Word2013解决方案等长篇文档排版教程.docx

Word长篇文档排版1引言1 引言在写作长篇文档的时候，经常需要根据特定的格式要求对文档进行排版，使文章更加的规范、整洁、美观。Word是广为使用的文档排版软件，使用Word能够对文章进行专业排版，并且操作简单，易于使用。在实际排版使用中，有一套较为实用的排版流程，现总结成文，同时以Word2013为基础，对Word长篇文档排版中经常遇到的问题加以说明。Word长篇文档排版的一般步骤为：1、设置页面布局；2、设置文档中将要使用的样式；3、制作各章标题；4、设置页眉页脚；5、正文中图片、表格和公式的自动编号及正文引用；6、参考文献的标注及引用。 152设置页面布局2 设置页面布局2.1 基本设置文档的页面页面布局是排版的第一步，利用它可以规范文档在使用哪种幅面的纸张，文档的书写范围，装订线等信息，设置文档的页面布局在Word2013的【页面布局】选项卡，如图 21。在图中1区可以分别设置页边距等信息，需要更详细的设置单击2区的右下箭头，打开【页面设置】详细对话框，如图 22。图 21 设置文档的页面布局 图 22 页面设置常用选项【页边距】选项卡中，可以根据需要设置上下左右边距及装订线位置，页边距各参数的含义如图 23，【纸张】选项卡中可以设置页面纸张类型，一般选“A4”即可，【版式】选项卡可以设置有关节的相关信息及页眉页脚的布局。图 23 页边距各参数含义2.2 让文字更清晰长篇文档一般很多文字，年纪大的人阅读起来比较吃力，为使用文字更清晰，一般采用增大字号的方法，但效果并不理想，其实在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰，具体步骤如图图 24。图 24 设置文档网络让文字更清晰3定义文档中将要使用的样式 3 定义文档中将要使用的样式样式是文档中文字的呈现风格，通过定义常用样式，可以使相同类型的文字呈现风格高度统一，同时可以对文字快速套用样式，简化排版工作，而且，Word中许多自动化功能（如目录）都需要使用样式功能。对于常用的样式，还可以先定义到一个模板文件中，创建属于自己的风格，以后只需基于该模板新建文档，就不需要重新定义样式，让写作者更关注文档内容本身。3.1 样式的设置Word2013中已经定义了大量样式，一般在使用中只需要对预定义样式进行适当修改即可满足需求。样式的设置方法为，【开始】选项卡中，在需要修改的样式名上【右键】|【修改】，即可进入修改样式对话框，如图 31。在修改样式对话框中，可以修改样式名称，样式基准等，单击左下角的格式，可以定义该样式的字体段落等格式，常用的设置如图中序号所标，可以根据具体要求进行适当修改，其中，可以为某样式设置快捷键，以后只需要选中文字并按快捷键即可快速套用样式。需要指出的是，“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。另外，尽量利用Word内置样式，尤其是标题样式，可使相关功能（如目录）更简单。图 31修改样式3.2 样式的保存与载入所有常用的样式定义好以后，为避免以重复工作，可以将样式保存起来，一般的方法是保存到模板，方法为【文件】|【另存为】|文件类型选择“Word模板(*.dotx)”，重命名为一个自己熟悉的名字保存到适当位置。以后要使用这个模板，只需要双击该模板文件，即可基于该模板快速建立一个新文档，并且可以使用之前定义的相关样式。4制作各章标题及页眉页脚4 制作各章标题及页眉页脚4.1 带编号的多级标题一般论文等长篇文档需要在各章节前加上编号，形如本文档标题结构，定义章节编号的功能可通过【开始】|【段落】面板中的按钮|【定义新的多级列表】打开定义新的多级列表对话框，如图 41。1、在1处单击“更多”按钮，展开右侧面板；2、在2处选中级别1；3、在3处设置级别的编号样式；4、在4处设置编号的对齐方式；5、在5处设置级别1链接的样式为标题1；6、类似设置好级别2，级别3等，一般到级别3即可，这样就能在开始面板上看到如图 42中定义好的带编号的多级标题，以后，只需要对标题文字应用相应的标题样式，即可自动编号。图 41定义新多级列表图 42 带编号的多级标题样式小技巧：有的论文要求一级标题为“第一章”，二级标题为“1.1”，这个可以在定义多级编号的时候，选择编号样式为“一，二，”即可，但会出现图片题注中出现“一.1”这样的别扭显示，一般的作法是在定义多级编号的时候仍然选择“1，2”样式，并在标题1样式中将前面的编号设置为隐藏文字，然后手动敲上去第一章等字样，可解决此问题。4.2 利用定义好的多级标题生成目录很简单，【引用】|【目录】|【自定义目录】，打开目录对话框，如图 43。图 43目录在1处可以设置目录中显示的级别，一般选择3，另外，如果要自定义目录中文字的格式，可在2处单击【修改】，即可进行相应的修改。标题有变化时，只需要在生成的目录上【右键】|【更新目录】即可。5定义页眉和页脚5 定义页眉和页脚5.1 为各章分节分节为页眉页脚的基础，有关页眉页脚的要求一般都要先通过分节才能实现，如奇偶页不同等，同时，分节也是很多其它操作的基础，如纵向版面与横向版面混排。分节符的插入在【页面布局】|【分隔符】|点击相应的分节符即可。