西软酒店管理系统前台收银系统使用手册.doc

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西软酒店管理系统前台收银系统使用手册

前台收银系统使用说明 1
第一节 帐务处理 2
一、前台帐务 2
(二)、怎样查找—客人的帐务(主要有二种方式) 2
(三)、有关客人的帐务信息 3
（四）、功能按钮 5
二、前台团队帐务处理 14
三、宾馆工作帐 16
四、应收帐务 17
(一)、新建应收帐 17
(二)、查找应收帐 17
(三)、修改应收帐 18
(四)、应收帐务处理 18
第二节 其它操作 18
（一）、催帐报表 19
（二）、交班报表 20
前台收银系统使用说明
FOXHIS前台收银系统主要由帐务处理 、其他业务、交班报表、信息查询、报表系统等部分组成。前台收银系统的主窗口如图（1-1）
主菜单
下拉菜单
快捷图标
当前操作员及日期

第一节 帐务处理
一、前台帐务
选择”帐务处理”à”前台帐务” ，屏幕弹出宾客列表窗口（如图1-1）。
（一）、前台帐务的介绍，我们的系统把酒店的前台帐务分成以下几种
1、 房间帐，指需要住店客人自付的费用，如散客的费用，团队成员自负的杂费等
2、 团队、会议的公付帐务，因为对于团队来说它的费用一般分成两种a、由团队统一支付的费用如个房费、餐费、会议室的租金等，称为公付帐。b、各个房间发生的杂费如房间的电话费、客人的购物费等，称为自付费用，自付费用归在（1、房间帐）里面。
3、 宾馆工作帐，顾名思义就是宾馆为了工作需要，或财务审计为了帐务上的特殊处理的需要而设立的帐户，称为宾馆工作帐。如酒店有一项非住店客人的停车费要录入电脑系统，就可以在宾馆帐里录入，又如财务的审计审核出前天的报表数据有错，因为报表一经生成后就不能再修改了，所以就可已在宾馆帐里输入数据进行调整，保证报表的累计数是正确的。
在这个窗口我们根据帐务的不同分成4种
a、散客&的成员（1）
b、团队主单（2）
c、会议主单（3）
d、宾馆工作帐（4）
(二)、怎样查找—客人的帐务(主要有二种方式)
 1、方法一：在图（1-1）中， 逐个找到客人的记录，双击就可以进入客人的帐务了。
功能按钮
标题栏

图（1-2）
在这个窗口系统默认以房号顺序排列，如果想改变排序方式，单击标题栏中的任一项目就可以改变列表的排列方式。在列表窗口中，拖动右边的滚动条可以对屏幕翻页。单击右边功能按钮中的‘Q.查询’（快捷方式-空格键或直接按字母（Q）也可以），系统会弹出另一窗口（如图1-3），输入相关的条件按回车键或点击确定按钮可以快速定位到客人帐务。一般情况下，我们总是通过输入相应的房号进入客人帐务，这也是系统推荐的进入宾客帐务的方法；

图1-3
2、方法二：如你正在处理一个客人的帐务，此时如需处理另一宾客帐，则直接按Enter回车键，屏幕将弹出一查询窗口（如图1-4），可以输入房号或帐号而直接切换到另一个宾客帐务。当然在这里你要根据实际的情况，选择主单类别和主单状态。系统默认的类别是“房间帐”，默认的状态是“在住”，支持对姓名和单位的模糊查找功能。第二种方法为在进行帐务处理时，几个宾客帐间切换提供了方便；

