企业行政部规范管理实用手册.pdf

企业行政部规范管理实用手册目录01办公用品请购表02办公用品领用表03办公用品领用统计表04收发信件登记表05图书资料借出卡06图书资料借阅登记表07来访出入登记表08接待申请及报告表09每月接待客人汇总表10接待汇报表11文件接收登记表12文件归档登记表13文件印制申请单14档案明细表15（机密）文件保管备查簿16调卷单17阅档催还单18档案调阅单19档案存放位置表20阅档催还单存根21作废档案焚毁清单22用印申请表23印章使用登记表24印章销毁申请表25年度会议实施计划表26会议室使用申请表27会议审核表28会议通告单29主席会议准备表30主席会议情况报告表31会议议程表32会议程序展33会议发言要点记录表34会议进行评估表35会议议案检查表36会议进行检查表37会议未决事项检讨表38员工出勤记录表39员工考勤记录汇总表40月度考勤统计表41员工出勤情况统计表42员工加班申请表43加班费申请单44员工请假申请表45员工特别休假申请表46出差申请单47出差登记单48预支差旅费申请单49差旅费用支付明细表50差旅费用报销表51公司年度出差计划表52公关活动预算申请表53公关活动预算一览表54公关活动费用申请表55公关活动预算与实际花费差异表56危机预警处理表57危机记录分析表58员工值班登记袤59保安日报表60安全检查日报表61巡逻检查到岗记录表62夜间安全巡查记录表63员工外出登记表64来宾出入登记表65物品出公司申请表66安全状况检查表67消防设施、设备检查表68安全事故报告表69车辆登记表70车辆登记卡71公务车行驶记录表72车辆使用状况月报表73违章事故报告表74行驶事故处理报告书75运费申请明细表76派聚单77车辆费用支出月报表78车辆保养修理记录表79车辆保养月报表80行车费用报销表81车辆费用记录表82车辆费用请领单83住宿申请表84宿舍登记表85宿舍分配常请表86住宿人员资料卡87宿舍物品借用登记卡88宿舍卫生评比表89厨房安全检查袤90食堂卫生工作考核表91食堂卫生检查评分表92卫生区域计划表93卫生区域计划表94文化活动安排表办公用品请购表填表时间 年 月日办公用品 名称规格用式 一使方使用 部门本次购买 数量估计 价值上次购买备注时间数量申请部门负责人意见总经理办公室主任意 见总经理意见办公用品领用表部门：4卜月日办公用品名称计划数量实发数量使用方式申领人备注办公用品领用统计表类 别品 名 数目123.12合计备注消 耗 品管 理消 耗口管 理 品部门主管：制表人:收发信件登记表日期发送单 位编号数量密级发往单 位签收图书资料借出卡分类编号:资料名称：购入价格：归还日期：借出时限：借出日期借出人归还签字图书资料借阅登记表年 月日编号书名（刊名）作者出版 单位金额借阅人借出 日期归还 日期备注来访出入登记表来访时间年 月日时 分来宾姓名来宾有效证件 号码来宾单位来宾住址来宾联系 电话来访事由受访者姓名受访者性 别受访者工作部 n受访者职 务受访者签名离开时间时分备注接待申请及报告表年 月日接待申 请接待时间接待对象（企业）接待地点接待理由接待内容接待档次对方来访人数出席接待人 数预算金额申请人其 他接待报 告在何处接待支出额备注：每月接待客人汇总表团 名抵离日期人 数接待单位接待汇皿年 月日被接 待人性别单位接待 人汇报人部门支出 费用接待 时间年 月 日至年 月 日接待各程序完成情况时 间地点接待内容效果接待目的实现的情况：需要落实的工作：工作内容执行人完成时间遗留问题：领导意见：字：年 月 日文件接收登记表收 文字号来文 单位文 别事由附 件收文 日期处 