综合办公室工作手册.docx

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工作手册

部 门： 综合办公室
文件编号：
手册内容： 一、部门组织结构
二、部门职责及权限
三、职位说明书
四、工作及考核标准
五、工作流程
六、行政类记录目录清单

版 本 号： V 1.0
生效日期： 2012年11月

一、综合办公室组织结构

综合办公室主 任

资料管理员

人事管理
行政文秘

行政管理

二、综合办公室职责及权限

部门名称
综合办公室
部门代码

所辖下级

基本职责
全面负责公司行政、法务、后勤等管理工作，为公司持续发展、员工稳定工作提供良好的保障和服务。具体职责如下：
1.规章制度：负责制定公司行政管理、后勤保障等方面的相关规章制度，并组织检查和考核。
2.计划管理：负责制定本部门年度、季度及月度工作计划，并组织实施、检查和考核，负责编制生产经营简报。
3.行政事务：负责主持公司日常行政事务工作。
3.1负责公司行政文件的拟制以及公司所有发文的校审。
3.2负责公司办公设施、行政办公用品的管理；行政办公后勤保障用品采购计划的审核。
3.3负责按公司规定使用和管理公司印章及各类证照。
3.4负责公司级会议、公关和庆典活动的策划、组织、安排和实施。
3.5负责公司档案、证件的管理。
3.6负责公司公务车辆的管理与使用，定期对司机进行交通安全教育。
4.企业文化：负责公司企业文化建设，包括：企业文化宣传、网站建设与维护；
5.合理化建议：负责公司合理化建议的收集和组织审定并督促贯彻。
6.法务工作：负责协调、配合法律顾问处理公司法律事务。
7.公共关系：负责公司对外事务处理及公务应酬、行政接待等工作。
8.其他工作：完成公司领导交办的其他工作。
续表
一般权限
1．对公司行政工作的指挥、指导、协调、监督与管理权。
2．调整公司行政类管理制度的建议权。
3．对各部门的卫生整洁的检查监督权。
4．对公司办公自动化建设建议权。
5．对公司计算机使用情况的监督检查权。
6．对服务器及网络设备的管理权。
7．对车辆的使用和维修的建议权。
8．制定、实施部门管理目标权。
9．部门内部员工聘任、解聘、考核、处罚的建议权。
10．部门印章使用的审核权。
11．部门内部开展工作的自主权。
12．对部门人员的调配、奖惩建议权和考核评价权。
13．对合理化建议的采纳建议权。
14．对部门内部工作争议有裁决权。

三、综合办公室职位说明书

（一）综合办公室主任
职位名称
综合办公室主任
职位编号
XZ003
所属部门
综合办公室
分管部门

直接上级
总经理
直属下级
行政管理、行政文秘、人事管理、资料管理员
1．岗位职责
1.1工作内容
全面负责公司行政、法务、后勤等工作的组织管理，为公司持续发展、员工稳定工作提供良好的保障和服务。
1.1.1规章制度：负责拟制公司行政管理、后勤保障等方面的相关规章制度，并组织实施、检查和考核。
1.1.2计划管理：负责制定本部门年度、季度及月度工作计划，并组织实施、检查和考核，负责编制生产经营简报。
1.1.3行政事务：负责主持公司日常行政事务工作。
1.1.3.1负责公司行政文件的拟制以及公司所有发文的校审。
1.1.3.2负责公司办公设施、行政办公用品的管理；行政办公后勤保障用品采购计划的审核。
1.1.3.3负责按公司规定使用和管理公司印章及各类证照。
1.1.3.4负责公司级会议、公关和庆典活动的策划、组织、安排和实施。
1.1.3.5负责公司档案的管理。
1.1.3.6负责公司公务车辆的管理与使用，定期对司机进行交通安全教育。
1.1.4企业文化：负责公司企业文化建设，包括：企业文化宣传、网站建设与维护；
1.1.5合理化建议：负责公司合理化建议的收集和组织审定并督促贯彻。
1.1.6法务工作：负责协调、配合法律顾问处理公司法律事务。
1.1.7公共关系：负责公司对外事务处理及公务应酬、行政接待等工作。

