集团档案管理制度.docx

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集团档案管理制度
一、 目的
为规范集团及各成员公司的档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、 归档范围
1、 公司设立、变更申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。
2、 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料。
3、 企业行政文书档案。包括法规性文件、政府批复核准文件等，各种合同及协议书，会议文件，工作计划、规划和工作总结，有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料，职工花名册、人事档案等。
4、 企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。
5、 企业技术档案。包括科研、技术引进及转让档案、产品档案等。
6、 企业会计档案。包括会计凭证档案、会计账簿档案、会计报表、税务资料档案等。
7、 企业业务档案。包括供应商资料、产品资料、客户资料、与客户的往来函件、商务报告、贸易单据等。
8、 基础建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。
9、 教育培训方面的文件材料。
10、 信息、情报方面的文件材料。
11、 其他具有利用和保存价值的文件材料。
以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。
12、 公司档案还包括音像资料：
（1） 照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成。
（2） 影片档案：原版底片、拷贝及文字说明。
（3） 录音档案：唱片、录音带。
（4） 录像档案：经济、科技、文娱、广告活动。
三、 公司档案管理体制
1、 公司档案管理实行集中与分散管理相结合的原则。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行监督和指导。行政部设立主体档案室，设专职档案管理员，其他部门设兼职档案管理员。
2、 各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司主体档案室移交保管。
四、 档案管理员（含兼职）的职责
负责所在单位档案的完整齐全、安全保密和使用方便。
五、 立卷归档制度
1、 归档时间
（1） 按年形成的文件，次年上半年归档。
（2） 凡具有法律效力的文件材料，一旦生效就应归档。
（3） 凡是机密性的文件，随时形成，及时归档。
（4） 工程项目、科研课题，鉴定、竣工验收后，三个月内归档。
2、 档案材料的收集
（1） 需要存档的传真件应复印后存档。
（2） 对遗缺不全的档案，采取措施，积极收集齐全。
（3） 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门兼职档案员收集应该归档的资料。各主管部门经理及兼职档案员应积极配合与支持。
（4） 各部门专用的收、发文件资料，由各部门经理按文件的密级确定是否归档。凡机密以上的文件必须把原件存放在档案室。
3、 保密级别的确定及分类标准
（1） 根据档案的价值，将档案分为绝密、机密、秘密、普通四级。公司可根据工作需要调整文件密级或标准。
（2） 绝密级档案：直接影响公司权益的重要决策文件资料。
（3） 机密级档案：属于公司重大信息，泄露会使公司的利益受到重大损害，包括：财务部门文件、统计资料、资金动态、公司规划、经营情况、总经理办公会议记录纪要、董事会纪要、涉及股权及战略合作等合同协议、纪要以及其他需保守机密的重大事项。
（4） 秘密级档案：公司重要的信息，泄露会使公司利益受到损害，包括：人事档案、部门经理办公会议记录、职能部门掌握的信息、合同协议以及其他尚未进入市场的或尚未公开的各类信息和需保密的事项。
（5） 普通级档案：公司内部文件、资料，对外公开不会对公司利益造成损害。
4、 档案的归档、立卷与管理
（1）区分全宗，确定立档单位。 各公司全宗号如下：
· ·
（2）档案号的编制方法：全宗号+类别号+年度+案卷号+件号（XXXX—XXX—XXXX－XXX－XXX）
全宗号：依照集团档案管理制度统一编制，由字母和数字组成。
类别号：类别号不超过三级，一级分类由2-3个汉字组成，二级、三级分别由3位数字组成。
案卷号：由3位数字组成。
件号：由3位数字组成。
（3）归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
（4）确定各类档案的保管期限：立卷按永久、长期（20年）、短期（10年）分别组卷，介于两种保管期限的，保管期限从长。
①永久保存：a公司章程；b股东名簿；c组织规程及办事细则；d董事会及股东会纪录；d财务报表；f政府机关核准文件；g不动产所有权状及其他债权凭证；h工程设计图；i其他经核定须永久保存的文书。
②20年保存：a预算、决算书类； b事业计划资料；c其他经核定须保存20年的文书。
③10年保存：a期满或解除之合约；b会计凭证；c其他经核定保存10年的文书。
④规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
（5） 案卷排列。卷内文件把正本与副本、印件与定稿、请示与批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。
（6） 系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。
（7） 不同年度的文件一般不得在一起立。跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。