置说明字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号文件归档登记表编号：归档文件名称文件 编号文件 总页数归档 编号归档 存放处保密 等级保管 期限备注：归档 时间送交人接收人修改变更记录修改 日期更改 单号送交人接收人存档变更记录文件印制申请单部门：年 月 日文 件名 称类 别数量公文口表单口转 发文件信件口领导讲话 口其他文件张数（份）速 级密级普通口急件口 特急口秘密 口机密 口绝密印 制种 类 打字 扫描胶印复印张（份）张（份）高 级纸大普 通纸大小小时 间文 件月 日 时分申 请部 n管校对月 日 时分经 办取 件月 日 时分签 收承印部门主管：经办:档案明细表保险库号柜 位号拟存 至日期公 司部 n文 件名 称内 容类 别入库 日期出库 日期收件人 签收日期（机密）文件保管备查簿归 档日 期原 文件 编号内 容摘 要经 办部 门档 号预 定保 存期 限份数备副 本影 本调卷单年 月日类别调卷 部门调卷人文件内 容摘要调阅用 途调阅期 限自 年 月 日起至 年 月 日止计日原收入 编号借出 日期档号归还 日期年 月 日备注保管 人签章核准:主管:调阅人:阅档催还单X同志：您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规 则于X月X日前送还。档 案室年 月日档 号文 号名称借 期送 还期数量备宗册档案调阅单档案名称或收发注 本单一式两联，第一联于案卷退还后由档案室退还调卷入，第二联留存档案 室备查。文号核批调阅人借出 日期年 月日档号及件数还卷 日期年 月 日（经收入 签章）共宗（件）档案存放位置表卷宗 名称卷宗号案卷 目录号案卷目录 名称目录中案卷起止号存放位置搂房 层间档 架（柜）栏阅档催还单存根档 号文 号名称借 期原定 还期数量催单 发出日期宗册作废档案焚毁清单年 月日焚毁档号收文号发文号简由档案起讫年 月核准：监焚：焚毁执行人:用印申请表单位申请日期年 月日用印类别份数文件名称及说明印鉴留存核准申请人印章使用登记表盖 章日 期文件 名称及发文 号印 章类 别盖 章次 数批 准部 门批 准人印章 管理人 及代行 印人备印章销毁申请表事由印章种类报备机关审批印章文字制发日期销毁日期印章管理部 门印章模式印章销毁部 门申请人主管年度会议实施计划表议举办次数举行日期举行时间目的参加者司仪主席事务负责人议事记录黑板记录员出席者参考资料会场分发的资料会前分发的资料会议室使用申请表年 月日日期时间会议名主持人地点人数备注称申请使用部门及单位管理部门及单位名称填表人主管副主管主管副经理会议审核表注意要点查 核 栏开会的目 的本次的会议是否实际需要（是 否只是流于形式的例行会议？有没有其他更好的解决方法）开会的目的是否明确设定要项方 面开会的时机、时间是否恰当开会的场所是否恰当所邀集的与会人员是否恰当开会通知方 面是否对于与会人员确定通知妥身于开会的主旨、议题是否确 实通知与会人员是否事先通知与会人员应当 事先就议题做好准备是否通知与会人员事先备妥 有关的资料会议准备方 面是否事先拟就议题的进行顺 序及时间的分配事前是否应当分发参考资 料？是否已经做了应变的准备是否安排好会议的记录是否必须用幻灯机或录像机 等机械设备会议通告单年 月 日 编号开会部门召集人开会日期年 月日时间开会地点会议内容参加人员拟交费用准备资料备注主席会议准备表会议名称日期地点出席者主办者出席者性格 倾向会议目的希望达成事项情报资料工作步骤时间分配工作分配准备布置费用开支记载事项主席会议情况报告表会议名 称召集部门及主 持人应到人 数实到人 数时间批示地点重要出席人员列席人 数缺席人 数请假人 数会议议程表X X会议议事日程年 月日序号程序主持人时间分配备注会议程序表X X会议程序时间：月日 时 分至 月 日 时分 分地点:出席者姓名：缺席者姓名及理由：备注1.