续表
1.1.8其他工作：完成公司领导交办的其他工作。
1.2责任范围
1.2.1规划、指导、协调公司行政服务支持。
1.2.2管理下属人员履行职责。
1.2.3开展法务工作。
1.3权利范围
1.3.1对公司行政工作的指挥、指导、协调、监督与管理权。
1.3.2调整公司行政类管理制度的建议权。
1.3.3部门印章使用的审核权。
1.3.4对直属人员的调配、奖惩建议权和考核评价权。
1.3.5对所属下级的工作争议有裁决权。
2．任职条件
2.1基本条件
2.1.1大学本科以上，企业管理或相关专业毕业。
2.1.2 五年以上工作经验，三年以上管理经验，一年以上部门管理经验。
2.1.3优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力。
2.1.4较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致。
2.1.5熟练使用办公软件、办公自动化设备。
2.2专业条件
2.2.1熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识。
2.2.2掌握企业形象策划和企业文化建设的知识，了解公关宣传的常用做法。
2.2.3具有较强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。
2.2.4团结同事，有较强的工作责任感和事业心。
2.2.5坚持原则、雷厉风行、敢说敢做、敢于担当。
2.2.6具有处理后勤事务工作的耐心。
（二）行政管理
职位名称
行政管理
职位编号
XZ002
所属部门
综合办公室
分管部门

直接上级
综合办公室主任
直属下级

1．岗位职责
1.1工作内容
1.1.1行政接待：负责公司客户、会议接待工作。
1.1.2车辆管理：负责公司车辆用车登记、车辆维修保养、
1.1.3负责公司办公设施、行政办公用品的维护保养；
1.1.4负责行政办公后勤保障用品采购计划的申请。
1.1.5负责企业文化宣传，组织开展企业文化建设活动和对外宣传工作，负责联系印制公司员工名片。
1.1.6会议室管理：负责公司C区四楼会议室、会务室的统一安排、调配，做好会议室清洁卫生的监管，以及会议设施的管理。
1.1.7日常行政工作：负责公司备用钥匙保管。
1.1.8火车票购买。
1.1.8其他安排工作：按时完成上级领导临时安排的工作

1.2责任范围
1.2.1协助完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。
1.2.2公司车辆管理。
1.3权利范围
1.3.1
2．任职条件
2.1基本条件
2.1.1大学专科以上，企业管理或相关专业，二年以上相关工作经验。
2.1.2具有相应的企业管理知识和与媒体接触的技巧。
2.1.3熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识。
2.1.4具有较强的沟通能力、计划与执行能力。
2.2专业条件
2.2.1较好的组织、协调、沟通能力。
2.2.2良好文字写作能力。
2.2.3熟练使用办公软件和办公自动化设备。
（三）行政文秘
职位名称
行政文秘
职位编号
XZ003
所属部门
综合办公室
分管部门

直接上级
综合办公室主任
直属下级

1．岗位职责
1.1工作内容
在部门负责人的领导下，具体负责公司行政文秘、会议接待、文化宣传等工作，做好文件上传下达、收发接转工作。
1.1.1文秘日常工作：
1.1.1.1负责各类公司性文件的会签传递、校对、印刷、发放、催办、回收等一系列工作，协助部门负责人对公司文件的宣贯情况进行跟踪、检查。
1.1.1.2负责办公会会议记录、整理会议纪要，并督促跟进纪要内容落实；负责行政文件的拟制。
1.1.2行政接待工作：负责公司日常行政接待服务性工作，协助经营部做好公司客户接待。
1.1.3企业文化宣传：负责公司网站的文字编辑、资料上传、网站更新和管理，及时收集企业文化宣传稿件；
1.1.4订饮用水
1.1.5其他安排工作：按时完成上级领导临时安排的工作。

1.2责任范围
1.2.1公务接待、外联。
1.2.2公司会议记录、整理会议纪要、并督促跟进。
1.2.3网站管理及其他行政和业务方面提供行政支持。
1.3权利范围
1.3.1对所负责工作有改进建议权。
1.3.2对网站管理发布内容有检查、监督权。
2．任职条件
2.1基本条件
2.1.1具有大专以上学历，有一定的行政工作经验。
2.1.2熟练使用自动化办公软件，具备较好的网络知识。
2.1.3良好的组织沟通协调能力；
2.2专业条件
2.2.1具备网站管理能力。
2.2.2有良好的沟通协调能力、组织安排能力、具备亲和力。
2.2.3人品端正，爱岗敬业，工作态度细致、踏实，能吃苦耐劳。