（8） 整理案卷，使之厚度适宜。材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
（9） 对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录，按一定顺序排列和存放。
（10） 每年对档案进行一次清理。
（11） 清除不必要保存的材料。
（12） 对破损和褪色的材料进行修补和复制。
5、 部门归档要求
（1） 编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。
（2） 文件按时间顺序排列，最近的在最上面。
（3） 一个客户一个立卷。
（4） 贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。
（5） 定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。
（6） 档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分类排列编码，进一步进行整理和局部调整等。
（7） 记录档案文件材料须用碳素笔写。如无特殊情况，须用A4纸。
（8） 会计档案、客户及首营资料等档案由各部门整理归档并自行保管。
6、 档案的保管
（1） 防止档案损坏，延长档案寿命，维护档案安全。
（2） 公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案。
（3） 做好档案保管设施的防火、防盗、防尘、防水渍、防潮、防虫蛀、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
7、 档案的鉴定
从档案的名称、内容、来源、时间、可靠程度等方面鉴别档案的价值。
六、 档案的借阅及利用
1、 需调阅档案，应填写《档案借阅单》，依据借阅权限和档案密级，经上级领导批准后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。
2、 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
3、 公司绝密级档案原则上禁止调阅；机密级档案原则上只能在档案室阅览，不准外借，借阅时档案管理员应陪同在场；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间原则上不得超过4小时；普通级档案借阅期限原则上不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
4、 会计档案一律不准外借。内部调阅应经总经理同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经董事长同意方可办理。
5、 政府主管部门因执法需要，查阅或外借有关档案时，应持正式公文，并经董事长同意。档案员应请政府主管部门经办人员登记、提供外借收据并保存其介绍公文。
6、 不同密级的档案借阅审批流程：
（1） 普通级档案：部门经理审批。
（2） 秘密级档案：部门经理审批——分管领导审批。
（3） 机密级档案：部门经理审批——分管领导审批——总经理（总裁）审批。
（4） 绝密级档案：董事长直接审批，并指定专人借阅。
7、 档案借阅者必须做到：
（1） 爱护档案，不得涂改、损坏、圈点、批注等。
（2） 注意保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
8、 档案管理人员对查阅、借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的意见收集反馈工作。
9、 借阅档案交还时须严格检查，并将借用登记予以注销；如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
七、 档案的销毁
1、 公司任何个人或部门未经许可不得销毁公司档案资料。
2、 对已失效的档案，应认真鉴定，编制销毁记录清册，该清册永久保存。
3、 办理销毁手续，必须经董事长批准，方能销毁。
4、 在销毁公司档案资料时，必须由总经理指定专人监督销毁。销毁时要有二人以上监毁，并在清册上签字。
八、 档案的保密
1、 档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。档案管理人员必须与公司签订保密协议。
2、 档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度，履行借阅登记手续。
3、 借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不得转借他人，不得带入公共场所。
4、 任何人不得将档案内容泄露给无关人员。
5、 档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及企业机密的档案材料，必须经相关领导审批，严防泄密。
6、 档案室严禁吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房。
7、 非档案管理人员，未经批准不得进入档案室。
8、 档案人员下班时须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。
九、 档案的信息化
1、 为提高档案管理的信息化水平，经公司档案工作分管领导批准，档案室可使用档案管理应用软件和其它信息技术，提高档案管理的安全性、查阅便利性。
2、 除非公司充分论证并决定将档案工作并入信息管理系统统一管理，档案室使用的计算机原则上不得连接网络，并应对计算机USB端口进行有效管理。
3、 经常性借阅文件、档案管理员可将文件扫描后存入计算机内，并根据相应的密级向借阅者开放，借阅者不得拷贝文件。
十、 附则
本制度经集团办公会议讨论通过，并经集团总裁签发后公布实施，修改亦同。