采购部管理制度---很全面的.doc

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-----------------------景观工程有限公司

采购部管理制度

2013年月 1日实施
采购部管理制度
采购制度严格按照公司的质量体系文件要求。采购过程简化、程序可循，做到有据可查、防范风险、降低成本。
本制度主要包含以下六点：
一、采购计划
负责公司全部采购计划，接到采购计划并报分管副总、总经理批准签字后，组织实施，确保各项采购任务完成。其中包括工程采购、物资采购和工具采购等。
1、 工程采购：
1.1建立工程采购档案：
将采购相关资料由电子文档和书面文档分项管理。每一年的工程合同与工程清单统一管理；工程询价单、直接采购清单、设备报价单统一管理；供应商合同根据具体工程统一管理；直接采购部分根据具体采购人直接管理。
1.2采购计划下达：
公司工程项目采购计划由具体工程项目经理下工程《请购单》，经预算部经理、分管副总、总经理批准后，统一下达到采购部。
1.3采购计划变更：
非该项目经理下达的采购计划概不采购。《请购单》中应标明：工程名称、产品名称、数量、规格、型号、及相关技术参数、备（推）选厂家等。采购部接到采购计划后，将采购计划与工程合同进行核对，如有更改之处，需经项目经理、预算部经理签字并报分管副总、总经理批准签字后才予采购（其中包括数量增减、型号更改、增减项目等）。如项目经理出差，可请示副总经理代签或发电子文档打印备案。
1.4采购时效管理：
所有的采购计划根据具体工程情况，确定哪些材料先到位，那些材料订货周期长，力争做到材料不耽误工程工期进度的前提下，材料及时到位，不挤占、积压公司采购货款。所有下达的采购计划在供应商供货期没有变更的情况下按采购计划规定时间完成任务，做到及时采购及时跟踪及时发货及时反馈现场收货情况及材料使用情况。
2、机械物资采购
获得工程项目部采购计划后，经初步调查确认。可行的采购由采购部报预算部、分管副总经理、总经理签字批准后，进行采购，统一管理备案。
2.1对于物资采购产品根据市场行情进行合理报价。
2.2对所报价产品进行及时的沟通，说明价格涨落的原因以及供货周期，对于工程项目部指定的、而市场面临淘汰的产品，应推荐新产品，若对方坚持应说明存在的质量问题以及保修问题，并尽可能有文字依据。
2.3按具体的发货通知单进行物资采购。如有更改之处需经项目经理、预算部经理签字并报分管副总、总经理批准签字后方可采购，到货必需有收货、验货记录。
3、工具、内耗物资的采购：
工具采购，由使用部门下《申购单》，经批准后进行采购，入库领料后由具体使用人保管；内耗物资采购，谁申请，谁下《申购单》，采购部见批复后的《申购单》组织采购并入库、出库。
4、采购手续流程
4.1采购单下达
收到具体经批准的采购计划即确认为采购任务的下达。采购部具体负责人根据采购任务单填写采购单，经签字批准即为采购单下达。采购单须包含以下信息：产品名称、规格型号、单价、金额、税金情况、及供应商厂家、具体联系人、联系电话（紧急情况联系电话）等信息。
4.2审批程序
确定采购的产品由采购负责人正确填写采购单后，由公司预算部经理、分管副总经理、总经理签字，确定同意采购的厂家以及价格和合同方式，同意付款采购。
《请购单》、《申购单》见附件1、2
二、采购（比价）
平时多熟悉和掌握公司所需的各类物资的名称、型号、规格、单价、用途、产地等，浏览相关网站。按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，做到货比三家，控制、降低采购成本。如出现所采产品与采购计划不符，则其损失由具体采购负责人承担。对特殊产品采购、按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告。采购活动具体实施分为询价、比价、议价、供应商管理等四个方面：
1、询价：
询价可以通过多种方式，包括网络查询，面对直接供应商，供应商自我推销，展会等多种渠道。确定部分适合长期合作的合作伙伴的同时，也要不断开拓新供应商，寻找新产品，可采用少量进货的原则不断改进。
2、比价：
对供应商所报的产品价格进行有效的核对（对具有可比性的厂家产品进行比价）。对单项产品做到至少比价三家，以正规比价格式存于计算机或手工纪录文字资料。在比价同时做出价格分析。
3、议价：
在确定厂家后进行产品价格商务谈判，尽量降低采购成本，可通过多种方式进行压价（通常可以以公司中标价格低，要求降低采购成本为由;以多家公司比较后相对竞争为由;以拖延时间，给供应商产生我们要更改采购意向为由;也可以与销售推心置腹，为对方能给予支持和帮助等等），具体问题需具体分析。
4、供应商管理：
通过寻找新货源拓展供应商范围，加强老供应商管理。每年对供应商进行一次评定（其中以质量、售前/后服务、交货期、付款及价格等方面考核），对不合格供应商及时进行调整。合格、长期供应商要进行年度复核［查看生产能力、供应能力、资质证书（执照年审）、产品证书等］。
《比价表》、《合格供方评定表》附件3、4
三、合同管理
负责与客户签订采购合同，督促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔款项。
1、合同签订：统一制定标准合同样本，主要体现产品明细及价格、质保、主要技术参数、运输方式、到货时间、质保期等几个大的方面。如大型设备尽可能的争取扣留质保金。
2、合同管理则按具体工程项目细分，直接采购部分按人头细分，跟踪供货周期长的产品执行情况（型号、数量、货期、运输等）。
3、工程合同管理：采购依据工程合同，工程合同归预算部统一管理。
四、验货
负责物资到货验收，所有采购的物资到货后必须详细查看、清点，做到发票与实物的数量、规格、单价一致。如因清点不详造成公司一切损失由采购员个人承担。如有必要，将填写《进货验证纪录》。直接由厂方发货到用户的需保存有厂家发货记录清单。