此处顺便说一下纵向版面与横向版面混排的问题，有的图片或表格可能太大，无法在纵向版面中放下，需要临时切换成横向版面，操作过程如下：1）在该片面前后各插入一个分节符，2）在页面设置中设置该页版面为横向即可。5.2 插入页眉和页脚然后回到文档开始（快捷键Ctrl+Home）【插入】|【页眉】，出现【设计】选项卡，第一页一般不需要页眉，直接点击【下一节】，先点击【链接到上一条页眉】，取消选中，避免修改后第一节页眉跟着修改。下面以页眉中插入章标题为例进行说明。在页眉中，点击【引用】|【交叉引用】，出现交叉引用对话框，如图 51。1处引用类型中选标题，2处引用内容中选标题文字，3处选中页眉所在章节，4处点击插入即可，然后跟正文一样设置页眉的格式，对齐方式等。如果要在页眉中加入其它内容，如页码或其它文字等，方法与上述一致，善用交叉引用即可。图 51通过交叉引用在页眉中加入章标题在插入页眉的时候，有的页面不需要页眉，即可删掉了还是会在页面处增加一条横线，实际是为页眉文字加了一条下边框，虽然删除了文字，段落符号还在，所以横线还在，去除的方法就是：1、选中页眉中的段落标记，【开始】|【边框与底纹】2、在打开的边框与底纹对话框中，去掉下边框即可。插入页脚的方法与页眉类型，只要注意，要先取消【链接到前一条页脚】再进行修改，以免影响前一节页脚的内容。另外，插入页码的时候，要选中页码文字|【设置页码格式】，如图 52。在1处设置为起始页码，2处设置为1。图 52设置页码格式6图片、表格和公式的编号及引用6 图片、表格和公式的编号及引用6.1 图片与表格的编号及引用在Word2013中，图片与表格的编号及引用比较简单，主要利用题注，交叉引用即可。因为图片与表格类似，区别就是表格题注在表格上面，图片题注在图片下面，这个可以在插入题注的时候选择，所以，在此以图片为例。插入图片的一般过程如下：1、【插入】|【图片】，选中需要插入的图片；2、右键单击图片|【插入题注】，弹出题注对话框，如图 61。在1处新建标签，如“图”，在2处设置编号，如需要在编号中加入段落编号，勾选相应选项即可，在3处输入图名。图 61插入图片题注3、在需要引用图编号的地方，【插入】|【交叉引用】，引用类型选择图，引用内容选择标签和编号，插入即可完成引用。表格类似，在此不再赘述。6.2 公式的插入、编号及引用公式的插入一般利用MathType工具，虽然Word2013中内置了公式编辑器，远没有MathType方便。插入公式可选择【MathType】|【Inline】，弹出公式编辑器，在该编辑器中编辑好公式后关闭编辑器，即可将公式返回Word。一般论文中对公式的排版要求是公式单行居中，公式编号居右，当然，可以加大量的空格及手工调整实现，不过Word显然提供了更好的工具，那就是制表位。要使用制表位，先通过【视图】|勾选【标尺】，将标尺显示出来（如图 62），然后单击1处图标变成居中制表位，再在2处适当位置单击添加一个居中制表位，类似的添加一个居右制表位。图 62 插入制表位为公式添加编号，需要先规范编号的格式，本文以公式编号中需包含章节号为例，如果不需要包含章节号更简单，此处不再赘述。【MathType】|【Insert Number】下拉按钮|【Format】，弹出如图 63对话框，在1处定义是否包含章编号及格式，2处定义此格式应用于整个文档。章编号对应于Chapter Number，勾选即可。但这里的章编号并不是Word里面的章编号，而且MathType的章编号，可以通过控制【MathType】|【Chapter&Sections】|【Insert Break】添加章编号，如图 64。图 63 公式编号格式化图 64 插入公式章编号这样就定义了公式的编号格式，接下来，将光标移动到公式右侧，【MathType】|【Insert Number】，即可插入公式编号。利用之前定义的制表位，在公式前单击Tab键，公式即可居中，在编号前单击Tab键，编号即可居右。同时，为了保存制表位的设置，使每个公式位置相同，可将公式段落定义为新的样式，保存到模板中。定义完成的效果如式： (6.1)引用公式时，只需在引用的位置，【MathType】|【Insert Reference】，然后双击要引用的公式编号即可。Error! Reference source not found.Error! Reference source not found.7 参考文献的编号与引用一般论文都要引用一定数量的参考文献，标注参考文献的方法比较多，很多人推荐用尾注或脚注的方法，虽然比较麻烦，不失为一个好方法，此处增加一条删除脚注横线的方法：【视图】|【普通视图】|【引用】|【显示备注】|【查看脚注】|【脚注分隔符、脚注延续分隔符】，删除即可。使用脚注或尾注的方法自动化程度高，但可定义性小，很多时候无法满足需要。其实有一种简单些的方法，依然是利用交叉引用。1、新建一页，并插入分节符，作为参考文献列表页；2、【开始】|【定义新编号格式】，弹出定义新编号格式对话框，如Error! Reference source not found.。在1处选择编号样式，2处编号前后输入中括号，或按要求输入其它符号。3、在编号后输入参考文献的相关信息。4、在需要插入参考文献编号的位置，【引用】|【交叉引用】，引用类型选择编号项，引用内容选择段落编号，即可插入，如果需要以上标形式标出，选中序号，进行相应的编辑。