人事档案管理制度范本.doc

员工档案管理制度
第一章 总则
第一条 目的：为加强公司员工档案的科学管理，逐步实现员工档案管理科学化、统一化、标准化，特制定本办法。员工档案工作，是人力资源工作的重要组成部分，是人力资源工作的基础之一。
第二条 适用范围：本制度适用于xx公司及其下属项目部，凡在本公司试用、在职和离职的正式员工，自入职开始均应建立员工档案。
第三条 归档范围：凡员工的简历、由公司保管的证书、各类证书复印件、应聘申请表、面试评价单、入职体检单、背景调查文件、担保书、入职通知单、员工异动表、薪资调整表、公司奖励证明、员工调查表、转正审批表及转正材料、劳动合同、离职通知单等只涉及员工本人的资料均应归入员工档案。
第四条 职责分工：人力资源部负责员工档案的管理工作，指定专人（兼职）负责员工档案的收集、整理、保管、统计和借阅工作。公司全体员工有义务提供建立档案所需资料。
第五条 密级分类：公司档案分为绝密、机密和一般档案，公司副总及以上领导档案密级为绝密，其它员工档案除特别注明密级应为机密。
第二章 员工档案的建立
第六条 归档时间：员工应聘申请表审批结束后，7个工作日内应当建立员工档案。员工在工作过程中产生的需补充至员工档案的文件，应在文件正式完成后的7个工作日内存入档案。
第七条 归档要求：
（一） 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（二） 在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、过程文件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，合并立在一起，不得分开；适用于员工档案归档范围且涉及副总及以上领导的绝密文件可归入员工档案，适用于员工档案归档范围但涉及副总以下员工的绝密文件应单独立卷归入其它人事档案。
（三） 员工档案每名员工分设一卷，每个部门（或项目部）分设一档。
（四） 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。
（五） 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
（六） 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
（七） 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
（八） 案卷装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。

第二十五条 库房档案按照从左向右、由上至下顺序排列，档案柜与墙壁保持一定距离，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降温。