五、联动责任
1、采购部负责与预算部、财务部协调做好合同管理、出入库工作、发票清理和结款工作。
2、及时与技术部、工程部，了解项目进行情况和紧急情况变动。
3、售后服务，由专人负责返修产品明细，其中包括产品、厂家、使用用户、返修时间、及联系方式等。由具体采购负责人与厂家协商、跟踪，保证产品在最短的时间内返还到工程现场。
4、做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠物品上缴公司。如发现采购人员索贿受贿情况，根据情节轻重，扣除1-3个月工资，给公司造成重大损失的，解除劳动合同并依法追偿损失。
5、做好各部门及本部门内的工作协调。
6、树立公司形象，不断学习，不断进步，体现自我价值，为公司创造更多效益。
7、以上采购标准超出2000元以上的需报公司批准，由公司采购部统一安排采购，2000元以下由项目部现场自行采购。

附：

园林苗木采购管理办法

第一条  为降低园林工程建设成本，保证苗木质量，提高公司园林建设和施工资金的使用效益，有效调控苗木的供求平衡，根据集团招投标管理办法和物资采购的有关规定，结合公司实际，制定本办法。
第二条  本办法适用于公司园林基地种植苗木和外接园林工程所需苗木的采购。
第三条  各级职责
（一）采购部职责
1、负责苗木采购信息的收集、汇总、上报；
2、负责建立苗木采购信息库；
3、负责苗木采购的招标和询价比价；
4、负责苗木采购洽谈；
5、组织订购苗木的开挖和运输；
6、负责按合同约定支付苗木采购资金；
7、完成总经理安排的其他苗木采购工作。
（二）预算部职责
1、负责苗木采购工作的监督；
2、审核和管理苗木采购合同；
3、审核苗木采购价格和票据；
4、负责苗木采购相关资料的报批；
5、办理苗木运输审批手续。
（三）公司领导职责
1、全程参与并监督苗木采购过程；
2、组织苗木采购招标和询价比价；
3、负责苗木采购的洽谈；
4、审核苗木采购合同；
5、审核苗木采购价格和各类票据；
6、协调组织验收采购、种植的苗木。
第四条  苗木采购的方式包括：
（一）公开招标； 
（二）邀请招标；
（三）竞争性谈判（议标）； 
（四）单一来源采购； 
（五）询价比价采购。 
具体采购方式由采购部根据苗源和园林工程、公司园林基地建设需求自行确定，并报总经理批准后实施，但公开招标和询价比价采购应作为苗木采购的主要采购方式。
第五条 公司园林基地种植所需苗木主要采购生苗和有市场潜力的圃苗，重点是山区和各农户种植的，未经移栽的自然苗木以及外地苗圃价格低但市场潜力大的苗木，主要采取询价比价和竞争性谈判相结合的方式进行采购。
第六条 外接园林工程所需苗木重点是在各园林苗圃采购圃苗，主要采取公开招标、邀请招标和询价比价相结合的方式进行采购。
第七条 苗木招标采购的程序。
公开招标要严格按照集团有关规定，体现公开、公正、公平和择优、诚信的原则，达到“优质、高效、降低成本”的目的。