图1-4
(三)、有关客人的帐务信息
在进入了客人帐务以后，系统如图(1-2)所示，它主要分为三个区：
有下拉菜单可选

图（1-5）
●A区：登记的客人信息，主要包括帐号(帐号后I-主单状态在住)，其它状态详见附录，主单标志、客人姓名、房价等信息，这些信息是由接待员录入的。
●B区：帐务分类汇总显示。如果房间住两人以上这里还可以分不同的客人显示各自的帐务。当然前提是在输入客人帐务的时候必须输入不同的的人里面，对于电脑房费和电话费则无法归入哪个客人，因此显示在房间公付帐里面。
●C区：明细帐务信息，显示的方式主要由屏幕的右上端的选项而有所不同，目前主要有五种显示方式，而默认的方式为有效帐目。它在帐务信息栏中一屏能显示15条记录，也可通过Pgup、Pgdn或拖动右边的状态条来实现移动记录。在这个屏幕里你可以对帐务进行选择（如图1-5所示），打上勾的就是被选中的帐务，这样你就可以对这几行帐务进行转帐、结帐等操作了。在这里支持多选（CTRL+鼠标逐个选择）和连选（先用鼠标选择一行，然后按住SHIFT键再用鼠标去选另外一行，那么在这两行之间的内容就全被选种）。
日期：帐务发生的实际日期
帐次：它表示客人的第几笔帐。
工号：对该笔帐目进行操作的操作员工号。
班号：进入模块时输入的班号。
项目：费用的名称
摘要：费用的说明及传票号码。
代码：营业费用码，一般在系统初始设置中。
转帐信息：为转帐帐务，则显示相应的对方帐号。
房号：发生该笔费用的原始房号，对于转帐的帐务查原始房号非常有用。
金额：
营业日期：系统的日期。
发生时间：帐务发生的实际时间。
标志：帐务的标志，主要有以下几种：
NR（在标志一格不显示）：正常发生的帐务。
C 原为NR的帐务用冲帐功能冲掉则原NRàC
CO 由冲帐功能自动生成的和原被冲帐目金额向反的帐
AD 用调整功能输入的帐标志为AD
CA 原调整的帐务用冲帐功能冲掉标志由ADàCA
LT按行转帐转进和转出的帐

●D区：功能区(也是我们下面要着重讲解的)，它还包含右下角一些工具按钮，你可以把鼠标指向某一按钮，就可以知道它的功能了。
（四）、功能按钮
帐务里的功能按钮

图1-6

图1-7结帐功能里的按钮
功能按钮分为两组，见图1-6，1-7，我们分别介绍这两组按钮
a、 帐务里的功能按钮
l 收款（D）快捷键为ALT+D ，押金为现金的输入
 宾馆在客人入住后，为避免或减少逃帐，一般要求客人预付一定数目的定金。操作方法：鼠标点击功能区中的‘收款（D）’或用快捷键ALT+D也可以，系统会弹出定金输入的窗口，付款方式为RMB，输入金额、流水单号(如押金单号)，选择’确认（O）’或ALT+O。这里可以对押金单进行电脑打印。
 其它方式预付押金：在窗口的A区中用鼠标双击结算的空格，系统会跳出付款方式让你选择，你只要选择相应的付款方式就可以了。也可以由前台接待的系统输入结算方式。
l 信用（S）快捷键为ALT+S ，押金为信用卡的输入（如图1-8）
信用卡授权记录

图1-8
在图1-8的窗口里面，你只要输入相应的内容，然后鼠标点“确定”，这次输入的信用卡授权就会显示出来。如果你不想要这次授权记录，也很简单，用鼠标双击这次授权记录（如图1-8），系统会提示你是否确信要删除记录，选择“是(Y)”系统就会把选种的记录删除掉，“否（N）”的话就不删除。
l 费用（C），本功能完成费用的输入和调整（如图1-9）
 ①费用输入
 一般宾馆在各营业点的费用都可以在各营业点自己的电脑上进行处理，而有些未配电脑的营业点(如商场等)则需有前台收银员帮助输入电脑
小框打上勾为调整费用