起立、敬礼、宣布开会2.公司理念3.经理致词4.说明议题、议案5.讨论沃尔塔内（质疑应答）6.其他7,决议事项确认8.下一次的讨论事项确认9.主席散会致词10.会议结束、全体起立、敬礼会议发言要点记录表会议时间（）会议名称（）会议地笫冢者）主旨发言要点重要程度主要反对意见：检讨事项：会议进行评估表言目的 1.是否正确把握会议 的目的1.目的2.主题3.前例出席者 2.是否确认过出席名 单1.观点2.性格倾向3.发言习惯会场 3.是否确认会场、日 期1.会场在哪里2.日期3.席位顺序议题 4.是否事先针对议题 加以检讨1.议题2.资料3.检讨发言 5.是否检讨过发言的 时机、内容1.该发言的时机2.误发言的内容3.发言是否精简质询 6.是否检讨过应质询 与被质询的事1.应质询的事情2.时机3.可能被质询的事协助口 7.对主席或协调者的 协调态度如何1.是否协助主席2.是否协助相同立场的 人流程 8.是否很灵敏地抓住 会议的流程击麻娈薇曷跣莪鹿蕉很 鼠确2.对会议的流程是否很幽默 9.是否认识到会议 中，幽默是一张最好的王牌敏感是否能缓和开会中的 气氛是否能引导会议的流 程2.是否能适度幽默地发3.是否错失了幽默发言 的时机备注:会议议案检查表主题：1.现状2.问题点为何3.改善点在哪里4.改善议案为何5.改善的效果6.改善的问题点7.执行时间8.所需费用9.所需人员10.是否有前例11.其他公司的例子12.附注资料会议进行检查表口1.是否严守准时开会、准时散会 2.议题的主题说明是否精简口 3.是否告知出席者会议进行程序，并请求协助口 4.就讨论题目是否公平地接受质疑口 5.是否强迫某特定人员发言口 6.是否批评某人的发言口 7.发言者是否有自现自夸的倾向口 8.是否有感情用事的发言倾向口 9.是否有特定某人独自发言的情况口 10.是否很多闲谈、私语的情形口 11.是否有人自始至终保持沉默口 12.是否能在既定时间内做出一个结论口 13.在既定时间内没有结论时，是否有处理方式口 14.意见对峙时，是否有解决对策口 15.是否注意尊重少数人的意见备注：会议未决事项检讨表月 日 未决事项检讨:内容说 明提议者处 理资料:员工出勤记录表月份：班别：页次：编姓类12345.合号 1名牌计茄2至制3毡茄4毡常5更制6里箭7毡茄注本表格视各单位人数多少可合并若干页使用。员工考勤记录汇总表X X年度姓名：编号:出勤休假事假 病假公假婚假丧假迟到早退旷工 公出天数天数天数天数天数天数天数天数天数天数 天数1月2月3月4月5月6月7月出勤休假事假病假公假 婚假丧假迟到早退旷工 公出天数天数天数天数天数天数天数天数天数天数 天数8月9月10月11月12月合计考勤员:月度考勤统计表序号姓出勤天假类天数迟到早出差天备治名数退数填写要点：1.出勤天数依据员工考勤表统计；2.假类指病假、事假、公假、婚丧假、休假等;3.迟到早退以次数计；4.备注主要填写未尽事项。本表以单页形式使用，由行政助理统计填写。