（四）档案资料管理
职位名称
档案资料管理
职位编号
XZ004
所属部门
综合办公室
分管部门

直接上级
综合办公室主任
直属下级

1．岗位职责
1.1工作内容

1.1.1档案管理：负责公司行政档案、证照原件、销售合同（原件）、采购合同（原件）、工程资料、竣工资料、图纸等档案的统一管理。
1.1.2负责公司往来信函及文书的收发、登记等工作；负责公司报刊、杂志、图书等资料的订购、收发和管理。
1.1.3负责印章使用、借用登记记录。
1.1.4行政办公后勤保障用品的保管、使用登记。
1.1.5火车票购买及登记

1.2责任范围
1.2.1档案资料的整理、归档、保管。
1.2.2信函收发、登记、传阅。

1.3权利范围
1.3.1档案资料归档、保管、档案使用监督权。
1.3.2印章使用、借用申请审批。
1.3.3。
2．任职条件
2.1基本条件
2.1.1大学专科以上，企业管理或相关专业，二年以上相关工作经验。
2.1.2熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识。
2.1.3具有较强的沟通能力、计划与执行能力。

2.2专业条件
2.2.1较好的组织、协调、沟通能力。
2.2.2良好文字写作能力。
2.2.3熟练使用办公软件和办公自动化设备。
（五）人事管理
职位名称
人事管理
职位编号
XZ005
所属部门
综合办公室
分管部门

直接上级
综合办公室主任
直属下级

1．岗位职责
1.1工作内容
1.1.1负责公司人员人事档案的建立及管理。
1.1.2员工劳动合同的签订与续签。
1.1.3员工入职、转正、调动、离职等手续办理。
1.1.4员工考勤统计、核算，年终个人考勤率、部门考勤率的统计。
1.1.5发布招聘信息，联系应聘者。
1.1.6员工外部培训的联系与资料准备（九大员、二建、焊工等）。
1.1.7二级建造师初始注册办理及延续注册办理。。
1.1.8营业执照年检、组织机构代码证年检、华气市场准入证、HSE准入证年检及证书更换、GC1证书到期更换、安全生产许可证、建筑资质证书、质量管理体系证书到期更换等资料的准备。
1.1.9员工商业保险购买。增加减少变更。
1.1.10新入职人员电话加入集团网。
1.1.11上级领导安排的其他工作。

1.2责任范围
1.1.1协助总经理制定人力资源战略规划
1.1.2定期收集有关人事招聘、培训、考核、薪酬等方面的信息，为公司人事决策提供信息支持
1.1.3协助总经理制订公司用工制度、人事管理制度、人事档案管理制度、员工手册、培训大纲等规章制度

1.3权利范围
1.3.1严格考勤制度
1.3.2控制部门人事预算及支出。

2．任职条件
2.1基本条件
2.1.1大学专科以上，企业管理或相关专业，二年以上相关工作经验。
2.1.2熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识。
2.1.3具有较强的沟通能力、计划与执行能力。