图（1-9）
图例中‘50A’指洗衣费用。
费用代码由3位数组成，前2位表示营业点代码，一般根据各酒店的实际情况设置，第3位为服务码，是系统内定的。费用码按F1可以得到帮助。
在费用输入的时候，除了服务码H---优惠、S---逃帐两种情况金额可以输负数，其余都不能为负数。
图1-9说明给周海这个客人输入了一笔商场费用‘288元’，日期是‘2002-9-29’，
单号为‘023564’
②费用的修改
有时因为各种原因，我们需对客人帐务做相应的修改，如上例中，误输了商场费用288元，而实际费用为260元，我们有二种调整方法：
方法一：在图（1-9）中我们把（A调整）前面的小框打上勾，则进入费用调整。
再输入商场代码50A，在金额处输入-28，选择‘O确认’，系统生成一笔标志为“AD”的金额为-28的调整帐务，这样在客人的帐务上最终洗衣费用为260元。费用调整中的金额没有负数的限制。
方法二：利用冲帐功能，先把蓝色的光条定位在那笔商场费用上，使其被选中，再选择功能区上’冲帐（A）’，系统会弹出图（1-10）的窗口。把帐务冲掉后，再重先输入一笔帐即可。
注：冲帐功能的特点
a、只能冲当天发生的帐，如果用该功能去冲以前发生的帐或别的营业点（如
餐饮、娱乐等）转过来的帐，系统则自动转化为调整功能
b、在图1-10中“调整为”这列中输入你想把这笔帐冲成多少，如果输入“0”则全部冲掉，那么这笔帐在有效帐务里就不显示了。如果输入金额，系统会自动转化为调整功能。因此帐务调整也可以通过这个方式来实现，就可以不用前面的调整功能了。
c、如果帐目被完全冲掉的话，系统会给帐目加上标志，原来的帐标志为“C”，系统自动生成的调整帐标志为“CO”。如果
d、如果转化成调整功能则帐务的变动同调整功能。

图1-10
l 转帐（T），顾名思义就是把客人的帐务从原来的地方转移到另外一个地方。
 转帐有二种方式：1、按行转帐 2、部分转帐
 1、按行转帐：选择‘转帐（T）’，并选中按行转帐方式，屏幕如图(1-11)

图（1-11）
a、上半部分的窗口显示待选帐目，你可以从这里选择需要转帐的帐目。这里支持多选（CTRL+鼠标逐个选择）和连选（先用鼠标选择一行，然后按住SHIFT键再用鼠标去选另外一行，那么在这两行之间的内容就全被选种）。
b、中间为功能按钮，两个箭头键分别为上下选中按钮。‘全选’和‘反选’只对上半部分窗口有用，即全部选中窗口里的帐目，或反向选择窗口里的帐目。
条件按钮也只对上半部分窗口有用，即按指定条件选择帐目如图（1-12）。你可以选择费用类型，房号、费用日期等等。
打印按钮只对下半部分窗口有效，把已选窗口里的内容生成帐单打印出来可以给客人签字。
c、下半部分窗口显示已选帐目。
d、窗口的底下一行输入目的房号，确认好目的客人后，按人头图像左边的箭头，完成转帐，系统会告诉你成功了几行。

图1-12
 2、部分转帐：选择‘转帐（T）’，并选中部分转帐方式，屏幕如图(1-13)

图1-13
 部分转帐其实是一种金额方式的转帐，在代码处输入相应的代码，金额处输入转帐的金额，选择’O.确认’。这样系统就完成了以一种费用代码的金额转帐，它是一种汇总转帐的方式，只是在目的帐务中是以转过的费用的代码来体现的。
两者的区别
 1.按行转帐只能转已发生的费用。
 2.部分转帐通过金额方式进行转帐，可以转任意金额的费用。
l 结帐（P），结帐退房
 选择’结帐（P）’，屏幕弹出选择一起结帐客人的窗口如图(1-14)所示：
（1）、如果房间有留言备注，系统则先跳出留言备注窗口。（留言备注可以记录该宾客的一些特殊情况，比如上一班收银员需告诉下一班收银员对该宾客结帐是要注意的一些事情，就可已写在备注里，这样下一班收银员对该客人结帐时，系统就会自动跳出备注窗口，提醒当班收银员。）对于这种备注操作员要灵活应用起来，对日常工作会有很大的帮助。

图（1-14）
 （2）、图（1-14）窗口中间显示了当前可能需要结帐的房间（有联房的话就会出来多行）供你选择，绿色的一行为当前结帐的房间（这一行帐是必须被选中的），其余的结帐栏的勾可以被选上（一起结帐）或去掉（暂时不结帐）。中间加收房费一栏，系统会根据日租加收时间设定（这个时间由工程师根据酒店的具体情况设定），默认跳在半日或全日租上，当然最后还是可由操作员根据实际情况选择是否要加收半日还是全天房租。例如：酒店设定在12∶30以后退房要加收半日房费，如客人在下午13∶00退房，则加收房费栏中系统默认“加收半天”的选项被选中，一旦选择确定，系统会自动加收半天房费。
（3）结帐方式
系统有三种结帐方式