员工出勤情况统计表单位名称：部门名称：填表日期：年 月新进入、数应到人 数未到人 数辞职人 数实到人 数部门姓名加班时间事由起迄时数填表人：审核人:总计备注员工加班申请表总经理:主管:年 月日填表：加班费申请单总经理:日期姓 名工作 内容 及地 点实际加班时间加班 费误餐 费月日起迄时 数累计审核:填表:员工请假申请表单位名称:部门名称:填表日期:年 月日姓名岗位代理人职务上次请假时间请假时间请假原因病假病假口工伤事假口会友 口修屋 口选居 口家有喜事 口家属有病其他婚丧 产假本人结婚 口子女结婚 口祖父母丧 口父母丧口配偶丧 口产假申请人签字部门意见上级主管意 见代理人签字备注员工特别休假申请表填表日期：年 月日单位名称部门名称姓名岗位休假期间年 月日至 年 月日，共计 天职务代理人职务代理说明报到或到职 日期全年特别休假 天数已休特别休假 天数填表人：审核人:尚余休假天数部门意见人力资源部门 意见领导意见出差申请单部门名称:申请人姓名申请人 工作部 门申请人 职务职务 代理人出差事由出差日期自年 月日 时起至年 月日时止，出差地点洪入预支差旅费万千百备注拾兀螫填表日期：年 月日出差登记单务派遣部门出差部门出差人姓出差人职出差事由备差地点预计出差 时 间自年 月日时实际出 差、销差 时间自年 月 日时量程年 月日时量程年 月日时交通工具返回是否延期是口否麴原因派遣部门主管核章出差部门主管核章工作代理 人签章总经理核 准签章直接主管部门主管部门主管行政部门出差登记派遣部门销差签章行政部门销差登记经办人主管直接主管部门主管经办人主管预支差旅费申请单出差人姓名拟搭乘交通工具种 类出差地点出差事由拟出差日期自年 月日时启程至年 月日时返回拟预支金额人民币（大写）申请人签章差旅费用支付明细表出差人姓 名出差日期自年 月 日时启程至 年 月日时返回出差地点出差事由核付金额费用项目日期起止时间金 额交通费膳食费住宿费杂费合计差旅费用报销表填表日期：年 月日出差人姓 名出差人职务实际出差日 期自年 月日时 启程至 年 月 日时返回出差事由单据张单据总的金额费用项目日期起止时间金 额交通费膳食费住宿费杂费合计备注公司年度出差计划表季 度上旬中旬下旬合计第一季 度1月2月3月小计第二季 度4月5月6月小计第三季 度7月8月9月制表人:小计第四季 度10月11月12月小计总计主管人:经理人:制表日期：年 月日公关活动预算申请表预算编名称用途说明单价数量申请金等额23456木匕示公关活动预算一览表预算编号预算项目预算方法另行考虑因素1公关接待2奖金3公关会议4员工福利5公关设施公关活动费用申请表年 月日费用 类别凭证申请 部门核准权限申请事 由及说 明1000 元 以下5000 元 以下10000元 以下公关活动预算与实际花费差异表活动名称：开展日期：接待费用预算实际差额会议成本预算实际差额人工成本预算实际差额媒体费用预算实际差额基础设备-预算实际差额些侣预算实际差额活动经费预算实际差额危机预警处理表编号：时间：危机征兆预警分析危机处理机 构名称：联系方式：负责人：成员：警戒程度危机处理对 策危机记录分析表年 月日案件日期重要 度报告、联络、协商内 容处理对策确认填表人:员工值班登记表值班部值班人值班负责值班情值班人员名单数 人 况当班时间月 日时分 至 月日时 分接班时间月日时分至 月 日时分上班责任人签当班责任人签名交艳青况当班执勤记录来访接待及处来电/喙及处人员遇记录物品出入记录安全消防记录其他说明交班时间月日时 分当班 责任人下班 责任人交接情况备注：保安日报表年 月日次数12345678签名内勤外勤车辆进出状况外来车辆车号如厂日期事由本公司车辆号J1f车E号局厂时间口厂时间安全异常 事项报告上午：下午：夜间：安全检查日报表年 月日第 号厂区内巡逻检查情况办公楼内检查情况员工宿舍检查情况餐厅检查情况安全通道检查情况车辆检查情况消防检查情况其他填表人：制表人:巡逻检查到岗记录表年度：月份：岗位名称：日期白班值班时间夜班值班时间值班及检查人员签到值班及检查人员签到时间签字时间签字时间签字时间签字时间签字时间签字夜间安全巡查记录表年 