（一）拟制《苗木采购招标书》，《标书》需对苗木质量、投标者应具备的条件，投标、开标、评标办法等作出明确规定。对特定及紧缺的苗木，如需要采取邀请招标、议标等其他采购形式的，要提出申报，按照审批权限逐级报经分管副总、总经理和董事长批准。
（二）审核投标人资格并收取投标保证金。
（三）成立评标、监督机构。邀请集团行政部和公司主要领导，成立评标、监督小组。
（四）组织开标。在经过对投标人苗木报价、苗木质量、信誉承诺、经营业绩等综合因素公开评议后，方可确定中标单位，中标决定书按集团招标管理办法报批后方可与中标单位签订相关合同协议。
第八条 其他方式采购程序流程及注意事项。
（一）收集苗木供应信息，编制苗木供应信息统计表。
（二）按照集团招标管理办法的规定，成立采购领导小组，领导小组成员应当有公司领导1人、采购部负责人和经办人、预算部1人，大宗采购还应报请集团行政部或审计部派人参加。
（三）分析市场行情。由采购领导小组组织对拟采购的苗木进行市场行情分析，提出市场同类苗木的基本参考价格。
（四）采购谈判。由领导小组负责与出售单位和个人进行谈判，参加谈判的人员不少于3人，其中1人必须是公司领导，大宗采购谈判必须邀请集团行政部或审计部参加。
（五）签订合同。按照谈判的内容拟制采购合同，小型采购可采用公司格式合同，大宗采购必须拟制专门合同。
（六）苗木采购注意事项。
1、苗木采购要考虑区域性和适应性，掌握第一手信息资料、苗木价格与可行性，要求苗木质量要好价格要低。
2、采购苗木需两人以上，采购人员要认真负责，不合格苗木坚决不能上车，上车前要检查苗木的规格、数量，质量且无病虫害后方可上车，否则追究其责任。
3、采购人员购苗木时必需向公司采购部汇报苗木的价格，苗木的生产地，等采购部批准方可外出采购。
4、采购人员掌握信息要准确无误，听到的苗木信息要亲自看到苗木，不可盲目听信不可靠的信息，否则误工、误时，会给工程项目带来不必要的麻烦。
5、采购人员必须按工程要求采购树种，不得随意更改品种，降低规格，需要带土球的要按规定带好土球，做好包装，上车时小心土球损坏，确保成活率。
6、采购人员要和工地负责人做好沟通，确保苗木安全，快捷到达工地，提高成活率。
7、工地负责人要第一时间通知采购部，工程所需的树种、规格数量和种植的时间，以便采购部调拨采购人员进行采购。
8、采购人员外出采购或在本地采购需要认真比对苗木价格和苗木的质量，不准盲目的采购，要求价格低、质量好、运费合理，尽可能降低成本与费用。
9、工地负责人要经常与采购部沟通，掌握最佳的栽植时间，条件允许的情况下，按每个树种最佳的栽植时间进行种植。
10、所有采购人员要服从采购部管理，以公司利益为重，原则性要强，纪律要严明，信息对外要保密，帐目要明确，每个采购人员要提高自己的技术水平和业务技能，确保工地用苗及时、质量高、数量准、价格低，为园林工程做出最大的努力。