图1-15
a、选择“C.结帐退房”
进入结帐退房状态（如图1-15），窗口类似前面介绍的（图1-5），
选择“收款（D）”在结算款录入窗口中，选择宾客的付款方式并输入客人的欠款额（系统会根据宾客当前的余额自动显示，你也可以修改这个数字），输好金额后，按“确认（O）”。这个过程我们也称它为平帐过程，因为客人要结帐退房的话必须得把他的帐结平，系统才允许你做退房。在你看到客人的余额等于0后你就可以选择“确定（O）”，系统就自动把房间退掉，并显示如图（1-16）的帐单。
在这个帐单里你可以选择多种方式打印。

图（1-16）
b、选择“P.部分结帐”，屏幕如图（1-17），你可以根据客人的要求给他做部分结帐。
指定金额结帐输入金额

图1-17
在这里你可以按行选择帐务（方法同按行转帐）进行结帐，你也可以指定金额结帐见上图。确定后就进入部分结帐功能如图（1-18）。

图1-18
收款（D）就是结算款输入
转销（Z）把客人原来交的押金转成这次的结算款
费用（C）费用输入
帐单（P）打印帐单
确定（O）平帐后，最后的确认
退出（X）终止结帐
c、选择“T.提前结帐至”，如果客人要求把明天或以后的房费提前在今天就先结算掉，你就可以选择“T.提前结帐至”。输入日期，系统会计算出需预收的房费，自动转入部分结帐功能。
注：在“结帐（P）”的按钮上点右键有右键功能，具体的操作和上面所讲的一样。
l 补救（R），屏幕如图（1-19）
1、 撤消（R），撤消前面的结帐或部分结帐。如果客人有多次结帐，系统会有一个列表让你选择。如果客人已经结帐退房，必须先撤消结帐退房，才可以撤消前面的部分结帐。
2、 重建（B），重先从客人的明细帐务计算客人的当前余额。
3、 帐单（P），补打各种帐单
4、 定金（E），补打定金单

图（1-19）
l 其他功能如图
在屏幕的右下角有六个按钮，把鼠标停留在某一个按钮上，就会显示该按钮功能。
1、修改电话等级（快捷键F2），通过这个按钮可以给客房开关线。
2、定义允许记帐费用（快捷键F3），这里定义允许客人住店期间在那些营业点消费时可以把帐挂房间。定义可以按部门，也可以按营业点。单击该按钮，你可以选择允许签单记帐的营业点，被选中的营业点在其复选框中有’√’标志。
3、通知查房（快捷键F4），通过电脑向客房中心发查房请求，减少部门间电话联系。
4、留言备注（快捷键F5），留言和备注的输入。
5、联房管理（快捷键F6），设置联房（界面如图1-20）

图1-20
把两个房间关联起来，对以后结帐，查找都有好处，可以联房结帐，联房查找。
通过“增加（A）”、“删除（D）”完成联房，“切换（S）”联房之间的切换
“定义转帐（T）”定义联房之间帐务的自动转移（不建议操作）。
6、其他功能（快捷键F7），界面如图1-21

图1-21
 （1）、显示帐目：显示帐目能为我们分类查看帐务信息提供方便，如我们需查看客人电话详细信息，我们就可以使用此功能。
（2）、主单日志：查看客人主单的操作日志，操作员对客人主单的修改，系统都会有日志记录，已备查询。
（3）、团队主单：快速从成员房间切换到团队主单。
（4）、团队成员：列出团队成员列表，可以在这里快速选择成员，进入成员房间帐。
（5）、自动转帐帐务：查询自动转帐转出去的帐务。
（6）、房价方案：查询房价方案。房间的房价方案提供了对包价、服务费与城建费费率及优惠计算方法等房价参数的定义
（7）、协议签单人信息：如果房间为协议单位的用房，通过这里可以查询到协议单位相关人员的照片和签字笔迹的图片。
（8）、费用快速查询：通过简单的条件输入，快速查询客人的帐务（注：这里的日期为帐务发生的实际日期）。
（9）、换房和改房价：如果本房间有换过房或改过房价的话，通过这里可以查询原来的房号和房价信息。
二、前台团队帐务处理
团体的结帐相对散客帐务处理要复杂一些，因为团体帐务是由二个部分组成，团体公费部分和团体成员自费部分，也即我们系统内的团体主单和团体成员主单。团体的结帐过程首先必须把每一个属于该团队的成员帐结清也即成员主单状态由‘I’→‘O’状态，最后才能结团体主单。只要有一位成员还在住，就不能为团队主单结帐。
(1)查找一团体主单帐务
团体主单帐务的查找方式与散客帐务查询基本一致，进入前台客人帐务列表，选择团体主单标签，选中某一团体。团队帐务显示的窗口和房间帐务显示的窗口大同小异。