（一） 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
（二）
（三）
（四）
（五）
（六）
（七） 案卷各部分的排列格式：案卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
（八） 归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
（九） 企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案管理员检查验收文件材料并及时归档。
（十） 企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案管理员归档。
（十一） 企业各类文件材料归档一式一份，比较重要和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。
（十二） 照片档案归档要求：照片、底片、说明三部分组成；录像、磁盘要求附编号、内容、摄制者时间。
第一条 档案借阅制度
（一） 借阅档案者应先向档案管理员说明借阅理由和要求，借阅只限本人工作范围内，查阅后必须在利用登记簿上认真登记，写明借阅理由，如借阅要求不当，档案员有权拒绝借阅。
（二） 外单位查阅者一律凭单位公函、介绍信，经有关领导批准后方可查阅。凡抄录复制档案的单位和个人都必须严格履行审批手续，经有关领导批准方可复制抄录。
（三） 档案利用者，归还档案时，工作人员必须当面查清、注销，如有损坏和丢失应及时追查，并报领导，追究处理。
（四） 借阅密级档案，必须经过主管领导和档案管理员同意批示，方可借阅，手续不齐，档案员有权拒绝借阅，借阅者应严格遵守保密制度。
（五） 借阅者要精心保护好档案，不得在档案上随意涂划、折页、作记号，如造成档案资料损坏、遗失或失密者，应写出书面检查，并视情节经重追究处理。
第二条 档案保密制度
（一） 档案管理员对企业档案的保密负有主要责任，档案管理员必须有高度的责任感，反对麻痹思想，严防事故的发生。
（二） 不该说的机密绝对不说，不该知道的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，绝对不利用机密谋取私利。
（三） 各种机密档案材料，要实行定期清查和按时归档，收退、销毁。销毁的文件资料均应造册登记，并经领导批准，不得把密级文件刊物、资料向废品收购部门投售。
（四） 密级档案必须按规定范围阅读，严禁外借、外带。厂内借阅要经过主管领导和部门负责人同意批示，密级文件不准抄录、复印、转载。
（五） 档案存放室属机要重地，未经批准，不得擅自进入。
（六） 经发现泄密事件，应按级负责，追究责任，对泄密者，要进行批评教育，严重者给予处分。
第三条 保密范围
凡是形式上不能公开的，直接影响企业利益和内部团结的文件、表册、照片等档案材料均属保密范围。具体内容如下：
（一） 不作公开的厂务会议、党委会议的记录以及有关工作记事。
（二） 人事方面的关于个人档案及有关资料。
（三） 来信、来访反映有关情况记录等。
（四） 上级规定的密级文件。
（五） 财务档案中的机密事项。
（六） 重要的出口产品生产技术。
（七） 本企业创造发明的新工艺、新技术、新产品等。
（八） 其他应该保密的科技技术档案。
第四条 文书档案管理制度
（一） 文书档案形成
文书档案的形成是本公司发展过程中逐步积累的资料，经办人员经过收集、记录，定期整理、归类，保持文书档案的完整性。
文书档案书写一律用钢笔或毛笔，不得用非文书用笔或水，字迹要清楚，书写要端正。
（二） 文书档案的保管
立卷的文书档案根据其使用价值分为永久、长期、短期三种保管形式。
文书档案专柜应统一集中保管，分类要清楚，取阅要方便。
文书档案专柜，设在干燥通风，不易漏水的地方，注意受潮变质，防止虫蛀。
（三） 不归档的文书材料
1．无查考价值的临时事务文件。
2．无特殊保存价值的信封。
3．各部门之间互送的一般文字材料。
4．以参考为目的从各方面搜集来的文字材料。
5．参加会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文字材料。