月日保安:巡查区域楼层巡查时间巡查记录制表人:员工外出登记表日期部门职级姓名预定外出时间外出 原因部门主管 签章备注自 时分起至时分止自 时分起至时分止自 时分起至时 分止自 时分起至时分止自 时分起至时分止自 时分起至时 分止自 时分起至时 分止自 时分起至时分止自 时分起至时 分止来宾出入登记表厂序 号时间单位姓名身份证 号码事由被访者 姓名备注入出厂物品出公司申请表申请部门：年 月日编号：名称规格单位数量备注注物品出公司需要进行申请方可，申请表一般一式两联，第一联留给申请部门存放以便以后进行查询,第二联则交给仓管部换发正式的物品出厂证。主管部门负责人经办人安全状况检查表检验项待改善事项其他备注复检消得口无法使用 口道路阻塞灭火器失效 口走道阻塞 口走道战度塞 口脏乱门口阻塞 口损坏窗口损坏 口不洁地板口损坏 口不洁厂房口破损 口漏水楼梯口损坏 口漏水 口损坏厕所口脏臭 口漏水 口损坏办公桌口损坏 口不洁擅作桌口损坏 口不洁餐厅桌口损坏 口不洁芦房四口脏乱 口废弃未用周般机口保养不良 口基础松动詈压线口基础不稳 口保养不良插座开口损坏 口不安全卷线口损坏给水口漏水 口排水不良仓库凌乱 口防火防盗不良废料未处理口放置凌乱其他消防设施、设备检查表区域楼层123456.报警控制箱烟感器消火栓防火防烟门疏散通道安全出口指示 灯喷淋 灭火 系统水流报警 箱楼层供水 阀喷头警铃消防广播电视监控系统灭火器疏散路线图备注主管：检验员：检查人：检查时间:注 没有问题则打“M”，有问题则要记录下来。安全事故报告表报告日期报告部门报告人事故发生时 间事故发生部 n事故发生地 点处理部门处理负责人处理耗用时 间事故内容：事故原因：事故状况：处理方式：处理结果：相关建议：备注：车辆登记卡车牌号类另u车身号车型发动机号购买日期初检日期使用人复检记录保险记录保险公司保险证号保险期间保险内容保养记录日期保养项目保养厂家金额车辆登记卡车牌号类另4车身号车型发动机号购买日期初检日期使用人复检记录保险记录保险公司保险证号保险期间保险内容保养记录日期保养项目保养厂家金额公务车行驶记录表月/日事由地点时间里程（表数）使用 单位核准起时止时起止合计(km)(km)(km)车辆使用状况月报表车号类另U驾驶人行驶里程汽油费保养修 理事故次 数小 客大 客小 货大货本月累计本月累计本月累计本月累 计制表人:违章事故报告表所属部门驾驶人 姓名车名登记号码违规、事故 发生时间年 月日时分左右、天 气同行者姓 名违规、事故 发生地点车名姓名年龄单位方登记号 码联络 处电话上班 地点违规事故 情况说明草图说明损害程度（罚款金 额）我方对方检讨书车辆管理者 意见备注制表人：制表日期：年 月日运费申请明细表日期摘票车别台数货运号车号起止时 间发票号 码送货单 号码制表人：制表日期：年 月日派车单制表日期：年 月日申请单位需车时间年 月日时需车类型预计返回分年 月 日时需车事由地点载物品名及规格分 数富出入时间年 月 日 时 分出 r守卫签章年 月 日 时 分入 r制表人:制表人:车辆费用支出月报表制表日期：年 月日保险 费修理保养费过桥费汽油费上月里程本月里程行驶里数本月总费用每公里费用每公里汽油 费合计：合计：合计：合计：备注：日L期金 额经手 人日期金 额经手 人日期金 额经 手 人日期金额经手人车辆保养修理记录表车型牌号引擎号公司编号使用地 区主要使用人驾驶 人保养修理记录年项目费用保养前 里程表 数经手人（签 字）主管（签 字）月日合计本月费用汽油金额保养金 