(2)团体付费的查询与设置
由于团体帐分为团体帐务和成员帐务两部分，而这两者之间通过团体付费的设置实现自动转帐，所以团体付费的设置是否正确就会关系到最终的结帐速度，通常团体付费的定义是由前厅接待员在预订或登记时完成的。在此我们只需查询就可以了，具体操作如下：
在主菜单中找到’交班报表’ →’定义转帐’，如图(1-22)

图（1-22）
上图中左边是团体信息列表框，列出了当前所有未进历史档案的团体帐号、团名及标志。
× ——本费用为成员自负付费。
 √ ——由团体付的费用(详细的可见右边费用列表框内标志’√’的费用，它会自动转帐到团体主单帐务中)。
如我们要修改团体付费的定义，可以选择’S.设置’。
用鼠标单击某项费用，使费用复选框中出现’√’标志，选择’O.确认’后，团体付费的有关定义就完成了。
(3)团体结帐步骤：
 1、选择其他功能中的团体成员列表（F7àF5）如图（1-23）
打勾对已结帐房间就不显示

图1-23
在图1-23中会显示出当前这个团队所有未结帐的房间，这时你可以选择那些余额不为0的房间进行逐个结帐（这个结帐就是前面讲的房间结帐）。把余额不为0的房间全部结掉后，通过其他功能（F7àF4）切换到团队主单。
进入团体主单帐务后，单击‘结帐（P）’，如图(1-24)：

图（1-24）
在此窗口中列出该团队所有未结帐的成员，前面已单独结帐的房间这里就不显示了。在这个窗口的上面有三个选择项，你选择“所有帐务”，然后点“确定（O）”进入团队结帐，“收款（D）”à“确定（O）”,这样团队结帐就完成了,而剩下的房间系统会自动退房。
同样，你也可以通过‘转帐（T）’，把帐转到后台应收。待余额为0时，选择‘确定（O）’。
以上是团队一般的结帐流程。

2、团队成员提前结帐退房
 如果成员需提前走，我们需单独结某一房间的帐。它的结帐方式与散客结帐操作一致。

3、团队成员滞后结帐
有时由于其他原因，成员要晚两天走，如前所述成员不结帐的话，团队就不能结帐。这时帐台的收银员在检查完需要滞后离店客人的帐务后，可以通知接待的工作人员，让她给该客人办理成员出团手续就可以了，这样该成员就转成普通散客可以继续住在酒店，而不影响团队的结帐了。

三、宾馆工作帐
宾馆工作帐帐务的处理和前面所讲的相同

四、应收帐务
应收帐通常是指与宾馆签有协议、允许挂帐、定期结帐的单位的应收帐款，我们在系统中给每一个挂帐的单位设置一个AR帐号，它由7位数组成，前2位为‘AR’，后5位为流水号由系统自动产生。这样，各协议单位在酒店里所有营业点及其它费用都可以转到相应的AR帐上，以便定期进行统一结算。
(一)、新建应收帐
应收帐（AR帐）的建立在帐务审核系统里完成。前台收银系统无此功能。

图1-25
(二)、查找应收帐
查找应收帐界面即如图(1-25)所示，我们在查询条件栏内输入相应的帐号、状态、名称等条件，再选择功能区中‘Q.检索’功能，就可以查找你所需的AR帐。
如：不加任何条件，而直接选择‘Q.检索’将显示系统中所有的AR帐号。我们通常可以通过以下三个条件来查询。
①帐号：以AR帐号查找。
②状态：I —— 活动帐户
 O —— 本日结清帐户
 D —— 上日结清帐户
③名称：AR帐务的单位名称。