（四） 文书档案的销毁
1．已满保管期限，确认失去继续保存价值的。
2．上级文件有明文规定应销毁的。
3．应销毁的文书档案，由档案管理员填写销毁文件登记表，召集有关人员进行鉴定和核对，并经批准后方可销毁。
第五条 人事档案管理制度
（一） 人事档案由人力资源部在档案管理员的指导下收集和立卷，并定期向档案管理员提交档案目录。三年以上的人事档案可移交档案管理员保管。
（二） 人事档案的保管参照文书档案管理制度执行。
（三） 人事档案为秘密文件，一般不允许借阅。特殊情况，确实需要借阅的，需主管领导批准方可。
第六条 会计档案管理制度
（一） 立卷和归档
1．会计档案的归档范围是一个核算单位在会计核算中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计核算专业材料，不包括与财会工作有关的政策、制度、预算、计划、工作总结和报表、统计资料及往来文书等材料。
2．企业每年形成的会计核算材料，由财务部按照归档要求，负责建立案卷，连同移交清册交档案管理员保管。
3．对以下会计专业材料另行组卷
土地征用及重大固定资产的买卖单据。
债权债务单据。
交通肇事、工伤事故处理单据。
涉外（含港、澳、台地区）的会计材料。
有必要延长保管期限的其他会计材料。
4．会计档案分类方法
年度-----形式------保管期限
5．会计档案立卷后，可暂由本部门保存一至三年，保存期满前移交给档案管理员。移交会计档案时，要由财务部编造移交清单，档案管理员根据移交清单，认真核对清楚后办理移交手续，交接双方和监交人需在移交清单上签名盖章。
6．撤销、关闭、停办、合并单位的会计档案，应随同本单位的其他档案一并移交给有关企业或档案管理员，并按规定办理交接手续。
（二） 管理和利用
1．企业要建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等各项制度。
3．档案馆梨园保管的会计档案，应保持原卷册的封装，不得随意拆封，如确需要重新加工整理，需报分管领导批准，会同财务部门共同拆封整理，重新整理装订后，双方应加盖印章。
4．会计档案管理要做到安全，有专柜（箱）存放，不得随意堆放，不得毁损、散失和泄密。
5．档案管理员对会计档案的保管与同其他档案管理。制定管理制度，对违反制度的有权进行监督纠正，情节严重的向领导提出处理意见。
6．积极开发会计档案信息资源，为本企业经济效益提供利用。会计档案原件原则上不得外借。向外单位提供利用时，要经本企业分管领导批准。
（三） 鉴定和销毁
1．会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期，从会计年度终了后第一天算起。
2．会计档案保管期期满，需要销毁时，由档案管理员提出销毁意见，会同财务部门派人监销。
3．企业销毁会计档案经企业领导审批，报上级主管部门批准，同时派员监销，监销人在销毁会计档案前，认真进行清点核对，销毁后在清单上签名盖章。
第七条 档案保管制度
（一） 档案保管
1. 接收档案必须认真验收，并办理交接手续。
2. 存放档案必须有专用柜、架，存放方法要科学和便于查找。
3. 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后底图入库，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。
4. 存放照片、磁带要用特制的密封盒，胶片页夹和影集按编号顺序存放。
5. 要定期进行库存档案的清理核对，做到账、物相等，对破损或载体变质的档案，要进行修补和复制，库存档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因，保存依据。
（二） 档案库房的一般要求
1．保持档案库房良好的卫生环境，档案柜、箱、木橱排列整齐有序。
2．落实防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害物质，防污染等安全措施，发现隐患，立即整改。
3. 保管、保养好库房内的工具、设备，定期进行保养。
4. 库房系机要部位，除档案员及主管领导外，其他人员未经允许，不得进入库房。