第九条  苗木采购合同要素。
（一）合同中应注明质量标准、抽样方式、拒收标准等。
（二）合同中应注明误期或因质量问题影响工程质量进度的责任及损失赔偿。
（三）交货单应提交所购苗木标签、质量合格证、检疫证明等相关资料。苗木运到指定地点后，由专业技术人员对照合同规定和要求进行验收。
（四）合同应当明确运输、种植和安全责任。
第十条  苗木采购应在确保苗木优质、低价的前提下，优先采购林木良种；要认真考察苗木供货方的信誉和资质。
第十一条  采购资金的支付
（一）从农户处采购的生苗，按照与农户谈判达成的协议，在苗木装车起运时一次性支付，农户开具收款收条。
（二）外接园林工程所需的大型苗木采购（由供货方保成活的），在合同签订后可先预付20%的预付款，货到并栽种完成后支付至总货款的80%，剩余的20%作为质保金，在栽种成活1年并经双方验收合格后支付，供货单位开据税务发票。
（三）外接工程所需大型苗木（由公司自行栽种的），小型苗木、灌木、花草等（均由公司自行栽种的），在合同签订后支付20%预付款，苗木运抵施工现场后10个工作日内支付剩余的80%货款，供货单位开据税务发票。
第十二条 采购借款和报销
（一）在农户处采购的苗木，按照双方协议的价格，由经办人按程序申报借款，支付完毕后，凭合同（协议）、申报和收款人收条，经权限领导签批后在财务部开收据转下经办人借款。
（二）外接园林工程所需的大型苗木采购（由供货方包成活的），在合同签订后，由经办人填写请款单，按程序签批后由财务部以转帐方式支付预付款，经办人索取收款收据。货到并栽种完成后由经办人按合同约定金额索取全额发票，按程序签批完成后报销，同时填写请款单，按程序签批后由财务部以转帐方式支付至总货款的80%。质保金在质保期满并经验收合格后，由供货方出具相关证明材料，经办人按集团规定办理签批手续，财务部以转帐方式支付。
（三）外接工程所需大型苗木（由公司自行栽种的），小型苗木、灌木、花草等（均由公司自行栽种的），在合同签订后由经办人填写请款单，按程序签批后由财务部以转帐方式支付预付款，苗木运抵施工现场后10个工作日内，由经办人索取发票，按程序签批后报销，财务部以转帐方式支付剩余的货款。
第十二条 苗木的开挖、装卸、运输、栽种、养护和安全
（一）公司园林基地采购的各类苗木，均由公司组织人员对挖掘、装卸、运输、栽种和养护全过程进行监督管理。
（二）外接园林工程所需的大型苗木采购（由供货方保成活的）由供货单位组织开挖、装卸、运输和养护，并保证移栽成活。
（三）外接工程所需大型苗木（由公司自行栽种的），小型苗木、灌木、花草等（均由公司自行栽种的），由供货单位组织开挖、运输，公司负责栽种和养护。
（四）苗木和人员安全，按照谁施工、运输，谁承担责任的原则，由相关责任单位负责。
第十三条 有下列情形之一的，应当给予奖励
（一）寻找好的苗木资源，在同等条件下为公司节约采购成本在1万元/批 以上的，奖励当事人500-1000元/批。
（二）建立广泛的苗木信息网络，及时按计划供应相关苗木的，奖励当事人100-500元/批。
（三）发现并找到特种苗木，且采购价格相对较低的，奖励当事人100-500元/次。
（四）大宗采购（50万元以上/宗）安全无事故的，奖励当事人500元/宗。
第十四条 有下列情形之一的，应当给予处罚
（一）发生安全事故的，按集团安全事故处理办法给予相关人员和领导进行处罚。
（二）未按本办法规定程序组织招标的，按照集团招标管理办法进行处罚。
（三）在采购过程中弄虚作假，导致相关资料不真实的，处相关责任人100-500元/项罚款，发生经济损失的，当事人应当承担损失额的30%-50%。
（四）在采购中发生贪污、受贿、收受红包等腐败问题的，除追回相关款项外，处当事人5倍罚款，并给予警告直至开除处分。
（五）不按本办法规定程序办理询价、谈判、签约、付款等事项的，处当事人和相关领导100-500元/项罚款，造成损失的，分别由经办人和签字领导承担部分或全部损失。
第十一条  本办法由行政部负责解释，自发布之日起施行。
附件一：
北京耀城园林景观工程有限公司
请购单
工程名称： 编号：
序号
物品名称
型号
规格
数量
单位
单价
实购
数量
到货
日期
备注