额修理金额总计车辆保养月报表月份车型牌号保养责任者负责人日期备1234567831行车费用报销表司机姓所属部门车牌号殿支期年 月 日至 年 月车型间项目日单据张 数金额（单据粘贴处）小计主管签字：领款人签字：车辆费用记录表车型牌号：驾驶人：日 期汽油费保险费修理保养 费备注月日车辆费用请领单年 月日核准人:起讫 时间月 日至月 日共天费用 种类口汽油费 口保险费 口维修费 其他单据 及张 数申请金额申请 事由合计 金额证明人:经手人:住宿申请表本人填写姓名性别部门入厂时 间取务职称现住址籍贯身份证号 码健康状 况住宿理 由总务：主管：申请人：总务填 写宿舍地址宿舍编 号宿舍长入住时 间准备事 项宿舍登记表年 月 日页次_号床 位123456宿舍分配申请表申请日期：年 月日姓 名性别服务部 门职称进公司日 期现在住所起讫地 点单程公里 数预定使用时 间年 月日起实际使用时间申请分配理由:总务科意见：主管部门意见：总经理财务单位管理单位主管单位住宿人员资料卡编号:姓名性别室号出生年月单位（部 门）到职日期入住日期最高学历籍贯家庭信息父亲姓 名关系电话地址母亲姓 名关系电话地址配偶姓 名关系电话地址其他关系电话地址紧急联络 人姓名关系电话地址参加社团宗教信 仰兴趣考核记录宿舍物品借用登记卡借用日期：年 月日 借用人:物品名称借用数量归还数量棉被蚊帐衣橱锁、钥匙枕头拖鞋席子扫帚拖把盆鞋柜宿舍卫生评比表地面衣柜桌门窗床面床下 墙壁毛巾摆放房间 整理其他总分 名次厨房安全检查表岗位检查内容检查情况备注加工间水电气关闭机械关闭冰箱、冷库运转消防器具定位门窗关闭切配间水电关闭机械关闭冰箱、冷库运转消防器具定位门窗关闭炉灶间水电气关闭蒸汽锅关闭冰箱、冷库运转消防器具定位门窗关闭消毒间水电关闭消毒柜等设备 关闭消防器具定位门窗关闭食堂卫生工作考核表项目标 准分数得分备注不锈钢光亮、无油迹、无异味、无指纹、分类 叠放餐具清洁卫生、不变形、无异味筷子无破损、无油迹、无异味、堆放整齐毛巾无破损、无污迹、洗烫平整、无异味、堆放整齐工作柜无破损、柜内清洁、物品堆放整齐合理、不放私人物品、柜门关闭正常抽屉无破损、抽拉灵活，抽屉内物品摆放整 齐合理，不放私人物品桌子无破损、无晃动、清洁椅子不晃动、光亮无尘、无油迹杂屑、清洁 卫生门无脱漆、无污迹、无灰尘、光亮清洁窗无污迹、无灰尘、光亮无蜘蛛网墙无污迹、无吊灰、无蜘蛛网、无破损电灯灯罩、灯架清洁、无油灰、无蜘蛛网、光亮玻璃器皿光亮透明、无油迹、无指纹、无破损各类用具清洁干净、分类放置食堂卫生检查评分表项目具体项目评分具体项目评分食品 卫生30 分四不制度2留验制度4售饭工具7消毒2主副食卫生6半成、品成品分开5用具生熟分开2其他2生理卫生20 分穿戴整齐3穿戴干净5头发指甲4抽烟4上厕所挽裙袖2其他2操作间卫生 50分地面内壁10门、窗、天窗10锅灶5各种池子5上水管、下水管6抽烟机、电扇5暖气片管6其他3仓库卫生10 分地面、墙壁、门窗3容器货架2冰箱1有毒物品1布局1老鼠、蜂螂等2机械及炊具 卫生50分主食机械4副食机械2公用机械3烤箱1各种板车3保温车3桶车1桶、盆、筐7盆、碗、碟1铲、勺1案板4屉、帽、盖、屉12货架桌案2布局3其他2续表姓名日期食堂环境卫 生30分地面墙壁表面8门窗、玻璃4饭台桌凳5洗碗池1饭厅内不妨它物3暖气设施2垃圾5其他2公用房卫生 10分男更衣室2女更衣室2浴室1办公室1厕所1其他用房3卫生区域计划表清洁工作安排表月日至月日 页 次清洁 项目考核日期清洁 项目考核文化活动安排表年 月日次序项目内容时间长度开始、结束时间实施人基本要 求备注第一 项第二 项第三 项第四 项第五 项第六 项第七 项第八 项第九 项第十 项