大连铁龙实业股份有限公司档案管理办法
第一章 总则
第三章 档案立卷归档
第十一条 各单位日常形成的文件、资料要按档案归档范围及保管期限积累、鉴定，并在整理立卷后填写案卷目录一式两份，在翌年第二季度末以前向档案室移交。
第十二条 各类档案归档范围（执行附录一、二、三、四）。
第十三条 各级人员因公外出、出国考察、参加各种会议所收到的或签订的有价值的文件材料，要按归档范围的规定及时向档案部门移交。
第十四条 凡是增设、更新、改造的工程项目，均由有关科技人员对科技档案进行修改补充后归档。
第十五条 各专业工程技术人员要把科技文件材料的形成、积累纳入工作程序，并按科技档案归档范围把有价值的准确资料及时归档。
第十六条 修改已归档的图纸，要由移交归档单位的有关科技人员负责填写修改许可单，履行审批手续。修改内容较少时，可直接在图面“涂改”，刮改时应在修改处标注“修改”标记，修改内容较多时，应另出新图。
第十七条 归档的案卷应做到：文件齐全、完整，分类清楚，标题明确，保管期限划分准确，每个案卷必须填写卷内目录与备考表，案卷封皮书写要整齐、端正。
第十八条 档案人员接收档案时，必须逐卷、逐件进行核对检查，办理交接手续，由移交单位编写“案卷移交目录”一式两份，由交接双方在移交目录上签字盖章。
第十九条 凡归档的文件、照片、录像带（盘）和图纸都应做到，图像、字迹清晰整洁，反差良好。禁止用铅笔、圆珠笔。蓝色复写纸书写，文件不得用金属物装订。
第二十条 档案的归档时间：
1. 文书档案：在翌年第二季度前归档。
2. 会计档案：集团公司及分子公司当年的会计档案，在本单位财务部门保管两年，期满后不得晚于第二年一季度末归档。
3. 科研档案：在每个项目完成或停止后归档。
4. 声像档案：应于翌年一季度末前归档。
第四章 档案整理
第二十一条 档案整理工作是档案室的重要任务之一。整理工作的基本要求是使档案系统化，便于保管和利用。主要是对不符合要求的案卷和收进的零散文件进行加工整理，并按全宗分类，做好插卷、排列和编制案卷目录。
第二十二条 档案整理的具体要求，执行附录一、二、三、四。
第五章 档案保管和库房管理
第二十三条 档案室必须采用科学方法，做好档案材料的保管工作，保护档案材料的安全，延长档案的寿命。档案管理工作要贯彻“防重于治，防治结合”和加强重点、兼顾一般的原则。对永久和长期保存的档案，如有破损或字迹模糊，应及时进行修补或复制。
第二十四条 档案库房是保存企业文献资料机密的重地，必须设在安全地点，结构坚固，室内要保持适宜的温湿度，库房要有专人管理，做好库房保卫、保管工作，确保库房安全。
第二十五条 库房档案按照从左向右、由上至下顺序排列，档案柜与墙壁保持一定距离，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降温。
第二十六条 库房要保持清洁卫生，掌握好温湿度，库房温度应控制在14—24℃，相对湿度应控制在45—60％。
第二十七条 库房档案装具要分别有序地编号和存放。案卷及查找工具要按规定摆放，阅后的案卷要及时放回原处。借出的案卷归还时要清点核对，检查入库。
第二十八条 库房内严禁吸烟，不得存放易燃物品、爆炸品及与档案无关的物品，要采取相应的保护措施，使库房达到防有害生物、防火、防盗、防鼠、防潮、防尘等，确保档案的绝对安全。
第二十九条 档案库房是保存机密的重地，除档案工作人员之外，其他人员未经许可不准进入库房。
第六章 档案鉴定、销毁、统计
第三十条 档案鉴定应根据内容和作用，用历史的、全面的观点去鉴别档案的价值，认真负责地提出处理意见。
第三十一条 档案的保管期限分为永久、长期（十六至五十年） 短期（十五年以内）三种。
第三十二条 对超过保管期限的档案，定期进行审查、鉴定，对确无保存价值的档案材料，编造清册，提出销毁报告，经主管领导批准后销毁。严禁将应销毁的档案材料作其他用途或当废纸出卖。
第三十三条 销毁档案时，由档案人员会同业务部门二人以上在指定处所销毁，监销人须在销毁清册上签字，并注明日期，加盖公章，妥善保管，以作备查。
第三十四条 档案人员对所管理的档案，年终要进行全年统计，准确掌握档案的数量和档案工作情况，认真填报“档案工作基本情况”年报，并作为永久卷归档。
第三十五条 档案人员对档案的改进、移出、整理、保管、鉴定的数字，要清楚地登记在簿上，作为数据概括和数据分析使用。
第七章 档案利用
第三十六条 各部门借阅本部门的档案，须经本部门负责人同意，并履行借阅手续，借阅其它部门的档案，须经主管领导同意，办理登记手续后方予借阅。
第三十七条 外单位借阅档案，须持介绍信（需说明借阅的内容、用途、经办人的身份证）经主管领导批准，办理登记后方可借阅。
第三十八条 借阅档案只限于在阅览室查阅，不准将档案带至其他场所，借阅者必须保持案卷原状，不得抽页、折卷、涂改、划圈、划道或损坏。归还档案时，档案人员必须检查张数，当面清点无误，并随时签字注销。
第八章 档案安全保密
第三十九条 档案人员要树立保密观念，严守党和国家的机密。
第四十条 档案人员应严格执行档案借阅规定，履行手续，按时催还，不许折页、丢失和扩大借阅范围。
第四十一条 严禁无关人员进入档案室或擅自翻阅档案，防止泄密和失窃。
第四十二条 档案人员必须严格做到“两不”（不该说的不说，不该问的不问）、“两紧”（手紧、门窗紧）“两严”（执行制度严、库房管理严），档案人员不准私自保管文件或携带文件外出。
第四十三条 对档案库房、装具和档案进行定期检查，发现问题及时报告，作出记录，查明原因，保持档案处于良好状态。
第四十四条 库房门窗日常要锁紧，节假日要加封，上下班时要检查。
第九章 附则
第四十五条 本办法自公布之日起实施，由办公室负责修订和解释。

