办公设备管理办法.doc

办公设备管理办法1. 目的为规范公司办公设备的需求、调配、使用、保管、维护和报废管理，以提高公司办公设备使用效率，有效控制费用，特制定本办法。 2. 适用范围本办法适用于公司办公设备的使用管理。3. 职责3.1 资材部负责设备的统一采购、行政部负责设备的使用管理、监督检查。3.2 各部门严格按照本制度请购、使用办公设备。 4. 管理办法4.1定义4.1.1 办公设备包括计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、一体机、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。4.1.2 办公设备周边产品包括硒鼓、墨盒、灌粉、移动硬盘、外置刻录光驱、刻录碟片、U 盘，USB 延长线、网线、电话线、打印耗材等。4.2办公设备请购各部门于每月30日之前填写办公设备需求计划表，经本部门主管审核、分管领导签批后（金额超过2000元需报总经理审批）交行政部，行政部汇总并填写办公用品请购单，经分管领导审批后交由资材部统一采购。4.3办公设备验收、入库采购回来的办公设备须办理验收、入库手续，行政部及设备管理人员负责办公设备质量的验收、型号的校对等。验收 合格后，行政库管填写入库单入库。 4.4办公设备领用4.4.1 计算机等办公设备专用于员工办公使用，不得挪于非工作之外其它用途。员工领用、配置标准依照不同岗位及用途申请设备配置要求。领用设备需员工本人填写办公用品（设备）领用单。 4.4.2 如部门使用而非员工个人使用的办公设备（如传真机），由部门内勤填写办公用品（设备）领用单，并负责日常管理。 4.4.3 涉及各部门共同使用的办公设备（如公共打印机），由行政部领用并负责日常维护与保养，相关部门监督使用。4.5 办公设备使用与保养 4.5.1 计算机及附属设备由使用人负责保管，除网络工程师外，任何人不得私自拆开计算机及附属设 备、更换配置、随意搬离办公地点。若出现人事变动（调岗、离职等），需与行政部办理交接手续。 4.5.2 计算机使用人要负责其设备始终处于整洁、无灰尘的状态。4.5.3 在工作时间内不得做与工作无关事情，禁止在计算机上安装各种游戏。违反者按公司奖惩管理制度执行，行政部对上述违纪现象须作定期或不定期抽查，并对违纪行为作出相关处罚。 4.5.4 接收E-MAIL时，须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后，才能打开邮件以免带入病毒影响公司计算机网络。 4.5.5 禁止私自更改计算机的IP地址，以免影响网络上其他计算机的正常工作。 4.5.6 电脑使用人应设置个人密码，遵守公司的保密规定，电脑信息属公司机密，不得向公司外部人员泄露。4.5.7 电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，照原价3倍进行赔偿。4.5.8 计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份，重要文件资料可以备份到C盘以外的盘符。如有特殊要求，可以把季度或年度的资料汇总做成光盘作永久性保存。 4.6 办公设备的维修及报废 4.6.1 计算机及附设备的维修：办公设备使用者在使用过程中出现软、硬件问题时，需联系网络工程师确认设备故障原因。若为软件问题，将在一个工作日内完成维修；若为硬件问题，将在五个工作日内完成维修（特殊情况除外）。如需要外部维修并涉及维修费用，则按以下审批权限执行。 4.6.2 维修需产生费用时，由使用者填写维修申请单，经网络工程师签批、部门主管及行政部主管审批后进行维修。如因人为损坏设备而产生的费用，经部门主管确认后，费用由责任人承担。 4.6.3 设备由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的，设备使用人或设备日常管理人须填写办公设备报废申请单，交部门主管审核、网络管理人员审查，按审批权限报相关领导批准后，将报废办公设备移交公司行政部处理。 附表1：办公用品（设备）需求计划表申请部门： 日期： 年 月 日物品名称规格型号单位数 量用 途备 注申请人签 名部门主管意 见分管领导意 见 附表2：办公用品（设备）请购单请购人： 日期： 年 月 日 物品名称规格型号单位数 量估价用 途备注总计金额部 门主管意见行 政 部主管意见财 务 部主管意见分管领导审批意见总 裁审批意见 附表3： 办公用品（设备）领用单申请部门： 日期： 年 月 日物品名称规格型号单位数 量用 途备 注申请人签 名部门主管意 见行政库管意 见行政主管意 见分管领导意 见附表4：办公设备报废申请单申请人购入日期使用部门设备编号序号物品名称型号及规格数量报废原因网络管理员意见： 部门主管意见：行政部主管意见： 分管领导意见：办公设备使用登记表序号设备名称使用人签字所在部门借出时间用途归还人签字归还时间是否完好备注