2.2专业条件
2.2.1较好的组织、协调、沟通能力。
2.2.2良好文字写作能力。
2.2.3熟练使用办公软件和办公自动化设备。

四、工作和考核标准
4.1办公室主任
职位名称
办公室主任
职位编号

所属部门
综合办公室
分管部门

直接上级
总经理
直属下级
行政管理、行政文秘、人事管理、资料管理员
序号
工作职责概述
工作标准
考核标准
1
负责公司行政、法务、后勤等工作的组织管理
1分
未做好扣0.5分
2
拟制公司行政管理、后勤保障等方面的相关规章制度，并组织实施、检查和考核
1分
未做好扣0.2分
3
制定本部门年度、季度及月度工作计划，并组织实施、检查和考核，编制生产经营简报
1分
未做好扣0.2分
4
公司行政文件的拟制以及公司所有发文的校审
0.5分
未做好扣0.2分
5
公司办公设施、行政办公用品的管理；行政办公后勤保障用品采购计划的审核
0.5分
未做好扣0.2分
6
按公司规定使用和管理公司印章及各类证照
0.5分
未做好扣0.2分
7
公司级会议、公关和庆典活动的策划、组织、安排和实施
1分
未做好扣0.5分
8
公司档案的管理
0.5分
未做好扣0.2分
9
公司公务车辆的管理与使用，定期对司机进行交通安全教育
0.5分
未做好扣0.2分
10
公司企业文化建设，包括：企业文化宣传、网站建设与维护
0.5分
未做好扣0.2分
11
公司合理化建议的收集和组织审定并督促贯彻
0.5分
未做好扣0.2分
12
协调、配合法律顾问处理公司法律事务
0.5分
未做好扣0.2分
13
公司对外事务处理及公务应酬、行政接待等工作
1分
未做好扣0.2分
14
完成公司领导交办的其他工作
0.5分
未做好扣0.2分

四、工作和考核标准
4.1行政管理
职位名称
行政管理
职位编号

所属部门
综合办公室
分管部门

直接上级
办公室主任
直属下级

序号
工作职责概述
工作标准
考核标准
1
公司客户、会议接待工作
1分
未做好一次扣0.2分
2
负责公司车辆用车登记、车辆维修保养
2分
未做到位一次扣0.2分
3
公司办公设施、行政办公用品的维护保养
1分
未及时一次扣0.5分
4
行政办公后勤保障用品采购计划的申请
1分
未做好一次扣0.2分
5
企业文化宣传，组织开展企业文化建设活动和对外宣传工作，负责联系印制公司员工名片。

1分
未做好一次扣0.2分
6
会议室、会务室的统一安排、调配，做好会议室清洁卫生的监管，以及会议设施的管理。
1分
未做好一次扣0.2分
7
备用钥匙保管
1分
未保管好，掉钥匙一次扣0.5分
8
火车票购买
1分
未做好一次扣0.2分
9
按时完成上级领导临时安排的工作
1分
未做好一次扣0.5分
10

四、工作和考核标准
4.1行政文秘
职位名称
行政文秘
职位编号

所属部门
综合办公室
分管部门

直接上级
办公室主任
直属下级

序号
工作职责概述
工作标准
考核标准
1
各类公司性文件的会签传递、校对、印刷、发放、催办、回收等一系列工作，协助部门负责人对公司文件的宣贯情况进行跟踪、检查
4
未做到位一次扣0.5分
2
办公会会议记录、整理会议纪要，并督促跟进纪要内容落实；
2
未做到位一次扣0.2分
3
负责行政文件的拟制
2
未做好一次扣0.2分
4
公司日常行政接待服务性工作，协助经营部做好公司客户接待。
0.5分
未做好一次扣0.2分
5
公司网站的文字编辑、资料上传、网站更新和管理，及时收集企业文化宣传稿件
0.5分
未做好一次扣0.2分
6
按时完成上级领导临时安排的工作
1分
未做好一次扣0.5分

四、工作和考核标准
4.1人事管理
职位名称
人事管理
职位编号

所属部门
综合办公室
分管部门

直接上级
办公室主任
直属下级

序号
工作职责概述
工作标准
考核标准
1
公司人员人事档案的建立及管理
1分
未做好一次扣0.2分
2
员工劳动合同的签订与续签
1分
漏签一次扣0.2分
3
员工入职、转正、调动、离职等手续办理
1人
未做到位一次扣0.2分
4
员工考勤统计、核算，年终个人考勤率、部门考勤率的统计
1分
不及时统计扣0.2分，包庇旷工情形扣0.5分
5
发布招聘信息，联系应聘者
1分
未及时做一次扣0.2分
6
员工外部培训的联系与资料准备（九大员、二建、焊工等）
1分
未做好一次扣0.2分
7
二级建造师证注册与延续注册
1分
未做好一次扣0.2分
8
营业执照年检、组织机构代码证年检、华气市场准入证、HSE准入证年检及证书更换、GC1证书到期更换、安全生产许可证、建筑资质证书、质量管理体系证书到期更换等资料的准备
1分
未做好一次扣1分
9
员工商业保险购买。增加减少变更
1分
未做好一次扣0.2分
10
上级领导安排的其他工作
1分
未做好一次扣0.5分