七 档案管理制度

为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本规定：
（一） 立卷归档
1． 立卷归档的职责
（1） 公司各部门均为立卷归档部门。公司行政部负责公司的立卷归档工作，各部门、各员工均要严格执行立卷归档制度，应归档的文件材料要妥善保存、及时归档编号、任何人不得以任何理由拒绝归档。
（2） 行政部经理和各部门应指定专人负责办理立卷归档工作。
2． 立卷归档的范围
（1） 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等；
（2） 公司的各种规章制度、实施细则；
（3） 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料；
（4） 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；
（5） 公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
（6） 公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结；
（7） 公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报；
（8） 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料；
（9） 公司管理人员任免的文件资料；
（10） 关于员工奖励、处分的文件资料；
（11） 本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料；
（12） 公司重要设备档案、财会档案及基建档案材料；
（13） 反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、市场营销资料等。
3． 平时归卷
（1） 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案员集中统一保管。
（2） 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
（3） 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职档案员归卷。
（4） 专(兼)职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。
4． 立卷归档的基本要求
（1） 各立卷单位应使用本单位统一格式的档案袋装订档案。
（2） 文件应按不同年份进行立卷。
（3） 立卷时应根据文件形式的客观规律和经营活动特点，依照同类合并的原则进行归档，将一组具有有关联系的文件材料组成一个卷。
（4） 有密切关联的文件不可分散。
（二） 档案的调用
1． 公司员工应严格执行借阅管理制度，履行借阅手续。
2． 员工调用本部门的档案，应征得本部门经理同意。
3． 调用公司档案，应提出申请，并经得公司行政部经理同意，方可调用。
4． 调用的档案，一般不得带离公司，公司档案被借出办公室时，借用人须在档案登记本上登记，借阅档案三日内归还，如需继续借阅，必须在登记本上签字后，方可继续借阅。
5． 凡属绝密、机密技术资料与本人工作无关不得查、借阅，因工作需要必须经主管领导批准方可查阅。
6． 严禁私自复印、摘录绝秘技术资料。
7． 丢失资料者，应及时书面通知行政部负责人，以便采取相应的补救措施。
8． 销毁过期档案，应由部门经理审批后方可销毁。
9． 凡借出的图纸、资料，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。
10． 凡调离本公司职工，必须归还全部技术资料，方可办理调动手续。
（三） 档案管理
1． 凡需永久和长期保存的档案，应使用专柜集中存放，妥善保管。
2． 存放永久和长期档案的专柜，由行政部指定专人管理。
3． 各部门如需永久和长期保存的档案移交给档案管理部门或放于档案库内，应办理档案移交手续，并由经办人员在移交单上签名。
4． 档案管理人员对集中保管的档案要进行登记编号和编制目录以便查阅，查阅重要带密级档案需经有关领导批准。

第三章 档案管理
第一条 归档文件的建立：
§ 各项目部由专人负责工程技术档案、征地拆迁协议、分承包合同、声像、照片等的立卷归档，并且按时移交档案室，不得由个人掌管；
§ 设备管理部设专人负责各种机械设备完整档案（购置发票复印件、机械说明、图纸）的建立，并按期移交档案室；
§ 财务部负责整理规定会计档案保管期限、编织凭证、财务报告页码，按期移交档案室；
§ 文书档案、文书材料由综合管理部整理立卷，定期归档。
§ 人事档案由人力资源部整理立卷，定期归档。
第二条 归档文件的检查：
§ 检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。
§ 文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
§ 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
§ 归档文件的保存期限：文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
§ 永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.规章制度及公司条例；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权证及其他债权凭证；8.工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。
§ 十年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存十年的文书。
§ 五年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存五年的文书。
§ 一年保存：无长期保存必要者。
§ 须销毁的文件须经综合管理部部长批准，并派专人监销。
第三条 档案文件的调用：
§ 各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门负责人批准后由综合管理部档案管理员调阅；
§ 档案管理员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注调阅的具体文件名称、总份数及借出日期，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催；
§ 于档案室当场借阅者，可免填“调卷单”；
§ 档案归还时，经秘书核查无误并于"调卷单"填注归还日期及签字确认后，档案即行归入档夹，“调卷单”由管档人员留存备查；
§ 档案的借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理；
§ 调卷人员对于所调案卷，不得抽换增损；
§ 调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应重新填写“调卷单”不得私自授受；
§ 调阅档案限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之档案，需经总经理、综合管理部部长同意。
§ 公司重要档案须经总经理批准后方可调卷。
第四条 声像档案管理：
§ 声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、各种光电介质等及文字说明两部分组成；
§ 声像档案是本公司档案的组成部分，由综合管理部集中统一管理；
§ 声像档案种类：
§ 反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；
§ 各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；
§ 本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；
§ 涉及本公司权益的声像资料；
§ 其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料；
§ 其它具有保存价值的声像资料。
第五条 电子文档管理：
公司所有的档案应尽可能制作成电子文档，电子文档与书面文档及其他形式的文档要分别保存。公司综合管理部秘书负责采用录入、扫描的形式完成电子文档的制作。借阅电子文档的程序同借阅档案。
文件档案管理规定
第一章 总则

