体的规定。属于三阶文件。4) 报告、表格用以记录活动的状态和所达到的结果。属于四阶文件。4.3文件制(修)订作业流程:提出会签核准修订执行教育培训有素分发初核编码4.3.1文件制订权限:一阶文件由管理者代表编制,总经理批准发布;二阶文件由管理者代表组织各相关职能部门编制,相关部门会签,总经理或其授权人审批发布。操作规程、检验规范、工作指引、ECR等作业指导类三、四阶文件由各相关部门编写、审核,涉及到其它部门时需交相关部门会签,
5、并经本部门经理/主管领导批准。岗位职责由相关部门编写,行政部审批,总经理批准。人事/行政管理制度由行政部编写,各相关部门会签审核,总经理批准发布。4.3.2文件修订:各单位主管及执行者,应随时检讨文件的实施效果。若文件不适合或产生疑问时,则向权责部门提出,其他单位对文件内容有意见时,可会同相关部门研讨后由权责部门提出制(修)订/变更文件。其作业流程与4.3.1同。4.3.3版本/版次:一般文件版本/版次:变更的版本/版次以英文字母/数字表示,首次制订为A/0,变更修订时版本次依序为A/1A/4,为避免版次修订次数太多,影响文件真实内容,凡版次经4次修订后,原制订单位可变更版本,发行第B版、C版
6、、依此类推。技术文件(加工要求表、图纸、包装要求)版本/版次:首次制定以LV1.0表示,变更修订时版本次依次为LV1.1、LV1.2LV1.9,凡版次经9次修订后,可变更版本,发行LV2.0、LV3.0(第二版本修订9次以后)依次类推。4.3.4文件提出制(修)订时,应使用文件审查、核准会签记录表,会签部门由文件制(修)订部门勾选,不确定时,经管理者代表确认后勾选.ECN提出需填写工程变更申请单。 4.3.5当ECR有制程上的考虑“制造流程及重要参数变更”物料的影响(直接物料及重要间接物料变更),客户有要求时,则须经客户核准才生效。 4.3.6有关部门若因情况紧急,无法依文件执行时,应提出“临
7、时性工程变更(TECR)”或“特批申请”的申请,其运作流程除不建档外,其余流程同4.3.1。4.3.7文件撰写标准: 1.目的;2.范围;3.职责;4.作业程序;5.参考文件;6.附件或附表。4.3.8文件格式应统一在左上角贴公司LOGO“”,文件内框由文件标题、文件编号、版次、页次和内容组成,文件统一为宋体简体字体,标题字体大小统一按“二号”或“22号”,内容字体统一按“小四号”为标准。4.4文件编码原则:4.4.1文控中心对各部门新制订的文件,依类别给予文件编码及ECR编码,并进行管制作业。4.4.2文件编码原则: 4.4.2.1一阶文件(手册):质量/有害物质过程管理手册(ZY-QMS/
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