四、工作和考核标准
4.1资料管理员
职位名称
资料管理员
职位编号

所属部门
综合办公室
分管部门

直接上级
办公室主任
直属下级

序号
工作职责概述
工作标准
考核标准
1
公司行政档案、证照原件、销售合同（原件）、采购合同（原件）、工程资料、竣工资料、图纸等档案的统一管理。
4分
一次差错扣0.2分，原则性差错扣1分。掉资料扣1分。
2
公司往来信函及文书的收发、登记等工作；负责公司报刊、杂志、图书等资料的订购、收发和管理
1分
一项未做好扣0.5分
3
印章使用、借用登记记录
1分
未办理登记扣0.5分
4
后勤保障用品的保管、使用登记
2分
一项未做好扣0.2分
5
火车票购买及登记
2分
一次差错扣1分

五、 综合办的主要工作流程
（一)招聘入职流程
流程节点
实施部门或人员
流程内容
用人需求申请申请

各部门提出
部门人员离职或新增岗位，需新增加人员，填写《用人需求申请表》
领导批准

总经理
总经审批
选择招聘渠道/发布招聘信息

人事管理
招聘渠道选择，.网络招聘，内部人员推荐，内部晋升，其他招聘渠道。
筛选简历给到用人部门

人事管理
人事部根据用人部门提出的要求筛选简历，将合适的人员简历发给相关部门，并通知面试。
部门面试

各相关部门
人事部给予面试者填写《应聘登记表》将填好的表格交于相关部门，各部门根据实际情况进行面试。在面试中选中最适合本公司的人员，并报总经理。
总经理批准

总经理
总经理审批通知后，人事部通知面试者报到。
入职办理

人事管理
填写《员工登记表》，签订劳动合同，身份证复印件、照片、毕业证等证书复印件留档。
档案建立

人事管理
将员工资料整理入档案，并建立电子档。
进入工作

人事管理
新员工录指纹打考勤，发放办公用品，将入职人员带到所在部门。
（二） (晋升)调岗流程
流程节点
实施部门或人员
流程内容
申请

调入部门或个人
员工个人或调入部门提出调岗申请
审核

人事管理
人事部领导审核
批准

总经理
总经理批准
通知发放

人事管理
人事部发调岗通知，通知调职人办理手续
手续办理

人事管理
变更人事资料，更新档案，重新签订劳动合同。如有薪资变动，出文件告知财务部。

（三） 离职流程
流程节点
实施部门或人员
流程内容
提出离职申请

离职人员
离职人员提出离职申请，正式员工提前一个月，试用期内提前三天，填写《离职申请表》
提交至部门主管

部门主管
部门主管与面试者面谈，确定离职，将《离职申请表》交至人事部。
提交至人事部

人事部
人事部提交《离职申请表》给公司领导审批
审批

总经理
审批
离职手续办理

离职人员及部门主管
填写《工作交接表》，交接工作。工作交接单给交接人签字，给部门主管签字
离职手续办理

库房
库房签字确认有无工具和材料借出
离职手续办理

财务部
财务部签字确认有无借款和未报账务。
离职手续办理

人事管理
办公室签字确认办品用品归还。人事部统计考勤给财务，通知财务停社保。出具解除劳动关系通知书。
归档

人事管理
将离职人员的档案及交接资料存档。更新电子花名册。

（四） 办公用品采购及费用报销流程
流程节点
实施部门或人员
流程内容
申请

办公室和所需人员
办公室定期查看办公用品，如数量不够时填写购买申请报告。各部门需要更换的设备（如电脑、键盘、电话机等）自行写申请报告。
审核算

部门主管

部门主管审核，控制成本。
批准

总经理
总经理审批
购买

办公室
审批后的申请单交由办公室统一购买
费用报销处理

办公室
办公室填写《费用报销单》，将购买办公用品的发票及清单贴于粘贴单上，交由财务审核，总经理批准后报账。
存档

办公室
更新电子库存表

（五） 资料管理借阅流程
流程节点
实施部门或人员
流程内容
收集

资料管理员
所有资料的接收
整理

资料管理员
图纸的装订
存档

资料管理员
资料分类编号存档，并录入电子档
借出

资料管理员
办理借出登记，登记好借出人，日期，文件编号。
收回

资料管理员
还回时做了登记，写明接收人，日期，把资料放回文件柜。

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