第二章 文件材料的收集管理
第一条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职档案员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知总经理办公室档案员。
第二条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由总经理办公室统一收集管理。
第三条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动、相关人员购置技术资料、工具书、购置设备仪器核报差旅费时，必须将相关的文件、资料向总经理办公室档案员办理归档手续，档案员签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案员办理归档手续，档案员签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第四条 对保管的技术档案，每年年终要进行鉴定，鉴定工作由主管领导、工程技术人员、档案人员组成的鉴定小组进行。对丢失参考价值、无保存意义的资料应及时清理，经鉴定小组批准后指定专人监销。
第五条 按密级划分的有关规定，总经办档案员应及时准确的对技术资料进行密级划分，严格按保密制度履行查、借阅手续。
第六条 各部门专(兼)职档案员的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向总经办档案员办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

第三章 归档范围
第七条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第八条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第九条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十一条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十二条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十六条 信访工作材料。
第十七条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十八条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十九条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第二十条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第二十一条 反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、人事、财务资料、市场营销资料等。

第四章 平时归卷
第二十二条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案员集中统一保管。
第二十三条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十四条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职档案员归卷。
第二十五条 专(兼)职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

第五章 立卷(案卷质量要求)
第二十六条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，总经理办公室档案员负责组卷、编目。
第二十七条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十八条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十九条 在归档的文件材料，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第三十条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第三十一条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第三十二条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十三条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十四条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责，备考表应置卷尾。
第三十五条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十六条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十七条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第六章 档案保密
第三十八条 详见保密制度

第七章 档案借阅
第三十九条 严格执行借阅管理制度，履行借阅手续。
第四十条 公司职工因工作需要，可借阅技术资料，但必须办理借阅手续。
第四十一条 凡外单位借阅相关技术资料，须持单位介绍信，经主管领导批准，方可查阅，但必须按保密制度要求，机密级以上资料不准查、借阅。
第四十二条 技术资料借出时间不超过两周，预期不还需办理续借手续。
第四十三条 凡属绝密、机密技术资料与本人工作无关不得查、借阅，因工作需要必须经主管领导批准方可查阅。
第四十四条 绝密、机密资料，直接从事该项工作的人员可查阅，工作有部分相关的人员只能查阅相关部分、绝密、机密资料不能带出档案室。
第四十五条 查阅机密、绝密档案，必须进行登记方可查阅。
第四十六条 严禁私自复印、摘录绝秘技术资料。
第四十七条 凡属保密的技术资料必须严格按密级分类进行查、借阅，任何人不得擅自借阅、借出，不得查、借阅与本人工作无关的技术资料。
第四十八条 销毁过期保密技术资料应严格履行审批手续，不得擅自销毁。
第四十九条 对保密技术资料每月应清查校对一次，发现问题应及时报告主管领导，并采取补救措施。
第五十条 查、借阅技术资料和使用相关技术文件的各类人员应严格遵守“保守机密慎之又慎”的方针，不失密、不泄密。
第五十一条 丢失技术资料者，应及时书面通知档案室和主管领导并采取相应的补救措施，在未作出处理前暂停查阅相关技术资料。
第五十二条 凡调离本公司职工，必须归还全部技术资料，方可办理调动手续。
第五十三条 技术档案资料不准转借或代借，借出的资料只能带到工作岗位，并妥善保管好，严禁私自携带出公司。
第五十四条 凡借出的图纸、资料，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。
第八章 附则
第五十五条 本规定由总经办制订经呈总经理核准后总经办公布实施，修改亦同。
第五十六条 本规定自1998年 月 日起施行。

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文书档案立卷归档规定

(一)总则
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本规定。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围〖HT〗
第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放