(三)、修改应收帐
修改功能合在帐务审核系统里面。前台收银系统不做修改。
(四)、应收帐务处理
选中相应的AR帐号并选择图(1-12)中功能区的‘O.打开’，就可打开该AR帐号的帐务信息，其中显示的内容与散客帐务信息基本一致，通过结帐操作可以使AR帐的状态就由’I’→’O’，并最终进历史档案。
第二节 其它操作
一、客房其他业务：
客人入住酒店后，可以向酒店租用物品，还有的酒店给客人提供保险箱等服务。客房其他业务就是为这些情况设置的。对于其他业务的建立一般由其他部门完成，如客房租赁由客房中心完成，前厅保险箱由接待部完成。收银员在这里主要是检查在客人办理离店时是否还有租赁，保险箱没有退掉，可以提醒客人和相关部门。
二、帐务查询：
帐务查询功能提供的是帐务信息的综合处理，它可以查询如费用、冲帐、调整帐、优惠帐等，可以根据各种不同的条件来查询。输入的条件越多，查询的结果越精确。由于其中的选项较多，所以它可以完成非常复杂的查询。而对于一般的前台收银操作员，只需掌握常用的技巧就可以了，对于夜核人员、系统维护员则应该深入的了解并掌握它。选择‘信息查询’→‘帐务查询’屏幕如图（2-1）：

图（2-1）
常用条件查询：首先选择查询的项目，如费用、款项、手工帐等。然后选择适当的数据，也就是你需要查询什么时间段的数据，主要有上日、本日、当前、历史帐务，其它还有退房帐、部结帐。如果再输入如工号，班号、房号等，这样查询的结果范围就更小了，更容易找到你所需查询的帐务。
高级条件查询：在常用条件的基础上作进一步的筛选，可以选择费用码、付款码、转帐方式等，下面以费用码为例来讲解查询操作。单击费用码栏边的‘？’或按F1键，系统弹出费用码帮助窗口，窗口中列出系统所有的费用码，每一个费用码都有一标志栏，标志栏内有‘+、-、х’三个复选框，系统默认为‘х’被选中。如此时只需查询01-手工房费费用，则选中01-手工房费的‘+’，如此时需查询除手工房费费用外的所有费用，则选中01-手工房费的‘-’。‘+’、‘-’如平时的正选、反选，其它的选项的操作方法是一样的。
要完全掌握帐务查询，需要通过平时的操作。通过自己的实际操作及思考，你一定可以帐务查询功能。
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（一）、催帐报表
为避免客人逃帐，酒店一般要求客人在入住时支付一定的预付金。但由于客人在酒店发生的费用是不确定的，所以仍需要及时注意客人的客欠，而催帐报表就能帮助酒店对宾客余额很好的加以管理。
通常酒店会在中午12：00AM或下午6：00PM以后，使用催帐报表，单击‘交班报表’→‘催帐报表’，屏幕如图（2-2）显示催帐报表窗口，窗口中信用限额有3个可选框，它是决定是以什么方式体现催帐宾客列表的关键。

图（2-2）
第一种以主单为准的催收方法是一种比较严格的方法，即在宾客登记主单上有2个项目栏，结算方式、挂帐限额，它可以解决同一种信用卡，不同授权金额时更准确的列出催帐列表，如：有一位宾客在入住时使用牡丹卡来作为定金，此时操作员通过银行授权5000元，这样只要这位宾客只要不超过5000元消费，就不会列在该催帐列表中了。
第二种以付款方式为准的方式，即以系统默认的金额进行催帐，即在系统最初安装时可以设置不同信用卡的催收限额，并以此为基础来判断宾客帐是否应该催收。
第三种自定义可以定义催帐限额。
房费天数可以由自己设定，即通常在12：00AM以后设为0.5 6：00PM以后设为1，这样系统就自动的按所设的方式进行比较，以列出所有应该催帐的宾客。
打印方式的可选框可以使打印格式更加灵活。
（二）、交班报表
如图（2-3） （1）、报表的日期可以自由定义。
（2）、工号可以自由选择，不输为所有。
（3）、班号可以选择。

图（2-3）
比如我们选择“收款报表”，选好“日期”、“工号”、“班号”，点“确定（O）”，屏幕就会显示出收款报表如图（2-4），可以打印输出。

图2-4
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