合同编号:

请购人： 日期： 采购员： 日期： 主管： 日期：

附件二：
北京耀城园林景观工程有限公司
设施配置申请单
编号：
设施名称

购置数量

型号（规格）

单价预算

使用部门

到场时间

主要技术参数：

用途说明：
预定的订购厂家及对厂家质量控制能力的评价
（必要时附各种证明资料）

申请人：
审核：（总工）
批准：（总经理）
日期：
日期：
日期：

附件三：
北京耀城园林景观工程有限公司
设备比价记录单
编号：
序号
采购项目
供应商
设备主要参数、性能
价格
交货期
售前、售后服务
付款方式
备注

附件四：
北京耀城园林景观绿化工程有限公司
供方评定记录表
编号： 序号：
供方名称

地 址

电话/传真

联系人

采购的产品:
质量保证能力（包括营业执照、体系、设备、人员、检测能力）：

进货检验结果（附检测报告编号）：

可持续供应能力：

信誉及售后服务：

评定结论（是否列入合格供方名录）

主 管：
日 期：
年度业绩复评记录：
年度
是否继续列入合格供方名录
批准

时间

年度
是否继续列入合格供方名录
批准

时间

年度
是否继续列入合格供方名录
批准

时间

北京耀城园林景观工程有限公司
供方业绩评定表
编号：CGB-7.4-03
供方名称： 地址：
电话传真： 联系人：
供应产品及类别
进货物资质量控制方式（在 ○ 内标注√）
进货检验 ○；进货外观验证 ○； 本场到供方现场验证 ○；
顾客到供方现场验证 ○； 顾客到本场现场验证 ○；
质量得分（占60%）；（合格批次/到货总批次）×60

质量评分：
记录人/日期：
按期交货得分（占20%）；（按时到货批次/到货总批次）×20

交货期评分：
记录人/日期：
其他情况（占20%）；如包装质量、售后服务、配合度等。

其他评分：
记录人/日期：
总评分及处理建议：

采购部经理签名：
日 期：
总经理意见（总分100，低于60分，或质量得分低于48分时填此栏）。

总 经 理：
日 期：

合格供方名录
编号：
序
号

供方名称

供应的产品
名称及类别
首次列
入日期
评定表序号
年度复评
结果

编制： 日期： 审核/批准： 日期：
附件五：
北京耀城园林景观工程有限公司
进货验证记录
编号：
产品名称

型号规格

供应单位

进货日期

进货数量

验证数量

合同编号

验证方式

验证项目
标 准 要 求
验证结果
验 证 结 论

验证结论：

合格（ ） 不合格（ ）

检验员： 日期：

不合格品处置：

退货（ ） 让步接收（ ） 拣用（ ） 报废（ ）

批准人： 日期：

附件六：
北京耀城园林景观工程有限公司
发货清单
领（收）料部门： 编号:
序号
材 料 名 称
型号规格
单位
数量
备 注

领料人： 发货人： 日期：
收货签字 ： 日期：

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